- áp dụng theo chế độ kế toán 1991 và các văn bản bổ sung.
- Báo cáo tài chính: Báo cáo kết quả kinh doanh,Bảng cân đối kế toán, Thuyết minh Báo cáo tài chính.
- Nhân sự kế tốn: Kế tốn trởng - Lê Văn Dị. Kế tốn viên: - Nguyễn Thị Gấm.
II. thực trạng kiểm tốn chu trình mua hàng và thanh tốn củakhách hàng tại cơng ty kế tốn và kiểm toán hà nội khách hàng tại cơng ty kế tốn và kiểm toán hà nội
Để tạo nên uy tín và thu hút đợc nhiều khách hàng thì một trong những yếu tố quan trọng nhất là cơng ty kiểm tốn phải đa ra đợc chơng trình kiểm toán phù hợp với đối t- ợng kiêmtoán.
Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh tốn là một bộ phận của kiểm tốn báo cáo tài chính và q trình kiểm tốn cũng đợc thực hiện bao gồm 3 giai đoạn: lập kế hoạch kiểm toán, thực hiện kiểm toán và kết thúc kiểm toán. Tuy nhiên để đạt đợc hiệu quả trong quá trình kiểm tốn 3 giai đoạn này lại đợc cụ thể hố thành các bớc cơng bớc công việc nh sau:
Tiếp cận và tìm hiểu sơ bộ về khách hàng
Lập kế hoạch kiểm tốn
Ch ơng trình kiểm tốn
a. Lập kế hoạch kiểm tốn chu trình mua hàng và thanh tốn
1.Liên hệ và tìm hiểu sơ bộ về khách hàng.
Tiếp cận và tìm hiểu sơ bộ về khách hàng là bớc khởi đầu của một cuộc kiểm tốn cho dù đó là khách hàng mới hay cũ. Thơng thờng cơng ty CPA Hà Nội sẽ gửi th chào hàng đến ban giám đốc của khách hàng. Trong th chào hàng, cơng ty tự giới thiệu về mình và ghi rõ các loại hình dịch vụ mà công ty cung cấp. Nếu khách hàng đa ra lời mời kiểm tốn cơng ty sẽ cử kiểm tốn viên xuống tìm hiểu sơ bộ về khách hàng và đánh giá khả năng chấp nhận kiểm tốn.
Cơng việc tiếp theo sau khi chấp nhận kiểm toán là việc ký kết hợp đồng kiểm toán, hợp đồng kiểm toán phải ghi
thời gian thực hiện kiểm toán. Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 210 “Hợp đồng kiểm toán ”: Hợp đồng kiểm toán
là sự thoả thuận bằng văn bản giữa các bên tham gia ký kết (cơng ty kiểm tốn, khách hàng) về các điều khoản và điều kiện thực hiện kiểm toán của khách hàng và cơng ty kiểm tốn, trong đó xác định mục tiêu, phạm vi kiểm tốn, quyền và trách nhiệm của mỗi bên, hình thức báo cáo kiểm tốn, thời gian thực hiện các điều khoản về phí, về xử lý khi tranh chấp hợp đồng.
Tiếp đó cơng ty CPA Hà Nội gửi yêu cầu cung cấp tài liệu cho công ty khách hàng bao gồm:
- Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản, Báo cáo kết quả kinh doanh năm.
- Biên bản họp ban giám đốc (BGĐ).
- Biên bản kiểm kê quỹ.
- Biên bản đối chiếu hoặc xác nhận công nợ phải thu.
- Các quy định về tạm ứng tại công ty.
- Bảng tổng hợp tăng giảm tài sản cố định(TSCĐ) trong năm.
- Bảng kê chi tiết các khoản phải trả.
Trong đó bảng cân đối kế tốn (BCĐKinh tế) và báo cáo kết qủa kinh doanh (BCKQKD) là những tài liệu quan trọng bắt buộc phải có.
Đây là giai đoạn có tính chất định hớng của cuộc kiểm toán, việc lập kế hoạch kiểm tốn đợc thực hiện cho tồn bộ các chu trình, phần hành đợc kiểm toán. Tuy nhiên trong giới hạn bài viết này chỉ quan tâm đến chu trình mua hàng và thanh tốn. Các bớc lập kế hoạch kiểm tốn bao gồm:
a. Tìm hiểu về khách hàng.
Khởi đầu của bớc lập kế hoạch kiểm tốn là việc tìm hiểu về khách hàng. Đây là cơng việc rất quan trọng, nó giúp cho kiểm tốn viên hiểu đợc những nét đặc thù về ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp từ đó kiểm tốn viên có thể đa ra những định hớng hợp lý trong quá trình lập kế hoạch.
