1999 2000 Tổng cục duyệt năm
3.3. Một số đề xuất nhằm tăng cường quản lý chi phí sản xuất kinh doanh đối với xí nghiệp
Một là tăng cường công tác thu mua, dự trữ và sử dụng đúng định mức tiêu hao nguyên vật liệu trong q trình sã nhằm giảm chi phí ngun vật liệu trong giá thành sản phẩm.
Là những sản xuất mặt hàng cơ khí nên chi phí là rất lớn địi hỏi xí nghiệp phải ln tăng cường giảm sát quản lý chặt chẽ để tiết kiệm khoản mục này. Qua bảng 4 ta thấy chi phí nguyên vật liệu năm 2000 tăng 10% so với năm 1999 trong đó số tăng chủ yếu ở nguyên vật liệu phụ và nhiên liệu, thực tế năm vừa qua sự tăng giá của nhiên liệu và năng lượng đã làm ảnh hưởng đến chi phí nguyên vật liệu cụ thể là điện tăng từ 810 đồng lên 880 đồng.
Đối với sản phẩm của xí nghiệp, khoản chi nguyên vật liệu trong giá thành thường phụ thuộc vào bốn nhân tố nhân tố số lượng sản phẩm sản xuất, đơn giá xuất dùng mức tiêu hao nguyên vật liệu và giá trị phế liệu thu hồi. Do đó để tiết kiệm tối đa khoản chi nguyên vật liệu, xí nghiệp phải theo dõi đánh giá sự biến động của những nhân tố này để có biện pháp xử lý kịp thời.
+ Đơn giá xuất dùng nguyên vật liệu gồm giá trị nguyên vật liệu và chi phí mua nguyên vật liệu. Xí nghiệp đã cố gắng trong mở rộng mối quan hệ với người cung cấp để vừa tìm được nguồn nguyên liệu rẻ vừa đảm bảo chất lượng. Tuy nhiên trong q trình thu mua xí nghiệp cần đề cao hơn nữa trách nhiệm vật chất đối với người thu mua để đảm bảo chất lượng vật tư, phục vụ kịp thời cho sản xuất.
+ Mức tiêu hao nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất cũng là nhân tố có ý nghĩa lớn trong việc hạ giá thành sản phẩm. Việc quản lý mức tiêu hao sát sao phụ thuộc vào một phận quản lý kinh tế, bộ phận kỹ thuật và cả người lao động.
Phòng kỹ thuật phải liên tục bám sát các phân xưởng sản xuất để cải tiến định mức tiêu dùng sao cho hợp lý tiết kiệm mà vẫn đảm bảo chất
nhưng xí nghiệp có thể phấn đấu giảm cịn ,21kg nếu nâng cao trình độ sử dụng ngun vật liệu của cơng nhân hoặc máy móc thiết bị và sử dụng thép có chất lượng thép tốt giảm số nguyên vật liệu hao hụt. Kỹ thuật có thể linh hoạt hơn trong việc sử dụng vật liệu thay thế, bởi sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật đã tạo ra nhiều loại vật liệu giá rẻ mà tính tốn năng sử dụng rất cao.
Ở xí nghiệp 24 việc thưởng phạt các bộ phận sản xuất còn chưa phổ biến, dẫn đến cơng nhân cịn chưa có ý thức tiết kiệm nguyên vật liệu trong sản xuất. Do vậy xí nghiệp cần sử dụng thường xuyên hơn các đòn bẩy kinh tế như chế độ thưởng phạt nhằm hạ thấp mức tiêu dùng nguyên vật liệu, gắn trách nhiệm vật chất đối với công nhân sản xuất như phạt đền tiền nguyên vật liệu khi làm sản phẩm hỏng quá phạm vi cho phép, phạt sử dụng quá định mức nguyên vật liệu, thưởng sáng kiến tiết kiệm nguyên vật liệu, tăng cường công tác thu hồi phế liệu. Có như vậy mới nâng cao tinh thần trách nhiệm của người sản xuất, đảm bảo giảm chi phí nguyên vật liệu mà chất lượng sản phẩm vẫn cao.
+ Để đáp ứng kịp thời nhu cầu cho sản xuất xí nghiệp phải xây dựng hệ thống định mức dự trữ vật tư thích hợp. Lượng dữ trữ này khơng được quá nhiều vì sẽ gây ứ đọng vốn và thiệt hại trong q trình bảo quản, đồng thời khơng được q ít nguyên vật liệu gây căng thẳng làm ách tắc quá trình sản xuất. Yêu cầu đặt ra đối với dự trữ nguyên vật liệu là phải đủ để đáp ứng sản xuất đồng thời phải giảm thấp chi phí nguyên vật liệu trong giá thành,.
