CHƯƠNG 3 : PHÂN TÍCH NGUỒN LỰC DỰ ÁN
3.5 Quy mô xây dựng và các hạng mục cơng trình
3.5.1 Quy mô xây dựng
Dự án bao gồm 5 bộ phận phòng ban. Tuy nhiên, hoạt động dưới dạng một dự án startup nên nhóm thực hiện quyết định chọn mơ hình văn phịng làm việc chung cho tất cả các phịng ban và phòng giám đốc cũng như phòng họp, được phân cách bằng các vách ngăn (hình ảnh minh họa bên dưới).
Thay thế những bức tường kín bao quanh phịng, nhóm sẽ thiết kế bằng những tường kính trong suốt giữa các phịng liên quan và bao bọc phần lớn căn phòng chung nhằm tạo khơng gian thoải mái và phát huy ý tưởng.
Văn phịng làm việc được thuê với diện tích ước tính 60m2, tổng giá trị là 10 triệu đồng/tháng.
Nơi giữ xe được thuê với giá 1 triệu đồng/tháng/chiếc xe.
3.5.2 Hạng mục cơng trình
- Hệ thống điều hòa - Hệ thống chữa cháy - Hệ thống đèn
3.5.3 Sơ đồ PERT
Bảng 3.5.3. Bảng mô tả tiến độ cơng việc của dự án
Cơng việc
Tên cơng việc Thời gian
thực hiện
Trình tự thực hiện
A1 Lập dự án 15 Bắt đầu ngay
A2 Tìm kiếm dịch vụ cải tạo xe và trao đổi ý kiến về việc mua xe và trang thiết bị
25 Sau A1
A3 Mua xe và nội thất, trang thiết bị trang trí
9 Sau A2
A5 Tuyển nhân viên 15 Sau A4
A6 Mua thiết bị văn phòng 10 Sau A4
A7 Tiến hành sắp xếp và trang trí văn phịng làm việc
13 Sau A6
A8 Ra mắt dự án 1 Sau A5,
A7,A3
Hình 3.5.3. Sơ đồ PERT
Qua việc phân tích cơng việc và mơ tả bằng sơ đồ PERT, ta thấy được tổng thời gian chuẩn bị thực hiện dự án là 96 ngày. Bên cạnh đó, có thể thấy được công việc và thời gian tương ứng cũng như sự liên kết giữa các công việc với nhau.
3.6.1 Ban giám đốc
Nhân sự dự kiến sẽ gồm 1 giám đốc.
Chức năng, nhiệm vụ:
- Điều hành công ty đạt được các mục tiêu cuối cùng. - Giải quyết công việc hàng ngày của công ty.
- Điều hành và phát triển các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp để phát triển doanh nghiệp, và có vị trí cao trên thị trường.
- Là người có quyền lực cao nhất trong Ban giám đốc.
- Đưa ra các quyết định về hoạt động kinh doanh, hoạt động chiến lược.
- Xây dựng, quản lý cơ cấu tổ chức cơng ty.
- Xây dựng, duy trì các mối quan hệ hợp tác với đối tác, khách hàng.
- Quyết định về phân chia lợi nhuận, phân phối lợi nhuận vào các quỹ của công ty.
3.6.2 Bộ phận kinh doanh - marketing
Chức năng, nhiệm vụ:
- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, tính giá và lập hợp đồng với khách hàng.
- Cung cấp thơng tin, dịch thuật tài liệu, phiên dịch cho Phó Giám đốc Kinh doanh. Theo dõi, đơn đốc tiến độ thực hiện của các phịng ban, phân xưởng đảm bảo sản xuất sản phẩm đúng thời hạn hợp đồng
với khách hàng và kịp thời đề xuất những phương án sản xuất hiệu quả nhất.
- Lập và phân bổ kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm cho Công ty, hàng quý và hàng tháng cho các phân xưởng sản xuất.
- Lập lệnh sản xuất cho các phân xưởng, duy trì và nâng cao nguồn hàng cho Công ty. Đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Marketing trong từng thời điểm.
- Nghiên cứu tiếp thị và thơng tin, tìm hiểu sự thật ngầm hiểu của khách hàng.
- Khảo sát hành vi ứng xử của khách hàng tiềm năng.
- Chịu trách nhiệm về các chỉ tiêu và hiệu quả hoạt động của Phòng Marketing.
