1.3. Quỹ BHXH, BHYT và nội dung kế toán thu chi BHXH,
1.3.3. Tổ chức và quản lý hoạt động chi BHXH, BHYT
1.3.3.1. Khái niệm, mục tiêu của quản lý hoạt động chi BHXH
Khi tham gia BHXH, các bên tham gia có trách nhiệm đóng góp một phần thu nhập của mình vào quỹ BHXH để khi NLĐ gặp phải các rủi ro hay sự kiện BHXH sẽ được cơ quan BHXH chi trả các chế độ BHXH theo quy định của pháp luật. Đây chính là q trình phân phối, sử dụng quỹ BHXH mà trước đây các bên tham gia đã đóng góp một phần thu nhập của mình. Do vậy, chi BHXH có thể được hiểu như sau:
Chi BHXH là quá trình phân phối, sử dụng quỹ BHXH để chi trả các chế độ BHXH cho người thụ hưởng theo quy định của pháp luật nhằm góp phần ổn định cuộc sống cho người tham gia BHXH và đảm bảo hoạt động của cả hệ thống BHXH.
Chi BHXH được thực hiện bởi hai quá trình: phân phối và sử dụng quỹ.
Phân phối quỹ BHXH: là quá trình phân bổ nguồn tài chính từ quỹ BHXH để hình thành nên các quỹ thành phần là: quỹ ốm đau và thai sản, quỹ TNLĐ-BNN, quỹ hưu trí và tử tuất.
Sử dụng qũy BHXH: là quá trình chi tiền từ quỹ BHXH đến tay đối tượng được thụ hưởng.
30
Phân phối và sử dụng quỹ BHXH là hai quá trình khác nhau nhưng trong thực tế hai quá trình này thường đan xen lẫn nhau. Tuy nhiên trong một số trường hợp hai quá trình này tách biệt lẫn nhau. Ví dụ hoạt động bảo tồn và tăng trưởng quỹ địi hỏi phải kết thúc q trình phân phối quỹ để xem quỹ BHXH có đủ để chi trả cho các chế độ BHXH hay không rồi số dư còn lại mới được đưa vào qũy bảo tồn và tăng trưởng để thực hiện đầu tư. Như vậy có thể đưa ra khái niệm quản lý chi BHXH như sau:
Quản lý chi BHXH là hoạt động có tổ chức, theo quy định của Pháp luật của cơ quan BHXH với NLĐ, NSDLĐ và các đối tượng khác thuộc diện chi trả của BHXH như: Hưu trí, người hưởng trợ cấp TNLĐ-BNN,...nhằm đạt được mục tiêu chi đúng đối tượng, đủ số lượng và đảm bảo đến tận tay đối tượng hưởng đúng thời gian quy định.
Quản lý chi có mục tiêu như sau: Chi BHXH là cơng tác trọng tâm, đóng vai trị quan trọng trong việc thực hiện và đảm bảo tốt chính sách ASXH nói chung và chính sách BHXH nói riêng, góp phần quan trọng vào sự nghiệp phát triển kinh tế xã hội đất nước.
