2.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Bộ máy tổ chức quản lý của công ty TNHH Thơng mại N.Đ Quang Minh đợc chỉ đạo từ trên xuống dới theo kiểu trực tuyến.
Sơ đồ 06: Tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Thơng mại N.Đ Quang Minh. Giám đốc Phó Giám đốc Tr ởng phòng KD Tr ởng phòng TC - HC Tr ởng phòng TC -KT Quán trữKho NV 1 …… NV 1 …… NV 1 …… NV 1 …… 28
2.2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
2.2.2.1 Giám đốc
Giám đốc là ngời đứng đầu BGD, là ngời đại diện cho công ty trớc cơ quan pháp luật và tài phán . Giám đốc điều hành hoạt động kinh doanh và chịu trách nhiệm trớc hội đồng thành viên về việc thực hiện các nghĩa vụ và quyền hạn đợc giao .
2.2.2.2 Phó giám đốc
Phó giám đốc là ngời giúp việc cho Giám đốc, do Giám đốc công ty giới thiệu đề nghị và phải đợc hội đồng thành viên nhất trí. Phó giám đốc có quyền thay mặt Giám đốc điều hành mọi hoạt động của công ty khi Giám đốc vắng mặt.
Phó Giám Đốc phải chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của mình trớc Giám đốc công ty và hội đồng thành viên.
2.2.2.3 Trởng phòng kinh doanh
Là ngời trực tiếp quản lý phòng kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm về việc giao dịch mua bán với khách hàng, thc hiện chế độ thông tin báo cáo, tiếp thị và cung ứng trực tiếp hàng hoá cho mọi đối tợng quản lý tiền cơ sở vật chất do công ty giao
2.2.2.4 Trởng phòng tổ chức hành chính
Có chức năng tham mu cho giám đốc về việc sắp xếp, bố chí cán bộ đào tạo và phải bố trí đúng ngời, đúng ngành nghề, công việc, quyết toán chế độ ngời lao động theo chính sách, chế độ của nhà nớc và chế độ của công ty.
2.2.2.5 Trởng phòng tài chính kế toán
Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của phòng tài chính kế toán, đồng thời nắm bắt toàn bộ hoạt động kinh doanh trong công ty qua đó giám sát tình hình của công ty, cũng nh việc sử dụng có hiệu quả tiền vốn, lao động, vật t giám định việc chấp hành chế độ hạch toán,các chỉ tiêu kinh tế, tổ chức theo
quy định của nhà nớc ,lập bảng chi tổng hợp, xây dựng kết quả tiêu thụ, kết quả tài chính và kết quả kinh doanh của công ty.
2.2.2.6 Kho Quán Trữ
Là nơi cất trữ và bảo quản hàng hoá của công ty. Hàng hoá sau khi mua về sẽ đợc nhập vào kho. Thủ kho có trách nhiệm theo dõi, ghi chép về mặt l- ợng hàng hoá nhập – xuất - tồn kho để cung cấp số liệu cho phòng kế toán và phòng kinh doanh.
2.3 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Thơng mại N.Đ Quang Minh Quang Minh
Công ty TNHH Thơng mại N.Đ Quang Minh hoạt động trong lĩnh vực thơng mại với mặt hàng kinh doanh chủ yếu là sắt, thép phục vụ cho xây dựng và dân dụng (với số vốn điều lệ 10.000.000.000 đồng). Đây là ngành hàng vật liệu có vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình xây dựng đô thị, nhà cửa, khu công nghiệp nhằm thúc đẩy quá trình công nghiệp hoá hiện đại hoá.
Các ngành nghề kinh doanh của công ty bao gồm: - Bán buôn sắt thép.
- Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khai khoáng, xây dựng. - Bán buôn máy móc, thiết bị điện, vật liệu điện.
- Bán buôn xi măng.
- Bán buôn gạch xây, ngói, đá, cát, sỏi. - Bán buôn gạch ốp lát và thiết bị vệ sinh……
Ngay từ khi thành lập, công ty đã xác định thị trờng mục tiêu cho mình là những cửa hàng đại lý kinh doanh sắt thép và các công ty xây dựng trong toàn quốc.Trong cơ chế thị trờng hiện nay đặc biệt là những năm gần đây, giá sắt thép trên thị trờng biến động mạnh, thị trờng sắt không ổn định cộng thêm sự cạnh tranh quyết liệt của các công ty, doanh nghiệp kinh doanh buôn bán sắt thép khác làm cho công ty gặp không ít khó khăn. .Đội ngũ công nhân viên toàn công ty đã không ngừng học hỏi kinh nghiệm, áp dụng tích cực các chiến lợc kinh doanh có hiệu quả nên công ty đã vợt qua nhiều thử thách và ngày một khẳng định đợc vị thế của mình trên thơng trờng.
