Trong trường hợp hàng đã đến cảng mà bộ chứng từ chưa đến thì thường cơng ty sẽ điện yêu cầu người bán thông báo bằng telex/fax chấp thuận cho công ty nhận hàng thơng qua vận đơn vì đa số là khách hàng quen biết đã giao dịch lâu. Nhưng cũng có những trường hợp thanh tốn L/C cơng ty sẽ đề nghị ngân hàng mở L/C, lập thư bảo lãnh ngân hàng.
Như vậy quy trình lấy D/O đã được hồn thành.
Lưu ý:
Tuy nhiên có trường hợp người xuất khẩu chưa kịp gửi B/L gốc cho mình thì phải đề nghị người xuất khẩu yêu cầu hãng tàu chấp nhận Surrender B/L (B/L điện) thì khi đó nhân viên giao nhận chỉ cần mang giấy báo hàng đến và giấy giới thiệu đến đại lý hãng tàu nhận D/O.
Lưu ý ghi mã số thuế phải chính xác. Trên D/O được cấp phải có dấu ĐÃ THU TIỀN hoặc chữ PAID của hãng tàu. Nếu khơng có dấu này đồng nghĩa là Cơng Ty chưa thanh tốn phí, D/O khơng có giá trị. Như vậy sẽ khơng những khơng nhận
được hàng mà cịn phải đóng lại phí. Thơng thường B/L mà nhân viên giao nhận xuất trình cho hãng Tàu sẽ được giữ lại, nhưng lấy D/O bằng vận đơn surrender thì hãng Tàu sẽ khơng cần giữ lại.
Nếu như ở mục CONSIGNEE ghi TO ORDER OF THE BANK thì phải mang tới ngân hàng ký hậu rồi mới nhận D/O. Sau đó kiểm tra D/O: tên tàu, quốc tịch tàu, ngày đến cảng, số mã hiệu cont, số kiện, tên hàng , trọng lượng.
3.3. Chuẩn bị bộ chứng từ khai Hải quan :
Bộ chứng từ khai Hải quan của lô hàng nhập khẩu kinh doanh này gồm:
Phiếu tiếp nhận , bàn giao Hải quan.
Tờ khai Hải quan hàng hóa nhập khẩu (2 bản chính cùng số series)
Phụ lục tờ khai hàng nhập khẩu
Giấy giới thiệu
C/O form D (1 bản chính)
Phụ lục tờ khai trị giá tính thuế hàng nhập khẩu
Đĩa mềm chứa dữ liệu phụ lục hàng hóa nhập khẩu
Hợp đồng ngoại thương (1 bản sao y)
Commercial Invoice (2 bản chính)
Packing List (2 bản chính)
Vận đơn (B/L) (1 bản sao)
3.3.1.Phiếu tiếp nhận bàn giao Hải quan :
Nội dung trên phiếu tiếp nhận do nhân viên của Cơng Ty khai . Gồm có : Tên đơn vị xuất nhập khẩu : Công Ty TNHH Phúc Thành An .
Mã số thuế : 0301719729.
3.3.2. Tờ Khai Hàng Hóa Nhập Khẩu (1 Bản Lưu Hải Quan, 1 Bản Doanh Nghiệp Giữ). Doanh Nghiệp Giữ).
Đây là bước quan trọng trong quá trình làm thủ tục nhận hàng từ cảng vì vậy địi hỏi người giao nhận phải thận trọng trong quá trình lênh tờ khai .
Vì đây là hàng hóa nhập khẩu nên phía bên phải tờ khai hàng hóa nhập khẩu sẽ có kí hiệu HQ/2002 – NK.
Một tờ khai hàng hoá nhập khẩu gồm 2 mặt:
Mặt trước:
Mục Tổng Cục Hải Quan:
- Cục Hải Quan: Ghi tên tỉnh hoặc thành phố: Trong trường hợp này thủ tục Hải Quan được làm tại cục Hải Quan TP. HCM
- Chi cục Hải Quan: KV1 (khu vực 1).
Chú ý: cục Hải Quan Tp. Hồ Chí Minh được chia ra làm nhiều khu vực tương ứng với các Chi Cục, cụ thể như: Cảng Tân Cảng, Cát Lái thuộc khu vực 1; cụm cảng ICD thuộc khu vực 4; cảng Khánh Hội, Nhà Rồng khu vực 2…..và các chi cục Hải Quan khác chuyên về quản lý hàng đầu tư; hàng gia công; chi cục Hải Quan điện tử…
- Tờ khai số: Đây là số tờ khai do Công Chức Hải Quan cung cấp khi Nhân Viên Công Ty đăng ký tờ khai và Công Chức Hải Quan tiếp nhận bộ hồ sơ. Lúc này, Công Chức Hải Quan sẽ ghi số tờ khai lên tờ khai hàng hóa nhập khẩu và ra lệnh hình thức. Tờ khai này có số: 19192/NK/KD/KV1.
- Ngày đăng ký: Nhân Viên Công Ty sẽ ghi ngày mà Hải Quan cấp số tờ khai. Cụ thể là ngày 09/004/2009
- Số lượng phụ lục tờ khai:
Mục A – Phần Dành Cho Người Khai Hải Quan.
