2.4.1 Chức năng
Công ty TNHH Thơng mại N.Đ Quang Minh đợc thành lập để thực hiện các hoạt động kinh doanh buôn bán vật liệu xây dựng, máy móc công nghiệp phục vụ sản xuất. Ngoài ra công ty còn là đại lý mua,bán, ký gửi hàng hoá phục vụ cho nhu cầu của nền kinh tế.
2.4.2 Nhiệm vụ
Công ty THHH Thơng mại N.Đ Quang Minh có những nhiệm vụ cơ bản sau:
- Thực hiện đúng các chế độ chính sách pháp luật của nhà nớc có liên quan đến hoat động của công ty.
- Thực hiện nghiêm túc các hợp đồng kinh tế, hợp đồng ngoại thơng đã kí kết.
- Xây dựng, tổ chức và thực hiện các kế hoạch kinh doanh của công ty theo quyết định hiện hành.
- Nghiên cứu nhu cầu thị trờng trong nớc và quốc tế nhằm nâng cao chất lợng phục vụ đáp ứng nhu cầu tiêu dùng sản xuất trong nớc và xuất khẩu.
2.5 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở công ty TNHH Thơng mại N.Đ Quang Minh Quang Minh
2.5.1 Tổ chức bộ máy kế toán
2.5.1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 07: Tổ chức bộ máy kế toán công ty TNHH Thơng mại N.Đ Quang Minh
Bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức theo mô hình tập trung. Công ty mở các sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn kế toán ở mọi phần hành kế toán. Phòng kế toán của công ty phải thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thông tin, lập báo cáo tổ chức và báo cáo quản trị.
2.5.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty TNHH Thơng mại N.Đ Quang Minh nh sau:
Kế toán tr ởng
a. Kế toán trởng
Là ngời có trình độ chuyên môn về kế toán và do Giám đốc tuyển chọn. Kế toán trởng là ngời giúp việc cho Giám đốc trong phạm vi hội đồng tài chính kế toán của công ty, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động tài chính kế toán của công ty trớc hội đồng thành viên và trớc pháp luật.
Kế toán trởng là ngời trực tiếp chịu trách nhiệm giao dịch với cơ quan thuế, ngân hàng về các hoạt động tài chính chịu sự kiểm tra giám sát của hội đồng thành viên và giám đốc công ty.
b. Kế toán tổng hợp
Có nhiệm vụ tổng hợp tất cả các số liệu, bảng biểu của các kế toán viên, theo dõi tình hình bán hàng và tài khoản của công ty tại ngân hàng
Cuối kì quyết toán lập bảng cân đối các tài khoản, lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính.
c. Thủ quỹ
Là ngời nắm giữ ngân sách của công ty, theo dõi tiền mặt tại quỹ, là ngời trực tiếp cất giữ, bảo quản và chi các khoản doanh thu bán hàng,… trực tiếp xuất tiền cho các khoản chi phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh khi có lệnh của cấp trên.
d. Kế toán thanh toán công nợ
Theo dõi công nợ của khách hàng của công ty đồng thời phản ánh tình hình thanh toán tiền với ngân hàng một cách chính xác đảm bảo đúng chế độ kế toán hiện hành.
2.5.2 Tổ chức công tác kế toán
2.5.2.1 Chế độ kế toán
- Hệ thống chứng từ v t i khoà à ản công ty áp dụng theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ban h nh ng y 20/03/2006 cà à ủa Bộ trưởng Bộ T i Chính.à
-Đơn vị tiền tệ đợc sử dụng tại công ty là đồng Việt Nam, kỳ kế toán tính theo tháng, niên độ kế toán tại công ty đợc tính theo năm. Cuối mỗi niên độ kế toán, giám đốc và kế toán trởng tổ chức kiểm tra công tác kế toán, kiểm tra việc ghi chép sổ kế toán, tổ chức chỉ đạo công tác kế toán trong doanh nghiệp và tiến hành đối chiếu số liệu giữa các chứng từ kế toán đồng thời tổ chức lập và phân tích báo cáo tài chính.
2.5.2.2 Hình thức sổ kế toán (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hình thức kế toán mà công ty TNHH Thơng mại N.Đ Quang Minh áp dụng là hình thức nhật kí chung.
Các loại sổ kế toán công ty sử dụng:
- Nhật kí chung - Sổ cái
Sơ đồ 08: Trình tự ghi sổ ở công ty TNHH Thơng mại N.Đ Quang Minh:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc (phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có…) kế toán hạch toán số liệu vào các sổ, thẻ hạch toán chi tiết ( sổ theo dõi tiền mặt, thẻ kho, tiền gửi ngân hàng…) đồng thời ghi vào sổ nhật ký chung.Từ nhật ký chung lấy số liệu để lên sổ cái (sổ cái TK 111, sổ cái TK 156, sổ cái TK 131…). Tổng hợp số liệu từ các sổ cái, kế toán lên bảng cân đối tài khoản. Cuối kì lập báo cáo kế toán.
