- Bớc 1: Thủ kho nhận lệnh giao hàng - Bớc 2: Lập phiếu xuất kho
Thủ kho sau khi đã kiểm tra tính hợp lệ của lệnh giao hàng sẽ lập lệnh xuất kho. Trên phiếu xuất kho phải ghi rõ chính xác tên từng loại hàng và số l- ợng theo yêu cầu xuất trên lệnh giao hàng vào cột “ số lợng theo yêu cầu”.
Phiếu xuất kho đợc lập thành 3 liên: liên 1 lu tại quyển, liên 2 thủ kho sử dụng ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi đơn giá tính thành tiền và ghi sổ, liên 3 ngời nhận hàng giữ.
- Bớc 3: Phê duyệt xuất kho.
Phiếu xuất kho đợc chuyển lên cho những ngời có thẩm quyền phê duyệt. Nếu ban giám đốc không phê duyệt thì chuyển cho thủ kho kiểm tra lại. Nếu phê duyệt ban giám đốc kí vào giấy xuất kho.
- Bớc 4: thủ kho xuất hàng
Căn cứ vào phiếu xuất kho đã đợc phê duyệt, thủ kho tiến hành xuất hàng và ghi số lợng thực vào cột “ số lợng thực xuất” thủ kho phải đối chiếu và kiểm tra khớp đúng thông tin thực tế với thông tin đã đợc cung cấp trên lệnh giao hàng về ngời nhận hàng mới đợc xuất hàng. Ngời nhận hàng có thể là lái xe vận chuyển hoặc đại diện khách mua hàng.
- Bớc 5: Đại diện nhận hàng ký xác nhận: đã nhận đủ số hàng vào phiếu xuất kho.
- Bớc 6: Chuyển chứng từ cho kế toán: hai liên phiếu xuất kho sẽ đợc chuyển về cho kế toán bao gồm 1 liên cho kế toán đơn vị, 1 liên chuyển cho kế toán của đơn vị báo cấp hàng để theo dõi công nợ.
- Bớc 7: Quyết toán công việc.
Kế toán và thủ kho thờng xuyên đối chiếu để đảm bảo hàng hoá nhập xuất, tồn đầy đủ và chính xác. Đầu kỳ lập và gửi báo cáo lên ban giám đốc.
Tại công ty: Căn cứ vào đơn đặt hàng vào ngày 2 tháng 12 năm 2011, của công ty cổ phần xây dựng và phát triển đầu t Hải Phòng, nhân viên bán hàng lập lệnh giao hàng nội dung nh sau:
Biểu số 02: Lệnh giao hàng
Công ty TNHH Thơng mại BM: 01/BH-TL N.Đ Quang Minh Số:280
Lệnh giao hàng
Tên khách hàng: Công ty CP XD và phát triển đầu t Hải Phòng. Địa chỉ: Số 5 Lạch Tray- Hải Phòng.
Điện thoại: (84-31) 3847034- 3832156. Xuất tại kho: Quán Trữ
Tên lái xe: Anh Hải Số xe: 37H – 9924 Điện thoại:
STT Tên hàng/quy cách Đơn vị Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 Thép D<= 10 kg 1095,6 16.550 18.132.180
2 Thép D> 10 kg 348,8 16.400 5.720.320
3 Thép D<= 18 kg 752,8 16.400 12.345.920
Thuế suất GTGT:10% 3.619.842
Tổng cộng: 39.818.262
Số tiền bằng chữ: Ba mơi chín triệu, tám trăm mời tám nghìn ,hai trăm sáu m mơi hai đồng.
Hình thức thanh toán: Thanh toán bằng chuyển khoản. Phơng thức giao nhận: Trên xe bên mua tại kho Quán Trữ
Thời gian và địa điểm giao nhận: Chiều ngày 02/12/2011 kho Quán Trữ Các lu ý khác:………
Lệnh giao hàng đợc gửi đi lúc: ……..giờ………….phút…….ngày 2/12/11
Nhân viên bán hàng đề nghị Nhân viên kế toán kiểm tra Phê duyệt bởi
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Thủ kho Quán Trữ kiểm tra tính hợp lệ của lệnh giao hàng sẽ lập phiếu xuất kho. Hàng sẽ đợc xuất sau khi phiếu xuất kho đợc Ban giám đốc phê duyệt. Lệnh giao hàng này cùng với 01 phiếu xuất kho sẽ đợc chuyển về phòng kế toán.
Biểu số 03: Phiếu xuất kho
Đơn vị:công ty TNHH Thơng
Mại Quang Minh Phiếu xuất kho
Ngày 2- 12-2011 Số: 280 Nợ: 632 Có: 156 Mẫu số:02-VT (QĐsố 15/2006/QĐ- BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trởng Bộ tài chính.
Họ tên ngời nhận hàng: Công ty CPXD và PT đầu t Hải Phòng Địa chỉ: Số 5 Lạch Tray- Hải Phòng.
Lý do xuất kho: bán cho công ty CPXD và PT đầu t Hải Phòng Xuất tại kho:…………Quán Trữ……….
Số TT
Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành Tiền Yêu Cầu Thực Xuất B C D 1 2 3 4 1 Thép D<= 10 kg 1095,6 1095,6 15.000 16.434.000 2 Thép D> 10 kg 348,8 348,8 14.500 5.057.600 3 Thép D<= 18 kg 752,8 752,8 14.500 10.915.600 Cộng 32.407.200
Tổng số tiền( viết bằng chữ): Ba mơi hai triệu, bốn trăm linh bảy nghìn, hai trăm đồng.
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Ngời nhận Thủ kho
2.6.3 Kế toán giá vốn hàng bán
Công ty tính giá vốn hàng bán theo phơng pháp bình quân sau mỗi lần nhập. Xét cụ thể mặt hàng thép D<= 10 của công ty TNHH Thơng mại N.Đ Quang Minh từ ngày 01/12-31/12 nh sau:
Ngày 01/12, tồn đầu tháng:23044,8kg, ĐG: 15.000đ/kg Ngày 02/12, xuất: 1095,6kg
Ngày03/12, nhập:1032kg, ĐG:15.500đ/kg Ngày12/12, xuất: 495kg
Giá vốn của mặt hàng này đợc tính nh sau:
Ngày 02/12, xuất 1095,6kg, ĐG :15.000đ/kg, TT:16.434.000đ Ngày12/12, xuất 495kg , ĐG: 15.022đ/kg, TT: 7.435.890đ