a) Đối với người thụ hưởng chính sách BHXH:
Thực hiện tốt công tác quản lý chi BHXH là trực tiếp bảo vệ quyền lợi cho người thụ hưởng chính sách BHXH. Đây thể hiện vai trò rõ nét nhất của cơng tác quản lý chi. Theo quy định thì NLĐ và NSDLĐ tham gia BHXH bắt buộc phải đóng BHXH thì NLĐ mới được hưởng trợ cấp của các chế độ BHXH. Tiền đóng BHXH sẽ được phân phối vào các quỹ thành phần tương ứng với các chế độ BHXH thuộc quỹ đó. Sau khi đóng, NLĐ đủ điều kiện sẽ được hưởng trợ cấp từ các quỹ đó. Nhưng để NLĐ nhận được tiền trợ cấp từ các quỹ BHXH, NSDLĐ và cơ quan chức năng phải thực hiện hàng loạt các hoạt động thuộc nghiệp vụ quản lý chi. Tương ứng với các chế độ BHXH có các hoạt động chi khác nhau. Ví dụ: chi lương hưu cần phải tính tốn chính xác mức lương cho từng người, nhận tiền từ ngân hàng về rồi đem tiền đến các địa điểm theo quy định để cấp phát cho từng người hoặc đối với những người có tài khoản cá nhân thì phải chuyển lương hưu đến đúng tài khoản cá nhân của người đó. Khơng có các hoạt động này thì người tham gia BHXH
31
không nhận được các khoản trợ cấp BHXH và do đó quyền lợi khơng được đảm bảo. Các hoạt động này chính là những nội dung của cơng tác quản lý chi. Vì vậy quản lý chi có vai trị rất quan trọng trong việc đảm bảo quyền lợi người tham gia BHXH. Hơn nữa hoạt động chi trả phải đảm bảo chi đúng đối tượng, chi đủ số tiền và phải đảm bảo thời gian theo quy định. Đây chính là những tiêu chí đánh giá hiệu quả của cơng tác quản lý chi. Đạt được những tiêu chí này, cơng tác quản lý chi mới đảm bảo quyền lợi người tham gia BHXH.
b) Đối với hệ thống BHXH:
Thực hiện tốt cơng tác quản lý chi sẽ góp phần quan trọng trong việc quản lý quỹ BHXH được an toàn, khơng bị thất thốt, đặc biệt là quỹ tiền mặt. Các nguồn tài chính tập trung vào quỹ BHXH phải được quản lý chặt chẽ, an tồn, khơng bị thất thốt. Đây vừa là vai trị, vừa là nhiệm vụ, vừa là mục tiêu của công tác quản lý chi. Trên thực tế đã xảy ra rất nhiều hiện tượng tiêu cực ảnh hưởng đến việc an toàn quỹ như việc lập hồ sơ giả lương hưu, trợ cấp ốm đau, thai sản,...Để đạt được mục tiêu an tồn, khơng bị thất thốt quỹ phải đảm bảo tiết kiệm chi phí quản lý hành chính, chi phí đầu tư xây dựng cơ bản, góp phần cân đối, nâng cao hiệu quả sử dụng quỹ BHXH.
c) Đối với xã hội:
Thực hiện tốt công tác quản lý chi BHXH sẽ góp phần đảm bảo an ninh chính trị quốc gia, an tồn và phát triển xã hội.
Thực hiện tốt cơng tác quản lý chi góp phần trực tiếp vào việc đáp ứng nhu cầu thiết của NLĐ. Xã hội ngày càng phát triển địi hỏi hệ thống ASXH trong đó quan trọng nhất là chính sách BHXH phải phát triển theo để đáp ứng tốt nhu cầu của xã hội, bảo vệ con người trước những rủi ro và biến cố xảy ra. Chính vì vậy cơng tác quản lý chi BHXH tốt sẽ có vai trị rất quan trọng trong việc đảm bảo an toàn cho NLĐ ở mức cơ bản nhất về thu nhập, dịch vụ y tế, xã hội trong các trường hợp gặp phải các biến cố làm giảm hoặc mất thu nhập (ốm đau, thai sản, TNLĐ-BNN, hết tuổi lao động và chết).
32
Ngoài ra, thực hiện tốt công tác quản lý chi BHXH sẽ đảm bảo được sự an tồn của quỹ BHXH. Theo đó quỹ BHXH nhàn rỗi sẽ có điều kiện đầu tư vào các lĩnh vực kinh tế-xã hội, từ đó góp phần quan trọng trong sự nghiệp cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
1.3.3.2. Nguyên tắc quản lý hoạt động chi BHXH
Chi trả BHXH là hoạt động phức tạp, lâu dài và liên quan đến sự ổn định của cả hệ thống BHXH do vậy công tác quản lý chi BHXH phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
Đúng chế độ, chính sách hiện hành, đúng người hưởng.