Ở xí nghiệp, hệ thống kho bãi chưa đảm bảo tiêu chuẩn dự trữ nguyên vật liệu, chưa xây dựng định mức dự trữ hợp lý. Xí nghiệp đã giảm tối thiếu chi phí dự trữ phát sinh nên nguyên vật liệu chủ yếu là dùng đến đâu mua đến đó, điều này nhiêug khi khơng đáp ứng kịp thời cho sản xuất hoặc do nhu cầu cấp thiết của sản xuất nên xí nghiệp phải mua nguyên vật liệu với giá cao đặc biệt là loại vật liệu phụ, dẫn đến chi phí nguyên vật liệu tăng trong giá thành. Để khắc phục tình trạng này, xí nghiệp cần xây dựng định mức dự trữ vật tư thích hợp vừa đủ yêu cầu sản xuất (bằng cách căn cứ vào
kế hoạch sản xuất trong kỳ và lượng vật tư cịn tồn đầu kỳ) vừa thích nghi với sự biến động liên tục của giá cả trên thị trường, tức là xí nghiệp cần tính tốn so sánh giữa chi phí giảm được giảm dự trữ nguyên vật liệu với chi phí phát sinh do chậm đáp ứng yêu cầu sản xuất.
Xí nghiệp ngày càng phải chú trọng hơn tới kết cấu sản phẩm, tuy việc thay đổi kết cấu không phụ thộc vào ý muốn chủ quan của xí nghiệp song xí nghiệp có thể giảm những mặt hàng kinh tế có chi phí ngun vật liệu cao nhưng đem lại ít lợi nhuận. Xí nghiệp cần quan tâm tới việc thiết kế kiểu dang sản phẩm đẹp và tốn ít vật tư, cải tiến quy trình cơng nghệ sản xuất để tiêu hao ít nguyên vật liệu.
Hai là: Chú trọng các biện pháp nâng cao năng suất lao động để giảm chi phí nhân cơng.
Qua bảng (4) ta thấy chi phí nhân cơng năm 2000 tăng 30,2% so với năm 1999. Là xí nghiệp quốc phịng được bao cấp một phần nên đơn giá sản phẩm của xí nghiệp được tổng cục duyệt đối với mặt hàng quốc phịng. Do đó năm 2000 mức lương ối thiểu của công nhân đã được tăng từ 144000 đồng lên 180000 đồng theo quy định của Nhà nước. Số tăng ề chi phí nhân cơng một phần do xí nghiệp tuyển thêm lao động mặt khác cịn do năng suất lao động chưa cao. Muốn nâng cao năng suất lao động xí nghiệp cần chú ý hơn tới các vấn đề sau:
+ Hiện nay, lao động ở xí nghiệp vẫn mang tính chất thủ cơng vì thế phịng kỹ thuật cải tiến hoàn thành tốt định mức lao động bằng cách xuống từng phân xưởng theo dõi thao tác của cơng nhân, bấm giờ cho việc hồm thành sản phẩm. xí nghiệp cần đưa nhanh tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất, cải tiến dây chuyền công nghệ để giảm bớt lao động thủ cơng.
+ Tay nghề bình qn cơng nhân ở xí nghiệp là 4/7 cũng đã tổ chức các cuộc thi tay nghề nâng cao trình độ cho cơng nhân nhưng cần chú trọng hơn đến chất lượng phong trào. Để nâng cao trình độ cơng nhận, xí nghiệp
nghiệp hoặc gửi đi doanh nghiệp khác để học hỏi kinh nghiệm. Khi tuyển cơng nhân mới vào làm việc thì phải lựa chọn người có tay nghề cao, có ý thức trách nhiệm trong cơng việc. Trong cơng tác quản lý lao động xí nghiệp cũng đã tổ chức phát thẻ cho công nhân làm ca nhằm quản lý chặt chẽ quân số, giờ làm đảm bảo trật tự an tồn trong xí nghiệp song cần yêu cầu thực hiện nghiêm túc việc đeo thẻ, kiểm tra thẻ khi đứng máy hoặc ra vào xí nghiệp.
+ Duy trì các hình thức tiền lương, tiền thưởng hợp lý những tiền lương theo sản phẩm, thưởng sản phẩm chất lượng tốt hình thức đẹp, thưởng năng suất lao động cao như hiện nay. Mặt khác phải thực hiện chế độ thưởng phạt nghiêm minh như cắt lương, trừ lương những người nghỉ không lý do.. Cách thức trả lương này gắn liền kết quả sản xuất người cơng nhân với lợi ích vật chất của họ do đó sẽ thúc đẩy tăng năng suất lao động, tạo được lòng tin của cán bộ cơng nhân viên với xí nghiệp đồng thời tăng cường kỷ luật lao động cũng như tạo ra tác phong công nghiệp cao người lao động.
