* Email: tic.vn@gmail .com
2.1.3. Đặc điểm cơ bản của Cụng ty
Với chức năng chủ yếu là thi cụng cỏc cụng trỡnh xõy dựng dõn dụng, cụng nghiệp, vỡ vậy hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty mang đặc điểm của ngành xõy dựng cơ bản. Do đú, nú cú sự khỏc biệt lớn so với những ngành sản xuất vật chất khỏc ở chỗ: Chu kỳ sản xuất dài, sản phẩm cú đặc trưng riờng (đơn chiếc), sản phẩm hàng hoỏ khụng mang ra thị trường tiờu thụ mà hầu hết đó cú người đặt hàng trước khi xõy dựng, nơi sản xuất đồng thời là nơi tiờu thụ, mỗi cụng trỡnh được xõy dựng theo một thiết kế kỹ thuật riờng, cú giỏ trị dự toỏn riờng và tại một thời điểm xỏc định.
Bờn cạnh sự tỏc động của đặc điểm sản phẩm xõy dựng thỡ việc tổ chức quản lý hạch toỏn cỏc yếu tố đầu vào, đầu ra cũn chịu ảnh hưởng của quy trỡnh cụng nghệ, hầu hết cỏc cụng trỡnh đều phải tuõn thủ một quy tỡnh sản xuất như sau:
Việc nắm chắc quy trỡnh cụng nghệ của sản phẩm sẽ giỳp cho việc tổ chức, quản lý và hạch toỏn cỏc yếu tố chi phớ hợp lý, tiết kiệm, chống lóng phớ, thất thoỏt, theo dừi từng bước quỏ trỡnh tập hợp chi phớ sản xuất đến giai đoạn cuối
Ký hợp đồng với chủ đầu tư (bờn A)
Tổ chức thi cụng
Nghiệm thu kỹ thuật và tiến độ thi cụng với bờn A
Bàn giao và thanh quyết toỏn cụng trỡnh
cựng. Từ đú gúp phần làm giảm giỏ thành một cỏch đỏng kể, nõng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Cụng ty.
Để cỏc cụng trỡnh cú thi cụng đỳng tiến độ, khoa học, đảm bảo chất lượng kỹ thuật cũng như tuyệt đối an toàn lao động, vệ sinh mụi trường thỡ mỗi cụng trỡnh đều được thành lập ra: Chủ nhiệm cụng trỡnh, kỹ sư trưởng, Ban an toàn lao động và vệ sinh mụi trường… Cụng nhõn được tổ chức thành cỏc tổ, đội phự hợp với từng nhiệm vụ cụng việc và khả năng của cỏc tổ, đội đú. Việc bố trớ sắp xếp lao động như trờn tuỳ thuộc đặc điểm và khối lượng hạng mục cụng việc của từng cụng trỡnh.
2.1.4. Tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh tại Cụng ty Cổ phần TIC
Trong điều kiện nền kinh tế hiện nay, một doanh nghiệp muốn tồn tại và đứng vững để phỏt triển, vấn đề tổ chức bộ mỏy quản ký đũi hỏi phải khoa học và hợp lý. Đú là nền tảng, là yếu tố quan trọng giỳp doanh nghiệp cú thể thành cụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Cựng với tiến trỡnh phỏt huy hiệu quả quản lý kinh tế của cỏc ngành, cỏc cấp, cỏc đơn vị trờn toàn quốc, Cụng ty Cổ phần TIC trong những năm qua đó bố trớ sắp xếp đội ngũ cỏn bộ, nhõn viờn quản lý sao cho phự hợp với yờu cầu đẩy mạnh sản xuất kinh doanh, thớch ứng với đặc điểm ngành nghề của mỡnh.
Mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy quản lý của Cụng ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến. Giỏm đốc là người lónh đạo cao nhất, trực tiếp chỉ đạo mọi hoạt động của Cụng ty, cỏc phũng Ban tham mưu cho giỏm đốc và thực hiện cỏc chức năng nhiệm vụ của mỡnh.
Đứng đầu là Giỏm đốc, giỳp việc cho Giỏm đốc là hai Phú Giỏm đốc, dưới là cỏc phũng ban: Phũng Tài chớnh kế toỏn, phũng Tổng hợp, phũng kế hoạch kỹ thuật, trực thuộc dưới cụng ty cũn cú cỏc xớ nghiệp xõy dựng, khảo sỏt thiết kế.