- Chịu trách nhiệm quản lý và điều phối các hoạt động hàng ngày của Phịng Marketing, bao gồm các cơng tác nghiên cứu và tổng hợp từ các nguồn thông tin thị trường.
- Lập kế hoạch marketing hỗn hợp, nghiên cứu thị trường nhằm đảm bảo mục tiêu đề ra về tổng hợp và khai thác thông tin. Trên cơ sở đề xuất kế hoạch hành động cho từng giai đoạn phát triển.
- Chủ động trong công tác tổng hợp nghiên cứu thị trường, đánh giá hiệu quả của các sản phẩm thị trường, loại hình dịch vụ, tham mưu cho Tổng Giám đốc định hướng phát triển và đầu tư của Công ty. - Đề xuất chiến lược marketing sản phẩm bao gồm các kế hoạch hành động cụ thể, ngân sách thực thi,…
- Phối hợp và hỗ trợ Phịng kinh doanh trong q trình làm việc nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh có hiệu quả (thơng qua tư vấn giao tế, phát ngôn,…).
- Thực hiện và đánh giá các bước triển khai của kế hoạch marketing tổng thể.
- Quản lý và giám sát công tác in ấn, xuất bản mọi tài liệu liên quan đến marketing, nhằm đảm bảo thống nhất theo quy chuẩn về thiết kế của bộ thương hiệu.
- Phân phối các ấn phẩm quảng cáo và truyền thông để quảng bá hoạt động của công ty cũng như cung cấp và định hướng thông tin cho công chúng.
- Tham mưu cho Ban Giám đốc về các chiến dịch truyền thông và quảng bá thương hiệu nhằm khuyếch trương hình ảnh cơng ty.
- Xây dựng và tổ chức các sự kiện thu hút sự chú ý của khách hàng, đối tác và cộng đồng.
3.6.3 Bộ phận chăm sóc khách hàng
Chức năng, nhiệm vụ:
- Thực hiện tiếp nhận và xử lý các yêu cầu của khách hàng, giải đáp những băn khoăn, thắc mắc mà khách hàng gặp phải, chưa hiểu rõ cần được giải thích.
- Chủ động quan tâm, thăm hỏi khách hàng trong q trình họ sử dụng sản phẩm/dịch vụ thơng qua các phương thức như: gọi điện, nhắn tin, chat trực tiếp qua website, facebook…
- Xây dựng các kênh hỗ trợ, tư vấn giúp khách hàng có được những thơng tin mà cần một cách chính xác và nhanh chóng nhất về giá cả, cách sử dụng, chế độ bảo hành, hậu mãi…
- Ghi nhận các khiếu nại, các vấn đề cần được giải quyết khách hàng và cung cấp cho các bộ phận có liên quan đến lý các vấn đề đó.
- Phối hợp với bộ phận marketing để quảng bá các chương trình khuyến mại, các gói sản phẩm, dịch vụ ưu đãi của doanh nghiệp tới đông đảo khách hàng.
- Theo dõi và cập nhật liên tục các chính sách về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp theo từng thời điểm để thông tin đến khách hàng một cách nhanh chóng và kịp thời nhất.
- Chủ động liên hệ với khách hàng về vấn đề quà tặng hoặc cơng ty áp những những chính sách ưu đãi gì trong những ngày lễ tết, các dịp đặc biệt khác…
- Thực hiện khảo sát ý kiến khách hàng về chất lượng sản phẩm/dịch vụ và ghi nhận những đóng góp của họ để cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ tốt hơn.
- Lập báo cáo trình duyệt lên cấp trên về vấn đề khảo sát khách hàng, mức độ hài lòng với sản phẩm/dịch vụ do công ty cung cấp.
- Dự trù ngân sách và đề xuất các chiến lược phù hợp cho việc chăm sóc khách hàng trong tương lai.
3.6.4 Bộ phận hậu cần
Chức năng, nhiệm vụ: Người lái xe và nhân viên dọn dẹp không gian trên xe sau mỗi lần xe được thuê, đồng thời hỗ trợ hành khách trong quá trình du lịch.
3.6.5 Bộ phận hành chính - nhân sự
Chức năng, nhiệm vụ:
- Lập bảng báo cáo hàng tháng về tình hình biến động nhân sự. Chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý nhân sự, tổ chức tuyển dụng, bố trí lao động đảm bảo nhân lực cho sản xuất, sa thải nhân viên và đào tạo
nhân viên mới. Chịu trách nhiệm soạn thảo và lưu trữ các loại giấy tờ, hồ sơ, văn bản, hợp đồng của Công ty và những thông tin có liên quan đến Cơng ty. Tiếp nhận và theo dõi các công văn, chỉ thị, quyết định,…
- Tổ chức, triển khai, thực hiện nội quy lao động của Công ty, theo dõi quản lý lao động, đề xuất khen thưởng. Thực hiện các quy định nhằm đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ đối với người lao động như lương, thưởng, trợ cấp, phúc lợi,…
- Phối hợp với phòng kế tốn thực hiện về cơng tác thanh tốn tiền lương, tiền thưởng và các mặt chế độ, chính sách cho người lao động, và đóng bảo hiểm xã hội thành phố theo đúng quy định của Nhà nước và của Công ty.
3.6.6 Bộ phận kế tốn - tài chính
Chức năng, nhiệm vụ:
- Chịu trách nhiệm tồn bộ thu chi tài chính của Cơng ty, đảm bảo đầy đủ chi phí cho các hoạt động lương, thưởng, mua máy móc, vật liệu,… và lập phiếu thu chi cho tất cả những chi phí phát sinh. Lưu trữ đầy đủ và chính xác các số liệu về xuất, nhập theo quy định của công ty.
- Chịu trách nhiệm ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có, lập chứng từ về sự vận động của các loại tài sản trong Cơng ty, thực hiện các chính sách, chế độ theo đúng quy định của Nhà nước. Lập báo cáo kế tốn hàng tháng, hàng q, hàng năm để trình Ban Giám đốc.
- Phối hợp với phịng hành chính – nhân sự thực hiện trả lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên theo đúng chế độ, đúng thời hạn.
Theo dõi q trình chuyển tiền thanh tốn của khách hàng qua hệ thống ngân hàng, chịu trách nhiệm quyết tốn cơng nợ với khách hàng. Mở sổ sách, lưu trữ các chứng từ có liên quan đến việc giao nhận.
3.7 Nhân lực và lao động
Dự án được thực hiện giống với một start-up, hình thành dựa trên ý tưởng của các thành viên. Nên nhóm tiến hành thực hiện dự án theo kiểu một thành viên có thể đảm nhận nhiều vị trí.
Bảng 3.7.1a. Cơ cấu nhân lực của dự án
Đơn vị tính: triệu đồng Chức vụ Số lượng Lương/ tháng Lương/năm Tổng lương/ tháng Tổng lương/ năm Giám đốc 1 6 72 6 72
Nhân viên kinh doanh, marketing và
chăm sóc khách hàng 2 4,5 54 9 108
Kế tốn+ Nhân sự 1 4,5 54 5 54
Hậu cần 2 4,5 54 9 108
Bảng 3.7.1b. Phụ cấp lương, BHYT, BHXH Đơn vị tính: triệu đồng Bộ phận Số lượng Lương cơ bản Tổng lương Trợ cấp BHYT, BHXH (21.5% Tổng lương nhân viên)
Giám đốc 1 6 6 1 1,29 Nhân viên phòng Kinh doanh 2 4,5 9 0,7 6,1275 Kế toán- Nhân sự 1 4,5 4,5 0,5 0,9675 Hậu cần 2 4,5 9 0,3 1,935 TỔNG 28,5 2,5 10,32
Tổng chi phí lương phải trả trong một tháng là: 2,5+28+10,32= 40,82 Tổng chi phí lương một năm phải trả là: 40,82x12= 489,84
3.8 Phương thức tổ chức thực hiện việc thiết kế, xây dựng, mua sắm,lắp đặt thiết bị và chuyển giao công nghệ lắp đặt thiết bị và chuyển giao công nghệ
3.8.1 Thủ tục thành lập công ty
Bước 1: Soạn thảo hồ sơ thành lập công ty Hồ sơ thành lập công ty TNHH 2 thành viên gồm:
- Bản sao chứng thực chứng minh thư nhân dân/thẻ căn cước/hộ chiếu/đăng ký kinh doanh của thành viên/cổ đơng góp vốn là cá nhân hoặc pháp nhân.
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp:
+ Tên Công ty dự định thành lập: Công ty TNHH dịch vụ du lịch moHome.
+ Địa chỉ trụ sở chính cơng ty: 215 Điện Biên Phủ, Phường 15, Quận Bình Thạnh.
+ Ngành nghề kinh doanh công ty dự kiến kinh doanh: Dịch vụ cho thuê xe.
