CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
2.2 Thực trạng hệ thống KSNB tại Tổng công ty Đầu tư và Phát triển Công nghiệp-
nghiệp - TNHH Một Thành Viên
2.2.1 Mơ tả q trình khảo sát
2.2.1.1Mục tiêu khảo sát
Đánh giá thực trạng hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Tổng cơng ty Đầu tư và Phát triển Công nghiệp – TNHH Một Thành Viên, dựa trên thu thập nhận xét của nhân viên đang làm việc tại Cơng ty, từ đó tìm ra điểm hạn chế, trên cơ sở đó phân tích, đánh giá, đề ra các giai pháp nhằm hoàn thiện đối tượng khao sát.
2.2.1.2Đối tượng và phạm vi khảo sát
Đối tượng khảo sát
Trong luận văn này, đối tượng khao sát là các thành phần của HTKSNB tại Tổng công ty Đầu tư và Phát triển Công nghiệp – TNHH Một Thành Viên, dựa theo báo cáo COSO năm 1992, cụ thể như sau:
- Mơi trường kiểm sốt; - Đánh giá rủi ro;
- Hoạt động kiểm sốt; - Thơng tin và truyền thông; - Giám sát.
Phạm vi khảo sát
Luận văn thực hiện khao sát trong lĩnh vực Xây dựng giao thông, hạ tầng, đô thị tại Tổng công ty Đầu tư và Phát triển Công nghiệp – TNHH Một Thành Viên. Nhằm đáp ứng yêu cầu quan lý, luận văn đã tiếp cận các quy trình trọng ́u nhất của Cơng ty là: Quy trình mua hàng - thanh tốn, quy trình bán hàng - thu tiền, quy trình kiểm sốt đối với TSCĐ, CCDC.
2.2.1.3Nội dung khảo sát
Về mơi trường kiểm sốt bao gồm: Tính chính trực và các giá trị đạo đức của nhân viên gồm các quy tắc ứng xử và hướng dẫn về đạo đức, năng lực nhân viên, sự
quan tâm của Ban giám đốc đối với HTKSNB tại Công ty, triết lý quan lý và phong cách điều hành của Ban lãnh đạo, cơ cấu tổ chức và sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm, chính sách nhân sự và tuyển dụng của Cơng ty.
Về đánh giá rủi ro bao gồm: Nhận dạng rủi ro, phân tích đánh giá rủi ro.
Về hoạt động kiểm soát bao gồm: Phân chia trách nhiệm đầy đủ, kiểm soát hệ thống chứng từ sổ sách, kiểm sốt vật chất, khao sát quy trình mua hàng - thanh tốn, quy trình bán hàng - thu tiền, quy trình kiểm sốt đối với TSCĐ, CCDC.
Về thông tin và truyền thơng bao gồm: Hệ thống thơng tin kế tốn, phương tiện truyền thông hiện tại ở Công ty, hoạt động thu thập thông tin từ nhân viên, khách hàng, đối thủ cạnh tranh.
Về giám sát bao gồm: Ban kiểm sốt, các hình thức kiểm tra, đánh giá tại Công ty.
2.2.1.4Phương pháp khảo sát
Tác gia sử dụng bang câu hỏi khao sát 54 nhân viên (trong đó có 16 nhân viên ở vị trí lãnh đạo phịng trở lên) đang làm việc tại các phịng ban của Cơng ty về HTKSNB theo các bộ phận cấu thành của báo cáo COSO 1992 để tìm hiểu thực trạng của HTKSNB của Tổng Công ty Đầu tư & Phát triển Công nghiệp - TNHH Một Thành Viên.
Trao đổi với một số nhân viên cấp lãnh đạo và nhân viên cấp dưới về những vấn đề gây anh hưởng xấu đến hoạt động san xuất kinh doanh của Công ty mà nguyên nhân xuất phát từ hạn chế của HTKSNB. Từ đó, thao luận về các biện pháp nhằm ngăn chặn, giam thiểu tác hại của các vấn đề này thông qua HTKSNB của Công ty.