Đối tượng được hưởng trợ cấp BHXH thường rất phức tạp và tương đối đa dạng, do đó cơng tác chi BHXH khơng được phép xảy ra sự sai sót đáng tiếc nào. Chi BHXH lá công tác quan trọng không chỉ đối với đối tượng được hưởng BHXH mà cịn đảm bảo sự thường xun, liên tục của cơng tác BHXH do đó xác định đúng chế độ hưởng cho NLĐ là hết sức cần thiết.
Đảm bảo chi trả kịp thời và đầy đủ quyền lợi của người tham gia.
Khi NLĐ gặp rủi ro sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến nguồn thu nhập của họ, ngay tại thời điểm đó họ rất cần nguồn tài chính nhằm thay thế hoặc bù đắp ngay nguồn thu nhập mà họ bị mất. Việc đảm bảo chi trả kịp thời giúp NLĐ yên tâm và nhanh chóng vượt qua khó khăn, đặc biệt là với nhóm đối tượng hưởng chế độ ngắn hạn không dự báo trước được rủi ro. Cơ quan BHXH có trách nhiệm chi trả đầy đủ, chính xác với mỗi trường hợp thụ hưởng.
Thủ tục chi trả đơn giản, thuận tiện.
Đối với mỗi người tham gia BHXH có mức độ rủi ro khác nhau, có người hưởng số tiền chi trả rất lớn nhưng có những người hưởng mức trợ cấp rất thấp. Nếu với việc quy định các thủ tục chi trả phức tạp, tốn nhiều thời gian thì những người có mức hưởng thấp sẽ khơng mặn mà trong việc thực hiện đầy đru hồ sơ để hưởng chế độ BHXH. Từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người hưởng và uy tín của của cơ quan BHXH.
33
Đảm bảo an toàn tiền mặt được thể hiện trong khâu vận chuyển tiền và khâu bảo quản tiền trong quá trình chi trả và sau chi trả. Đây là nguyên tắc hàng đầu trong công tác chi trả BHXH. An tồn tiền mặt khơng những góp phần đảm bảo nguồn quỹ chi trả mà cịn thể hiện tính pháp lý trong công tác bảo đảm tài sản chung xã hội.
Chi trả các chế độ BHXH được quản lý thống nhất công khai.
Việc chi trả các chế độ BHXH được quản lý thống nhất trong cả nước và có sự cơng khai minh bạch. Bởi quỹ BHXH là một quỹ được thành lập từ sự đóng góp của các bên tham gia với mức đóng của các thành viên với vai trò giống nhau là như nhau trên toàn quốc nên việc quản lý chi phải thống nhất. Bên cạnh đó, việc cơng khai số chi trả là một trong những yêu cầu nhằm tránh tình trạng lạm dụng quỹ làm thất thoát quỹ và chi tiêu quỹ với những khoản khơng chính đáng.
1.3.3.3. Nội dung quản lý chi BHXH của BHXH huyện:
a) Lập kế hoạch chi BHXH:
Kế hoạch chi BHXH là cơ sở để triển khai công tác chi ở từng đơn vị. Lập kế hoạch chi sẽ được cơ quan BHXH các cấp thực hiện hàng năm trên cơ sở đối tượng chi, mức chi và khả năng tài chính của quỹ BHXH.
Lập kế hoạch chi phản ánh đầy đủ nội dung từng khoản chi trả từ 2 nguồn NSNN là các đối tượng đã hưởng BHXH từ 01/01/1995 trở về trước và quỹ BHXH là các đối tượng thụ hưởng BHXH được xét duyệt sau ngày 01/01/1995. Kế hoạch chi phải kèm theo thuyết minh về số lượng đối tượng đang hưởng và dự kiến đối tượng tăng, giảm và nhu cầu chi khác trong năm.
