2 .Cơ cấu tổ chức của cụng ty hiện nay
2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức
Xõy dựng lại bộ mỏy cỏc phũng ban
Vỡ cụng ty từ một xớ nghiệp phỏt triển lờn nờn trong mụ hỡnh vẫn cứng nhắc của mụ hỡnh chuyờn sản xuất. Vỡ vậy để cú thể tồn tại trờn thị trường cú nhiều cạnh tranh thỡ cụng ty cần phải đổi mới cỏc phũng ban. Hiện nay trong cụng ty phũng chuẩn bị kế hoach và kinh doanh là phũng kiờm tất cả cỏc mục về kinh tế. Điều đú làm cho cỏc thành viờn trong phũng phải đảm nhiệm nhiều việc do
đú dẫn đến kết quả khụng hiệu quả cao.Do vậy cụng ty nờn xõy dựng thờm một phũng ban. Đõy cú thể được gọi là phũng kế hoach và nghiờn cứu thị trường. Cũn phũng chuẩn bị kế hoạch và kinh doanh đổi thành phũng chuẩn bị đầu tư và kinh doanh. Nhiệm vụ của hai phũng được phõn bổ rất rừ ràng. Đối với phũng kế hoach và nghiờn cứu thị trương: Phũng này sẽ cú nhiệm vụ xõy dựng kế hoạch và phương hướng hành động cho cụng ty. Đồng thời nghiờn cứu thị trường tỡm kiếm cỏc bạn hàng, phõn tớch tỡnh hỡnh cụng ty so với đối thủ cạnh tranh trờn thị trường, và tỡm giải phỏp nõng cao được hỡnh ảnh của cụng ty trờn thị trường kinh doanh
Đối với phũng chuẩn bị đầu tư và kinh doanh: Phũng này cú nhiệm vụ chủ yếu là lập cỏc phương ỏn dự thầu, tỡm cỏc nhà đầu tư, tỡm nguồn đầu vào.Liờn hệ với cỏc nhà cung ứng cũng như cỏc nhà mở thầu, đàm phỏn kế hoạch với họ.
Mặt khỏc, do Giỏm đốc cụng ty điều hành trực tiếp nhiều cấp dưới. Trong khi đú, nhà lónh đạo chỉ nờn quản lý từ 4 đến 5 cấp là hiệu quả nhất. Do vậy, khi mới cổ phần Giỏm đốc cú thể điều hành nhiều phũng ban nhưng về dài thỡ dỏm đốc nờn phõn quyền cho cấp dưới. Theo ý kiến của tụi, Giỏm đốc nờn lập một phú giỏm đốc mới chuyờn về mảng kinh doanh. Phú giỏm đốc này sẽ đảm nhận về hoạt động kinh doanh cũng như tỡnh hỡnh tài chớnh của tổ chức và cú trỏch nhiệm bỏo cỏo với lónh đạo. Làm như vậy, sẽ giảm được gỏnh nặng cho giỏm đốc, đồng thời quđú sẽ quản lý về hoạt động kinh doanh được tốt hơn do cú sự quản lý tập chung của phú giỏm đốc.
2.2. Phối hợp hoạt động giữa cỏc bộ phận
Giảm sự phối hợp chặt chẽ giữa cỏc bộ phận là một trong những nhược điểm lớn của mụ hỡnh trực tuyến chức năng so với mụ hỡnh trực tuyến.Chớnh việc phõn cấp tổ chức theo chức năng đó dẫn đến việc phối hợp giữa cỏc bộ phận khỏc nhau về chức năng suy giảm. Điều này làm cho tiến độ cụng việc chậm chạp, cỏc quyết định quản lý kộm chớnh xỏc và văn hoỏ tổ chức bị rời rạc.
Để khắc phục nhược điểm trờn trong bộ mỏy cơ cấu của cụng ty ta cú những giải phỏp sau:
Thứ nhất, dựng một sơ đồ cơ cấu đặt tại vị trớ thuận tiện để mọi nhõn viờn đều dễ dàng nhỡn thấy thường xuyờn. Nhờ đú nắm vững được mối liờn hệ chức năng giữa cỏc phũng, ban để biết được những bộ phận phối hợp khi cần thiết.
Thứ hai, ban lónh đạo cần thường xuyờn tổ chức những cuộc họp bao gồm cỏc phú giỏm đốc hoặc trưởng phũng ở cỏc lĩnh vực cú liờn quan cựng tham gia thảo luận và giải quyết vấn đề chung. Đụi khi cần triệu tập tất cả cỏc nhõn viờn trong tổ chức để thụng bỏo mục tiờu chiến lược và lấy ý kiến của mọi người. Thụng qua hỡnh thức này sẽ tạo động lực cho cỏc thành viờn của cụng ty được phỏt biểu, từ đú tạo nờn sự quan trọng của mỗi thành viờn trong tổ chức, gúp phần tạo động lực để mọi người làm việc tốt hơn.
Thứ ba, xõy dựng những sứ giả thường là những nhà tham mưu hoặc những người cú quan hệ tốt trong tổ chức tỡm hiểu cụng việc của phũng ban, bộ phận qua đú thụng tin trog tổ chức được tuyờn truyền và trở thành thụng suốt sẽ là tăng hiệu quả phối hợp
Thứ tư, cụng bố rộng rói những chiến lược, chớnh sỏch, kế hoach lớn cho tất cả cỏc thành viờn, bộ phận cú liờn quan.