Sơ đồ 2.3 : Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức kế tốn máy
2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH HIỂN HÙNG CƯỜNG
2.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Hiền Hùng Cường
2.1.2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty
: Quan hệ trực tuyến : Quan hệ chức năng
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty2.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận 2.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
- Giám đốc:
Là người đại diện pháp luật cao nhất về hoạt động kinh doanh của công ty, là người ra quyết định và chịu trách nhiệm chung về tất cả các hoạt động kinh doanh của công ty trước cơ quan Nhà nước và các tổ chức cá nhân có liên quan.
- Cửa hàng trưởng:
Là người quản lý trực tiếp tại cửa hàng, hỗ trợ giám đốc trong việc quản lý công ty cũng như tham mưu trong việc lập ra các kế hoạch kinh doanh của cơng ty.
- Phịng kế hoạch kinh doanh:
+ Là nơi xác định lượng hàng hố tồn kho, tránh tình trạng ứ đọng vốn.
+ Phịng kế hoạch kinh doanh cịn có nhiệm vụ lập kế hoạch cho việc bán hàng, tổ chức các chiến lược quảng cáo, chăm sóc khách hàng cũ, tìm kiếm khách hàng mới tiềm năng.
+ Phối hợp với phịng kế tốn tài chính đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh để khắc phục những điểm yếu, phát huy thế mạnh của công ty.
- Phịng kế tốn:
+ Thu thập phân loại xử lý đánh giá và tổng hợp các số liệu, dữ liệu kế tốn có liên quan đến mọi hoạt động của cơng ty.
+ Cung cấp các thông tin kinh tế cho các đối tượng sử dụng như: Giám đốc, các phịng ban liên quan… để giúp cơng ty có những quyết định đúng đắn, hợp lý trong hoạt động kinh doanh của mình.
+ Tham gia xây dựng và ký kết hợp đồng kinh tế.
GIÁM ĐỐC PHỊNG KẾ TỐN KHO HÀNG PHÒNG KH-KD (Bộ phận bán hàng) CỬA HÀNG TRƯỞNG
+ Tổ chức tham mưu quá trình sử dụng vốn hiệu quả hơn, theo dõi tình hình biến động của tài sản, nguồn vốn, quyết tốn tài chính q, năm, lập báo cáo theo quy định để kiểm tra tình hình kinh doanh tại cơng ty
+ Tổ chức thanh toán kịp thời đầy đủ đúng quy định các khoản thanh tốn của cơng ty.
+ Là nơi lưu trữ, bảo quản tốt hồ sơ, tài liệu bảo mật của công ty.
- Kho hàng:
+ Chịu trách nhiệm về việc đảm bảo hàng hoá về mặt số lượng và chất lượng + Có trách nhiệm bảo quản và cung cấp hàng hố cho cơng ty.
+ Báo cáo cho phịng kế hoạch kinh doanh về tình hình tồn kho hàng hố.
2.1.3. Tổ chức cơng tác kế tốn tại công ty TNHH Hiền Hùng Cường
2.1.3.1. Sơ đồ bộ máy kế tốn tại cơng ty
Bộ máy kế tốn của Cơng ty TNHH Hiền Hùng Cường được tổ chức theo hình thức tập trung, mọi nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp được thực hiện theo dõi, ghi nhận sổ sách, chứng từ, lên phần mềm và làm báo cáo đều được thực hiện tại phịng kế tốn.
: Quan hệ chỉ đạo : Quan hệ công việc
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy kế tốn tại cơng ty
2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành trong phịng kế tốn
- Kế tốn trưởng: Là nguời tổ chức, chỉ dạo tồn diện cơng tác kế tốn, kiểm
tra thực hiện cơng tác kế tốn tại doanh nghiệp, quán xuyến, tổng hợp đơn đốc các phần hành kế tốn; Báo cáo với cơ quan chức năng về tình hình hoạt động tài chính của đơn vị thẩm quyền được giao; Nắm bắt và phân tích tình hình tài chính của cơng ty về vốn, kịp thời tham mưu cho lãnh dạo công ty trong việc quết định quản lý chính xác kịp thời;Là nguời có quyền dự các cuộc họp của cơng ty bàn và quyết định thu - chi kế hoạch kinh doanh, quản lý tài chính, mở rộng kinh doanh, nâng cao chất luợng của cán bộ cơng nhân viên.