Sơ đồ 2.1
Sơ đồ tổ chức bộ mỏy quản lý Cụng ty Cổ phần TIC
Mối quan hệ chỉ đạo
Mối quan hệ cụng tỏc và hỗ trợ nghiệp vụ.
Mối quan hệ phối hợp cụng tỏc và chỉ đạo hướng dẫn
Mối quan hệ phối hợp cụng tỏc và phối hợp hoạt động
* Phũng Kế hoạch kỹ thuật: Là bộ phận tham mưu giỳp Giỏm đốc cỏc lĩnh vực xõy dựng và theo dừi kế hoạch sản xuất kinh doanh; kế hoạch đầu tư của cụng ty; quản lý đầu tư xõy dựng cơ bản, quản lý kỹ thuật cỏc cụng trỡnh và quản lý theo dừi cụng tỏc hợp đồng kinh tế.
Giới thiệu quảng cỏo về Cụng ty với khỏch hàng, thường xuyờn nõng cao uy tớn hỡnh ảnh của cụng ty. Giới thiệu năng lực và thụng tin cần thiết về Cụng ty để tham gia dự thầu. Nắm bắt được tỡnh hỡnh biến động của thị trường xõy dựng trong từng giai đoạn, đồng thời đưa ra những chiến lược kinh doanh ngắn hạn và dài hạn.
Lập dự thảo cỏc hợp đồng kinh tế trỡnh lờn Giỏm đốc Cụng ty ký, lập kế hoạch và bỏo cỏo thống kờ theo quy định. Kiểm tra cỏc hồ sơ thiết kế, cỏc dự toỏn được duyệt để phục vụ cho việc chỉ đạo xõy lắp từ khõu chuẩn bị thi cụng đến việc thanh quyết toỏn cụng trỡnh.
Phịng kế hoạch kỹ thuật Phịng tổ chức hành chính Phịng tài chính kế tốn XNXD số 1 XNXD số 2 XNXD số 3 nghiệpXí KSTK
Là bộ phận thực hiện và kiểm tra chất lượng cụng trỡnh, việc thực hiện quy phạm trong quy trỡnh xõy dựng cơ bản, đặc biệt là tổ chức biện phỏp thi cụng, nghiệm thu kỹ thuật, nghiệm thu bàn giao thanh quyết toỏn cụng trỡnh.
* Phũng Tài chớnh - Kế toỏn:
Là bộ phận tham mưu cho Giỏm đốc về quản lý và chỉ đạo cụng tỏc tài chớnh kế toỏn, thống kờ theo chế độ hiện hành của Nhà nước của Tổng cụng ty.
Về lĩnh vực tài chớnh: Phũng Tài chớnh - Kế toỏn cú nhiệm vụ:
+ Tham mưu giỳp Giỏm đốc thực hiện quyền quản lý, sử dụng tài sản, tiền vốn, đất đai; giỳp Giỏm đốc bảo đảm điều tiết vốn trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
+ Tỡm kiếm vận dụng và phỏt huy mọi nguồn vốn, kiểm soỏt việc sử dụng vốn và cỏc quỹ của Cụng ty để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
+ Tiến hành phõn tớch tỡnh hỡnh tài chớnh của Cụng ty nhằm hoạch định chiến lược tài chớnh của Cụng ty và lựa chọn phương ỏn tối ưu về mặt tài chớnh.
Về lĩnh vực kế toỏn, phũng Tài chớnh - Kế toỏn cú nhiệm vụ:
+ Tổ chức thực hiện cụng tỏc kế toỏn thống kờ theo đỳng quy định của Nhà nước, ghi chộp chứng từ đầy đủ, cập nhật sổ sỏch kế toỏn, phản ỏnh cỏc hoạt động của Cụng ty một cỏch trung thực chớnh xỏc khỏch quan.
+ Lập bỏo cỏo tài chớnh, bỏo cỏo quản trị, bỏo cỏo cụng khai tài chớnh theo quy định hiện hành, thường xuyờn bỏo cỏo với Giỏm đốc tỡnh hỡnh tài chớnh của Cụng ty.
