2.1 .TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN CPA VIETNAM
2.2. Thực trạng Kiểm toán chu kỳ mua hàng và thanh toán trong Kiểm toán
2.2.2. Thực hiện Kiểm toán
2.2.2.1. Kiểm tra HTKSNB đối với chu kỳ mua hàng - thanh toán trong giai đoạn thực hiện Kiểm tốn:
Việc có đánh giá lại rủi ro kiểm sốt đối với chu kỳ mua hàng - thanh toán là phụ thuộc chủ yếu vào kết quả của đánh giá sơ bộ. Trong giai đoạn lập
kế hoạch, sau khi tìm hiểu về chu kỳ mua hàng - thanh toán và đánh giá sơ bộ về rủi ro kiểm soát của chu kỳ, nếu Kiểm tốn viên nhận thấy HTKSNB của chu kỳ là có hiệu quả thì KTV thực hiện các thử nghiệm kiểm sốt đối với chu kỳ để thu thập bằng chứng nhằm đánh giá lại các thủ tục kiểm sốt của khách hàng có thực sự như nhận định ban đầu hay khơng, qua đó làm căn cứ để xác định phạm vi các thử nghiệm cơ bản.
KTV nhận thấy HTKSNB chu kỳ mua hàng - thanh tốn ở cơng ty ABC là có hiệu quả nên quyết định sẽ thực hiện đánh giá lại sự hữu hiệu của HTKSNB trong giai đoạn thực hiện Kiểm toán.
Các kỹ thuật thu thập bằng chứng thường được các KTV CPA VIETNAM sử dụng:
Phỏng vấn BGĐ, kế toán trưởng, kế toán thanh toán, thủ kho, và các nhân viên có liên quan về thủ tục kiểm sốt được áp dụng tại cơng ty đối với chu kỳ mua hàng - thanh tốn.
Kiểm tra chứng từ, sổ sách
Cơng việc thu thập bằng chứng được thực hiện theo mẫu sau:
C220
Công việc thực hiện: Thủ tục:
- Kiểm tra thủ tục mua hàng và thanh toán
- Kiểm tra mẫu một vài nghiệp vụ mua hàng trong năm - Kiểm tra tờ trình việc phê duyệt mua hàng
- Kiểm tra biên bản bàn giao hàng hóa - Kiểm tra chứng từ chuyển tiền
- Kiểm tra biên bản thanh lý hợp đồng - Nhận xét:
- Quy trình Kiểm tốn chu kỳ mua hàng - thanh toán toán tuân thủ theo đúng quy chế quản lý tài chính nội bộ
- Việc phê duyệt theo từng giai đoạn được tuân thủ đúng theo quy trình
Kết luận:
thủ chặt chẽ
KTV xác định CSDL chính cần kiểm tra đối với chu kỳ: Sự đầy đủ và tính có thật. Để đạt được mục tiêu Kiểm toán, KTV thực hiện các phương pháp sau:
Kiểm tra tính đầy đủ các khoản mục mua hàng và PTNB: Chọn mẫu các nghiệp vụ và kiểm tra chứng từ kèm theo, đồng thời có thể phóng vấn thêm kế tốn để hiểu rõ hơn.