Việc tìm hiểu về khách hàng khơng chỉ đợc thực hiện trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm tốn mà cịn đợc thực hiện trong suốt q trình kiểm tốn nhằm thu thập thêm những thông tin mới.
Đối với công ty EXPORT FARM PRODUCE
Công ty EXPORT FARM PRODUCE tên giao dịch là VIETNAMHD COMPANY, là cơng ty 100% vốn nớc ngồi, đợc thành lập theo giấy phép đầu t số 1531/GP ngày 20/12/1995, giấy phép đầu t điều chỉnh số 1531/GPDC1 ngày 08/09/1998 của bộ kế hoạch đầu t, các giấy phép điều chỉnh số 1531/GPDC2-Hoạt động ngày 20/04/1999, số 1531/GPDC3-Hoạt động ngày 24/11/ 2001. Số 1531/GPDC4- Hoạt động ngày 15/06/2002 của uỷ ban nhân dân tỉnh Hải Dơng. Thời gian hoạt động là 20 năm kể từ ngày cấp giấy
phép đầu t, năm 2002 là năm thứ 7 của công ty. Trụ sở chính của cơng ty đợc đặt tại số 139-Phạm Ngũ Lão-TP Hải D- ơng, tỉnh Hải Dơng.
Cơng ty EXPORT FARM PRODUCE có tổng số vốn đầu
t thực tế là 1.250.000 USD trong đó vốn pháp định là 1.250.000 USD.
Lĩnh vực hoạt động của công ty: công ty hoạt động
trong lĩnh vực trồng và chế biến rau xuất khẩu, cơng ty có hai cơ sở tại huyện Thái Thuỵ, tỉnh Thái Bình và một cở tại huyện Kim Thi, tỉnh Hng Yên.
Về thị trờng tiêu thụ: Việc tiêu thụ của công ty phụ
thuộc vào kế hoạch bán hàng cho công ty mẹ.
80% sản phẩm bán cho công ty mẹ (công ty OCP Internationnal Corporation tại Đài Loan).
20% sản phẩm bán ra ngoài.
BGĐ gồm có:
Tổng giám đốc: LEE-DONG-TAE Kế tốn trởng: Nguyễn Vân Anh.
Đối với công ty THEP ABC
Công ty THEP ABC , tên giao dịch là ABC STEEL PRODUCT Co…Ltd, là công ty liên doanh đợc thành lập theo giấy phép đầu t số 30/GP ngày 15/06/1998 của uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội. Thời gian hoạt động của công ty là 20 năm kể từ ngày cấp giấy phép đầu t. Trụ sở chính của cơng ty đặt tại số 48-Nguyễn Chi Thanh- Hà Nội.
Cơng ty THEP ABC có tổng số vốn đầu t thực tế là
1.480.000 USD trong đó vốn pháp định là 828.000 USD.
Lĩnh vực hoạt động của công ty: công ty hoạt động
trong lĩnh vực sản xuất tơn, thép định hình, máng thép chữ C và các sản phẩm thép khác, công ty kinh doanh thiết kế và lắp đặt các sản phẩm nói trên, tiến hành các dịch vụ có liên quan để thực hiện cơng việc kinh doanh của công ty.
Tỷ lệ vốn góp:
- Bên nớc ngồi góp 414000 USD chiểm 50% bằng tiền mặt.
+ Công ty NAKATA TRADING Co..,Ltd góp 331.200 USD.
+ Tổng công ty thép YAMAHA góp 82.800 USD.
- Bên Việt Nam là cơng ty thép ABC góp 414000 USD chiếm 50% bằng:
+ Quyền sử dụng 3490 m đất trị giá 209.400 USD. + Giá trị nhà xởng trị giá 204.600 USD.
BGĐ gồm có
Tổng giám đốc: Nguyễn Hồng Phúc. Phó tổng giám đốc: KOJRO HYUGA
Kế toán trởng: Phạm Hải Hà
b. Tìm hiểu về hệ thống kế toán của khách hàng.
Tìm hiểu hệ thống kế tốn của cơng ty khách hàng là một phần không thể thiếu trong quá trình kiểm tốn nói chung và q trình lập kế hoạch kiểm tốn nói riêng, việc
tìm hiểu hệ thống kế toán cho phép kiểm toán viên xác định rủi ro tiềm tàng trong các chu trình khoản mục kế tốn và từ đó triển khai một kế hoạch kiểm tốn tối u.
Đối với công ty EXPORT FARM PRODUCE.
Các vấn đề về chính sách kế tốn của cơng ty EXPORT FARM PRODUCE bao gồm:
- Chế độ kế toán: từ ngày 01/01/1999 công ty áp
dụng chế độ kế tốn Việt Nam theo cơng văn chấp thuận số 913 TC/CĐKT ngày 29/12/1998 của bộ tài chính.
