Sơ đồ 2.1 : Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty
2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH MTV GIẢI PHÁP VÀ ỨNG
2.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH MTV Giải Pháp Và
Và Ứng Dụng Công Nghệ INTELTECH
2.1.2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty
: Quan hệ trực tuyến : Quan hệ chức năng
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty2.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận 2.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
- Giám đốc:
Là người đại diện pháp luật cao nhất về hoạt động kinh doanh của công ty, là người ra quyết định và chịu trách nhiệm chung về tất cả các hoạt động kinh doanh của công ty trước cơ quan Nhà nước và các tổ chức cá nhân có liên quan.
- Phịng kỹ thuật:
+ Tham mưu cho giám đốc quản lý công tác kế hoạch kỹ thuật + Tiếp nhận hồ sơ, dự tốn
+ Phân cơng cán bộ kỹ thuật giá sát, theo dõi tình hình sản xuất
+ Chỉ đạo công tác áp dụng kỹ thuật mới, biện pháp thi cơng tiên tiến của máy móc thiết bị hiện đại nhằm nâng cao năng suất và hiệu quả lao động.
- Phòng kế hoạch kinh doanh:
+ Là nơi xác định lượng hàng hố tồn kho, tránh tình trạng ứ đọng vốn. + Phịng kế hoạch kinh doanh cịn có nhiệm vụ lập kế hoạch cho việc bán hàng, tổ chức các chiến lược quảng cáo, chăm sóc khách hàng cũ, tìm kiếm khách hàng mới tiềm năng.
+ Phối hợp với phịng kế tốn tài chính đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh để khắc phục những điểm yếu, phát huy thế mạnh của cơng ty.
- Phịng kế tốn: GIÁM ĐỐC PHỊNG KẾ TỐN KHO HÀNG PHỊNG KH-KD (Bộ phận bán hàng) PHÒNG KỸ THUẬT
+ Thu thập phân loại xử lý đánh giá và tổng hợp các số liệu, dữ liệu kế tốn có liên quan đến mọi hoạt động của công ty.
+ Cung cấp các thông tin kinh tế cho các đối tượng sử dụng như: Giám đốc, các phòng ban liên quan… để giúp cơng ty có những quyết định đúng đắn, hợp lý trong hoạt động kinh doanh của mình.
+ Tham gia xây dựng và ký kết hợp đồng kinh tế.
+ Tổ chức tham mưu quá trình sử dụng vốn hiệu quả hơn, theo dõi tình hình biến động của tài sản, nguồn vốn, quyết tốn tài chính q, năm, lập báo cáo theo quy định để kiểm tra tình hình kinh doanh tại cơng ty
+ Tổ chức thanh toán kịp thời đầy đủ đúng quy định các khoản thanh toán của công ty.
+ Là nơi lưu trữ, bảo quản tốt hồ sơ, tài liệu bảo mật của công ty.
- Kho hàng:
+ Chịu trách nhiệm về việc đảm bảo hàng hoá về mặt số lượng và chất lượng + Có trách nhiệm bảo quản và cung cấp hàng hố cho cơng ty.
+ Báo cáo cho phịng kế hoạch kinh doanh về tình hình tồn kho hàng hố.
2.1.3. Tổ chức công tác kế tốn tại Cơng ty TNHH MTV Giải Pháp Và Ứng Dụng Công Nghệ INTELTECH
2.1.3.1. Sơ đồ bộ máy kế tốn tại cơng ty
Bộ máy kế tốn của Cơng ty TNHH MTV Giải Pháp Và Ứng Dụng Công Nghệ INTELTECH được tổ chức theo hình thức tập trung, mọi nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp được thực hiện theo dõi, ghi nhận sổ sách, chứng từ, lên phần mềm và làm báo cáo đều được thực hiện tại phịng kế tốn.
: Quan hệ chỉ đạo : Quan hệ công việc
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy kế tốn tại cơng ty
Kế tốn bán hàng và cơng nợ Kế toán tổng hợp và thuế Kế toán kho Kế toán trưởng
2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành trong phịng kế tốn
- Kế toán trưởng: Là nguời tổ chức, chỉ đạo tồn diện cơng tác kế tốn,
kiểm tra thực hiện cơng tác kế toán tại doanh nghiệp, quán xuyến, tổng hợp đôn đốc các phần hành kế tốn. Báo cáo với cơ quan chức năng về tình hình hoạt động tài chính của đơn vị thẩm quyền được giao. Nắm bắt và phân tích tình hình tài chính của cơng ty về vốn, kịp thời tham mưu cho lãnh dạo công ty trong việc quết định quản lý chính xác kịp thời. Là nguời có quyền dự các cuộc họp của cơng ty bàn và quyết định thu - chi kế hoạch kinh doanh, quản lý tài chính, mở rộng kinh doanh, nâng cao chất luợng của cán bộ cơng nhân viên.
- Kế tốn tổng hợp và thuế: Tập hợp các số liệu từ các phần hành kế toán
khác để vào sổ cái, lên biểu mẫu báo cáo quyết toán và xác định kết quả tài chính. Theo dõi chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, theo dõi thanh tốn nội bộ, tình hình tăng giảm các nguồn vốn, tài sản cố định. Là người tham mưu và chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng về những sai sót trong q trình tổng hợp sổ sách và lập báo cáo tài chính, tổng hợp xử lý các chứng từ để phản ánh vào sổ sách kế toán theo quy định của Nhà nước, kê khai và quyết toán thuế theo mẫu, tính tốn lương và các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN).
- Kế tốn bán hàng và cơng nợ: Căn cứ chứng từ hợp lệ theo dõi tình hình
bán hàng và biến động tăng giảm hàng hóa hàng ngày, giá hàng hóa trong q trình kinh doanh. Theo dõi và báo cáo về các khoản nợ, tình hình thu hồi nợ cũng như đưa ra kế hoạch thanh toán các khoản nợ đúng thời gian theo hợp đồng.
- Kế tốn kho: Theo dõi và báo cáo tình hình nhập xuất tồn kho hàng hóa
một cách kịp thời lên ban lãnh đạo để có phương án nhập xuất hàng hóa có hiệu quả. Định kỳ lập các báo cáo nhập xuất tồn kho thành phẩm.
2.1.3.3. Chế độ và chính sách kế tốn áp dụng tại cơng ty
Hiện tại công ty áp dụng hệ thống tài khoản thống nhất theo Thơng tư số 133/2016/TT-BTC Ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính. Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán, chế độ và chuẩn mực kế toán của Nhà nuớc, cũng như đặc điểm quy mô sản xuất kinh doanh, đặc điểm của bộ máy kế toán mà kế toán trưởng lựa chọn và vận dụng hình thức kế tốn thích hợp nhằm cung cấp thơng tin kịp thời, dầy dủ, chính xác và nâng cao hiệu quả cơng tác kế tốn.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: công ty áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Niên độ kế toán áp dụng từ ngày 01/01 đển 31/12. Kế tốn cơng ty gửi lập báo cáo theo quý và năm.
- Ðơn vị tiền tệ mà Công ty sử dụng trong ghi chép, báo cáo quyết tốn là đồng nội tệ: Việt Nam đồng (VNÐ).
- Hình thức kế tốn áp dụng tại cơng ty là hình thức kế toán máy. Các loại sổ sách được sử dụng trong công ty bao gồm: Sổ chi tiết, các bảng tổng hợp chi tiết, nhật ký chung, sổ cái và các loại sổ sách cần thiết khác.
- Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: Cơng ty áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng.
- Phương pháp tính thuế GTGT: Cơng ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia cả kỳ dự trữ. - Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ:
Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ - Xuất trong kỳ = Tồn cuối kỳ
2.1.3.4. Hình thức kế tốn áp dụng tại cơng ty
Xuất phát từ tính hiệu quả của phần mềm kế tốn, Cơng ty hiện đang áp dụng phần mềm kế toán BRAVO 6.0 được thiết kế theo nguyên tắc của hình thức kế toán “Nhật ký chung” để hỗ trợ trong cơng tác kế tốn của cơng ty, mọi cơng tác kế tốn đều được thực hiện trên máy tính. Bên cạnh đó, cơng ty còn sử dụng Microsoft Word, Microsoft Excel trong cơng tác kế tốn tại cơng ty.
Trình tự ghi sổ:
- Cơng việc hàng ngày:
+ Hàng ngày, kế tốn căn cứ vào chứng từ kế toán để làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
+ Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp(Sổ Cái Nhật ký- Sổ cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
+ Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm nào cần thiết), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết đươc thực hiện tự động và ln đảm bảo chính xác, tập trung thực theo thơng tin đã nhập trong kỳ. Kế tốn có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế tốn với báo cáo tài chính sau khi in ra giấy.
+ Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.