Kiểm tra tính có thật nghiệp vụ mua hàng: Chọn mẫu một số nghiệp vụ mua hàng trong sổ nhật ký mua hàng, sổ chi tiết PTNB đối chiếu với các chứng từ chứng minh: Hóa đơn, phiếu nhập vật tư hàng hóa, báo cáo nhận hàng…
Sau đó KTV thực hiện các thử nghiệm kiểm soát:
Thủ tục mua hàng của chu kỳ mua hàng - thanh toán phải bao gồm đầy đủ các yếu tố sau: Hợp đồng kinh tế, phiếu cầu mua hàng đã được phê duyệt, HĐMH, phiếu nhập kho, biên bản thanh lý hợp đồng…
Đối với công ty ABC:
Để kiểm tra việc thực hiện các thủ tục trong chu kỳ mua hàng - thanh toán, KTV lựa chọn mẫu 20 nghiệp vụ mua hàng đối chiếu với chứng từ liên quan và thu thập được kết quả như sau:
Bảng2.8: Bảng kết quả thực hiện các thủ tục trong chu kỳ mua hàng - thanh tốn tại cơng ty ABC
Số hóa đơn Nội dung Tài khoản Số tiền Ghi chú PN 15/1 Công cụ, 153 39.243.152 HĐMH, HĐTM, PNK, biên bản thanh lý hợp đồng, phiếu yêu cầu
0 dụng cụ 133 3.924.315 mua hàng PN 22/1 2 Mua hóa chất 152 133 55.178.253 5.517.825
Phiếu yêu cầu mua hàng, HĐKT, HĐMH, PNK, biên bản nghiệm thu hàng hóa PN 50/6 Mua bột màu 152 133 10.164.728 1.016.472
Phiếu yêu cầu mua hàng, HĐKT, HĐMH, PNK, biên bản nghiệm thu hàng hóa, biên bản thanh lý hơp đồng
….. ….. ….. …... …..
Nhận xét: Qua xem xét quá trình KTV đánh giá lại HTKSNB đối với chu kỳ mua hàng- thanh tốn, nhận thấy KTV thực hiện ít các thủ tục kiểm sốt, mà chủ yếu KTV thực hiện phỏng vấn nhân viên có liên quan, KTV chọn mẫu phi thống kê dựa trên xét đốn nghề nghiệp của mình. Điều này có thể dẫn đến việc đánh giá lại khơng đúng rủi ro kiểm sốt, HTKSNB của đơn vị, từ đó ảnh hưởng đến việc thực hiện các thử nghiệm cơ bản.
Từ kết quả thu được của việc thực hiện thủ tục kiểm soát, KTV tổng hợp lại kết quả, đánh giả rủi ro kiểm sốt, và điều chỉnh chương trình Kiểm tốn, có thể mở rộng hoặc thu hẹp các thử nghiệm cơ bản.
Bảng 2.9: Kết quả đánh giá tính hoạt động hữu hiệu của các thủ tục kiểm soát nội bộ của chu kỳ mua hàng - thanh tốn tại cơng ty ABC
Có kiểm tra khơng Có hài lịng với kết quả kiểm tra khơng Tham chiếu Ý kiến hoặc phát hiện
KTV có tin tưởng vào HTKSNB chu kỳ mua hàng - thanh tốn có thể phát hiện, ngăn ngừa kịp thời các sai sót trọng yếu
Có Có Thực hiện
kiểm tra cơ bản ở mức độ trung bình
Kết luận: Đánh giá KTKSNB được KTV thực hiện chủ yếu dựa vào khả năng xét đoán nghề nghiệp.
2.2.2.2 Thực hiện thủ tục phân tích giai đoạn Kiểm toán chu kỳ mua hàng - thanh toán
Đối với chu kỳ mua hàng và thanh tốn, các thủ tục phân tích thường được áp dụng để tìm ra các sai sót là:
+ (1) So sánh chi phí mua hàng của năm nay so với năm trước;
+ (2) Rà soát lại danh sách khách hàng phải trả bất thường và những khách hàng không phải nhà cung cấp;
+ (3) So sánh các khoản phải trả năm nay so với năm trước.
Tuy nhiên tại CPA VIETNAM, KTV chỉ áp dụng thủ tục phân tích thứ (3) để kiểm tra những biến động bất thường.
- Đối với công ty ABC, chỉ tiêu trả trước cho người bán giảm là do trong năm 2015, cung về máy tính, đồ điện tử lớn hơn cầu nên công ty thay
đổi nội dung thanh tốn trong hợp đồng, thực hiện trả tiền hàng khi nhận đủ hàng. Số dư PTNB và hàng hóa năm 2015 giảm so với năm 2014 là do trong năm cơng ty đẩy mạnh chính sách tiêu thụ hàng hóa, mở rộng thị trường tiêu thụ nên bán được nhiều hàng, thu tiền nhanh và thực hiện thanh tốn ln cho nhà cung cấp.
Trên đây là một số thủ tục phân tích mà KTV của Công ty CPA VIETNAM áp dụng trong q trình Kiểm tốn chu kỳ mua hàng - thanh tốn tại cơng ty ABC, việc phân tích được áp dụng nhằm xác định các vùng rủi ro, sau đó tiến hành các thủ tục kiểm tra chi tiết với các khoản mục đã được khoanh vùng.
2.2.2.3 Thủ tục kiểm tra chi tiết đối với chu kỳ mua hàng - thanh toán
a) KTV thu thập bảng tổng hợp các khoản chi tiết nợ phải trả người bán, đối chiếu với sổ cái, tìm hiểu bản chất số dư các khoản phải trả lớn:
Công ty ABC là công ty chuyên về hoạt động sản xuất kinh doanh nên các khoản công nợ chiếm tỷ trọng lớn trong đó có các khoản phải trả người bán. KTV tại CPA VIETNAM thực hiện Kiểm tốn các khoản cơng nợ theo đúng các chương trình Kiểm tốn mẫu phù hợp với chuẩn mực kế toán và Kiểm toán Việt Nam cũng như các quy định đã được áp dụng. Để tiến hành Kiểm tốn, KTV u cầu kế tốn cung cấp các thơng tin cụ thể sau:
- Các BCTC của năm 2014
- Bảng tổng hợp thanh toán với người bán - Các sổ chi tiết thanh toán với người bán.
- Bảng kê số phát sinh tài khoản phải trả người bán - Sổ nhật ký mua hàng, báo cáo nhận hàng.
- Sổ cái tài khoản phải trả người bán, tài khoản hàng tồn kho. - Biên bản đối chiếu công nợ.
- Sổ cái và sổ chi tiết tài khoản tiền gửi ngân hàng, tiền mặt. - Các chứng từ và tài liệu liên quan khác…
Các kết quả Kiểm tốn được trình bày trên giấy tờ làm việc của KTV như sau:
KTV đối chiếu số dư đầu năm với số dư cuối năm trước, đối chiếu số dư đầu năm, cuối năm giữa sổ cái và sổ chi tiết. Ban đầu KTV cộng tổng số phát sinh trên sổ cái TK 331 và đối chiếu với sổ chi tiết cơng nợ. Sau đó so sánh số dư cuối
kỳ của các khoản PTNB trên báo cáo với số tổng cộng trên sổ tổng hợp nhằm xác minh việc cộng sổ là chính xác. Bảng 2.10: Bảng số liệu tổng hợp phải trả người bán ngắn hạn, dài hạn của công ty ABC
Tờ E210: Bảng số liệu tổng hợp PTNB
CƠNG TY KIỂM TỐN CPA VIETNAM E210 Tên Ngày
Tên khách hàng: CƠNG TY ABC Người thực hiện N.H.Vinh 1/20/2016
Ngày khóa sổ: 31/12/2015 Người soát xét 1 P.T.Nam 1/20/2016
Nội dung: BẢNG SỐ LIỆU TỔNG HỢP PTNB NGẮN HẠN, DÀI HẠN Người soát xét 2 1/20/2016
TK Diến giải 31/12/2015 Điều chỉnh thuần 31/12/2015 31/12/2015 Chênh lệch Tỷ lệ
Trước KT Sau KT Sau KT
331
(Có) Phải trả người bán 4.796.634.308 - 4.796.634.308
11.833.897.21
9 -7.037.262.911 -59,47%
331
(Nợ) Trả trước cho người bán 261.224.988 - 261.224.988 1.034.466.877 -773,241,889 73,6%
Tổng cộng 4.535.409.320 - 4.535.409.320 10.799.430.342 -6.264.021.022 -58%
TB,GL vvv xxx PY c/c
Ghi chú:
PY: Khớp với BCKT năm trước xxx: Tham chiếu đến số liệu trên BCTC đã được Kiểm toán c/c: Kiểm tra việc cộng tổng và đồng ý
