1.3 .Tổng quan về ngân sách xã và kế toán ngân sách xã
2.1. Khái quát đặc điểm chung về UBND xã Lĩnh Sơn
2.1.7. Các chính sách tài chính kế tốn áp dụng tại UBND xã Lĩnh sơn
2.1.7.1. Chế độ kế toán
Bộ phận kế toán của UBND xã Lĩnh Sơn áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 94/2005/QĐ-BTC Bộ ngày 12/12/2005, đây là “Chế độ Kế tốn ngân sách và tài chính xã” áp dụng cho xã, phường, thị trấn thuộc các quận, huyện, thị xã của các tỉnh, thành phố trong cả nước.
Năm tài chính bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 năm đó cịn năm ngân sách bắt đầu từ ngày 01/01 và đến hết ngày 31/01 năm tiếp theo.
Đơn vị tiền tệ mà đơn vị sử dụng là VND.
Các chứng từ ban đầu phục vụ cho cơng tác kế tốn của cơ quan được xây dựng giống như biểu mẫu của chế độ kế toán hiện hành.
Kế tốn ngân sách và tài chính xã Lĩnh Sơn thực hiện phương pháp “Kế toán kép”. Sử dụng các tài khoản kế toán Nhật ký - Sổ cái để hạch tốn từng hoạt động kinh tế tài chính nhằm bảo đảm sự cân đối giữ thu và chi, giữ kinh phí được cấp và tình hình sử dụng kinh phí, giữa vốn và nguồn vốn ở mọi thời điểm.
2.1.7.2. Hình thức kế tốn
Hình thức kế tốn áp dụng cho các xã thực hiện phương pháp kế tốn kép là hình thức nhậ ký - sổ cái, gồm hai loại sổ.
Nhật ký - sổ cái: Là sổ kế toán tổng hợp, phần sổ nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, phần sổ cái dùng để ghi chép, hệ thống các nghiệp vụ kinh tế theo nội dung kinh tế (tài khoản kế toán).
Sổ kế toán chi tiết: Là sổ dùng để phản ánh chi tiết từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên nhật ký - sổ cái chưa phản ánh được. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các khoản thu, chi NS theo MLNS, theo nội dung kinh tế và các
đối tượng kế toán khác cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý và lập báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán, các quỹ của xã và hệ thống hoá từng loại tài sản, tiền, quỹ, công nợ và các hoạt động khác do xã quản lý.
2.1.7.3. Trình tự ghi sổ kế tốn
(1). Trình tự khố sổ kế tốn cuối tháng
Khố sổ kế tốn là việc cộng sổ để tính ra số phát sinh bên nợ, bên có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản kế toán hoặc tổng số thu, chi, tồn quỹ…cuối kỳ kế toán tháng và cuối kỳ kế toán năm, sau khi phản ánh hết các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ vào sổ kế toán, phải khoá sổ kế toán. Riêng sổ quỹ tiền mặt phải khoá sổ vào cuối mỗi ngày. Ngồi ra phải khố sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê bất thường khi có thiên tai, hoả hoạn hoặc sát nhập, chia tách xã…
Cuối kỳ kế toán tháng, sau khi cả chứng từ kế toán phát sinh trong tháng đã được ghi vào sổ kế toán phải tiến hành cộng sổ và đối chiếu số liệu giữa các sổ có liên quan với nhau để đảm bảo sự khớp đúng giữa số liệu trên chứng từ với số liệu đã ghi sổ và giữa các sổ với nhau;
Tiến hành cộng sổ phát sinh trên Nhật ký - sổ cái (hoặc sổ cái) và các sổ kế toán chi tiết;
Từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết cho những tài khoản phải ghi trên nhiều sổ hoặc nhiều trang sổ;
Tiến hành cộng tất cả các sổ phát sinh nợ, cộng các sổ phát sinh có của các tài khoản có trên nhật ký - số cái (hoặc sổ cái) xem có bằng nhau và có bằng số phát sinh ở phần nhật ký khơng? Sau đó tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ cái với số liệu trên sổ chi tiết hoặc bẳng tổng hợp chi tiết, giữa các sổ chi tiết với nhau, giữa số liệu của kế toán với số liệu của thủ quỹ. Nếu đảm bảo sự khớp đúng sẽ tiến hành khố sổ chính thức bằng các bước sau:
+ Kẻ một đường ngang dới dòng ghi nghiệp vụ cuối cùng của kế tốn, cách dịng ghi nghiệp vụ cuối cùng nửa dịng. Sau đó ghi số phát sinh trong tháng phía dưới dịng đã kẻ;
+ Dòng cộng phát sinh luỹ kế từ đầu năm đến cuối tháng ghi dưới dòng cộng phát sinh tháng;
+ Dòng số dư cuối tháng được ghi tiếp dưới dịng cộng phát sinh tháng;
Dịng số dư cuối tháng được tình như sau:
Số dư cuối tháng = Số dư nợ đầu tháng + Số phát sinh nợ trong tháng - Số dư phát sinh có trong tháng.
Số dư cuối tháng = Số dư có đầu tháng + số phát sinh có trong tháng - số phát sinh nợ trong tháng.
+ Kẻ 2 đường liền nhau ngay sát dưới dòng số dư để kết thúc việc khoá sổ
( )
Đối với những tài khoản trong tháng khơng có nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì số dư đầu tháng chuyển thành số dư cuối tháng và ghi vào dòng số dư cuối tháng của tài khoản đó.
Riêng một số sổ chi tiết có kết cấu các cột phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư (hoặc thu, chi, tồn quỹ) thì số liệu cột số dư khơng ghi vào dịng cộng mà ghi vào dòng “số dư cuối tháng” dưới dòng cộng cuối tháng.
Sau khi khoá sổ kế toán, kế toán trưởng hay người phụ trách kế toán phải ký dưới 2 đường kẻ. Đối với sổ nhật ký - sổ cái chủ tài khoản phải kiểm tra và ký duyệt để đảm bảo sự thống nhất giữa chủ tài khoản với kế toán trưởng về số liệu khố sổ đã chính xác và đúng với số thực tế.
Đầu tháng sau ghi lại số dư cuối tháng trước của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ cái và các sổ kế toán chi tiết. Riêng số liệu về thu, chi ngân sách trên sổ thu ngân sách, sổ chi ngân sách là số phát sinh luỹ kế từ đầu năm tới cuối kỳ về thu, chi ngân sách nên không phải ghi lại số dư vào đầu tháng sau.
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu số liệu cuối tháng
Sơ đồ 2.3. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ cái
(2). Trình tự khố sổ kế tốn cuối năm: Trước khi khố sổ cuối năm phải thực hiện các cơng việc sau:
+ Đôn đốc thu nộp kịp thời các khoản thu của ngân sách còn chưa thu đến cuối năm và làm thủ tục nộp ngay các khoản thu ngân sách còn để tại xã vào ngân sách nhà nước tại kho bạc NN. Đồng thời giải quyết thanh toán dứt điểm các khoản liên quan đến chi ngân sách để đảm bảo mọi khoản thu, chi ngân sách phát sinh trong năm được tính từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12; Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ thẻ kế toán chi tiết Nhật ký – Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiêt
+ Đơn đốc thanh toán kịp thời các khoản nợ phải thu (nợ tạm ứng, các khoản phải thu về khốn, các khoản thu huy động đóng góp chưa thu được…) để hồn lại quỹ. Đồng thời thanh tốn các khoản nợ phải trả (Phải trả sinh hoạt phí và phụ cấp cho cán bộ xã, bảo hiểm xã hội phải nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội, phải trả người bán, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu XDCB…);
+ Xử lý các khoản tạm thu NS còn đến cuối năm: Về nguyên tắc, các khoản tạm thu ngân sách phải được xử lý dứt điểm trong năm để chuyển vào thu ngân sách hoặc hoàn trả cho đối tượng tạm thu. Trường hợp cuối năm số tạm thu ngân sách bằng hiện vật chưa làm thủ tục ghi thu ngân sách nhà nước tại kho bạc nhà nước thì được chuyển sang năm sau để xử lý;
+ Đối với các khoản tạm giữ, căn cứ quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền, UBND xã phải làm thủ tục hoàn trả cho đối tượng tạm giữ hay làm thủ tục nộp vào NSNN tại kho bạc nhà nước (nếu cấp thẩm quyền quyết định thu xung công quỹ);
+ Tiến hành kiểm kê, sao kê, đối chiếu toàn bộ tài sản, vật tư, công nợ, tiền mặt, tiền gửi và các loại tiền vốn, quỹ của xã để xác định số thực có về tài sản, tiền quỹ, công nợ ở thời điểm cuối ngày 31/12. Căn cứ quyết định của hội đồng kiểm kê, kế toán lập chứng từ phản ánh việc xử lý kết quả kiểm kê và điều chỉnh số liệu trên sổ kế toán theo thực tế tế kiểm kê.