Sau đây là một số chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động của công ty:
Biểu số 01: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh
Đơn vị: đồng
Chỉ tiêu Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Doanh thu thuần từ HĐKD 8.235.356.123 8.455.484.157 18.976.423.154 Giá vốn hàng bán 7.709.993.948 7.967.246.453 17.989.256.321
Lợi tức gộp 525.362.175 488.237.705 987.166.830
CFBH và CFQLDN 365.254.810 384.441.038 612.345.126 Lợi nhuận thuần từ HĐKD 160.107.365 103.796.667 374.821.704
Thuế thu nhập DN phải nộp 44.830.062 29.063.066 93.705.426 Lơi nhuận sau thuế 115.277.303 77.733.601 281.116.278
2.4 Chức năng và nhiệm vụ của công ty2.4.1 Chức năng 2.4.1 Chức năng
Công ty TNHH Thơng mại N.Đ Quang Minh đợc thành lập để thực hiện các hoạt động kinh doanh buôn bán vật liệu xây dựng, máy móc công nghiệp phục vụ sản xuất. Ngoài ra công ty còn là đại lý mua,bán, ký gửi hàng hoá phục vụ cho nhu cầu của nền kinh tế.
2.4.2 Nhiệm vụ
Công ty THHH Thơng mại N.Đ Quang Minh có những nhiệm vụ cơ bản sau:
- Thực hiện đúng các chế độ chính sách pháp luật của nhà nớc có liên quan đến hoat động của công ty.
- Thực hiện nghiêm túc các hợp đồng kinh tế, hợp đồng ngoại thơng đã kí kết.
- Xây dựng, tổ chức và thực hiện các kế hoạch kinh doanh của công ty theo quyết định hiện hành.
- Nghiên cứu nhu cầu thị trờng trong nớc và quốc tế nhằm nâng cao chất lợng phục vụ đáp ứng nhu cầu tiêu dùng sản xuất trong nớc và xuất khẩu.
2.5 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở công ty TNHH Thơng mại N.Đ Quang Minh Quang Minh
2.5.1 Tổ chức bộ máy kế toán
2.5.1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 07: Tổ chức bộ máy kế toán công ty TNHH Thơng mại N.Đ Quang Minh
Bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức theo mô hình tập trung. Công ty mở các sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn kế toán ở mọi phần hành kế toán. Phòng kế toán của công ty phải thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thông tin, lập báo cáo tổ chức và báo cáo quản trị.
2.5.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty TNHH Thơng mại N.Đ Quang Minh nh sau:
Kế toán tr ởng
a. Kế toán trởng
Là ngời có trình độ chuyên môn về kế toán và do Giám đốc tuyển chọn. Kế toán trởng là ngời giúp việc cho Giám đốc trong phạm vi hội đồng tài chính kế toán của công ty, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động tài chính kế toán của công ty trớc hội đồng thành viên và trớc pháp luật.
Kế toán trởng là ngời trực tiếp chịu trách nhiệm giao dịch với cơ quan thuế, ngân hàng về các hoạt động tài chính chịu sự kiểm tra giám sát của hội đồng thành viên và giám đốc công ty.
b. Kế toán tổng hợp
Có nhiệm vụ tổng hợp tất cả các số liệu, bảng biểu của các kế toán viên, theo dõi tình hình bán hàng và tài khoản của công ty tại ngân hàng
Cuối kì quyết toán lập bảng cân đối các tài khoản, lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính.
c. Thủ quỹ
Là ngời nắm giữ ngân sách của công ty, theo dõi tiền mặt tại quỹ, là ngời trực tiếp cất giữ, bảo quản và chi các khoản doanh thu bán hàng,… trực tiếp xuất tiền cho các khoản chi phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh khi có lệnh của cấp trên.
d. Kế toán thanh toán công nợ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Theo dõi công nợ của khách hàng của công ty đồng thời phản ánh tình hình thanh toán tiền với ngân hàng một cách chính xác đảm bảo đúng chế độ kế toán hiện hành.