Ơ số 1: Người nhập khẩu: Ghi tên Cơng Ty, địa chỉ, số điện thoại, của nhà nhập khẩu, đồng thời phải ghi thêm mã số thuế. Ở đây mã số thuế là: 0301719729. căn cứ vào hợp đồng, vào hóa đơn và Packing List để xác định, cần lưu ý là phải ghi chính xác tên Cơng Ty. Đặc biệt là mã số thuế vì mã số thuế xuất nhập khẩu đã có trong hệ thống máy tính nối mạng của Tổng Cục Hải Quan, nếu ghi sai máy tính sẽ khơng chấp nhận, có thể bị trả lại tờ khai làm tốn kém thời gian cho doanh nghiệp.
- Tên người nhập khẩu:
Công Ty TNHH Phúc Thành An
TK 14/18 BẾN CHƯƠNG DƯƠNG ,P.CẦU KHO,Q1,TPHCM TEL: (08) 54102218
Ô số 2: Người xuất khẩu: Tương tự như ô số 1 nhưng không cần phải ghi mã
số thuế và số điện thoại. - Tên người xuất khẩu:
PEARL BEDDINGS CO. LTD
22/52 MOO 8, OUTER RING 340 ROAD, BANGPHAI, BANGKHAE BANGKOK 10160, THAI LAN.
TEL:(622)8105122.
Ô số 3: Người ủy thác ( để trống).
Ô số 4: Đại lý làm thủ tục Hải Quan ( để trống).
Ơ số 5: Loại hình:. Tuỳ theo mặt hàng nhập khẩu để kinh doanh (KD), sản
xuất (SX), đầu tư (ĐT), gia công (GC), sản xuất xuất khẩu (SXXK), nhập tái xuất
(NTX), tái nhập (TN) mà Nhân Viên lên chứng từ sẽ đáng dấu “x” vào ơ đó. Trong
trường hợp này Cơng Ty Phúc Thành An nhập khẩu vế với mục đích kinh doanh, do đó Cơng Ty sẽ đánh dấu chéo vào ơ kinh doanh (KD).
Ô số 6: Giấy phép: ghi số, ngày tháng năm cấp và hết hạn. ( trong trường hợp
Ô số 7: Hợp đồng.
Theo số hợp đồng đã ký giữa Công Ty Phúc Thành An và người xuất khẩu, Nhân Viên Công Ty sẽ lấy số hợp đồng đó để điền vào tờ khai. Ở đây:
- Số hợp đồng: 0015-09 - Ngày: 4/3/2009
- Ngày hết hạn:
Ơ số 8: Hóa đơn thương mại. Nhân viên cơng ty sẽ dựa vào hóa đơn thương
mại để lấy số hóa đơn, ngày hóa đơn. Số và ngày hóa đơn là do bên xuất khẩu nước ngồi cung cấp cho bên nhập khẩu .
- Số hóa đơn: EXP 005/09 - Ngày: 16/03/2009
Ô số 9: Phương tiện vận tải: Nhân Viên lên chứng từ sẽ dựa vào thông báo
hàng đến hoặc B/L để ghi tên phương tiện vận tải và ngày Tàu đến. Thông thường căn cứ vào B/L .
- Tên, số hiệu: MOL GRACE V.005N - Ngày đến: 05/04/2009
Ô số 10: Vận đơn: Tương tự như ở ô số 9, Nhân Viên lên chứng từ cũng căn
cứ vào thông báo hàng đến hoặc B/L.
- Vận tải đơn số: VFI-SEHCM0903-03 - Ngày: 02/04/2009
Ô số 11: Nước xuất khẩu: Khi viết tắt tên nước xuất khẩu chỉ được lấy 02 ký
tự theo quy định.
Ở đây nước xuất khẩu được viết đầy đủ là THAILAND
Ô số 12: Cảng, địa điểm xếp hàng: BANGKOK Ô số 13: Càng, địa điểm dỡ hàng: CÁT LÁI.
Ô số 14: Điều kiện giao hàng: Dựa vào điều kiện giao hàng trong hợp đồng
ngoại thương , trường hợp này địa điểm giao hàng là FOB BANGKOK.
Ô số 15: Đồng tiền thanh toán: Là đồng tiền mà bên mua thanh toán cho bên
bán. Trong trường hợp này là đồng USD với tỷ giá tính thuế là: 16,940.( Tỷ giá tính
được lấy là tỷ giá liên ngân hàng vào thời điểm mà Nhân Viên đi đăng ký tờ khai. Thông thường vào website của tổng cục Hải Quan: www.customs.gov.vn hoặc Hải Quan Đồng Nai để xem, tỷ giá này sẽ chính xác hơn khi khai Hải Quan ).
Ơ số 16: Phương thức thanh tốn: T/T. Ô số 17: Tên hàng, quy cách phẩm chất:
Nhân Viên Công Ty dựa vào hợp đồng, hóa đơn hoặc Packing list mà Cơng Ty Phúc Thành An cung cấp để lên tờ khai. Thơng thường trên hợp đồng, hóa đơn và packing list ngôn ngữ thể hiện là tiếng Anh, nhân viên giao nhận nên dịch càng chính xác càng phục vụ tốt cho quá trình Khai Hải Quan. Do nhập theo hợp đồng Ủy thác, tốt nhất nên yêu cầu bên Ủy thác cung cấp bản dịch ( mọi chứng từ ) vì bên Ủy thác bao giờ cũng am hiểu về hàng hóa họ nhập hơn so với 1 công ty chuyên làm dịch vụ giao nhận như Việt Hoa Tồn Cầu, đó cũng là căn cứ dựa vào để hạn chế tranh chấp có thể xảy ra. Mặc dù vậy, nhân viên công ty cũng phải giúp đỡ công ty Ủy thác trong việc dịch thuật. Ở đây tên hàng là: