CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
3.2 Những quan điểm chung về hoàn thiện hệ thống KSNB tại Tổng công ty Đầu tư
tư và Phát triển Công nghiệp - TNHH Một Thành Viên
Nhìn chung, Tổng cơng ty có hệ thống các quy trình kiểm sốt tương đối đầy đủ và trong các quy trình có chứa đựng hầu hết các thủ tục kiểm sốt, nhưng các quy chế quan lý này khơng được thực hiện triệt để và do đó các thủ tục kiểm sốt khơng được vận hành. Chính vì vậy, mục tiêu hướng tới để hồn thiện HTKSNB của Tổng cơng ty là xây dựng HTKSNB có các quy trình kiểm sốt đầy đủ, chứa đựng hầu hết các thủ tục kiểm sốt, có kha năng cập nhật rủi ro. Các quy trình kiểm sốt được thực thi triệt để sẽ làm cho các thủ tục kiểm soát được vận hành một cách hữu hiệu. Có một số nguyên tắc chung về hoàn thiện HTKSNB như sau:
- Hoàn thiện HTKSNB cần vận dụng khuôn mẫu báo cáo COSO 1992 để tìm các giải pháp theo 5 bộ phận cấu thành.
- Hoàn thiện HTKSNB phai tuân thủ những quy định trong chế độ chính sách của Nhà nước và cập nhật các văn ban pháp luật kịp thời.
- Hoàn thiện HTKSNB phai kế thừa và phát huy các yếu tố tích cực của HTKSNB hiện có bởi các yếu tố này đã thể hiện vai trò ngăn ngừa và phát hiện sai phạm trong thời gian qua.
- Hoàn thiện HTKSNB phai đam bao tính hiệu qua, tức là lợi ích đạt được phai lớn hơn chi phí bỏ ra để hồn thiện HTKSNB.
- Hoàn thiện HTKSNB phai phù hợp với tình hình cụ thể hiện tại của doanh nghiệp bởi vì HTKSNB do Ban lãnh đạo thiết lập, nó chi phối và anh hưởng đến mọi thành viên, mọi hoạt động và mọi nguồn lực trên tồn Cơng ty.
3.3 Một số giải pháp hồn thiện hệ thống KSNB tại Tổng cơng ty Đầu tư và Phát triển Công nghiệp- TNHH Một Thành Viên
Dựa vào cơ cấu tổ chức, đặc điểm hoạt động và năng lực tài chính hiện tại của Công ty, các giai pháp phù hợp được tác gia đưa ra sau đây sẽ khắc phục được các nhược điểm và hoàn thiện hơn HTKSNB hiện nay.
3.3.1Giải pháp hồn thiện mơi trường kiểm sốt
3.3.1.1Tính chính trực và các giá trị đạo đức
Ban lãnh đạo cần xác định rằng sự trung thực và các giá trị đạo đức nghề nghiệp là thực sự cần thiết cần thiết để xây dựng một hình anh đẹp về Cơng ty và góp phần hướng các hoạt động đi vào khn khổ, nề nếp.
Quy định tính chính trực và các giá trị đạo đức cần có một cách cụ thể của nhân viên và lãnh đạo các cấp trong công việc thành văn ban để ngăn chặn các cơ hội khiến cho nhân viên hành xử trái với đạo đức. Công ty cần ban hành sổ tay hoặc cẩm nang hướng dẫn để phổ biến rộng rãi và rõ ràng đến từng nhân viên trong công ty. Nội dung bao gồm các hướng dẫn chi tiết về cách ứng xử trong các mối quan hệ trong công việc, và tương ứng là các mức khen thưởng khi thực hiện tốt và xử phạt khi vi phạm, cụ thể như sau:
Đối với khách đến Công ty
Đối với khách đến Công ty bao gồm các vị lãnh đạo trong ngành, tổ chức có liên quan, khách hàng, nhà cung cấp… đến liên hệ công việc. Khi khách đến cần thể hiện sự hịa nhã, tơn trọng. Cụ thể :
- Lịch sự chào hỏi khi gặp mặt. Chỉ dẫn nơi khách cần liên hệ với thái độ niềm nở, trân trọng.
- Khơng nhìn soi mói hoặc bàn tán, có thái độ trêu đùa đối với khách.
Đối với Cấp lãnh đạo
- Ứng xử đúng mực, gương mẫu, đi đầu trong việc thực hiện các nội quy, quy định của Cơng ty và pháp luật; làm trịn bổn phận, trách nhiệm của mình.