+ Kết hợp với cỏc phũng ban trong cụng ty nhằm nắm vững tiến độ khối lượng thi cụng cỏc cụng trỡnh, theo dừi khấu hao mỏy múc trang thiết bị thi cụng. Thanh quyết toỏn với chủ đầu tư, lập kế hoạch thực hiện nghĩa vụ với Ngõn sỏch Nhà nước, bảo hiểm xó hội, bảo hiểm y tế cho người lao động theo quy định hiện hành của Nhà nước.
*
Phũng tổ chức hành chớnh:
Là bộ phận tham mưu cho Giỏm đốc nắm vững cơ cấu lao động trong Cụng ty, quản lý chặt chẽ số lượng lao động theo quy đinh của Bộ luật lao động; ngoài ra phũng tổ chức hành chớnh cũn cú nhiệm vụ:
+ Xõy dựng kế hoạch đảm bảo nguồn nhõn lực, xỏc định nhu cầu về nhõn lực, tổ chức thực hiện thoả ước lao động tập thể nhằm bảo đảm quyển lợi và nghĩa vụ của người lao động.
+ Kết hợp với cỏc phong ban chức năng giải quyết cỏc vấn đề về lao động như: chế độ tiền lương, chế độ an toàn lao động, hang năm tổ chức đào tạo thi nõng cao tay nghề cho người lao động.
* Cỏc xớ nghiệp xõy dựng, khảo sỏt thiết kế:
Cú đủ bộ mỏy quản lý gồm: Giỏm đốc. phú giỏm đốc, đội trưởng, đội phú, kiến trỳc sư, kỹ thuật viờn, kinh tế viờn, kế toỏn, an toàn viờn, giỏm sỏt thi cụng, cụng nhõn kỹ thuật và bảo vệ cụng trường… Giỏm đốc xớ nghiệp chịu trỏch nhiệm trước Giỏm đốc cụng ty về mọi mặt của xớ nghiệp bao gồm:
+ Tổ chức quản lý điều hành cỏn bộ cụng nhõn viờn trong Xớ nghiệp thực hiện và hoàn thành nhiệm vụ được giao.
+ Đảm bảo đời sống quyền lợi cho người lao động.
+ Thực hiện đầy đủ cỏc quy định về hoạt động cụng trỡnh, hoạt động tài chớnh, hợp đồng lao động được Giỏm đốc cụng ty uỷ quyền.
+ Đảm bảo tiến độ chất lượng xõy lắp, an toàn và vệ sinh lao động.
+ Chịu sự chỉ đạo chuyờn mụn của cỏc phũng ban chức năng trong Cụng ty, đặc biệt là cụng tỏc bảo hộ lao động.
2. 1.5. Tổ chức bộ mỏy kế toỏn tại Cụng ty Cổ phần TIC.
Bộ mỏy tổ chức kế toỏn của Cụng ty được thể hiện qua sơ đồ 2.6. Sơ đồ: Mụ hỡnh tổ chức kế toỏn
Phũng kế toỏn xớ nghiệp cú 07 nhõn viờn, bao gồm:
- Kế toỏn trưởng: Tổ chức hạch toỏn kế toỏn, phõn cụng và hướng dẫn
nghiệp vụ cho nhõn viờn phũng kế toỏn. Kế toỏn trưởng do Giỏm đốc bổ nhiệm, cú vai trũ trợ lớ cho giỏm đốc, chịu trỏch nhiệm cuối cựng trước Giỏm đốc Xớ nghiệp về mặt tài chớnh.
- Phú phũng kiờm kế toỏn tổng hợp: Tập hợp phản ỏnh chi phớ sản xuất kinh
doanh, tớnh giỏ thành của từng cụng trỡnh, từng đơn vị, lập cỏc bỏo cỏo kế toỏn, bỏo cỏo tài chớnh.
- Kế toỏn thanh toỏn (cụng nợ): Cú nhiệm vụ theo dừi cỏc khoản phải thu,
chi bằng tiền mặt, tỡnh hỡnh cụng nợ với người bỏn, theo dừi thu chi Tiền gửi Ngõn hàng
- Kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương: Tổng hợp số liệu từ cỏc
Đội, cỏc cụng trỡnh gửi về để phối hợp với bộ phận Tổ chức – Hành chớnh để tớnh toỏn lương và phụ cấp, và cỏc khoản trớch theo lương cho cỏn bộ cụng nhõn viờn.