Căn cứ lập kế hoạch chi của BHXH huyện: Căn cứ tình hình thực hiện số chi trả năm trước, 6 tháng đầu năm và ước thực hiện số chi trả cả năm theo từng nguồn kinh phí (chi tiết từng loại đối tượng)
Quy trình lập:
Chi BHXH nguồn Ngân sách nhà nước đảm bảo: Căn cứ vào tỷ lệ đối tượng tham gia giảm qua các năm trước theo từng loại cụ thể để ước số đối tượng có đến 31/12 của năm để lập.
34
Chi BHXH nguồn quỹ BHXH đảm bảo: Xây dựng dự toán chi theo các quỹ thành phần theo Luật BHXH: Quỹ ốm đau, thai sản, quỹ hưu trí, tử tuất, quỹ TNLĐ-BNN.
Kế hoạch chi cho năm sau của BHXH tỉnh được lập trên cơ sở tổng hợp kế hoạch chi BHXH của BHXH các huyện và số chi trực tiếp tại BHXH tỉnh được lập trước ngày 15 tháng 09 hàng năm. Kế hoạch chi hàng năm của BHXH tỉnh là chính thức khi được BHXH Việt Nam duyệt sau đó giao cho các huyện.
b) Tổ chức thực hiện kế hoạch chi BHXH:
BHXH cấp Trung ương chịu trách nhiệm toàn diện đối với các vấn đề chi BHXH, bao gồm: tổng hợp và phân loại đối tượng hưởng chế độ BHXH, hướng dẫn tổ chức quản lý chi BHXH, giao dự toán chi cho cơ quan BHXH cấp tỉnh và chịu trách nhiệm thẩm định số chi trên phạm vi toàn quốc.
BHXH cấp tỉnh chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện và chỉ đạo BHXH cấp huyện thực hiện chi theo phân cấp. Đồng thời BHXH cấp tỉnh chịu trách nhiệm lập kế hoạch chi, giám sát, kiểm tra, kiểm soát hoạt động chi, định kỳ thẩm định số chi của BHXH cấp huyện.
BHXH cấp huyện thực hiện tác nghiệp hàng ngày và thực hiện chi theo phân cấp. Quy trình tác nghiệp bao gồm: nhận hồ sơ hưởng chế độ BHXH; kiểm tra, đối chiếu thông tin; chuyển hồ sơ và danh sách người hưởng cho cơ quan BHXH cấp tỉnh; nhận tiền chuyển về từ cơ quan BHXH cấp tỉnh và thực hiện chi trả tiền cho các đối tượng hưởng.
c) Kiểm tra hoạt động chi BHXH của BHXH cấp huyện:
Trong lĩnh vực quản lý chi BHXH, kiểm tra là việc đối chiếu việc chi BHXH có đúng đối tượng, đúng chế độ, đúng thời gian quy định hay không.
Các phương thức kiểm tra hoạt động của BHXH gồm có: kiểm tra các đơn vị SDLĐ, ĐDCT... Thấp nhất cũng hoàn thành theo kế hoạch tỉnh giao.Tùy thuộc vào yêu cầu, mục đích, nội dung và thời gian kiểm tra có các loại hình kiểm tra sau đây: Theo thời gian thì có kiểm tra thường xun và
35
kiểm tra đột xuất hoặc kiểm tra trước, trong và sau quá trình thực hiện. Nếu đơn vị hoặc NLĐ vi phạm thì từ chối chi trả hoặc thu hồi theo thẩm quyền.
Nội dung kiểm tra quản lý chi BHXH bao gồm:
- Kiểm tra danh sách đối tượng đang hưởng chế độ BHXH.
- Kiểm tra việc báo tăng, giảm và chi lương hưu, trợ cấp,...của Đại diện chi trả.
- Kiểm tra việc thanh toán chế độ ốm đau, thai sản, DSPHSK của NSDLĐ cho NLĐ.