- Ln quan tâm, thơng cam đến các nhân viên cấp dưới và tạo mọi điều kiện để nhân viên có thể hồn thành tốt nhất cơng việc được phân công;
- Không thiên vị, bè phái và luôn công bằng, minh bạch, tránh vì tình cam mà có sự nặng nhẹ trong phân công công việc, đề bạt khen thưởng; luôn quan tâm, tạo mọi điều kiện để cán bộ, viên chức hồn thành tốt nhất cơng việc được phân cơng;
- Ln lắng nghe mọi ý kiến đóng góp; có như vậy nhân viên mới nhiệt tình góp ý; sự độc đốn sẽ khiến mọi người im lặng. Điều này sẽ xóa bỏ khoang cách giữa nhân viên và cấp lãnh đạo trong công ty, tạo môi trường làm việc thật sự thân thiện. Trong Công ty, nhân viên mới thực sự là là người xơ xát với tình hình cơng việc thực tế, do đó những ý kiến đóng góp của họ ln thực tế và khách quan. Vì vậy, cấp lãnh đạo khơng nên lạm dụng việc áp đặt mệnh lệnh đối với nhân viên, vì điều này có thể gây bất mãn khi làm việc dẫn đến việc giam hiệu qua công việc.
- Bất đồng ý kiến khơng phai là lí do cho những cư xử thiếu lịch sự hay áp đặt cá nhân. Hãy ln kiên nhẫn dùng lập luận để phân tích những ý kiến khơng đồng tình để thuyết phục nhân viên của mình.
Đối với nhân viên
- Luôn niềm nở, lắng nghe và chấp hành nghiêm túc theo sự chỉ đạo của cấp lãnh đạo theo đúng nhiệm vụ và trách nhiệm được giao.
- Luôn thực hiện công việc được giao một cách hiệu qua với tinh thần trách nhiệm cao, phai luôn tham mưu cho lãnh đạo về các vấn đề trong công việc.
- Nhân viên luôn thể hiện văn minh, lịch sự trong giao tiếp, ứng xử, trang phục để tạo hình anh đẹp cho Công ty và cho ban thân.
- Nhân viên cần chấp hành nghiêm chỉnh giờ giấc làm việc của Cơng ty. (Mặc dù Cơng ty có áp dụng chấm công hàng ngày nhưng chỉ mang tính hình thức. Tình trạng nhân viên đi sớm về trễ vẫn thường xuyên xay ra, kể ca cấp quan lý. Cần áp dụng các biện pháp chấm công khác như quẹt thẻ, máy quét vân tay, ra vào cổng xuất trình giấy tờ. Việc giam thiểu các cơ hội vi phạm giúp nhân viên thực hiện theo đúng nội quy Công ty và làm việc nghiêm túc, tận dụng được năng lực và thời gian làm việc của nhân viên).
- Khơng được nhận tiền, tài san hoặc lợi ích vật chất khác của tổ chức, đơn vị, cá nhân liên quan đến cơng việc do mình giai quyết hoặc thuộc phạm vi quan lý của mình. - Ln trung thực và cẩn trọng trong mơi lời nói và hành động nhằm giữ gìn anh đẹp cho Cơng ty.
- Ln học tập và khơng ngừng hồn thiện ban thân.
Bên cạnh đó, cần quy định các hình thức kỷ luật cụ thể là vi phạm loại nào, bao nhiêu lần sẽ bị xếp loại B (hưởng 90% lương) hay C (hưởng 80% lương).
Để các tiêu chuẩn về tính chính trực và đạo đức nghề nghiệp được truyền đạt hiệu qua đến mọi thành viên trong Công ty, các tiêu chuẩn này cần được ban hành thành sổ tay phát cho mỗi nhân viên môi khi được nhận vào làm tại Công ty và được ghi thành bang quy định ứng xử bằng tiếng Việt và tiếng Anh đặt ở những nơi mà nhân viên sẽ đọc như: Trước cửa thang máy, trong thang máy, phòng họp, sanh tiếp tân. 3.3.1.2Đảm bảo về năng lực
Giam thiểu tuyển dụng các nhân viên không đủ năng lực: Lập bang mô ta công việc với mô ta rõ ràng về u cầu chun mơn của từng vị trí và đam bao được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ Công ty; thực hiện sự phân định trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng. Như thế có thể hạn chế tối đa được việc tuyển dụng các nhân viên không đủ năng lực, chồng chéo trong việc phân chia chức năng – nhiệm vụ của từng cá nhân, bộ phận.
Ví dụ: Vị trí kỹ sư bộ phận cầu đường cần có bằng cử nhân xây dựng cầu đường, Chứng chỉ B vi tính, đọc hiểu các tài liệu tiếng Anh.
Đam bao năng lực nhân viên khi giao việc mới: Đặc biệt là đối với cấp quan lý cần có trình độ chun mơn cao và nhiều kỹ năng mềm cho quan lý, vì vậy cần xây dựng các tiêu chí bổ nhiệm cơng việc chi tiết cho từng vị trí, từng phịng ban với các tiêu chí cần đạt được cụ thể để mọi người đều có cơ hội thăng cấp như nhau kể ca những người mới. Các tiêu chí cần xây dựng là chuyên ngành học, chuyên ngành công tác, thâm niên công tác, kiến thức kỹ năng cần thiết. Tác gia xin đề xuất tiêu chí đề bạt tại một số vị trí, cụ thể như sau:
- Vị trí trưởng phịng Tiếp thị: + Trình độ học vấn: Cử nhân. + Chuyên ngành: Anh văn.
+ Thâm niên cơng tác: Có ít nhất 5 năm làm việc tại tại bộ phận tiếp thị và có ít nhất 2 năm làm việc tại Phịng tiếp thị của Cơng ty.
+ Các kiến thức kỹ năng cần thiết: Năng động linh hoạt và có nhiều kinh nghiệm trong việc tư vấn, hô trợ và thuyết phục nhà đầu tư; có kỹ năng phân tích và phán đốn; có kỹ năng đàm phán và giao tiếp với nhà đầu tư; có kha năng sử dụng thành thạo thêm ít nhất 2 ngoại ngữ khác ngồi Anh ngữ; có kỹ năng quan lý và sắp xếp cơng việc, giao tiếp nội bộ; có kha năng đúc kết từ kinh nghiệm quan lý thực tế và luôn học hỏi để áp dụng phương pháp quan lý tiến tiến nhằm khơng ngừng nâng cao trình độ chất lượng và hiệu qua quan lý Công ty.
- Vị trí trưởng phịng San xuất Kinh doanh: + Trình độ học vấn: Cử nhân.
+ Chuyên ngành: Xây dựng.
+ Thâm niên cơng tác: Có ít nhất 6 năm làm việc tại Phịng San xuất Kinh doanh và có ít nhất 2 năm làm việc tại Phịng San xuất Kinh doanh của Cơng ty với thành tích cơng việc ln đạt kết qua tốt.
+ Các kiến thức kỹ năng cần thiết: Có kha năng giai quyết vấn đề nghiên cứu và tổ chức quá trình San xuất kinh doanh, đam bao đúng yêu cầu tiêu chuẩn của Công ty; hiểu rõ các điều khoan trong hợp đồng ngoại thương; có kiến thức về Xuất nhập khẩu, đọc hiểu bộ chứng từ nhập hàng nhập khẩu như invoice, packing list, bill of lading, lập tờ khai hai qua, nắm bắt các nghị định hiện hành về thủ tục hai quan.
Nâng cao hiệu qua các chương trình đào tạo: Khi có yêu cầu cần đào tạo từ các nhân viên, hoặc phịng ban thì cần xem xét sự phù hợp giữa kiến thức đào tạo với vị trí cơng việc nhằm tránh lãng phí tài chính. Chẳng hạn như nhân viên kế tốn thì chỉ hơ trợ đào tạo các chương trình có liên quan như khai báo thuế, kiến thức liên quan đến quyết toán, đầu tư xây dựng cơ ban; nhân viên là kỹ sư xây dựng chỉ học các lớp lập dự toán, các kỹ thuật xây dựng mới. Ngoài ra, định kỳ cần kiểm tra lại kiến thức nhân viên để có chương trình đào tạo kịp thời khi phát hiện ra những hạn chế về chuyên môn trong công việc. Thực hiện được điều này sẽ giúp Cơng ty có được hầu hết các nhân viên có đầy đủ năng lực làm việc tương ứng với các vị trí cơng việc được giao giúp cho Cơng ty ngày càng phát triển.
3.3.1.3Ban giám đốc
Nội dung biên ban các cuộc họp giao ban nên phổ biến đến toàn nhân viên qua phần mềm Portal Office tránh trường hợp lãnh đạo các phòng ban truyền đạt thiếu nội dung cho nhân viên dưới quyền để mọi người nắm rõ và thực hiện đúng sự chỉ đạo của Ban giám đốc.
Ban giám đốc cần có sự trao đổi về sự đánh giá của kiểm toán viên độc lập đối với những yếu kém của HTKSNB tại công ty ở các vấn đề như: Thời gian xuất hóa đơn, công tác kế khai thuế, sự ghi nhận doanh thu…Từ đó sẽ giúp Ban giám giám đốc có sự điều chỉnh kịp thời đối với từng chu trình một cách khách quan.