2.5.3 Phơng pháp kế toán
Công ty TNHH Thơng mại N.Đ Quang Minh áp dụng phơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, lấy số liệu thực tế tại phòng kế toán và nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.
Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ gốc Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Sổ nhật ký chung Sổ(thẻ) kế toán chi tiết
Báo cáo tài chính
2.6 Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàg tạicông ty TNHH Thơng mại N.Đ Quang Minh công ty TNHH Thơng mại N.Đ Quang Minh
2.6.1 Hình thức bán hàng
Công ty chỉ áp dụng hai hình thức bán hàng là hình thức bán buôn và bán lẻ:
2.6.1.1 Bán buôn
Trong hình thức bán buôn, công ty bán buôn theo hai phơng thức: bán buôn qua kho theo hình thức bán hàng trực tiếp và bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng. Bán buôn là phơng thức bán hàng chủ yếu của công ty vì phơng thức này giúp cho công ty tiêu thụ hàng hoá với số lợng lớn, tránh hiện tợng thất thoát và thu hồi vốn nhanh, ít có hiện tợng ứ đọng vốn hay khách hàng nợ nần dây da chiếm dụng vốn của công ty. Bán buôn thờng dựa vào chứng từ là hợp đồng kinh tế đã kí hoặc đơn đặt hàng của khách hàng vì theo phơng thức này, hoat động kinh doanh của công ty có cơ sở vững chắc về pháp lý, mặt khác công ty có thể chủ động lập kế hoạch mua và bán hàng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kinh doanh của công ty.Hiện nay công ty không áp dụng chiết khấu bán hàng. Mức giá bán giới hạn trong khoảng nhất định do phòng kinh doanh đa ra. Khi khách hàng mua hàng với số lợng lớn thì có thể áp dụng phơng pháp giảm giá để khuyến khích khách hàng mua nhiều.Về ph- ơng thức thanh toán, công ty sẵn sàng chấp nhận mọi phơng thức thanh toán của khách hàng, thanh toán bằng tiền mặt, séc chuyển khoản, ngân phiếu và ngoại tệ.
2.6.1.2 Bán lẻ
Hiện nay công ty chỉ áp dụng hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp. Nhân viên bán hàng thu tiền và trực tiếp giao hàng cho khách hàng. Hàng ngày, thủ kho phải lập báo cáo bán hàng để đa lên phòng kế toán kèm theo báo cáo quỹ tiền mặt và lệnh giao hàng.
2.6.2 Quy trình xuất kho hàng hoá
- Bớc 1: Thủ kho nhận lệnh giao hàng - Bớc 2: Lập phiếu xuất kho
Thủ kho sau khi đã kiểm tra tính hợp lệ của lệnh giao hàng sẽ lập lệnh xuất kho. Trên phiếu xuất kho phải ghi rõ chính xác tên từng loại hàng và số l- ợng theo yêu cầu xuất trên lệnh giao hàng vào cột “ số lợng theo yêu cầu”.
Phiếu xuất kho đợc lập thành 3 liên: liên 1 lu tại quyển, liên 2 thủ kho sử dụng ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi đơn giá tính thành tiền và ghi sổ, liên 3 ngời nhận hàng giữ.
- Bớc 3: Phê duyệt xuất kho.
Phiếu xuất kho đợc chuyển lên cho những ngời có thẩm quyền phê duyệt. Nếu ban giám đốc không phê duyệt thì chuyển cho thủ kho kiểm tra lại. Nếu phê duyệt ban giám đốc kí vào giấy xuất kho.
- Bớc 4: thủ kho xuất hàng
Căn cứ vào phiếu xuất kho đã đợc phê duyệt, thủ kho tiến hành xuất hàng và ghi số lợng thực vào cột “ số lợng thực xuất” thủ kho phải đối chiếu và kiểm tra khớp đúng thông tin thực tế với thông tin đã đợc cung cấp trên lệnh giao hàng về ngời nhận hàng mới đợc xuất hàng. Ngời nhận hàng có thể là lái xe vận chuyển hoặc đại diện khách mua hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Bớc 5: Đại diện nhận hàng ký xác nhận: đã nhận đủ số hàng vào phiếu xuất kho.
- Bớc 6: Chuyển chứng từ cho kế toán: hai liên phiếu xuất kho sẽ đợc chuyển về cho kế toán bao gồm 1 liên cho kế toán đơn vị, 1 liên chuyển cho kế toán của đơn vị báo cấp hàng để theo dõi công nợ.
- Bớc 7: Quyết toán công việc.