- Kế tốn tổng hợp và thuế: tập hợp các số liệu từ các phần hành kế toán khác
để vào sổ cái, lên biểu mẫu báo cáo quyết toán và xác định kết quả tài chính. Theo Kế tốn bán hàng và Cơng nợ Kế tốn tổng hợp và thuế Kế tốn kho Kế tốn trưởng
dõi chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, theo dõi thanh tốn nội bộ, tình hình tăng giảm các nguồn vốn, tài sản cố định. Là người tham mưu và chịu trách nhiệm trước kế tốn trưởng về những sai sót trong q trình tổng hợp sổ sách và lập báo cáo tài chính, tổng hợp xử lý các chứng từ để phản ánh vào sổ sách kế toán theo quy định của Nhà nước, kê khai và quyết tốn thuế theo mẫu, tính tốn lương và các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN).
- Kế tốn bán hàng và cơng nợ: Căn cứ chứng từ hợp lệ theo dõi tình hình bán
hàng và biến động tăng giảm hàng hóa hàng ngày, giá hàng hóa trong q trình kinh doanh. Theo dõi và báo cáo về các khoản nợ, tình hình thu hồi nợ cũng như đưa ra kế hoạch thanh toán các khoản nợ đúng thời gian theo hợp đồng.
- Kế toán kho: Theo dõi và báo cáo tình hình nhập xuất tồn kho hàng hóa một
cách kịp thời lên ban lãnh đạo để có phương án nhập xuất hàng hóa có hiệu quả. Định kỳ lập các báo cáo nhập xuất tồn kho thành phẩm.
2.1.3.3. Chế độ và chính sách kế tốn áp dụng tại cơng ty
Hiện tại công ty áp dụng hệ thống tài khoản thống nhất theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC Ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính. Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán, chế độ và chuẩn mực kế tốn của Nhà nuớc, cũng như đặc điểm quy mơ sản xuất kinh doanh, đặc diểm của bộ máy kế tốn mà kế tốn trưởng lựa chọn và vận dụng hình thức kế tốn thích hợp nhằm cung cấp thơng tin kịp thời, dầy dủ, chính xác và nâng cao hiệu quả cơng tác kế tốn.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: công ty áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên; phương pháp tồn kho bình quân cuối kỳ (cả kỳ dự trữ).
- Niên độ kế toán áp dụng từ ngày 01/01 đển 31/12. Kế tốn cơng ty gửi lập báo cáo theo quý và năm.
- Ðơn vị tiền tệ mà Công ty sử dụng trong ghi chép, báo cáo quyết tốn là đồng nội tệ:Việt Nam đồng (VNÐ).
- Hình thức kế tốn áp dụng tại cơng ty là hình thức kế tốn máy. Các loại sổ sách được sử dụng trong cơng ty bao gồm: Sổ chi tiết, các bảng tổng hợp chi tiết, nhật ký chung, sổ cái và các loại sổ sách cần thiết khác.
- Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: Cơng ty áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng.
- Phương pháp tính thuế GTGT: Cơng ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Tính giá xuất kho theo phương pháp bình qn gia cả kỳ dự trữ. - Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ:
Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ - Xuất trong kỳ = Tồn cuối kỳ
2.1.3.4. Hình thức kế tốn áp dụng tại cơng ty
Xuất phát từ tính hiệu quả của phần mềm kế tốn, Cơng ty hiện đang áp dụng phần mềm kế toán MISA 2017 được thiết kế theo nguyên tắc của hình thức kế toán
“Nhật ký chung” để hỗ trợ trong cơng tác kế tốn của công ty, mọi công tác kế
tốn đều được thực hiện trên máy tính. Bên cạnh đó, cơng ty cịn sử dụng Microsoft Word, Microsoft Excel trong cơng tác kế tốn tại công ty.
Giao diện phần mền MISA
Ghi chú:
: Nhập số liệu hàng ngày
: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm : Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức kế tốn máy
CHỨNG TỪ GỐC PHẦN MỀM KẾ TOÁN MISA SỔ KẾ TOÁN - Sổ chi tiết - Sổ nhật kí chung - Bảng kê chứng từ gốc cùng loại - Sổ cái...