2.5.2 Tổ chức công tác kế toán
2.5.2.1 Chế độ kế toán
- Hệ thống chứng từ v t i khoà à ản công ty áp dụng theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ban h nh ng y 20/03/2006 cà à ủa Bộ trưởng Bộ T i Chính.à
-Đơn vị tiền tệ đợc sử dụng tại công ty là đồng Việt Nam, kỳ kế toán tính theo tháng, niên độ kế toán tại công ty đợc tính theo năm. Cuối mỗi niên độ kế toán, giám đốc và kế toán trởng tổ chức kiểm tra công tác kế toán, kiểm tra việc ghi chép sổ kế toán, tổ chức chỉ đạo công tác kế toán trong doanh nghiệp và tiến hành đối chiếu số liệu giữa các chứng từ kế toán đồng thời tổ chức lập và phân tích báo cáo tài chính.
2.5.2.2 Hình thức sổ kế toán
Hình thức kế toán mà công ty TNHH Thơng mại N.Đ Quang Minh áp dụng là hình thức nhật kí chung.
Các loại sổ kế toán công ty sử dụng:
- Nhật kí chung - Sổ cái
Sơ đồ 08: Trình tự ghi sổ ở công ty TNHH Thơng mại N.Đ Quang Minh:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc (phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có…) kế toán hạch toán số liệu vào các sổ, thẻ hạch toán chi tiết ( sổ theo dõi tiền mặt, thẻ kho, tiền gửi ngân hàng…) đồng thời ghi vào sổ nhật ký chung.Từ nhật ký chung lấy số liệu để lên sổ cái (sổ cái TK 111, sổ cái TK 156, sổ cái TK 131…). Tổng hợp số liệu từ các sổ cái, kế toán lên bảng cân đối tài khoản. Cuối kì lập báo cáo kế toán.
2.5.3 Phơng pháp kế toán
Công ty TNHH Thơng mại N.Đ Quang Minh áp dụng phơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, lấy số liệu thực tế tại phòng kế toán và nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.
Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ gốc Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Sổ nhật ký chung Sổ(thẻ) kế toán chi tiết
Báo cáo tài chính
2.6 Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàg tạicông ty TNHH Thơng mại N.Đ Quang Minh công ty TNHH Thơng mại N.Đ Quang Minh
2.6.1 Hình thức bán hàng
Công ty chỉ áp dụng hai hình thức bán hàng là hình thức bán buôn và bán lẻ:
2.6.1.1 Bán buôn
Trong hình thức bán buôn, công ty bán buôn theo hai phơng thức: bán buôn qua kho theo hình thức bán hàng trực tiếp và bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng. Bán buôn là phơng thức bán hàng chủ yếu của công ty vì phơng thức này giúp cho công ty tiêu thụ hàng hoá với số lợng lớn, tránh hiện tợng thất thoát và thu hồi vốn nhanh, ít có hiện tợng ứ đọng vốn hay khách hàng nợ nần dây da chiếm dụng vốn của công ty. Bán buôn thờng dựa vào chứng từ là hợp đồng kinh tế đã kí hoặc đơn đặt hàng của khách hàng vì theo phơng thức này, hoat động kinh doanh của công ty có cơ sở vững chắc về pháp lý, mặt khác công ty có thể chủ động lập kế hoạch mua và bán hàng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kinh doanh của công ty.Hiện nay công ty không áp dụng chiết khấu bán hàng. Mức giá bán giới hạn trong khoảng nhất định do phòng kinh doanh đa ra. Khi khách hàng mua hàng với số lợng lớn thì có thể áp dụng phơng pháp giảm giá để khuyến khích khách hàng mua nhiều.Về ph- ơng thức thanh toán, công ty sẵn sàng chấp nhận mọi phơng thức thanh toán của khách hàng, thanh toán bằng tiền mặt, séc chuyển khoản, ngân phiếu và ngoại tệ.
2.6.1.2 Bán lẻ
Hiện nay công ty chỉ áp dụng hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp. Nhân viên bán hàng thu tiền và trực tiếp giao hàng cho khách hàng. Hàng ngày, thủ kho phải lập báo cáo bán hàng để đa lên phòng kế toán kèm theo báo cáo quỹ tiền mặt và lệnh giao hàng.
2.6.2 Quy trình xuất kho hàng hoá
- Bớc 1: Thủ kho nhận lệnh giao hàng - Bớc 2: Lập phiếu xuất kho
Thủ kho sau khi đã kiểm tra tính hợp lệ của lệnh giao hàng sẽ lập lệnh xuất kho. Trên phiếu xuất kho phải ghi rõ chính xác tên từng loại hàng và số l- ợng theo yêu cầu xuất trên lệnh giao hàng vào cột “ số lợng theo yêu cầu”. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phiếu xuất kho đợc lập thành 3 liên: liên 1 lu tại quyển, liên 2 thủ kho sử dụng ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi đơn giá tính thành tiền và ghi sổ, liên 3 ngời nhận hàng giữ.