Kết qua khao sát bằng câu hỏi được tổng hợp và trình bày ở phụ lục 1. 2.2.2Kết quả khảo sát hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Tổng cơng ty Đầu tư và Phát triển Công nghiệp – TNHH Một Thành Viên
2.2.2.1 Thực trạng về mơi trường kiểm sốt
Qua khao sát về tính chính trực và các giá trị đạo đức cho thấy cơng ty đã xây đựng một mơi trường văn hóa riêng tại đơn vị mình nhằm nâng cao tính trung thực và cư xử có đạo đức của các nhân viên trong Cơng ty. Tuy chưa ban hành chính thức quy tắc ứng xử và các giá trị đạo đức nhưng Ban lãnh đạo khá chú trọng vấn đề này. Ban lãnh đạo luôn đúng mực, gương mẫu trong việc thực hiện văn hóa cơng ty và cũng quan tâm đến việc làm thế nào để truyền đạt đến từng nhân viên nền văn hóa của Cơng ty. Tại Cơng ty có nhiều hình thức truyền đạt các quy tắc ứng xử, hướng dẫn về đạo đức đến nhân viên qua nhiều hình thức: Thơng báo cơng khai tại cơ quan, triển khai trong hội nghị cán bộ công nhân viên chức, thông báo trên mạng nội bộ, nhắc nhở trong các cuộc họp hàng tháng… Các đợt tập huấn về kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống với khách hàng của Công ty được diễn ra định kỳ nhằm tạo hình anh đẹp về Cơng ty đối với khách hàng. Chính điều này đã tạo được niềm tin trong khách hàng, làm cho khách hàng gắn bó lâu dài với Cơng ty.
Hàng năm, Cơng ty luôn tổ chức Đại hội thể dục thể thao tồn cơng ty để tạo điều kiện cho nhân viên rèn luyện sức khỏe và có điều kiện giao lưu học hỏi thắt chặt đồn kết gắn bó với nhau. Cơng đồn cũng tổ chức hoạt động từ thiện như: Thăm viếng nghĩa trang liệt sĩ, thăm hỏi bà mẹ Việt Nam anh hùng, cứu trợ đồng bào bị lũ lụt…Các hoạt động này đã trở thành một nếp văn hóa quen thuộc đối với mơi nhân viên cơng ty.
Theo khao sát, có 51% ý kiến cho rằng các phan hồi của nhân viên chưa thực sự được Ban lãnh đạo tơn trọng lắng nghe và khún khích, tun dương những nhân viên làm việc có kết qua tốt đồng thời nhắc nhở đối với các hành vi vi phạm.
Tuy nhiên 51%ý kiến cho rằng hiện nay, Ban lãnh đạo chưa quan tâm đến việc xem xét những cơ hội đang tồn tại để nhân viên trong đơn vị có xu hướng hành xử trái quy định:
- Tại Cơng ty do việc ra vào cổng khơng xuất trình giấy tờ nên nhân viên công ty thường không tuân thủ giờ giấc làm việc, ra vào tự do và dường như đã trở thành “thói quen”.
- Các nhân viên trong công ty thường hay sử dụng điện thoại bàn nói chuyện riêng thay vì cơng việc.
- Một số nhân viên cấp lãnh đạo có xu hướng ưu ái con cháu của những người làm lãnh đạo trong Công ty và những cá nhân Công tác tại Ủy ban nhân dân Tỉnh.
- Do tính chất cơng việc, các trưởng phịng và phó phịng Kinh tế kỹ thuật, phòng San xuất Kinh doanh, phòng Tiếp thị thường xuyên vắng mặt tại phòng làm việc để họp hội, tiếp khách, đi xem xét tiến độ thi công tại các công trường. Lợi dụng điều này, một bộ phận nhân viên thường xuyên đi trễ về sớm.
- Nhân viên mua hàng thường nhận hoa hồng cao để mua hàng kém chất lượng hoặc mua hàng chất lượng nhưng mua với giá cao hơn giá thực tế.
- Một số nhân viên lợi dụng việc đang công tác tại công ty đã môi giới bán đất nền, nhà liên kế nhà chung cư tại các khu Mỹ phước, Khu Liên hợp cho các khách hàng với lời giới thiệu là vị trí đẹp với giá cao. Điều này ít nhiều làm anh hưởng đến hình anh của Cơng ty.
Ngun nhân dẫn đến các tồn tại
Tính chính trực và các giá trị đạo đức chưa được coi trọng đúng mức. Việc truyền đạt nền văn hóa riêng của công ty đến các nhân viên chưa hiệu qua mà nguyên nhân do một số nhân viên công ty, kể ca người lãnh đạo vì đặt lợi ích của mình lên hàng đầu mà hành xử trái với những quy tắc ứng xử và chuẩn mực đạo đức mà Công ty đang xây dựng.
Hiện tại, Công ty chưa ban hành các qui định cụ thể về quy tắc ứng xử và các chuẩn mực đạo đức mà chỉ có nội quy chung của cơng ty. Bên cạnh đó, Cơng ty cũng chưa có mức phạt cụ thể đối với các hành vi vi phạm. Vấn đề về văn hóa ứng xử và các giá trị đạo đức chỉ được thực hiện do ý thức của môi nhân viên và thông qua sự truyền đạt của Ban lãnh đạo.
Do sự áp đặt mệnh lệnh của Ban lãnh đạo trong quá trình xử lý cơng việc trong các trường hợp ngoại lệ nên vơ tình đã đẩy nhân viên ra xa người lãnh đạo. Điều này
khiến cho nhân viên cấp dưới thường chỉ phục tùng mệnh lệnh mà khơng có sự phan hồi tích cực mặc dù được Ban lãnh đạo khuyến khích, ngồi ra cịn làm cho các nhân viên dưới quyền không thể thực hiện theo đúng các quy trình khi xử lý cơng việc. 2.2.2.1.2 Đảm bảo về năng lực
Công ty không xây dựng chi tiết các nhiệm vụ cụ thể cho từng vị trí cơng việc mà chỉ yêu cầu chung chung trong Quy trình tuyển dụng nhân sự đã được Tổng giám đốc duyệt là: Có bằng cử nhân, thành thạo tin học văn phòng, anh văn giao tiếp...Điều này giúp việc tuyển dụng được thực hiện công bằng, minh bạch và người được tuyển dụng sẽ đáp ứng được u cầu cơng việc, giam được chi phí đào tạo lại.
Khi bố trí cơng việc cho nhân viên cấp dưới, 30% ý kiến cho rằng Ban lãnh đạo ln cũng có quan tâm đến việc bố trí người phai đam bao năng lực với yêu cầu công việc thông qua việc đánh giá năng lực chuyên môn của nhân viên. Ví dụ: Các nhân viên phịng Quan lý tài chính hầu hết đều có bằng cử nhân kế tốn, sử dụng thành thạo tin học văn phòng, nhân viên phịng Tổ chức hành chính đều tốt nghiệp chuyên ngành quan trị kinh doanh hoặc quan trị nhân sự.
Để nâng cao năng lực nhân viên, 40% ý kiến cho rằng Ban lãnh đạo các đơn vị đã và đang tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên trong việc nâng cao trình độ chuyên mơn nghiệp vụ bằng nhiều hình thức: Hơ trợ kinh phí, thời gian… Nhờ vậy, từng vị trí cơng việc của viên ln được đam bao về kiến thức và kinh nghiệm. Hiện nay, phòng San xuất Kinh doanh đang có 5 nhân viên đang theo học chương trình sau đại học, 8 nhân viên đang học văn bằng hai, phịng Tổ chức hành chính đang có 2 nhân viên học chương trình sau đại học tại trường Đại học Bình Dương (Nguồn: Phịng Tổ chức hành chính). Tất ca đều được Cơng ty hơ trợ học phí.
Bên cạnh đó, tại Cơng ty vẫn cịn có nhân viên khơng đủ năng lực do các nhân viên làm việc lâu năm nhưng khơng chịu học để nâng cao trình độ, khơng cập nhật các chế độ chính sách kịp thời trong cơng việc. Theo thống kê của phịng Tổ chức Hành chính, tại thời điểm 31-12-2012, tỷ lệ nhân viên trên 50 tuổi chiếm 9 %. Các nhân viên
này đơi khi cịn ký hợp đồng làm việc tiếp tại Cơng ty khi đến tuổi hưu. Ngồi ra, do là Công ty nhà nước nên luôn bị áp lực phai nhận những nhân viên không đủ năng lực được gởi đến là điều khó tránh khỏi. Để duy trì mối quan hệ tốt với các các ban ngành có liên quan, Tổng giám đốc Cơng ty đã nhận những nhân viên khơng có năng lực cao, trình độ chun mơn khơng phù hợp…Ví dụ: Tại phịng Quan lý Tài chính, nhân viên tốt nghiệp ngành ngân hàng, ngành xây dựng làm kế tốn.
Khi bố trí cơng việc mới cho nhân viên vào vị trí quan lý, Ban lãnh đạo khơng dựa vào việc phân tích năng lực chuyên mơn mà dựa vào trình độ học vấn và “xuất thân” của nhân viên. Khi nhân viên không đáp ứng được yêu cầu công việc về chuyên môn sẽ thực hiện bổ sung kiến thức hoặc bố trí cơng việc khác dẫn đến việc lãng phí tài chính.
Hầu hết các ý kiến cho rằng định hướng đào tạo nhân viên của công ty chưa rõ ràng và tập trung, chỉ tổ chức theo yêu cầu của cá nhân và phịng ban và khơng xét đến tính phù hợp của lớp đào tạo và vị trí cơng việc. Ví dụ: Nhân viên kỹ sư xây dựng được Cơng ty hơ trợ học phí học Quan trị kinh doanh. Do đó việc đào tạo có khi khơng đúng đối tượng gây lãng phí tài chính và chất xám.