Kế toán và thủ kho thờng xuyên đối chiếu để đảm bảo hàng hoá nhập xuất, tồn đầy đủ và chính xác. Đầu kỳ lập và gửi báo cáo lên ban giám đốc.
Tại công ty: Căn cứ vào đơn đặt hàng vào ngày 2 tháng 12 năm 2011, của công ty cổ phần xây dựng và phát triển đầu t Hải Phòng, nhân viên bán hàng lập lệnh giao hàng nội dung nh sau:
Biểu số 02: Lệnh giao hàng
Công ty TNHH Thơng mại BM: 01/BH-TL N.Đ Quang Minh Số:280
Lệnh giao hàng
Tên khách hàng: Công ty CP XD và phát triển đầu t Hải Phòng. Địa chỉ: Số 5 Lạch Tray- Hải Phòng.
Điện thoại: (84-31) 3847034- 3832156. Xuất tại kho: Quán Trữ
Tên lái xe: Anh Hải Số xe: 37H – 9924 Điện thoại:
STT Tên hàng/quy cách Đơn vị Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 Thép D<= 10 kg 1095,6 16.550 18.132.180
2 Thép D> 10 kg 348,8 16.400 5.720.320
3 Thép D<= 18 kg 752,8 16.400 12.345.920
Thuế suất GTGT:10% 3.619.842
Tổng cộng: 39.818.262
Số tiền bằng chữ: Ba mơi chín triệu, tám trăm mời tám nghìn ,hai trăm sáu m mơi hai đồng.
Hình thức thanh toán: Thanh toán bằng chuyển khoản. Phơng thức giao nhận: Trên xe bên mua tại kho Quán Trữ
Thời gian và địa điểm giao nhận: Chiều ngày 02/12/2011 kho Quán Trữ Các lu ý khác:………
Lệnh giao hàng đợc gửi đi lúc: ……..giờ………….phút…….ngày 2/12/11
Nhân viên bán hàng đề nghị Nhân viên kế toán kiểm tra Phê duyệt bởi
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Thủ kho Quán Trữ kiểm tra tính hợp lệ của lệnh giao hàng sẽ lập phiếu xuất kho. Hàng sẽ đợc xuất sau khi phiếu xuất kho đợc Ban giám đốc phê duyệt. Lệnh giao hàng này cùng với 01 phiếu xuất kho sẽ đợc chuyển về phòng kế toán.
Biểu số 03: Phiếu xuất kho
Đơn vị:công ty TNHH Thơng
Mại Quang Minh Phiếu xuất kho
Ngày 2- 12-2011 Số: 280 Nợ: 632 Có: 156 Mẫu số:02-VT (QĐsố 15/2006/QĐ- BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trởng Bộ tài chính.
Họ tên ngời nhận hàng: Công ty CPXD và PT đầu t Hải Phòng Địa chỉ: Số 5 Lạch Tray- Hải Phòng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Lý do xuất kho: bán cho công ty CPXD và PT đầu t Hải Phòng Xuất tại kho:…………Quán Trữ……….
Số TT
Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành Tiền Yêu Cầu Thực Xuất B C D 1 2 3 4 1 Thép D<= 10 kg 1095,6 1095,6 15.000 16.434.000 2 Thép D> 10 kg 348,8 348,8 14.500 5.057.600 3 Thép D<= 18 kg 752,8 752,8 14.500 10.915.600 Cộng 32.407.200
Tổng số tiền( viết bằng chữ): Ba mơi hai triệu, bốn trăm linh bảy nghìn, hai trăm đồng.
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Ngời nhận Thủ kho
2.6.3 Kế toán giá vốn hàng bán
Công ty tính giá vốn hàng bán theo phơng pháp bình quân sau mỗi lần nhập. Xét cụ thể mặt hàng thép D<= 10 của công ty TNHH Thơng mại N.Đ Quang Minh từ ngày 01/12-31/12 nh sau:
Ngày 01/12, tồn đầu tháng:23044,8kg, ĐG: 15.000đ/kg Ngày 02/12, xuất: 1095,6kg
Ngày03/12, nhập:1032kg, ĐG:15.500đ/kg Ngày12/12, xuất: 495kg
Giá vốn của mặt hàng này đợc tính nh sau:
Ngày 02/12, xuất 1095,6kg, ĐG :15.000đ/kg, TT:16.434.000đ Ngày12/12, xuất 495kg , ĐG: 15.022đ/kg, TT: 7.435.890đ
2.6.4 Kế toán chi tiết
Việc bố trí kế toán chi tiết hàng tồn kho ở công ty TNHH Thơng mại N.Đ Quang Minh đợc tiến hành theo phơng pháp thẻ song song.