- BÁO CÁO TÀI CHÍNH - BÁO CÁO KẾ TỐN
Trình tự ghi sổ:
- Cơng việc hàng ngày:
+ Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán để làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu đước thiết kế sẵn trên phần mền kế tốn.
+ Theo quy trình của phần mền kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp(Sổ Cái Nhật ký- Sổ cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
- Công việc cuối tháng:
+ Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm nào cần thiết), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết đươc thực hiện tự động và ln đảm bảo chính xác, ttrung thực theo thơng tin đã nhập trong kỳ. Kế tốn có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế tốn với báo cáo tài chính sau khi in ra giấy.
+ Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.
2.2. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢKINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH HIỀN HÙNG CƯỜNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH HIỀN HÙNG CƯỜNG
2.2.1. Đặc điểm mặt hàng kinh doanh tại công ty
Công ty TNHH Hiền Hùng Cường chuyên kinh doanh săm lốp, bán phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của ơ tơ và xe có động cơ khác. Cơng ty đa dạng hóa các mặt hàng trên cơ sở nghiên cứu thị trường, nguyên cứu thị hiếu của người tiêu dùng.
2.2.2. Phương thức bán hàng và thanh tốn tại cơng ty
2.2.2.1. Phương thức bán hàng tại công ty
Phương thức bán hàng trực tiếp
Theo phương thức này cơng ty sẽ nhập hàng hóa về nhập kho, khách hàng trực tiếp mua hàng tại công ty.
Phương thức chuyển hàng hợp đồng
Căn cứ theo hợp đồng kinh tế đã ký hoặc đơn đặt hàng, công ty xuất kho hàng hóa, chuyển hàng đến kho của bên mua hoặc địa điểm do bên mua chỉ định trong phạm vi nhất định. Sau khi giao hàng kế toán tiến hành ghi nhận doanh thu và vào sổ công nợ của khách hàng.
Phương thức hàng đổi hàng
Căn cứ vào nhu cầu của các bên, mỗi bên sẽ cung cấp cho bên còn lại những mặt hàng mà đối phương cần và ngược lại.
2.2.2.2. Hình thức thanh tốn tại cơng ty
Hiện tại Cơng ty TNHH Hiền Hùng Cường có hình thức thanh tốn đối với khách hàng đó là:
+ Phương thức thanh tốn ngay: chủ yếu khách hàng mua lẻ hoặc mua hàng với giá rẻ sẽ áp dụng phương thức thanh toán này. Theo phương thức này tiền sẽ thanh toán trước khi giao hàng..
+ Phương thức thanh tốn tín chấp(gối đầu): Đối với khách hàng quen thuộc lâu năm sẽ ký kết hợp đồng ngun tắc dựa vào đó cơng ty sẽ cung cấp hàng, ghi nhận công nợ cuối tháng đối chiếu công nợ và đúng thời gian khách hàng sẽ thanh tốn cho cơng ty.
2.2.3. Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH HiềnHùng Cường Hùng Cường
2.2.3.1. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
a. Chứng từ và số sách sử dụng: + Hóa đơn GTGT + Phiếu thu + Sổ chi tiết TK 511 + Sổ nhật ký chung + Sổ cái TK 511 b. Tài khoản sử dụng:
Để theo dõi doanh thu bán hàng cà cung cấp dịch vụ trong kỳ doanh ghiệp sử dụng tài khoản 511- doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
c. Kế toán chi tiết:
NV1: Ngày 31/12/2019 Căn cứ vào đơn đặt hàng, Công ty TNHH Hiền Hùng Cường tiến hành xuất bán cho công ty TNHH vận tải đông lạnh Hương Sen một lô hàng với số lượng như sau: 04 lốp 700-16, 02 săm 700-16 và 01 yếm 700-16. Giá trị lô hàng là 9.160.001đ, thuế GTGT 10%. Người mua thanh tốn bằng tiền mặt. Kế tốn tiến hành xuất hóa đơn GTGT và giao hàng cho người mua.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000756 kế toán thực hiện nhập dữ liệu vào phần mền. Từ màn hình phần mền MISA, kế tốn chọn đường dẫn: Bán hàng/thêm . Có 2 hình thức thu tiền ngay và chưa thu tiền, thì kế tốn sẽ tích vào ơ thu tiền ngay
Sau khi thực hiện điền đầy đủ thơng tin, máy tính sẽ tự động xử lý, lập phiếu thu, phản ánh vào sổ chi tiết TK 5111 và sổ nhật ký chung.