- Niên độ kế tốn: Từ ngày 01/01 đến 31/12 hàng
năm.
- Đồng tiền hạch toán: Đơn vị tiền tệ sử dụng trong
hạch tốn kế tốn và lập báo cáo tài chính là đồng Việt Nam. Hạch toán theo nguyên tắc giá gốc.
- Hạch toán ngoại tệ: các nghiệp vụ bằng ngoại tệ đợc
quy đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá hạch toán. Chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kì phản ánh vào báo cáo kết quả kinh doanh. Tiền và cơng nộ có gốc ngoại tệ cuối kì đợc chuyển sang đồng Việt Nam theo tỷ giá do ngân hàng nhà nớc Việt Nam công bố tại ngày lập báo cáo tài chính. Chênh lệch tỷ giá cuối kì đợc xử lí theo quyết định của thơng t số 38/2001/TT-BTC ngày 05/06/2001 của bộ tài chính.
- Hàng tồn kho: hàng tồn kho hạch toán theo phơng
pháp kê khai thờng xuyên. Giá trị hàng tồn kho bao gồm giá mua+chi phí vận chuyển, chi phí thu mua.
Giá trị hàng xuất kho đợc tính theo phơng pháp trực tiếp cho từng loại sản phẩm theo đợt thu mua.
- TSCĐ: hạch toán theo nguyên giá, hao mòn và giá trị
còn lại. Nguyên giá của TSCĐ bao gồm giá mua + thuế nhập khẩu + chi phí vận chuyển, lắp đặt chạy thử. Khấu hao TSCĐ hữu hình và vơ hình thực hiện theo phơng pháp đờng thẳng và theo thời gian sử dụng hữ ích ớc tính của tài sản. Tỷ lệ khấu hao dụng phù hợp với quy định số 166/1999/QĐ-BTC ngày 30/12/1999.
- Doanh thu: đối với hàng xuất khẩu, doanh thu đợc
ghi nhận khi đã hồn thành thủ tục kiểm hố tại hải quan, hàng đã đợc giao xuống tàu và ngời mua chấp nhận thanh toán. Đối với hàng hoá bán trong nớc, doanh thu ghi nhận khi xuất hàng và đợc ngòi mua chấp nhận thanh tốn.
- Hình thức sổ kế tốn: Nhật ký chung
Đối với cơng ty THEP ABC.
Các chính sách kế tốn bao gồm:
- Chế độ kế toán: cơng ty áp dụng chế độ kế tốn
Việt Nam ban hành theo quyết định số 1141/QĐ/TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của bộ tài chính và các thơng t sửa đổi bổ xung kèm theo. Công ty lập báo cáo tài chính theo hớng dẫn tại thông t số 55/2002/TT-BTC và thông t số 89/2002/TT-BTC.
- Đồng tiền hạch tốn: cơng ty sử dụng đồng Việt
Nam trong hạch tốn kế tốn và lập báo cáo tài chính. Hạch toán theo nguyên tắc giá gốc.
- Hạch toán ngoại tệ: trong năm các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh bằng ngoại tệ đợc chuyển đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế ngân hàng nhà nớc Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kì đợc phản ánh trên báo cáo kết quả kinh doanh. Tiền và cơng nợ có gốc ngoại tệ cuối kì đợc chuyển sang đồng Việt Nam theo tỷ giá do ngân hàng nhà nớc Việt Nam cơng bố tại ngày lập báo cáo tài chính. Chênh lệch tỷ giá cuối kì đợc xử lí theo quyết định của thông t số 38/2001/TT-BTC ngày 05/06/2001 của bộ tài chính.
- Hàng tồn kho: hạch tốn theo phơng pháp kê khai th-
ờng xuyên, giá trị hàng nhập kho bao gồm giá mua + chi phí vận chuyển, chi phí thu mua, thuế nhập khẩu.
+ Nguyên vật liệu: Đối với những vật liệu có thể
theo dõi riêng nhập xuất trong kì, cơng ty hạch tốn giá trị vật liệu theo giá đích danh. Đối với những vật liệu không thể theo dõi riêng, công ty tính giá trị vật liệu xuất kho theo giá bình quân.
+ Thành phẩm và sản phẩm dở dang: công ty
theo dõi và tính giá riêng cho từng hợp đồng.
- TSCĐ: TSCĐ của cơng ty đợc hạch tốn theo nguyên
gồm giá mua+ thuế nhập khẩu, chi phí vận chuyển, lắp đặt chạy thử.
Khấu hao TSCĐ hữu hình và vơ hình (Giá trị quyền sử dụng đất) đợc thực hiện theo phơng pháp đờng thẳng và theo thời gian sử dụng hữu ích ớc tính của TSCĐ. Tỷ lệ khấu hao đợc xác định phù hợp với tỷ lệ khấu hao quy định chi tiết tại quyết định số 166/1999/QĐ-BTC ngày 30/12/1999 của bộ tài chính.