Trình độ chun mơn của các nhân viên khơng được kiểm tra định kỳ hàng năm. Do đó trong cơng ty vẫn tồn tại một số lượng nhân viên khơng đam bao vị trí cơng việc do khơng được cập nhật thường xuyên kiến thức. Ví dụ: Nhân viên tính lương và thuế thu nhập cá nhân tại phòng Tổ chức hành chính thường tính thuế sai do sử dụng tin học văn phịng khơng thành thạo và không cập nhật các văn ban luật.
Nguyên nhân dẫn đến các tồn tại
Nhìn chung năng lực nhân viên tại các vị trí cơng việc vẫn được đam bao. Tuy nhiên tại một số vị trí thì nhân viên được bổ nhiệm vẫn chưa phai là người thích hợp nhất. Điều này xay ra do sự phân cơng cơng việc có trường hợp do mang tính cam tính, vẫn cịn nhân viên cán bộ khơng đủ năng lực mà không thể xử lý được, nguyên nhân chủ yếu là do nhân viên có thâm niên khơng nâng cao kiến thức chuyên môn, Ban lãnh
đạo các đơn vị phai chịu áp lực từ lãnh đạo Tỉnh, các sở ban ngành có liên quan gởi đến. Chính sách đào tạo nhân viên khơng kịp thời và chưa hiệu qua do mang tính tự phát, chỉ đào tạo khi có u cầu của nhân viên, các phịng ban hoặc khi cần bổ sung kiến thức cho nhân viên bị phát hiện thiếu chuyên môn.
2.2.2.1.3 Ban giám đốc
Theo Điều lệ tổ chức hoạt động của Tổng công ty: “Tổng giám đốc và các Phó tổng giám đốc cơng ty là những người có năng lực kinh doanh và tổ chức quan lý, có trình độ đại học và có chun mơn thuộc lĩnh vực kinh doanh chính của cơng ty là xây dựng giao thơng, hạ tầng, đơ thị, có phẩm chất đạo đức tốt do Hội đồng thành viên bổ nhiệm và được sự chấp thuận của Ủy ban Nhân Dân Tỉnh”.
Qua khao sát, 100% ý kiến cho rằng Ban giám đốc ln xem trọng vai trị của HTKSNB trong việc quan lý điều hành san xuất kinh doanh. Định kỳ môi tháng một lần, Ban giám đốc tổ chức cuộc họp với Ban kiểm sốt và lãnh đạo các phịng ban để đánh giá kết qua thực hiện để có những biện pháp kịp thời và tìm giai pháp khắc phục các tồn tại trong các quy trình kiểm sốt làm anh hưởng đến việc thực hiện các mục tiêu của Cơng ty. Ban kiểm sốt ln kiểm tra và báo cáo tình hình kinh doanh, cơng tác quan lý tại cuộc họp này. Nội dung của cuộc họp xoay quanh các thuận lợi và khó khăn về các nội dung như: Tiến độ xây dựng và thời gian hoàn thành đúng hạn các dự án, việc giai ngân và tiến hành triển khai các dự án mới, tình hình bán bất động san và cung cấp dịch vụ, chính sách bán hàng, tiến độ thu hồi các cơng nợ mới và xử lý cơng nợ cũ, tình hình tăng giá mua hàng, chất lượng vật tư, công nợ đối với nhà cung cấp… Sau cuộc họp, nội dung trao đổi trong cuộc họp sẽ được ghi nhận thành biên ban, lãnh đạo các phòng ban sẽ phổ biến lại với nhân viên các nội dung cần thiết có liên quan đến cơng việc của phịng ban mình.
100% ý kiến khao sát cho thấy Ban giám đốc vẫn chưa có sự trao đổi về sự đánh giá của kiểm toán viên độc lập đối với những yếu kém của HTKSNB tại các vấn đề như: Thời gian xuất hóa đơn, cơng tác kế khai th́, sự ghi nhận doanh thu…
Nội dung biên ban các cuộc họp khơng được phổ biến tồn cơng ty nên có kha năng xay ra trường hợp lãnh đạo các phòng ban truyền đạt thiếu nội dung cho nhân viên dưới quyền.
Nguyên nhân dẫn đến các tồn tại
Nhìn chung Ban giám đốc thường xuyên xem xét hiệu qua hoạt động của các quy trình kiểm sốt. Việc phổ biến nội dung cuộc họp đến toàn nhân viên chưa được quan tâm đúng mức. Bên cạnh đó, Ban giám đốc cũng chưa có sự trao đổi với kiểm tốn viên về HTKSNB để có những chấn chỉnh kịp thời. Nguyên nhân do Ban giám