Bảng 2.11: Chương trình Kiểm tốn phải trả nhà cung cấp
CƠNG TY KIỂM TỐN CPA VIETNAM E230 Tên Ngày
Tên khách hàng: Công ty ABC
Người thực
hiện N.Q.Hùng 20/1/2016
Ngày kết thúc kỳ kế toán: 31/12/2015
Người soát
xét 1 N.H.Vinh 20/1/2016
Nội dung: CHƯƠNG TRÌNH KIỂM TỐN TỐN PHẢI TRẢ NHÀ CUNG CẤP NGẮN/DÀI HẠN
Người soát
xét 2 P.T.Nam 20/1/2016
A. Mục tiêu:
Đảm bảo các khoản phải trả nhà cung cấp ngắn hạn và dài hạn là có thực, thuộc nghĩa vụ thanh tốn của DN; đã được ghi nhận chính xác, đầy đủ; được đánh giá và trình bày phù hợp với khn khổ về lập và trình bày BCTC được áp dụng.
B. Rủi ro có sai sót trọng yếu của khoản mục:
Các rủi ro trọng yếu Thủ tục kiểm toán Người thực hiện Tham chiếu C. Thủ tục kiểm toán: STT Thủ tục Người thực
hiện Tham chiếu
I. Thủ tục chung
1. Kiểm tra chính sách kế tốn áp dụng nhất quán với năm trước và phù hợp với khn khổ về lập và trình bày BCTC được áp dụng.
2. Lập Bảng số liệu tổng hợp có so sánh với số dư cuối năm trước. Đối chiếu các số dư trên Bảng số liệu tổng hợp với Bảng CĐPS, Sổ Cái, sổ chi tiết, … và giấy tờ làm việc của kiểm tốn năm trước (nếu có).
II. Thủ tục phân tích
1. So sánh, phân tích biến động số dư phải trả nhà cung cấp năm nay so với năm trước, cũng như tỷ trọng số dư phải trả nhà cung cấp trong tổng nợ ngắn hạn và dài hạn để phát hiện sự biến động bất thường và đánh giá tính phù hợp với thay đổi trong hoạt động kinh doanh của DN.
III. Kiểm tra chi tiết
1. Thu thập Bảng tổng hợp chi tiết các khoản nợ
phải trả và trả trước theo từng nhà cung cấp: Vinh E210
2. Đọc lướt Sổ Cái để xác định các nghiệp vụ bất thường (về nội dung, giá trị, tài khoản đối ứng...).
Tìm hiểu nguyên nhân và thực hiện thủ tục kiểm tra tương ứng (nếu cần).
3. Thủ tục kiểm toán số dư đầu kỳ : Hùng E241
4. Lập và gửi TXN số dư nợ phải trả và trả trước cho các nhà cung cấp. Tổng hợp kết quả nhận
được, đối chiếu với các số dư trên sổ chi tiết. Giải thích các khoản chênh lệch (nếu có).
Hùng
E242
5. Trường hợp thư xác nhận khơng có hồi âm (1):
Gửi thư xác nhận lần 2 (nếu cần).
Thực hiện thủ tục thay thế: Thu thập và đối chiếu số liệu sổ chi tiết với các BB đối chiếu nợ của đơn vị - nếu có. Kiểm tra các khoản thanh tốn phát sinh sau ngày kết thúc kỳ kế toán hoặc kiểm tra chứng từ chứng minh tính hiện hữu của nghiệp vụ mua hàng (hợp đồng, hóa đơn, phiếu giao hàng, ...) trong năm.
6. Trường hợp đơn vị không cho phép KTV gửi thư xác nhận (1): Thu thập giải trình bằng văn
bản của BGĐ/BQT về nguyên nhân không cho phép và thực hiện các thủ tục thay thế khác.