1.3.3.4. Các yếu tố ảnh hưởng tới quản lý chi BHXH của BHXH cấp huyện:
a) Yếu tố chủ quan:
Công tác thông tin tuyên truyền về chính sách Bảo hiểm xã hội: Do Bảo hiểm Xã hội huyện chưa thiết lập được cán bộ chuyên trách làm công tác thơng tin, tun truyền, chỉ bố trí cán bộ kiêm nhiệm cơng tác này và chưa qua các lớp đào tạo nghiệp vụ, kỹ năng tuyên truyền do đó đã hạn chế khả năng nghiên cứu nội dung, đối tượng và tổ chức thực hiện các hình thức tuyên truyền. Nên việc thực hiện công tác tuyên truyền chính sách BHXH chưa được thường xuyên liên tục, chưa bài bản bởi thông qua tuyên truyền, một mặt giúp mọi người hiểu biết hơn về chính sách BHXH nói chung, cơng tác chi trả BHXH nói riêng, mặt khác nâng cao tinh thần, ý thức trách nhiệm của người hưởng trong việc chấp hành và thực hiện các quy định liên quan tới chi trả BHXH nên ảnh hưởng lớn tới công tác chi trả.
b) Yếu tố khách quan:
Sự phát triển kinh tế, xã hội đất nước: Thực tế cho thấy điều kiện kinh tế - xã hội có ảnh hưởng khơng nhỏ tới cơng tác chi trả. Một quốc gia có điều kiện kinh tế phát triển, nhiều doanh nghiệp mới được thành lập sẽ có thêm người lao động tham gia BHXH và số tiền đóng cũng tăng lên, đồng nghĩa tạo thêm nguồn thu cho quỹ BHXH, đồng thời số người tham gia nhiều thì mức chi trả cũng sẽ nhiều, cơng tác chi trả cũng sẽ địi hỏi độ chính xác hơn. Mặt khác, khi nền kinh tế kém phát triển, nhiều doanh nghiệp đóng cửa làm cho số người tham gia giảm đi, thu nhập của người lao động thấp làm cho nguồn thu
36
của quỹ BHXH bị hạn chế thậm chí có nguy cơ mất cân đối vì thu khơng đủ chi. Khi xã hội phát triển, đời sống của các cá nhân trong xã hội tăng lên, đồng nghĩa với nó là việc phải điều chỉnh mức chi trả nhằm đáp ứng nhu cầu tối thiểu ngày càng cao của người hưởng, đảm bảo phát triển bền vững.
Tiền lương, tiền cơng làm căn cứ đóng và tỷ lệ chi trả: Số thu BHXH phụ thuộc vào mức tiền lương, tiền cơng làm căn cứ đóng BHXH. Việc tăng tiền lương, tiền cơng làm căn cứ đóng BHXH đồng nghĩa với việc tăng số thu BHXH. Tuy nhiên, cũng đồng nghĩa với số chi cũng tăng lên do số tiền hưởng trợ cấp các chế độ BHXH phụ thuộc vào tiền lương, tiền cơng đóng BHXH. Việc quy định tỷ lệ chi trả ảnh hưởng rất lớn tới công tác chi trả. Tính tốn tỷ lệ chi trả phù hợp nhằm đảm bảo quyền lợi cho người lao động và đảm bảo nguồn chi trả. Bên cạnh đó, việc thường xuyên thay đổi mức tiền lương, tiền cơng đóng BHXH và tỷ lệ chi trả địi hỏi phải có sự tính tốn lại các chế độ cho người hưởng. Đảm bảo chi đúng, chi đủ và kịp thời quyền lợi cho người lao động.
Sự điều chỉnh về chính sách, pháp luật Bảo hiểm xã hội: Để thực hiện chính sách BHXH, Nhà nước ta đã ban hành các văn bản pháp luật và quy phạm pháp luật về BHXH. Việc tuân thủ chính sách pháp luật về BHXH của