Các bộ phận cấu thành của hệ thống KSNB (1992)

CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.3 Các bộ phận cấu thành của hệ thống KSNB (1992)

Theo Báo cáo COSO (1992) thì một HTKSNB bao gồm 5 bộ phận có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, đó là:

- Mơi trường kiểm sốt. - Đánh giá rủi ro.

- Hoạt động kiểm sốt. - Thơng tin và truyền thơng. - Giám sát.

1.3.1Mơi trường kiểm sốt

Mơi trường kiểm sốt tạo ra sắc thái chung trong đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tang đối với các bộ phận khác của KSNB. Mơi trường kiểm sốt tốt sẽ là nền tang quan trọng để HTKSNB hoạt động hiệu qua.

Các nhân tố chính thuộc về mơi trường kiểm sốt là:

- Tính chính trực và các giá trị đạo đức

Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB trước tiên phụ thuộc vào tính chính trực và việc tơn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến các q trình kiểm sốt. Để đáp ứng yêu cầu này, các nhà quan lý cao cấp phai xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn để có thể ngăn can khơng cho các thành viên có các hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp. Muốn vậy, những nhà quan lý cần phai làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần phai phổ biến những quy định đến mọi hành viên bằng các thể thức thích hợp.

Một cách khác để nâng cao tính chính trực và tơn trọng các giá trị đạo đức là phai loại trừ hoặc giam thiểu những sức ép hay điều kiện có thể dẫn đến nhân viên có những hành vi thiếu trung thực. Thí dụ, gian lận trong Báo cáo tài chính có thể xuất phát từ việc nhân viên bị ép buộc phai thực hiện các mục tiêu phi thực tế của nhà quan lý. Những hành động khơng đúng cũng có thể phát sinh khi quyền lợi của nhà quan lý

lại gắn chặt với số liệu báo cáo về thu nhập (Ví dụ các khoan thưởng trên lợi nhuận), nghĩa là khi có phát sinh mâu thuẫn quyền lợi…

- Đảm bảo về năng lực

Là đam bao cho nhân viên có được những kỹ năng và hiểu biết cần thiết để thực hiện được nhiệm vụ của mình, nếu khơng chắc chắn họ sẽ thực hiện nhiệm vụ được giao khơng hữu hiệu và hiệu qua. Do đó, nhà quan lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có năng lực và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao, và phai giám sát huấn luyện họ đầy đủ và thường xuyên.

- Hội đồng Quản trị và Ủy ban Kiểm toán

Nhiều nước trên thế giới yêu cầu các công ty cổ phần có niêm yết trên Thị trường Chứng khoán phai thành lập Ủy ban Kiểm toán. Đây là Ủy ban gồm một số thành viên trong và ngoài Hội đồng Quan trị nhưng không tham gia vào việc điều hành đơn vị. Ủy ban Kiểm tốn có thể có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị, thông qua việc giám sát sự tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính, giữ sự độc lập của kiểm toán nội bộ…Do có các chức năng quan trọng trên, nên sự hữu hiệu của Ủy ban Kiểm toán và Hội đồng Quan trị có anh hưởng lớn đến mơi trường kiểm sốt.

Các nhân tố được xem xét để đánh giá sự hữu hiệu của Hội đồng Quan trị hoặc Ủy ban Kiểm toán gồm mức độ độc lập, kinh nghiệm và uy tín của các thành viên trong Hội đồng Quan trị hoặc Ủy ban Kiểm toán, và mối quan hệ của họ với bộ phận kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập.

- Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý

Triết lý quan lý thể hiện quan điểm và nhận thức của nhà quan lý; phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị. Một số nhà quan lý rất quan tâm đến việc lập báo cáo tài chính và rất chú trọng đến việc hoàn thành hoặc vượt mức kế hoạch. Họ hài lịng với những hoạt động kinh doanh có mức rủi ro cao, nhưng có thể thu được nhiều lợi nhuận. Một số nhà quan lý khác lại rất

bao thủ và quá thận trọng với rủi ro…Sự khác biệt về triết lý quan lý và phong cách điều hành có thể anh hưởng lớn đến mơi trường kiểm sốt và tác động đến việc thực hiện mục tiêu của đơn vị.

Triết lý quan lý và phong cách điều hành cũng được phan ánh trong cách thức nhà quan lý sử dụng các kênh thơng tin và quan hệ với cấp dưới. Có nhiều nhà quan lý trong q trình điều hành thích tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với các nhân viên. Ngược lại, có các nhà quan lý chỉ thích điều hành cơng việc theo một trật tự đã được xác định trong cơ cấu tổ chức của đơn vị…

- Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu. Nói cách khác, cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát tất ca các hoạt động của đơn vị. Vì thế, khi xây dựng một cơ cấu tổ chức phai xác định được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể thức báo cáo cho phù hợp. Tuy nhiên, điều này còn phụ thuộc vào quy mơ và tính chất hoạt động của đơn vị. Cơ cấu tổ chức của một đơn vị thường được mô ta qua sơ đồ tổ chức, trong đó phan ánh các mối quan hệ về quyền hạn, trách nhiệm và báo cáo.

- Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm

Việc phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức. Nó cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị, giúp cho mơi thành viên phai hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể gì và từng hoạt động của họ sẽ anh hưởng như thế nào đến người khác trong việc hoàn thành mục tiêu. Do đó, khi mơ ta cơng việc, đơn vị cần phai thể chế hóa bằng văn ban về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng thành viên và quan hệ giữa họ với nhau.

- Chính sách nhân sự

Chính sách nhân sự là các chính sách và thủ tục của nhà quan lý về việc tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thai, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật nhân

viên. Chính sách nhân sự có anh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm sốt thơng qua tác động đến các nhân tố khác trong mơi trường kiểm sốt như đam bao về năng lực, tính chính trực và các giá trị đạo đức… Ví dụ, một chính sách tuyển dụng dành ưu tiên cho những cá nhân có trình độ, kinh nghiệm, chính trực và hạnh kiểm tốt sẽ là sự đam bao không những về năng lực mà còn về phẩm chất của đội ngũ nhân viên.

Mơi trường kiểm sốt có anh hưởng rất quan trọng đến quá trình thực hiện và kết qua của các thủ tục kiểm sốt. Một mơi trường kiểm sốt ́u kém khơng thể nào tạo được các thủ tục kiểm sốt hữu hiệu. Ngược lại, một mơi trường kiểm sốt tốt có thể hạn chế phần nào sự thiếu sót của thủ tục kiểm sốt. Mơi trường kiểm sốt chính là điều kiện cần cho các thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng.

1.3.2Đánh giá rủi ro

Tất ca các hoạt động của diễn ra trong đơn vị điều có thể phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm sốt tất ca. Vì vậy, các nhà quan lý phai thận trọng khi xác định và phân tích những nhân tố anh hưởng đến rủi ro làm đe dọa những mục tiêu kể ca mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động của đơn vị và phai cố gắng kiểm soát được những rủi ro này.

Để giới hạn được rủi ro ở mức chấp nhận được, người quan lý phai xác định được mục tiêu của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro trên cơ sở các mục tiêu đã được thiết lập, từ đó mới có thể kiểm sốt được rủi ro.

- Xác định mục tiêu của đơn vị: Mục tiêu tuy không phai là một bộ phận của

KSNB nhưng việc xác định nó là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro. Bởi lẽ một sự kiện có trở thành một rủi ro quan trọng đối với tổ chức hay không sẽ phụ thuộc vào mức độ tác động tiêu cực của nó đến mục tiêu của đơn vị. Xác định mục tiêu bao gồm việc đưa ra sứ mệnh, hoạch định các mục tiêu chiến lược cũng như những chỉ tiêu phai đạt được trong ngắn hạn, trung hay dài hạn. Việc xác định mục tiêu có thể được thực

hiện qua việc ban hành các văn ban hoặc đơn gian hơn, qua nhận thức và phát biểu hàng ngày của người quan lý.

- Nhận dạng rủi ro: rủi ro có thể tác động đến đơn vị ở mức độ toàn đơn vị hay

chỉ anh hưởng đến từng hoạt động cụ thể.

Ở mức độ toàn đơn vị, các nhân tố phát sinh rủi ro đó là sự đổi mới kỹ thuật, nhu cầu khách hàng thay đổi, sự cai tiến san phẩm của đối thủ cạnh tranh, sự thay đổi chính sách của Nhà nước, trình độ nhân viên khơng đáp ứng được u cầu hoặc thay đổi cán bộ quan lý...Đây là những nhân tố phát sinh từ môi trường hoạt động của đơn vị. Trong phạm vi từng hoạt động như bán hàng, mua hàng..., rủi ro có thể phát sinh và tác động đến ban thân từng hoạt động trước khi gây anh hưởng dây chuyền đến tồn đơn vị. Thơng thường rủi ro liên quan đến từng bộ phận xuất phát từ các chính sách của đơn vị như chính sách mở rộng thị phần, chính sách cai tiến kỹ thuật...

Để nhận dạng rủi ro, người quan lý có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau từ việc sử dụng các phương tiện dự báo, phân tích các dữ liệu q khứ, cho đến việc rà sốt thường xuyên các hoạt động. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, cơng việc này có thể thực hiện dưới dạng những cuộc tiếp xúc với khách hàng, ngân hàng… hoặc các buổi họp giao ban trong nội bộ.

- Phân tích và đánh giá rủi ro

Vì rủi ro rất khó định lượng nên đây là công việc khá phức tạp và có nhiều phương pháp khác nhau. Thơng thường một quy trình phân tích và đánh giá rủi ro gồm các bước sau: Ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua anh hưởng có thể có của nó đến việc thực hiện mục tiêu của đơn vị, xem xét kha năng xay ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng để đối phó với rủi ro.

