BÀI 5 : MACRO TẬP LỆNH
4. Thiết kế báo cáo ở chế độ Design View
Click chọn “Reports” trong cửa sổ Database
Chọn New
Chọn bảng hoặc truy vấn làm nguồn dữ liệu báo cáo. Cĩ thể bỏ qua chọn bảng/ truy vấn nếu khơng cần sử dụng nguồn dữ liệu hoặc chọn nguồn dữ liệu sau này nhờ dùng thuộc tính Record Source
Chọn “Design View”
138
Sử dụng hộp cơng cụ Toolbox để tạo các điều khiển trên báo cáo: Sử dụng các cơng cụ thường dùng khi xây dựng báo cáo như kẻ đầu biểu, thân biểu, chọn font chữ, đánh số thứ tự, ngắt trang…
Sau khi hồn tất, đặt tên cho báo cáo rồi trở về database.
37. 4.1 Các cơng cụ thường dùng khi thiết kế báo cáo
Điều khiển Line, Rectangle để vẽ đường thẳng và hình chữ nhật
Chức năng Duplicate của menu Edit dùng để nhân bản một nhĩm các đối tượng được chọn
Các chức năng Align và Size của menu Format để chỉnh lý các ơ điều khiển tạo nên đầu/ thân báo cáo.
Sử dụng thanh cơng cụ Formating để chọn các trình bày cho ơ điều khiển
Sử dụng điều khiển Page Break trên hộp cơng cụ để thực hiện ngắt trang
Để in số trang ta sư dụng hộp văn bản kiểu tính tốn trong đĩ ghi cơng thức = Page, đặt hộp cơng cụ ở đầu trang hoặc cuối trang
Để tạo cột thứ tự trong báo cáo ta làm như sau: - Tạo một điều khiển Textbox kiểu Unbound.
- Kích phải chuột vào ơ điều khiển chọn Properties Chọn thẻ Data
Hình 5.10. Hộp thoại Properties của Textbox
- Tại thuộc tính Control Source ghi =1 hoặc gõ trực tiếp =1 vào ơ điểu khiển - Tại thuộc tính Running Sum
Chọn “Over Group” nếu muốn đánh số thứ tự cho từng nhĩm Chọn “Over All” nếu muốn đánh số thứ tự cho cả báo cáo
139
38. 4.2 Tổng hợp dữ liệu trên báo cáo
4.2.1 Tổng hợp dữ liệu trên mỗi nhĩm
Để tổng hợp dữ liệu của các bản ghi trong nhĩm, ta tạo các điều khiển Unbound tại đầu hoặc cuối nhĩm và đặt vào ơ điều khiển các phép tốn, hàm thống kê (Sum, Average, …) đã học
Ví dụ: Khi tạo báo cáo thống kê số sinh viên và tổng học bổng ở mỗi khoa. Muốn vậy ta xây dựng báo cáo và nhĩm dữ liệu trên trường Makhoa, tại đầu hoặc cuối nhĩm đơn vị ta đưa vào điều khiển sau:
- Số Sinh Viên: =Count ([MaSV]) - Tổng học bổng: = Sum([HocBong])
4.2.2 Tổng hợp dữ liệu trên tồn báo cáo
Để tổng hợp dữ liệu của các bản ghi trên tồn báo cáo, ta cũng tạo các điều khiển như trên nhưng các hộp văn bản textbox điều khiển được đặt ở đầu và cuối báo cáo.
4.2.3 So sánh dữ liệu tổng hợp trên các phần của báo cáo
Khi xây dựng các báo cáo thường phải so sánh, đối chiếu số liệu tổng hợp giữa các phần với nhâu. Ví dụ khi tổng hợp tổng số sinh viên của trường cần biết tổng số sinh viên của mỗi khoa chiếm bao nhiêu phần trăm tổng sinh viên của tồn trường.
Để so sánh dữ liệu tổng hợp trên các phần của báo cáo ta làm như sau:
- Tạo các hộp văn bản Text box tại đầu hoặc cuối mỗi phần để nhận dữ liệu tổng hợp trên các phần, dùng thuộc tính Name trong hộp thoại Properties để đặt tên cho các ơ điều khiển
- Sử dụng các ơ điều khiển nĩi trên để thực hiện các phép tốn so sánh dữ liệu tổng hợp trên các phần khác nhau của báo cáo, cách làm như sau: Tạo các ơ điều khiển mới (tại bất kỳ vị trí nào trên báo cáo), rồi đặt vào đĩ các biểu thức tên các ơ điều khiển đã xây dựng ở bước 1.