Sau khi sản phẩm hồn thành, cần tổ chức tốt cơng tác kiểm tra kỹ thuật để xác định chất lượng công việc, xác định lại định mức lao động để xem kế hoạch xây dựng đã hợp lý chưa, qua đó khuyến khích tinh thần sáng tạo của cơng nhân làm cho năng suất lao động tăng, chất lượng sản phẩm tốt hơn.
+ Đội ngũ nhân viên quản lý của xí nghiệp cịn trẻ phần lớn đã qua đào tạo tại các trường trung cấp, cao đẳng về kinh tế, kỹ thuật, một số có trình độ đại học, họ đều năng nổ nhiệt tình với cơng việc. Xí nghiệp cần có kế hoạch tiếp tục đào tạo nâng cao chuyên môn để tận dụng triệt để sức trẻ cho hoạt động của xí nghiệp.
Làm tốt các vấn đề trên chính là xí nghiệp đã vận dụng tốt ảnh hưởng tích cực của nhân tố lao động và sử dụng con người với nhân tố tiến bộ khoa học kỹ thuật vào việc tăng năng suất lao động giảm chi phí nhân cơng.
Ba là: Vận dụng kịp thời những tiến bộ của cách mạng khoa học kỹ thuật hạ thấp chi phí sản xuất doanh nghiệp.
Hiện tại, hệ thống máy móc ở ba phân xưởng của xí nghiệp cịn chưa đồng bộ thậm chí hiệu suất sử dụng thấp và lạc hậu so với các doanh nghiệp khách cùng ngành nên dễ gây lãng phí nguyên vật liệu cho sản xuất. Do đó xí nghiệp cần nhanh chóng thanh lý những tài sản cố định lạc hậu, khơng có khả năng khôi phục hoặc không cần sử dụng để giảm chi phí khấu hao, đồng thời trang bị những máy móc có khả năng tự động hố cao, dây chuyển cơng nghệ tiên tiến để tăng năng suất và giảm chi phí nhân cơng.
Xí nghiệp cần đầu tư vốn, kinh phí để tạo điều kiện cho phịng kỹ thuật tự nghiên cứu thiết kế những mơ hình dây chuyền cơng nghệ mới vừa phù hợp với đặc điểm của xí nghiệp vừa phù hợp với đặc điểm của xí nghiệp vừa có tính năng sử dụng cao. Năm vừa qua, xí nghiệp đã ứng dụng một số đề tài cải tiến vào sản xuất như "thiết kế chế tạo dao cắt thép L" thiết kế lắp đặt hệ thống hút độc tại phân xưởng dập và đã tiết kiệm được chi phí dịch vụ mua ngồi. Điều này cho thấy bộ phận kỹ thuật của xí nghiệp có khả năng cải tiến sáng chế áp dụng kỹ thuật mới vào sản xuất nên xã hội cần có chính sách đầu tư thích đáng về chế độ khen thưởng cũng như kinh phí để thực hiện đề tài.
Bốn là: Tiết kiệm tối đa chi phí dịch vụ mua ngồi.
Năm vừa qua khoản chi phí sản xuất chung trong giá thành của xí nghiệp tăng 60,5 so với năm 1999. Ngồi tăng do chi phí khấu hao con số này tăng một phần là do chi phí về năng lượng sử dụng trong xí nghiệp tăng. Đơn giá điện của Nhà nước tăng 10% là nguyên nhân khách quan ảnh hưởng đến sự tăng chi phí ngồi ra cịn do xí nghiệp trang bị thêm hai dây chuyền sản xuất là máy cuốn inox và điện hố nên chi phí ngồi ra cịn do xí nghiệp trang bị thêm hai dây chuyền sản xuất là máy cuốn inox và điện hố nên chi phí về năng lượng chạy thử cũng tăng.
Ở xí nghiệp như các doanh nghiệp khác, chi phí mua ngồi gồmnhiều khoản như chi phí tiền điện nước, điện thoại dùng cho sản xuất ở phân xưởng và các bộ phận quản lý doanh nghiệp. Các khoản này rất dễ bị lãngphí và sử dụng thiếu ý thức tiết kiệm. Xí nghiệp cần có biện pháp nâng cao ý thức tiết kiệm cho cán bộ cơng nhân viên trong q trình sử dụng, đề ra nội quy, định mức sử dụng, lắp công tơ điện nước ở từng bộ phận sử dụng, xử phạt những trường hợp quá định mức để quản lý chặt chẽ hơn các khoản chi này. Ví dụ về tiền điện thoại các phịng cần phân tích các cuộc gọi của tháng trước để thấy được các nào hợp lý, cuộc gọi nào là lãng phí từ đó xây dựng định mức sử dụng điện thoại và khoán trả bằng tiền cho từng bộ phận. Nếu cá nhân sử dụng vượt mức cho phép thì phải bỏ tiền trả phần vượt trội.