+ Chuyển số thu, số chi ngân sách năm nay thành số chi, số thu ngân sách năm trước như sau: Tài khoản 7142 “ thuộc năm nay” được chuyển sang Tài khoản 7141 “thuộc năm trước; Tài khoản 7192 “thuộc năm nay” chuyển sang thành Tài khoản 7191 “thuộc năm trước”; Tài khoản 8142 “Thuộc năm nay” chuyển sang Tài khoản 8141 “thuộc năm
nay”; Tài khoản 8192 “Thuộc năm nay” chuyển sang Tài khoản 8191 “Thuộc năm trước”
- Khố số chuyển sổ kế tốn cuối năm
+ Trình tự các bước khố sổ cuối năm thực hiện như khoá sổ cuối tháng;
+ Thời điểm khoá sổ cuối năm vào cuối ngày 31/12;
+ Khố số cuối năm để tính ra số dư cuối năm của từng tài khoản và từng đối tượng kế toán.
+ Sau khi khoá sổ cuối năm, kế toán xã phải thực hiện việc chuyển sổ cuối năm.
Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng
Sơ đồ 2.4. Trình tự ghi sổ theo hình thức kế tốn trên máy vi tính
Phần mềm kế tốn Chứng từkế tốn Bảng tổng hợp chứng từcùng loại -Sổ kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết Báo cáotài chính Báo cáoquyết tốn
Hàng ngày hoặc định kỳ , căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để lập Chứng từ ghi sổ. Đối với nghiệp vụ kinh tế- tài chính phát sinh thường xun, có nội dung kinh tế giống nhau được sử dụng để lập “Bảng tổng hợp cứng từ kế toán cùng loại”. từ số liệu cộng trên “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” để lập chứng từ ghi sổ
Kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bẳng tổng hợp chứng từ cùng loại đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, bảng biểu được thiêt kế sẵn trên phần mềm kế tốn
- Theo quy trình kế tốn máy các thơng tin được nhập vào máy theo từng chứng từ và tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp(Sổ cái hoặc Nhật ki- sổ cái...) và các sổ, thẻ kế tốn chi tiết có liên quan.
- Cuối tháng, (hoặc vào bất kì thời điểm cần thiết nào), kế tốn thực hện các thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và ln đản bảo chính xác, trung thực theo thơng tin đã được nhập trong kì. Người làm kế tốn có thể kiểm tra đối chiếu sổ liệu sổ kế toán với báo cáo tài chính sao khi đã được in ra giấy.
- Cuối kỳ sổ kế tốn được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lí theo quy định của hình thức chứng từ ghi sổ ghi bằng tay.
Tại Ủy ban nhân dân xã Lĩnh Sơn, huyện Anh Sơn, tỉnh Nghệ An, bộ phận tài chính - kế tốn thực hiện nhiệm vụ vừa khai thác nguồn thu vừa thu thập và xử lí, cung cấp thơng tin phục vụ cho UBND xã quản lí và sử dụng có hiệu quả các nguồn kinh phí thu được trên địa bàn và từ nguồn bổ sung từ ngân sách cấp trên.