- Thông tin về vốn điều lệ công ty: Căn cứ theo quy định tại khoản 29 Điều 4 Luật Doanh nghiệp năm 2014 thì vốn điều lệ được xác định là tổng giá trị tài sản do các thành viên đã góp hoặc cam kết góp khi thành lập cơng ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; là tổng giá trị mệnh giá cổ phần đã bán hoặc đã được đăng ký mua khi thành lập doanh nghiệp đối với công ty cổ phần.
- Thơng tin về tỷ lệ góp vốn của các thành viên/cổ đông công ty. - Bản gốc văn bản chứng minh vốn pháp định (trường hợp ngành nghề yêu cầu vốn pháp định).
- Địa chỉ chỗ ở hiện tại của thành viên/cổ đơng góp vốn vào cơng ty
Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập công ty TNHH tại Sở Kế hoạch và Đầu tư
- Sau khi chuẩn bị xong hồ sơ, doanh nghiệp sẽ tiến hành nộp hồ sơ tại phòng đăng ký kinh doanh qua 2 bước (i) nộp hồ sơ online qua cổng thông tin trực tuyến về doanh nghiệp (ii) nộp hồ sơ giấy trực tiếp
tại phòng đăng ký kinh doanh sau khi hồ sơ nộp trực tuyến được chấp nhận.
- Theo quy định tại Điều 26, Nghị định 50/2016/NĐ-CP có hiệu lực ngày 15/07/2016 quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư. Nếu doanh nghiệp không công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp đúng hạn sẽ bị phạt từ 1.000.000 đồng – 2.000.000 đồng và phải khắc phục hậu quả là: buộc phải công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Lệ phí đăng ký kinh doanh:
+ Theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Thơng tư số 215/2016/TT- BTC thì đối tượng nộp phí, lệ phí cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh là Tổ chức, cá nhân khi đăng ký doanh nghiệp theo pháp luật Việt Nam.
+ Lệ phí đăng ký thành lập doanh nghiệp là 200.000 đồng/lần;
Bước 3: Nhận giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho công ty Nếu hồ sơ hợp lệ, có nghĩa sẽ được cấp giấy chứng nhận thành lập doanh nghiệp. Nếu hồ sơ không hợp lệ, mọi người sẽ sửa lại hồ sơ theo nội dung thông báo
Bước 4: Sau khi nhận kết quả đăng ký kinh doanh, để chính thức hoạt động, doanh nghiệp cần phải thực hiện một số thủ tục cần thiết sau đây:
- Sau khi có mã số thuế, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục về thuế tại Cơ quan thuế để sau này kê khai và nộp thuế theo thông báo của Cục thuế. Thủ tục bao gồm tạo và phát hành hóa đơn (hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử), mua hóa đơn, mua chữ ký số, các thủ tục kê khai nộp thuế…
- Treo bảng hiệu tại địa điểm đặt trụ sở doanh nghiệp. - Mở tài khoản ngân hàng cơng ty.
- Nộp tờ khai lệ phí (thuế) mơn bài và nộp thuế môn bài.
- Sau khi nhận thơng báo về mẫu con dấu, Phịng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp, thực hiện đăng tải thông báo của doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và cấp Thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu của doanh nghiệp cho doanh nghiệp.
- Để kiểm tra thông tin mẫu dấu đăng tải Quý khách hàng truy cập website https://dangkykinhdoanh.gov.vn nhập mã số doanh nghiệp của công ty và kiểm tra.
Lưu ý: Hiện nay, theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2014 đang có hiệu lực năm 2015: “Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau đây:
+ Tên doanh nghiệp; + Mã số doanh nghiệp”.
- Thuế môn bài theo năm: dựa trên thu nhập một tháng. Mức thuế này thấp nhất là 50.000Đ. Thuế Giá trị gia tăng (GTGT): bằng Doanh thu tính thuế GTGT x Tỷ lệ thuế GTGT Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN): bằng Doanh thu tính thuế TNDN x Tỷ lệ thuế TNDN. Nếu doanh nghiệp của bạn có doanh thu dưới 100 triệu/năm. Cịn với doanh thu trên 100 triệu, chúng tơi cần phải nộp đầy đủ cả 3 loại thuế trên. Mức tỷ lệ thuế cụ thể có thể tham khảo tại cơ quan có thẩm quyền khi đăng ký kinh doanh.
3.8.2 Quy trình vận hành