Năm là: xây dựng định mức chi tiêu cho khoản chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí hành chính.
Như đã trình bày ở trên, chi phí quản lý doanh nghiệp trong xí nghiệp gồm cả chi phí quản lý doanh nghiệp nộp cho Cơng ty nên khoản mục chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong giá thành sản phẩm (12% - 15%). Đây là nguyên nhân khách quan làm tăng giá thành sản phẩm do xí nghiệp chịu sự chi phối điều tiết trực tiếp từ Cơng ty và mức trích là do Cơng ty quy định. Tuy nhiên xí nghiệp có thể chủ động giảm các khoản chi phí đặt ra kế hoạch tức là tạo ra mục tiêu cụ thể để phấn đấu trong quá trình thực hiện như giảm chi về tiếp khách, giao dịch đối ngoại, chi về mua sắm văn phịng phẩm báo chí. Thực hiện được điều này cần có sự quán triệt của ban lãnh đạo xí nghiệp cũng như tinh thần tự giác tiết kiệm của tồn thể cán bộ cơng nhân viên thơng qua cơ chế thưởng phạt đã đề ra.
Xí nghiệp thường xun giao dịch với Cơng ty bên Gia Lâm nên chi phí đi lại xăng dầu, bảo dưỡng xe phát sinh khá lớn. Giảm được khoản chi này, xí nghiệp cần tập trung phối hợp cơng việc để một lần đi lại có thể giải quyết được nhiều việc.
Sáu là: Chú trọng hơn để công tác kiểm tra giám sát việc thực hiện kế hoạch chi phí sản xuất kinh doanh và giá thành sản phẩm, hồn thiện hơn cơng tác hạch tốn kế tốn.
Cơng tác lập kế hoạch chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm đã được xí nghiệp thực hiện cho mọi mặt hàng. Song, do xí nghiệp hoạt động trong mơi trường mà tính cạnh tranh chưa cao nên việc giám sát quản lý chặt chẽ chi phí theo kế hoạch đặt ra cũng chưa được thực hiện triệt để. Sản phẩm hàng hoá của xí nghiệp là các sản phẩm có thể so sánh được nên đồng thời với việc lập kế hoạch giá thành sản phẩm, xí nghiệp có thể đề ra nhiệm vụ hạ giá thành đối với từng loại để xác định rõ thêm mức phấn đấu trong cả q trình hoạt động. Có như vậy, cơng tác kế hoạch hoá mới thực sự trở thành một biện pháp quản lý hữu hiệu ở xí nghiệp.
Cơng tác kế tốn ở xí nghiệp cần thể hiện chi tiết các yếu tố chi phí cho khoản mục chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp trong giá thành từng loại sản phẩm để giảm sát chặt chẽ hơn các loại chi phí phát sinh và những biến động của chúng để đưa ra đánh giá kịp thời. Làm được điều này tất yếu khối lượng cơng việc của từng kế tốn viên sẽ tăng lên, địi hỏi xí nghiệp cần trang bị thêm máy vi tính (chứ khơng chỉ có một máy như hiện nay).
Bảy là: Phối hợp nhịp nhàng các khâu sản xuất và quản lý tạo tính đồng bộ trong cả q trình hoạt động.
Quản lý chi phí sản xuất kinh doanh để hạ thấp giá thành sản phẩm đòi hỏi người quản lý phải quan tâm tới nhiều khía cạnh từ việc cung cấp đầu vào của quá trình sản xuất đến việc kiểm tra các yếu tố đó và đến cả việc tiêu thụ sản phẩm. Năm vừa qua, cơng tác quản lý chi phí ở xí nghiệp chưa hiệu quả một phần do phối hợp các khâu chưa đồng bộ nhiều khi hoạt động sản xuất phải ngừng để chờ nguyên vật liệu việc nhập kho sản phẩm cho Công ty cũng chưa đúng tiến độ… Do phạm vi quản lý rộng như vậy nên để hạ thấp
nghiệp phải có sự phối hợp chặt chẽ với nhau, chấp hành nghiêm chỉnh kế hoạch đặt ra và linh hoạt xử lý các vấn đề phát sinh.
Như vậy, qua nghiên cứu tình hình chi phí sản xuất kinh doanh và cơng tác quản lý chi phí sản xuất kinh doanh ở xí nghiệp 24 em xin đưa ra một số đề xuất như trên với mong muốn đóng góp vào cơng tác nâng cao