* Tại kho: hàng ngày căn cứ vào số liệu trên phiếu nhập, phiếu xuất, hoá đơn GTGT thủ kho phản ánh số liệu vào cột chứng từ, số lợng vào cột nhập- xuất của thẻ kho. Cuối ngày, dựa vào số tồn cuối ngày trớc và tổng số nhập xuất trong ngày để tính ra số tồn kho cuối ngày.
Biểu số 04:Hoá đơn GTGT
Hoá đơn gtgt Mẫu số:01GTKT3/001
Liên 3:(Nội bộ) Ký hiệu:AA/11P
Số 0000005 Ngày 02/12/2011
Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Thơng mại N.Đ Quang Minh Mã số thuế :0201094738
Địa chỉ : 64 Trần Nhân Tông-Quán Trữ- Hải Phòng Điện thoại: : 031.3778969
Số tài khoản : 32110000580918 tại ngân hàng đầu t và phát triển Hải Phòng Họ tên ngời mua hàng: Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Hải Phòng Địa chỉ: Số 5 Lạch Tray- Ngô Quyền – Hải Phòng.
Mã số thuế
0 2 0 0 1 5 5 3 3 9
Hình thức thanh toán:CK Số tài khoản :3211000000294
STT Tên hàng hoá Đơn vị SL Đơn giá Thành tiền
1 Thép D<= 10 kg 1095,6 16.550 18.132.180
2 Thép D> 10 kg 348,8 16.400 5.720.320
3 Thép D<= 18 kg 752,8 16.400 12.345.920 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Cộng tiền hàng 36.198.420
Thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 3.619.842 Tổng cộng tiền thanh toán: 39.818.262
Số tiền viết bằng chữ: Ba mơi chín triệu, tám trăm mời tám ngàn, hai trăm sáu mơi hai đồng.
Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đvị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu số 05:Phiếu nhập kho
Công ty TNHH Thơng mại N.Đ Quang Minh 64- Trần Nhân Tông- Kiến An- Hải Phòng
Phiếu nhập kho Ngày 3-12-2011 Số:52 Nợ: 156,133 Có: 112 Mẫu số: 02-VT (QĐ số : 15/2006/QĐ- BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trởng Bộ tài chính
Họ tên ngời giao hàng: Nguyễn Văn Hng
Theo … HĐ… Số…00000245.. ..… Ngày 3 tháng 12 năm 2011 của công ty TNHH Thơng mại Vân Bình.
Nhập tại kho: Quán Trữ Số TT Tên hàng hoá Mã số Đvị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo C. Từ Thực nhập 1 Thép D<=10 kg 1032 1032 15.500 15.996.000 2 Thép D>10 kg 4057 4057 14.500 58.826.500 3 Thép D>=18 kg 3162 3162 14.700 46.481.400 Cộng 8251 167.785.300
Tổng số tiền viết bằng chữ: Một trăm sáu mơi bảy triệu, bảy trăm tám mơi lăm ngàn, ba trăm đồng.
Ngày 3 tháng 12 năm 2011
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Thủ kho
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu số 06: Hóa đơn GTGT
Hoá đơn gtgt Mẫu
số:01GTKT3/001
Liên 2(Giao khách hàng) Ký hiệu:AA/10P
Ngày 3/12/2011 Số 0000245 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thơng mại Vân Bình
Địa chỉ : tổ 1, khu 5, phờng Quán Toan, Hồng Bàng, Hải Phòng Mã số thuế: 0202003389
Điện thoại: 0313.674678
Họ tên ngời mua hàng: Công ty TNHH Thơng mại N.Đ Quang Minh Địa chỉ: Số 64 Trần Nhân Tông – Kiến An – Hải Phòng
Mã số thuế
0 2 0 1 0 9 4 7 3 8 Hình thức thanh toán:CK
STT Tên hàng hoá Đơn vị SL Đơn giá Thành tiền
1 Thép D<=10 Kg 1032 15.500 15.996.000
2 Thép D>10 Kg 4057 14.500 58.826.500 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3 Thép D>=18 Kg 3162 14.700 46.481.400
Cộng tiền hàng 167.785.300
Thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 16.778.530
Tổng cộng tiền thanh toán: 184.563.830 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm tám mơi t triệu, năm trăm sáu mơi ba ngàn, tám trăm ba mơi đồng.
Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đvị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao nhận hóa đơn)
Căn cứ vào hoá đơn GTGT (liên 2)kèm phiếu nhập kho số 52 và hoá đơn GTGT (liên 3) kèm phiếu xuất kho số 280 ,thủ kho phản ánh số liệu vào thẻ kho cho từng mặt hàng để theo dõi số lợng nhập- xuất- tồn.
*Xét cụ thể về mặt hàng thép D<=10
Biểu số 07: Thẻ kho
Đơn vị: Công ty TNHH Thơng mại N.Đ Quang Minh
Địa chỉ: Số 64 Trần Nhân Tông- Kiến An-