- Kế toỏn TSCĐ, vật liệu, CCDC: Theo dừi tỡnh hỡnh cỏc loại TSCĐ, tớnh khấu hao TSCĐ của cụng ty; ghi chộo phản ỏnh đầy đủ, kịp thời số hiện cú và tỡnh hỡnh luõn chuyển vật tư cả về giỏ trị và hiện vật.
- Kế toỏn thuế: Theo dừi cỏc khoản thuế phỏt sinh tại Cụng ty, tỡnh hỡnh thực hiện cỏc nghĩa vụ tài chớnh đối với Nhà nước của đơn vị; thực hiện hạch toỏn và tự kờ khai thuế. Thủ quỹ Kế toỏn trưởng Kế toỏn thanh toỏn cụng nợ Kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương Kế toỏn thuế Phú phũng kiờm kế toỏn tổng hợp Kế toỏn TSCĐ, vật liệu, CCDC
- Thủ quỹ: Chịu trỏch nhiệm về quản lý quỹ tiền mặt, thu chi tiền mặt thụng qua cỏc phiếu thu, phiếu chi được duyệt.
2.1.4.2. Chớnh sỏch kế toỏn ỏp dụng tại cụng ty
Do yờu cầu sản xuất và nguồn nhõn lực hiện cú, đồng thời đảm bảo sự lónh đạo và chỉ đạo thống nhất của kế toỏn trưởng, Cụng ty Cổ phần TIC thực hiện hỡnh thức tổ chức kế toỏn tập trung. Theo hỡnh thức này, mọi cụng việc hạch kế toỏn đều được thực hiện tại phũng tài chớnh - kế toỏn của Cụng ty. Sau khi nhận được cỏc chứng từ từ cỏc kế toỏn đội đưa về, kế toỏn tại phũng kế toỏn tiến hành kiểm tra, phõn loại, xử lý chứng từ, vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp, cuối niờn độ kế toỏn xỏc định kết quả kinh doanh và lập bỏo cỏo tài chớnh.
Hiện nay, Cụng ty Cổ phần TIC thực hiện theo chế độ kế toỏn doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chớnh và cỏc thụng tư hướng dẫn, sửa đổi bổ sung chế độ kế toỏn của Bộ Tài chớnh.
Kỳ hạch toỏn của cụng ty là 1 thỏng. Niờn độ kế toỏn bắt đầu từ ngày 1 thỏng 1 và kết thỳc vào ngày 31 thỏng 12 cựng năm.
Để đảm bảo theo dừi và cung cấp thụng tin về hàng tồn kho một cỏch kịp thời, chớnh xỏc, Cụng ty ỏp dụng phương phỏp kờ khai thường xuyờn đối với kế toỏn tổng hợp hàng tồn kho, trị giỏ vốn thực tế vật tư xuất kho được tớnh theo giỏ đớch danh. Kế toỏn chi tiết hàng tồn kho theo phương phỏp ghi thẻ song song.
Cụng ty thực hiện tớnh và nộp thuế GTGT theo phương phỏp khấu trừ. Kế toỏn trưởng chịu trỏch nhiệm kiểm tra và lập cỏc bỏo cỏo liờn quan theo quy định hiện hành.
Tài sản cố định của cụng ty là cỏc loại tài sản phục vụ quản lý doanh nghiệp được tớnh khấu hao theo phương phỏp đường thẳng.
Đơn vị tiền tệ được ỏp dụng để ghi chộp là VNĐ.
Cụng ty ỏp dụng hỡnh thức sổ kế toỏn Nhật ký chung trong điều kiện cú sử dụng phần mềm kế toỏn Fast accounting. Với việc sử dụng phần mềm này cho phộp kế toỏn cú thể xem/in tất cả cỏc loại sổ sỏch, bỏo biểu theo quy định của Bộ tài chớnh với hỡnh thức Nhật ký chung, bao gồm:
- Sổ Nhật ký chung - Sổ cỏi tài khoản