3.3.1.4Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Tư tưởng làm lãnh đạo phai luôn lắng nghe và đồng cam với nhân viên là tốt. Tuy nhiên, không nên để nhân viên lợi dụng sự cam thông của lãnh đạo để thực hiện các hành vi vi phạm.
Ban lãnh đạo nên nhận thức được rằng mục tiêu san xuất kinh doanh là hiệu qua chứ khơng chỉ là kinh doanh có lãi, vốn đầu tư của Nhà nước cũng giống như là vốn của mình. Từ đó quan lý và thực hiện sử dụng tiết kiệm các nguồn lực nhằm làm tăng hiệu qua hoạt động của Công ty, cụ thể như sau:
- Giá mua các thiết bị cần được quan lý kỹ đam bao mua hàng với giá tốt nhất thơng qua các hình thức đấu thầu, lấy báo giá nhiều đơn vị…
- Các nhân viên trình độ chuyên mơn cao, có kha năng tham mưu tốt, có kinh nghiệm làm việc lâu năm, có năng lực quan trị nên được đề bạt vào vị trí quan lý khi có nhu cầu. Điều này giúp phát huy hết năng lực các nhân tài hiện có góp phần trong việc điều hành Cơng ty hoạt động ngày càng tốt hơn.
- Cần quy định cụ thể số lượng thiết bị, dụng cụ, văn phòng phẩm làm việc, khơng được phát tràn lan tránh lãng phí tài chính. Ví dụ: Mơi nhân viên được cấp 4 viết bi xanh, 1 viết bi đỏ, 1 viết chì, 1 cây thước, 20 bìa ba dây…; mơi phịng ban được cấp 2 máy in trắng đen, 1 máy in màu, 1 máy photo, 5 điện thoại bàn…
3.3.1.5Cơ cấu tổ chức và sự phân định quyền hạn và trách nhiệm
Trong mơi phịng ban cần có ban mơ ta cơng việc đối với mỗi nhân viên về quyền hạn và trách nhiệm cần thực hiện. Ban mô ta công việc mà tác gia đề xuất được trình bày ở phụ lục 7. Như vậy sẽ đam bao các nhân viên này có thể hiểu rõ để thực hiện đúng và đủ cơng việc được giao. Bên cạnh đó cũng đặt ra mức xử phạt phù hợp đối với nhân viên không thực hiện đúng nhiệm vụ được giao.
Định kỳ Ban giám đốc cần xem xét tình trạng thừa thiếu lao động giữa các phòng ban và khắc phục bằng cách điều nhân viên từ phòng thừa sang bộ phận thiếu nhân viên nhằm tránh lãng phí nhân lực.
3.3.1.6Chính sách nhân sự
Chính sách nhân sự
Khi phân cơng vị trí cơng việc cần phù hợp với trình độ từng nhân viên nhằm phát huy năng lực cùng với vốn kiến thức chuyên ngành đã được học của họ.
Chính sách khen thưởng cần được viết thành văn ban với các tiêu chí cụ thể để làm cơ sở đánh giá khen thưởng công bằng đối với mọi nhân viên như: Tuân thủ tốt giờ giấc làm việc, hồn thành các cơng việc được giao đúng hạn, thực hiện tốt công tác tham mưu về công việc chuyên môn cho lãnh đạo, tích cực tham gia các phong trào trong Công ty, không bị kỷ luật…
Thường xuyên luân chuyển một số vị trí quan trọng của các nhân viên trong phòng Ban để tránh tình trạng gian lận và để giúp cho các nhân viên học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm và thuận tiện cho việc giám sát nhau hơn và quan trọng hơn nữa là có thể đam bao nhân sự khi vị trí nào đó cần người thay thế.
Cần quy định thời hạn ký hợp đồng làm việc lại đối với nhân viên đến tuổi hưu trong khoang thời gian nhất định. Ví dụ: Chỉ ký lại hợp đồng với thời gian làm việc tối đa 2 năm đối với các nhân viên đến tuổi hưu.
Bên cạnh đó khi tổ chức cho các nhân viên tham gia các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ cần chọn thời gian linh hoạt để mọi nhân viên có liên quan đều có thể tham dự. Ví dụ : Các buổi học sau giờ làm việc từ 17h trở đi và các buổi học vào ngày thứ 7 và chủ nhật sẽ làm cho các nhân viên nữ có con nhỏ khơng thể tham gia hoặc khơng tham gia thưởng xuyên được. Trường hợp việc huấn luyện do tổ chức bên ngoài thực