+ Phiếu thu
+ NV2: Ngày 02/11/2019 Căn cứ vào đơn đặt hàng, Công ty TNHH Hiền Hùng Cường tiến hành xuất bán cho công ty Cổ Phần cơ điện Miền Trung một lô hàng với số lượng như sau: 02 lốp 650-10. Giá trị lô hàng là 5.900.000đ, thuế GTGT 10%. Người mua thanh tốn bằng tiền mặt. Kế tốn tiến hành xuất hóa đơn GTGT và giao hàng cho người mua.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000619 kế toán thực hiện nhập dữ liệu vào phần mền. Từ màn hình phần mền MISA, kế tốn chọn đường dẫn: Bán hàng/thêm . Có 2 hình thức thu tiền ngay và chưa thu tiền, thì kế tốn sẽ tích vào ơ thu tiền ngay
Màn hình nhập dữ liệu:
Sau khi thực hiện điền đầy đủ thơng tin, máy tính sẽ tự động xử lý, lập phiếu thu, phản ánh vào sổ chi tiết TK 5111 và sổ nhật ký chung.
+ Sổ chi tiết TK 5111:(Phụ lục 01)
+ NV3: Ngày 25/06/2019 Căn cứ vào nhu cầu sửa chữa,làm lốp của khách hàng, Công ty TNHH Hiền Hùng Cường tiến hành xuất hóa đơn cho Chi nhánh cơng ty TNHH SG SAGAWA Việt Nam tại Đà Nẵng với nội dung là làm công dịch vụ vá lốp xe trị giá là 330.000đ, thuế GTGT 10%. Người mua thanh tốn tiền mặt cho cơng ty.
Tương tự như trên, căn cứ theo hóa đơn GTGT số 0000306, kế tốn nhập dữ liệu vào phần mền MISA.
Màn hình nhập dữ liệu:
Sau khi thực hiện điền đầy đủ thơng tin, máy tính sẽ tự động xử lý, lập phiếu thu, phản ánh vào sổ chi tiết TK 5113.
+ Sổ chi tiết tài khoản 5113:(Phụ lục 01)
d. Kế toán tổng hợp:
Căn cứ vào chứng từ và các thông tin sau khi thực hiện đầy đủ trên phần mềm thì máy tính sẽ tự động phản ánh vào sổ nhật ký chung.
Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh vào sổ chi tiết và sổ nhật ký chung. Sau đó phần mềm MISA tự động xử lý số liệu đưa vào TK 511. Cuối kỳ để phục vụ cho công tác xác định kết quả kinh doanh, tiến hành kết chuyển chi phí hoạt động tài chính trực tiếp sang TK 911.
+ Trích từ NV1:
Ngày 31/12/2019, xuất bán cho Cơng ty TNHH vận tải đơng lạnh Hương Sen lơ hàng hóa theo HD 0000756 ,cơng ty lập hóa đơn GTGT giao cho khách hàng đồng thời cũng để theo dõi giá vốn hàng bán ra trong kỳ.
Căn cứ vào Hóa đơn GTGT 0000756, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy.
Trước khi thực hiện xuất kho hàng hóa, kế tốn thực hiện tính giá vốn hàng xuất.Chọn đường dẫn: Kho/Tính giá xuất kho. Kế tốn nhập thời gian cần tính giá vốn vào phân hệ tính giá xuất kho
Màn hình dữ liệu:
Sau khi thực hiện đầy đủ thơng tin, máy tính tự động xử lý và phản ánh vào sổ chi tiết TK 632 và nhật ký chung.
+ Sổ chi tiết TK 632:(Phụ lục 03)
Ngày 02/11/2019, xuất bán cho Công ty TNHH Cổ phần cơ điện Miền Trung lơ hàng hóa theo HD 0000619 ,cơng ty lập hóa đơn GTGT giao cho khách hàng đồng thời cũng để theo dõi giá vốn hàng bán ra trong kỳ.
Căn cứ vào Hóa đơn GTGT 0000619, kế tốn tiến hành nhập dữ liệu vào máy
Màn hình dữ liệu:
+ Phiếu xuất kho
Sau khi thực hiện đầy đủ thông tin, máy tính tự động xử lý và phản ánh vào sổ chi tiết TK 632 và nhật ký chung.