7. Kiểm tra các khoản trả trước cho nhà cung cấp: Hùng E247 8. Tìm kiếm các khoản nợ chưa được ghi sổ:
- Đối chiếu các hóa đơn chưa thanh tốn tại ngày kiểm tốn với số dư nợ phải trả đã ghi nhận
tại ngày kết thúc kỳ kế toán; Hùng
E245
- Kiểm tra các nghiệp vụ mua hàng/thanh
toán sau ….. ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán; Hùng E246 - Kiểm tra các chứng từ gốc, so sánh ngày
sách để đảm bảo tính đúng kỳ.
9. Kiểm tra các nghiệp vụ bù trừ nợ (1): Xem xét
hợp đồng, biên bản thỏa thuận, biên bản đối chiếu và chuyển nợ giữa các bên.
Hùng E240
10. Đối với các nhà cung cấp là bên liên quan (1):
Kiểm tra việc ghi chép, phê duyệt, giá cả, khối lượng giao dịch…
11. Đối với các giao dịch và số dư có gốc ngoại tệ (1): Kiểm tra việc áp dụng tỷ giá quy đổi, xác
định và hạch toán chênh lệch tỷ giá đã thực hiện/chưa thực hiện đối với các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ.
Hùng E240
12. Kiểm tra việc phân loại và trình bày các khoản phải trả nhà cung cấp trên BCTC.
Hùng
E240 IV. Thủ tục kiểm toán khác
[Lưu ý: (1) Thủ tục tùy chọn căn cứ vào đặc điểm khách hàng, thực tế cuộc kiểm toán và các phát hiện của KTV].
D. Kết luận:
Theo ý kiến của tôi, trên cơ sở các bằng chứng thu thập được từ việc thực hiện các thủ tục ở trên, các mục tiêu kiểm tốn trình bày ở phần đầu của chương trình kiểm tốn đã đạt được, ngoại trừ các vấn đề sau:
................................................................................................................................................. Chữ ký của người thực hiện:_______________
Kết luận khác của Thành viên BGĐ và/hoặc Chủ nhiệm kiểm tốn (nếu có):
b) Gửi thư xác nhận số dư và thủ tục thay thế
Để chứng minh các khoản nợ của cơng ty là có thật và chính xác KTV phải tiến hành gửi thư xác nhận đối với các nhà cung cấp. Điều này để kiểm tra tính đúng đắn của số dư tài khoản phải trả người bán, thơng qua đó giúp phát hiện những khoản phải trả chưa được ghi sổ hay ghi nhận không đúng thực tế. Để thực hiện gửi thư xác nhận KTV và Ban giám đốc khách hàng phải thống nhất về phạm vi và quy mô mẫu chọn. Tại CPA VIETNAM, KTV tiến hành chọn những nhà cung cấp có số phát sinh lớn và có số biến động bất thường trong năm để tiến hành gửi thư xác nhận (theo giấy làm việc).
Việc gửi thư xác nhận được tiến hành càng sớm càng tốt (thường vào ngày đầu tiên đến khách hàng) vì nếu để rời khách hàng mà vẫn khơng nhận được phúc đáp từ phía nhà cung cấp của khách hàng (kể cả sau khi đã gửi lần thứ hai), KTV không thể quay trở lại khách hàng để thực hiện các thủ tục thay thế nhằm có được bằng chứng hợp lý đảm bảo cho ý kiến của mình về khoản phải trả người bán. Thư xác nhận cũng như thư phúc đáp đều được gửi vànhận trực tiếp giữa KTV và người bán để tránh sự can thiệp của khách hàng. Vì sự xác nhận này là một bằng chứng có giá trị và làm giảm thiểu rất nhiều cơng việc kiểm tra chi tiết.
Đối với công ty ABC: Các khoản công nợ được đối chiếu với thư xác nhận được tổng hợp trong bảng sau: