Ghi chú: Ghi hàng ngày.
Ghi định kỳ hoặc ghi cuối tháng. Đối chiếu, kiểm tra.
Diễn giải:
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc các nghiệp vụ phát sinh sẽ được phản ánh vào chứng từ ghi sổ, sổ kế toán chi tiết đồng thời được phản ánh vào các sổ thẻ chi tiết, định kỳ căn cứ vào sổ Nhật ký chung, Sổ kế toán chi tiết,
Chứng từ kế toán Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối SPS
kế toán sẽ phản ánh vào Sổ cái theo từng TK phù hợp. Với các Sổ thẻ chi tiết sẽ được tổng hợp vào bảng tổng hợp số liệu chứng từ và được đối chiếu với Sổ cái để xác định tính chính xác và chung thực của số liệu đã ghi. Từ Sổ cái và bảng chung bình sẽ lập Báo cáo tài chính của Cơng ty.
Ngồi sổ sách kế tốn ở trên, tại văn phịng Cơng ty cịn trang bị hệ thống phần mền Kế toán MISA được viết riêng cho phù hợp với tình hình của Cơng ty. Hiện nay, Cơng ty Cổ phần TM & DL Hà Lan đang sử dụng phần mềm kế toán Misa sme.net 2012, phần mềm kế toán MISA sử dụng rất nhiều hình ảnh và nội dung phong phú. Nhìn chung, phần mềm Misa có giải pháp tương đối tồn diện trong cơng tác quản trị và cơng tác kế tốn, bằng các kỹ thuật của công nghệ thông tin, đã cụ thể hóa các quy định chế độ kế tốn được nhiều các doanh nghiệp, các đơn vị, các tổ chức, các đơn vị nhà nước áp dụng. Misa mang lại hiệu quả một cách tồn diện đối với cơng tác tài chính và cơng tác kế tốn của Cơng ty, mang lại lợi ích cho các khách hàng, chi phí hợp lý nhất. Vì vậy, phần mềm kế tốn MISA là phần mềm kế tốn được phát triển trên nền tảng cơng nghệ mới nhất Microsoft.Net và là công cụ hỗ trợ đắc lực của các doanh nghiệp trên cơng tác hạch tốn kế toán, phần mềm hầu hết tự động hóa các nghiệp vụ kế tốn, dữ liệu kế tốn được cập nhật nhanh chóng, được tích hợp tính năng ưu việt của các phần mềm có giá trị lớn. Ngồi ra, phần mềm kế tốn MISA ln đáp ứng đầy đủ các dữ liệu kế toán trong doanh nghiệp đồng thời cập nhật các chứng từ kế tốn mới nhất như: thơng tư 28/BTC, nghị định 51, thông tư 138, áp dụng các chế độ kế toán theo quyết định 48 & 15,…
Phần mềm kế toán MISAđược cấu thành 13 phân hệ, bao gồm: ngân sách, quỹ, ngân hàng, mua hàng, bán hàng, kho, TSCĐ, tiền lương, giá thành, thuế, hợp đồng, cổ đông và phân hệ tổng hợp là trung tâm và được thể hiện bằng hình ảnh sau:
Hình ảnh 2.1 : Hệ thống phần mềm kế toán Misa
Mỗi phân hệ có một chức năng khác nhau như sau:
+ Phân hệ ngân sách: có chức năng thể hiện các thao tác liên quan đến phân hệ ngân sách như: lập dự toán thu, lập dự toán chi, yêu cầu cấp kinh phí, duyệt yêu cầu cấp kinh phí, cấp phát kinh phí ngân sách, nhằm giúp doanh nghiệp quản lý chi tiết tình hình sử dụng ngân sách và dự trù ngân sách cho các quý và các năm tiếp theo.
+ Phân hệ quỹ: nhằm lập phiếu thu, phiếu chi để theo dõi về việc đã thu được tiền hay chưa thu được tiền đối với từng khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, đối tượng có thể là tổ chức hay cá nhân. Phân hệ quỹ dùng để quản lý việc thu, chi và kiểm tra số tiền quỹ còn bao nhiêu trong từng thời điểm,…
+ Phân hệ ngân hàng: nhằm theo dõi công nợ đối với khách hàng, nhà cung cấp, theo dõi nhân viên trong Công ty nhằm thu hồi các khoản tạm ứng, tạm ứng lương, thu hồi tạm ứng của nhân viên trên giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng, theo dõi số tiền nộp vào TK ngân hàng và các ủy nhiệm chi đối với các Công ty, doanh nghiệp, tổ chức hoặc các cá nhân. Tại phân hệ ngân hàng có thể xem được sổ tiền gửi ngân hàng trong từng ngày, từng tháng, từng quý, từng năm, kiểm tra hoạt động liên quan đến phân hệ ngân hàng, ngồi ra, phần mềm cịn cung cấp thêm doanh nghiệp giao dịch với bao nhiêu ngân hàng,…
+ Phân hệ mua hàng: cho phép lập và in đơn mua hàng, hóa đơn mua hàng, hóa đơn mua dịch vụ,…khi hàng về đến doanh nghiệp, kế toán kiểm tra hàng và nhập hóa đơn mua hàng và theo dõi xem việc mua hàng đã thanh toán tiền hay chưa thanh toán tiền đối với nhà cung cấp, bằng phương thức thanh tốn nào như: phiếu chi, séc/ủy nhiệm chi….. Ngồi ra, phân hệ mua hàng còn giải quyết được tất cả các nghiệp vụ phức tạp trong mua hàng như: mua hàng không qua kho, hàng mua trả lại, giảm giá hàng mua, hàng về trước hóa đơn về sau,…
+ Phân hệ kho: cho phép người sử dụng lập phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, chứng từ lắp ráp, tháo dỡ, chứng từ chuyển kho vật tư hàng hóa, cơng cụ dụng cụ, cho phép điểu chỉnh hàng tồn kho, tính giá xuất kho cho vật tư hàng hóa,…
+ Phân hệ tài sản cố định: nhằm để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến phân hệ TSCĐ, như: ghi tăng TSCĐ do mua sắm hay mua khác, ghi giảm TSCĐ trong trường hợp thanh lý, nhượng bán TSCĐ hay do các trường hợp khác.
+ Phân hệ giá thành: phần mềm cho phép khai báo danh mục đối tượng tập hợp chi phí (sản phẩm, phân xưởng, quy trình cơng nghệ, cơng trình, vụ
việc, đơn hàng,…), danh mục khoản mục chi phí, tập hợp chi phí trực tiếp, phân bổ chi phí chung cho từng đối tượng tập hợp chi phí theo các tiêu thức: nguyên vật liệu trực tiếp, nhân cơng trực tiếp, sản xuất chung, định mức,… Tính giá thành tổng hợp và giá thành đơn vị của từng thành phẩm theo các PP tính giá thành: giản đơn, tỷ lệ hay hệ số,…Phân hệ này áp dụng đối với các loại hình doanh nghiệp sản xuất theo đơn hàng, doanh nghiệp xây lắp, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, tư vấn,…và còn một số phân hệ khác.
2.2. Các thực trạng tổ chức cơng tác hạch tốn kế tốn Vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần Thương mại – Du lịch Hà Lan.
2.2.1 Kế tốn tiền mă ̣t tại Cơng ty Cổ phần TM&DL Hà Lan
2.2.1.1 Các quy định về quản lý quỹ tiền mặt tại Công ty Cổ Phần TM&DL Hà Lan
- Tiền mặt của Công ty được bảo quản tại két của Công ty do thủ quỹ là người quản lý, bảo quản, kiểm tra đối chiếu, theo dõi, ghi sổ quỹ... Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm quản lý việc nhập, xuất quỹ tiền mặt.
- Hằng ngày thủ quỹ phải thường xuyên kiểm kê số tiền tồn quỹ thực tế. - Định kỳ kiểm tra đối chiếu số liệu của Sổ quỹ tiền mặt, Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt. Nếu có sự chênh lệch, thủ quỹ và kế toán phải tự kiểm tra để xác định nguyên nhân đưa ra ý kiến giải quyết.
- Cuối tháng, thủ quỹ cùng kế toán trưởng và kế toán tiền mặt phải thực hiện kiểm kê và lập Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt theo đúng chế độ hiện hành do Bộ tài chính quy định.
- Cơng ty sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là tiền Việt Nam (VNĐ) để hạch toán các khoản kế toán vốn bằng tiền.
2.2.1.2 Các quy định về thu chi quỹ
* Các chứng từ sử dụng:
+Phiếu chi: Mẫu số 02 – TT
+Giấy đề nghị tạm ứng: Mẫu số 03-TT
+Giấy thanh toán tiền tạm ứng: Mẫu số 04-TT +Giấy đề nghị thanh toán: Mẫu số 05-TT +Biên lai thu tiền: Mẫu số 06 – TT
+Bản kiểm kê quỹ: Mẫu số 08a – TT và Mẫu số 08b – TT
* Sổ sách sử dụng:
+ Sổ quỹ tiền mặt: Mẫu số S05a – DNN+ Chứng từ ghi sổ Mẫu số S02a – DNN + Chứng từ ghi sổ Mẫu số S02a – DNN
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Mẫu số S02b – DNN + Sổ Cái: Mẫu số: S02c1 – DNN
+ Sổ chi tiết quỹ tiền mă ̣t: Mẫu số S05b-DNN
2.2.1.3 Kế toán chi tiết tiền mặt:
Sơ đồ 2.4: Mô tả công viê ̣c của kế tốn chi tiết
*Giải thích sơ đồ
Trình tự ln chuyển chứng từ kế toán thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng như sau:
Phiếu thu , phiếu chi , Biên lai thu tiền , Ủy nhiệm thu , ủy nhiệm chi giấy báo Nợ/Có
Sổ kế tốn: Sổ tổng hợp
Sổ chi tiết PHẦN MỀM
1) Bộ phận kế toán tiền tiếp nhận đề nghị thu – chi (có thể là kế toán tiền mặt hoặc kế toán ngân hàng)
Chứng từ kèm theo yêu cầu chi tiền (phiếu chi, ủy nhiệm chi) có thể là: Giấy đề nghị thanh tốn, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh tốn tiền tạm ứng, thơng báo nộp tiền, hoá đơn, hợp đồng, …
Chứng từ kèm theo yêu cầu thu tiền (phiếu thu, ủy nhiệm thu) có thể là: Giấy thanh toán tiền tạm ứng, hoá đơn, hợp đồng, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản góp vốn, …
2) Kế toán tiền mặt (kế toán ngân hàng) đối chiếu các chứng từ và đề nghị thu - chi, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ (đầy đủ phê duyệt của phụ trách bộ phận liên quan và tuân thủ các quy định, quy chế tài chính của Cơng ty). Sau đó chuyển cho kế tốn trưởng xem xét.
3) Kế toán trưởng kiểm tra lại, ký vào đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan.
4) Phê duyệt của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc.
Căn cứ vào các quy định và quy chế tài chính, quy định về hạn mức phê duyệt của Cơng ty, Giám đốc hoặc Phó Giám đốc được ủy quyền xem xét phê duyệt đề nghị thu - chi. Các đề nghị chi/mua sắm không hợp lý, hợp lệ sẽ bị từ chối hoặc yêu cầu làm rõ hoặc bổ sung các chứng từ liên quan. 5) Lập chứng từ thu – chi: căn cứ vào các chứng từ gốc. Kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán.
6) Ký duyệt chứng từ thu – chi: Kế toán trưởng ký vào Phiếu thu/ủy nhiệm thu hoặc Phiếu chi/ủy nhiệm thu sau khi in từ phần mềm ra. 7) Thực hiện thu – chi tiền:
Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Khi nhận được Phiếu thu hoặc Phiếu chi (do kế toán lập) kèm theo chứng từ gốc, Thủ quỹ phải:
+ Kiểm tra số tiền trên Phiếu thu (Phiếu chi) với chứng từ gốc + Kiểm tra nội dung ghi trên Phiếu thu (Phiếu chi) có phù hợp với chứng từ gốc
+ Kiểm tra ngày, tháng lập Phiếu thu (Phiếu chi) và chữ ký của người có thẩm quyền.
+ Kiểm tra số tiền thu vào hoặc chi ra cho chính xác để nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt.
+ Cho người nộp tiền hoặc nhận tiền ký vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi. + Thủ quỹ ký vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi và giao cho khách hàng 01 liên. + Sau đó thủ quỹ căn cứ vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi ghi vào Sổ Quỹ. + Cuối cùng, thủ quỹ chuyển giao 02 liên còn lại của Phiếu thu hoặc Phiếu chi cho kế toán.
Đối với thu chi Tiền qua ngân hàng: Kế toán ngân hàng lập và nộp Uỷ nhiệm thu/Ủy nhiệm chi, séc… cho Ngân hàng.
Ví dụ minh hoạ:
Khi có nghiệp vụ kinh doanh phát sinh, kế toán nhận các chứng từ đã được lập từ bên ngồi, xem xét tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ đó và tiến hành lập các phiếu thu, phiếu chi.
* Đối với các nghiệp vụ làm tăng tiền mặt:
NV1: 1/12/2013: Lâm Quốc Khánh nộp tiền thu vé chặng xe buýt ngày 1/12/2013 số tiền là: 124.499.000 VNĐ
Định khoản:
Nợ TK 111 124.499.000
Hình ảnh 2.2:Giao diện phân hệ quỹ
Kế tốn tiến hành nhập liệu:
Từ bên trong màn hình giao diện MISA chọn phân hệ “Quỹ”: Từ màn hình phân hệ “Quỹ” chọn “Phiếu thu” và tiến hành nhập liệu: -Ô “Đối tượng”: Ấn F5 chọn mã đối tượng là KVL tại ô “Người nộp” sẽ tự được điền là “Khách vãng lai”.
-Lý do nôp: điền là “Thu tiền vé chặng xe buýt” -Số tiền: 124.499.000
-Ngày chứng từ: 1/12/2013 máy sẽ tự điền vào “Ngày hạch toán” là 1/12/2013.
-Số chứng từ: PT13/135 -Tại phần diễn giải chi tiết:
+TK có: 511
+Số tiền: 124.499.000
- Sau khi nhập xong ấn nút “Cất” trên thanh công cụ hoặc ấn Ctrl +s. Muốn xem phiếu thu sau khi lập chọn “in” rồi chọn “phiếu thu”.
Hình ảnh 2.4: Phiếu thu
NV 2: 7/12/2013 Đặng Thị Hòe phòng kinh doanh thị trường nộp tiền
doanh thu dịch vụ cho Trường cán bộ quản lý Nông Nghiệp và Phát triển nông thôn 1đi tham quan du lịch Quảng Ninh, số tiền là 10.000.000 VNĐ. Chưa bao gồm thuế GTGT.
Căn cứ nghiệp vụ kế tốn lập định khoản:
Nợ TK 111 11.000.000
Có TK 5115 10.000.000 Có TK 3331 1.000.000 Căn cứ vào hóa đơn GTGT kế tốn nhập số liệu vào phần mềm:
Mẫu số: 01GTKT3/001
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Ký hiệu: 01AA/11P
Liên 3: Lưu Số: 00001590 Ngày 07 tháng 12 năm 2013
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY CP TM VÀ DL HÀ LAN Mã số thuế: 4600346825
Địa chỉ: Tổ 05, phường Tân Long, TP Thái Nguyên
Điện thoại: 0280.3759759 Số TK.102010000441719 tại Ngân hàng Công thương Thái Nguyên
Họ tên người mua hàng: Đỗ Thị Bích
Tên đơn vị. Trường cán bộ quản lý Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 1 Mã số thuế:
Địa chỉ: Huyện Thanh Trì,TP Hà Nội Số TK..........
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá TT
1 2 3 4 5 6=4x5
Thu tiền hướng dẫn dịch vụ Ngày 01 1.818.181 10.000.000
Du lịch
Cộng tiền hàng: 10.000.000 Thuế suất GTGT: 10 %,
Tiền thuế GTGT: 1.000.000
Tổng cộng tiền thanh toán 11.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười một triệu đồng chẵn
Người mua hàng Người bán hàng
(Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên)
Tiến hành nhập liệu:
-Từ màn hình giao diện đi theo đường dẫn sau: “Bán hàng”/ “Bán hàng thu tiền ngay”
-Chọn phương thức thanh tốn là Tiền mặt. -Tại thẻ “Hóa đơn”:
+Đối tượng: ấn F5 chọn mã đối tượng là “TCBNN1” máy tính sẽ tự điền mục đại chỉ.
+Diễn giải: Dịch vụ cho thuê xe
+Ngày chứng từ: 07/12/2013 mục ngày hạch toán sẽ tự điền là 07/12/2013 +Số chứng từ: BH2013/1184
+Mẫu số hóa đơn: 01GTKT3/001 +Kí hiệu hóa đơn: AA/11P
+Số hóa đơn: 1590
+Tại phần khai báo chi tiết: •Mã hàng: chọn DVXK •Đơn giá: 10.000.000 •Khai báo thuế GTGT 10% -Tại thẻ “Phiếu thu”:
+Người nộp: Đặng Thị Hòe
+Lý do nộp: Thu tiền dịch vụ cho thuê xe +Số chứng từ : PT13/1357
Sau khi khai báo đầy đủ số liệu sẽ được cập nhật lên phần phiếu thu trong phân hệ “Quỹ”
Hình ảnh2.5:Nhập hóa đơn bán hành thu tiền ngay Hình ảnh2.6: Nhập phiếu thu bán hàng
Dữ liệu được cập nhật lên phiếu thu bán hàng:
Hình ảnh 2.7: Phiếu thu bán hàng
Hình ảnh 2.8 Phiếu thu
* Đối với các nghiệp vụ làm giảm tiền mặt:
NV3: Ngày 11/12/2013 An Thị Tài phịng hành chính thanh tốn tiền
mua máy tính số tiền là 10.000.000 VND Chứng từ kế tốn nhận được là: - Hóa đơn.
- Giấy đề nghị thanh toán.
Căn cứ vào chứng từ kế toán lập định khoản: Nợ TK 6422 9.090.909 Nợ TK 133 909.090
Mẫu số: 01 GTKT – 3LL
Hoá Đơn GTGT
Ngày11/12/2013 Số: 00123463
Đơn vị bán hàng: Công ty CP Thế giới số Địa chỉ: 37 Hoàng Văn Thụ,Thái Nguyên Điện thoại: 04.36647595 MS: 0200170658 Họ và tên người mua: An Thị Tài
Đơn vị: Công ty CP TM&Dl Hà Lan Địa chỉ: Tân Long,Thái Ngun
Hình thức thanh tốn: Trả ngay MS:
Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị Số lượng Đơn Giá Thành tiền Laptop dell ............................................ Chiếc 1 9.000.000 9.090.909 Trừ chiết khấu bán hàng: Cộng tiền hàng: 9.090.909
Thuế suất thuế GTGT: 10% Cộng thuế GTGT: 909.090 Tổng cộng tiền thanh toán: 9.999.999 Số tiền viết bằng chữ: Chín triệu chín trăn chín mươi chín nghìn đồng.