- Bớc 3: Phê duyệt xuất kho.
Phiếu xuất kho đợc chuyển lên cho những ngời có thẩm quyền phê duyệt. Nếu ban giám đốc không phê duyệt thì chuyển cho thủ kho kiểm tra lại. Nếu phê duyệt ban giám đốc kí vào giấy xuất kho.
- Bớc 4: thủ kho xuất hàng
Căn cứ vào phiếu xuất kho đã đợc phê duyệt, thủ kho tiến hành xuất hàng và ghi số lợng thực vào cột “ số lợng thực xuất” thủ kho phải đối chiếu và kiểm tra khớp đúng thông tin thực tế với thông tin đã đợc cung cấp trên lệnh giao hàng về ngời nhận hàng mới đợc xuất hàng. Ngời nhận hàng có thể là lái xe vận chuyển hoặc đại diện khách mua hàng.
- Bớc 5: Đại diện nhận hàng ký xác nhận: đã nhận đủ số hàng vào phiếu xuất kho.
- Bớc 6: Chuyển chứng từ cho kế toán: hai liên phiếu xuất kho sẽ đợc chuyển về cho kế toán bao gồm 1 liên cho kế toán đơn vị, 1 liên chuyển cho kế toán của đơn vị báo cấp hàng để theo dõi công nợ.
- Bớc 7: Quyết toán công việc.
Kế toán và thủ kho thờng xuyên đối chiếu để đảm bảo hàng hoá nhập xuất, tồn đầy đủ và chính xác. Đầu kỳ lập và gửi báo cáo lên ban giám đốc.
Tại công ty: Căn cứ vào đơn đặt hàng vào ngày 2 tháng 12 năm 2011, của công ty cổ phần xây dựng và phát triển đầu t Hải Phòng, nhân viên bán hàng lập lệnh giao hàng nội dung nh sau:
Biểu số 02: Lệnh giao hàng
Công ty TNHH Thơng mại BM: 01/BH-TL N.Đ Quang Minh Số:280
Lệnh giao hàng
Tên khách hàng: Công ty CP XD và phát triển đầu t Hải Phòng. Địa chỉ: Số 5 Lạch Tray- Hải Phòng.
Điện thoại: (84-31) 3847034- 3832156. Xuất tại kho: Quán Trữ
Tên lái xe: Anh Hải Số xe: 37H – 9924 Điện thoại:
STT Tên hàng/quy cách Đơn vị Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 Thép D<= 10 kg 1095,6 16.550 18.132.180
2 Thép D> 10 kg 348,8 16.400 5.720.320
3 Thép D<= 18 kg 752,8 16.400 12.345.920
Thuế suất GTGT:10% 3.619.842
Tổng cộng: 39.818.262
Số tiền bằng chữ: Ba mơi chín triệu, tám trăm mời tám nghìn ,hai trăm sáu m mơi hai đồng.
Hình thức thanh toán: Thanh toán bằng chuyển khoản. Phơng thức giao nhận: Trên xe bên mua tại kho Quán Trữ
Thời gian và địa điểm giao nhận: Chiều ngày 02/12/2011 kho Quán Trữ Các lu ý khác:………
Lệnh giao hàng đợc gửi đi lúc: ……..giờ………….phút…….ngày 2/12/11
Nhân viên bán hàng đề nghị Nhân viên kế toán kiểm tra Phê duyệt bởi
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thủ kho Quán Trữ kiểm tra tính hợp lệ của lệnh giao hàng sẽ lập phiếu xuất kho. Hàng sẽ đợc xuất sau khi phiếu xuất kho đợc Ban giám đốc phê duyệt. Lệnh giao hàng này cùng với 01 phiếu xuất kho sẽ đợc chuyển về phòng kế toán.
Biểu số 03: Phiếu xuất kho
Đơn vị:công ty TNHH Thơng
Mại Quang Minh Phiếu xuất kho
Ngày 2- 12-2011 Số: 280 Nợ: 632 Có: 156 Mẫu số:02-VT (QĐsố 15/2006/QĐ- BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trởng Bộ tài chính.
Họ tên ngời nhận hàng: Công ty CPXD và PT đầu t Hải Phòng Địa chỉ: Số 5 Lạch Tray- Hải Phòng.