- Hạch tốn doanh thu: Doanh thu đợc ghi nhận trên
cơ sở hàng hoá, dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng và đợc chấp nhận thanh toán. Giá ghi nhận doanh thu là giá ghi trên hoá đơn bán hàng.
Trên đây là các chính sách kế tốn đợc áp dụng tại hai công ty khách hàng của CPA Hà Nội, công ty EXPORT FARM PRODUCE và công ty THEP ABC. Trong quá trình kiểm tốn chu trình mua hàng và thanh toán ở hai cơng ty này các kiểm tốn viên của CPA Hà Nội luôn nắm vững phơng pháp hạch tốn và việc phân loại các nhóm nghiệp vụ. Cụ thể:
ở cả hai cơngty việc hạch tốn chu trình mua hàng và thanh toán đợc chia thành:
- Hạch toán các nghiệp vụ mua hàng.
- Hạch toán các ngiệp vụ thanh toán.
Đối với nghiệp vụ mua hàng: khi hàng hoá nhập kho
và hoá đơn mua hàng đã về, kế toán thực hiện một số thao tác sau.
- Đối chiếu số lợng hàng mua trên hoá đơn với số lợng trên đơn đặt hàng và trên phiếu nhập kho để đảm bảo sự khớp đúng.
- So sánh, kiểm tra giá cả, chủng loại, thuế đầu vào trên hoá đơn bán hàng và trên đơn đăt hàng để đảm bảo sự chuẩn xác về mặt giá cả.
- Ghi sổ nhật kí mua hàng.
Đối với các nghiệp vụ thanh toán: căn cứ vào yêu cầu
thanh toán của nhà cung cấp trên hoá đơn mua hàng và các chứng từ khác có liên quan.
- Trong trịng hợp thanh tốn ngay: sau khi có đầy đủ các chứng từ cần thiết đảm bảo chính xác của các nghiệp vụ mua vào, kế tốn sẽ căn cứ vào hoá đơn của nhà cung cấp để viết phiếu chi trình giám đốc và ghi sổ nhật kí chi tiền.
- Trờng hợp khơng thanh tốn ngay: thì kế toán se căn cứ vào hoá đơn mua hàng để vào sổ hạch tốn chi tiết cơng nợ phải trả(sổ này mở riêng cho từng nhà cung cấp).
- Hai cơng ty khi nhận hàng về dù thanh tốn ngay hay khơng thanh tốn ngay đều hạch toán qua tài khoản 331, để tiện việc đối chiếu.
Cơng ty EXPORT FARM PRODUCE , nghiệp vụ thanh tốn có điểm đặc biệt nh sau: Hầu hết các nhà cung cấp (là các hợp tác xã của các huyện lân cận) của công ty đều nhận một khoản ứng trớc của công ty về vốn và hạt giống, sau khi cung cấp sản phẩm cho cơng ty thì sẽ thanh tốn bù trừ vì vậy kế tốn phải theo dõi chặt chẽ các khoản ứng trớc này. Kế tốn sẽ căn cứ vào hóa đơn bán hàng và chứng từ ứng trớc cho nhà cung cấp để hạch tốn và ghi vào sổ kế tốn.
c. Tìm hiểu về mơi tr ờng và các thủ tục kiểm sốt đ
ợc thực hiện.
Mơi trờng kiểm sốt và các thủ tục kiểm soát là nhân tố cơ bản ảnh hởng lớn đến rủi ro kiểm sốt. Trong q trình tìm hiểu các yếu tố này kiểm tốn viên của cơng ty CPA Hà Nội thờng sử dụng các Bảng mô tả tờng thuật và bảng phân tích sốt xét nhằm thu thập các thơng tin cần thiết. Kiểm tốn viên cũng có thể dựa vào hồ sơ kiểm toán năm trớc hoặc trao đổi với kiểm tốn viên tiền nhiệm để có đợc những hiểu biết về mặt mạnh, mặt yếu và tính đặc thù của các yếu tố kiểm sốt nói trên.
Qua tìm hiểu tại cơng ty THEP ABC, các kiểm tốn viên thấy rằng khơng có thay đổi về mặt nhân sự trong ban trong ban giám đốc của công ty, các yếu tố khác của mơi tr- ờng kiểm sốt nh công tác kế hoạch, bộ máy tổ chức… cũng khơng có thay đổi gì đáng kể so với Hồ sơ kiểm toán năm trớc. Về các thủ tục kiểm sốt đối với chu trình mua hàng và thanh tốn của cơng ty kiểm tốn viên thấy có một số quy