Trong lĩnh vực kế tốn, có thể có những rủi ro đe dọa sự trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính như ghi nhận các tài san khơng có thực hoặc là khơng thuộc quyền sở hữu của đơn vị, đánh giá tài san và các khoan nợ phai tra không phù hợp với

chuẩn mực, chế độ kế tốn, khai báo khơng đầy đủ về thu nhập và chi phí, trình bày những thơng tin tài chính khơng phù hợp với yêu cầu của chuẩn mực và chế độ kế tốn. Các rủi ro trên có thể phát sinh từ trong ban chất hoạt động của đơn vị hoặc từ yếu kém của chính HTKSNB.

- Xử lý rủi ro: sau khi phân tích đánh giá rủi ro, có các biện pháp xử lý rủi ro như tránh rủi ro bằng cách không tiến hành một số hoạt động, chuyển giao rủi ro như mua bao hiểm, góp vốn liên doanh, giam thiểu rủi ro bằng cách tăng cường KSNB.

Việc đánh giá rủi ro nên được thực hiện thường xuyên định kỳ để có những biện pháp khắc phục kịp thời và những điều chỉnh thích hợp nhất là khi xay ra những biến động của nền kinh tế, thay đổi chính sách nhà nước, cơng nghệ mới.

1.3.3Hoạt động kiểm soát

Các hoạt động kiểm sốt là những chính sách và thủ tục giúp cho việc thực hiện các chỉ đạo của người quan lý được thực hiện nghiêm túc. Nó đam bao các hành động cần thiết để kiểm soát các rủi ro mà đơn vị đang hay có thể gặp phai trong q trình thực hiện mục tiêu của mình. Hoạt động kiểm sốt hiệu qua cần dễ hiểu, phù hợp, nhất quán và liên hệ trực tiếp đến các mục tiêu. Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác nhau có thể được thực hiện, và sau đây là những hoạt động kiểm soát chủ yếu tại đơn vị là:

-Phân chia trách nhiệm đầy đủ

Phân chia trách nhiệm là không cho phép một thành viên nào được giai quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc. Chẳng hạn, không thành viên nào được kiêm nhiệm các chức năng: Phê chuẩn, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ và bao quan tài san.

Mục đích của phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau; nếu có sai sót xay ra sẽ được phát hiện nhanh chóng; đồng thời giam cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong q trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu diếm những sai phạm của mình.

đây:

Thí dụ như phân chia trách nhiệm đòi hỏi phai tách biệt giữa các chức năng sau + Chức năng bao quan tài san với chức năng kế tốn: Lý do khơng cho phép nhân viên bao quan tài san được làm nhiệm vụ lưu giữ các sổ sách kế tốn về tài san đó là để ngăn chặn hành vi tham ơ tài san. Vì nếu cho kiêm nhiệm hai chức năng trên có thể tạo rủi ro là nhân viên sẽ tự tiện sử dụng tài san để phục vụ cho lợi ích cá nhân và điều chỉnh sổ sách để che dấu sai phạm của mình.

+ Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bao quan tài san: Người được giao nhiệm vụ phê chuẩn nghiệp vụ không được kiêm bao quan tài san vì tạo kha năng thâm lạm tài san. Ví dụ, nếu cùng một người vừa phê chuẩn tuyển dụng nhân viên đồng thời là người phát lương có thể dẫn đến việc tuyển dụng khống nhân viên để chiếm đoạt tiền lương của các nhân viên khơng có thật này.

+ Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán: Nếu từng bộ phận vừa thực hiện nghiệp vụ vừa ghi chép và báo cáo thì họ sẽ có xu hướng thổi phồng kết qua để tăng thành tích của bộ phận hoặc khu vực của mình. Muốn khơng cho thơng tin bị thiên lệch như trên, quá trình ghi sổ nên giao cho một bộ phận riêng biệt thực hiện - thường là bộ phận kế toán.

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm tuy có thể ngăn chặn các sai phạm gian lận nhưng vẫn có thể bị vơ hiệu hóa nếu các nhân viên bắt tay thơng đồng với nhau.

- Kiểm sốt q trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ

Để thông tin đáng tin cậy cần phai thực hiện nhiều hoạt động kiểm sốt nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ.

Khi kiểm sốt q trình xử lý thơng tin, cần bao đam rằng phai kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách và việc phê chuẩn các nghiệp vụ phai đúng đắn, cụ thể là:

+ Các chứng từ phai được đánh số liên tục trước khi sử dụng để có thể kiểm sốt, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết.

+ Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xay ra, hoặc càng sớm càng tốt.

+ Nội dung của chứng từ cần thiết kế đơn gian, rõ ràng dễ hiểu và có thể sử dụng cho nhiều cơng dụng khác nhau. Ví dụ, hóa đơn bán hàng là căn cứ để tính tiền khách hàng, ghi nhận doanh thu vào sổ sách, thống kê hàng bán, và tính hoa hồng bán hàng.

+ Tổ chức luân chuyển chứng từ phai khoa học, kịp thời, nghĩa là chứng từ chỉ