BÀI 5 : MACRO TẬP LỆNH
1. Giới thiệu báo cáo
33. 1.1 Khái niệm báo cáo
Report là một cơng cụ dùng để tạo ra các bản báo cáo để in ra giấy trên máy in. Mặc dù, chúng ta cĩ thể in trực tiếp dữ liệu từ bảng hoặc truy vấn nhưng với cơng cụ báo cáo, mọi việc được thực hiện một cách tinh xảo hơn. Chúng ta cĩ thể tùy ý thiết kế trang in từ màu sắc, font chữ, xác định khổ giấy, hướng và rất nhiều các tùy chọn khác.
34. 1.2 Các loại báo cáo
Tùy theo cơng dụng và kết quả hiển thị, cĩ thể phân loại các báo cáo như sau:
Column report (dạng cột): Thể hiện các trường trong một mẫu tin từ trên xuống.
Tabular report (dạng danh sách): Mỗi mẫu tin thành một dịng ngang, các trường sắp theo từng cột trong bảng.
Group/ totals report (dạng tổng cộng nhĩm): Tạo report cần lấy kết số cho một hay nhiều chỉ tiêu số liệu theo từng đối tượng.
Label report: Thường dùng để in các nhãn rời cho từng mẫu tin.
Summary Report: Tạo báo cáo cần kết số cho một hay nhiều chỉ tiêu phân biệt (tương tự loại Group/Totals report) nhưng khơng cĩ phần report chi tiết.
Main/Sub Report: Báo cáo chính – phụ
134
35. 1.3 Các thành phần trong một báo cáo
Khi muốn thiết kế báo cáo thì người sử dụng phải làm việc trong chế độ Design View khi đĩ báo cáo cĩ các thành phần chính sau:
Thước (Ruler): Điều chỉnh kích thước của các điều khiển
Tiêu đề Report (Report header): Sử dụng để trình bày tiêu đề của Report, tiêu đề Report luơn được trình bày phần trên cùng, đầu tiên của báo cáo.
Chân Report (Report Footer): Sử dụng để trình bày chân của report, chân Report luơn được trình bày phần dưới cùng, xuất hiện cuối báo cáo.
Tiêu đề trang (Page header): Sử dụng để chứa tiêu đề trang
Chân trang (Page footer): Sử dụng để chứa chân trang nhưng xuất hiện phần trước của Report footer trong trang in.
Chi tiết report (Detail): Đây là phần rất quan trọng chứa các điều khiển nhằm trình bày các dạng dữ liệu từ các bảng dữ liệu hoặc các truy vấn. Các loại điều khiển cĩ thể là điều khiển buộc, khơng buộc hoặc tính tốn.
Tiêu đề nhĩm (Group Header) và chân nhĩm (Group Footer): Thành phần này sẽ xuất hiện ở đầu và cuối mỗi nhĩm bản ghi (trong báo cáo gom nhĩm)
Ẩn/ hiện tiêu đề/ chân report: Chọn View Report Header/ Footer.
Ẩn/ hiện tiêu đề/ chân trang: Chọn View Page Header/ Footer
Ẩn/ hiện tiêu đề/ chân nhĩm: Chọn View Sorting and Grouping Ấn định giá trị Group Header và Group Footer là yes
36. 1.4 Các phương pháp tạo báo cáo
Cĩ 3 phương pháp tạo báo cáo
Phương pháp tạo tự động (Auto report)
Phương pháp thiết kế cĩ hỗ trợ hướng dẫn của Wizard
Phương pháp thiết kế thủ cơng (Design View)