KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VÀ DVKT DTL. 2.1.1. Các thông tin chung về công ty:
Tên công ty:
CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN CÔNG NGHỆ VÀ DỊCH VỤ KỸ THUẬT DTL
Tên giao dịch:
DTL ENGINEERING AND TECHNICAL SERVICES COMPANY LIMITED
Tên viết tắt: DTL CO .,LTD
Địa chỉ trụ sở chính: Số 10, nghách 12, ngõ 61, đường Trần Duy Hưng, Phường Trung Hoà, Quận Cầu Giấy, Thành Phố Hà Nội.
Điện thoại: 04.35565894 Fax: 04.35565893 Mail: dtl.co@vnn.vn
2.1.2. Quá trình hình thành và phát triển công ty:
Công ty TNHH Công nghệ & dịch vụ kỹ thuật DTL được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102012226 do Phòng Đăng Ký Kinh Doanh Sở Kế Hoạch Và Đầu Tư Thành Phố Hà Nội cấp ngày 15/04/2004.
Cơng ty được thành lập duới hình thức Cơng Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn 2 thành viên trở lên. Kể từ ngày thành lập đến nay công ty đã đi vào hoạt động được 5 năm.
Từ khi hoạt động đến nay công ty phần lớn phục vụ cho 9 khách hàng lớn và chủ yếu: Mitsubishi Corporation for Rang Dong 1; Công ty TNHH Tân Thế
Kỷ; Công ty nhiệt điện Phả Lại; Cơng ty xy măng Hồng Thạch; Cơng ty TNHH Comin VN; Công ty thông tin viễn thông điện lực; Công ty TNHH ƯD và PT công nghệ An Việt; Công ty TNHH một thành viên Apatite Việt Nam; Công ty bia rượu nước giải khát Hà Nội. Đồng thời nhập hàng từ hàng trăm nhà cung ứng trong và ngồi nước.
Trong q trình hoạt động kể từ năm 2004 đến nay cơng ty khơng có thay đổi nào về tên cũng như hình thức pháp lý.
Công ty được thành lập với số vốn điều lệ 5.000.000.000 đồng (Năm tỷ đồng Việt Nam ).
Ngành nghề kinh doanh nghiệp công ty đăng ký:
- Buôn bán, cho thuê vật tư, thiết bị, máy móc ngành cơng nghiệp và các loại phụ tùng thay thế.
- Sản xuất, buôn bán, tư vấn, lắp đặt, vận hành, bảo dưỡng và chuyển giao công nghệ các dây chuyền sản xuất và máy móc thiết bị cơng ty kinh doanh.
- Dịch vụ hiệu chuẩn thiết bị và chạy thử các dây chuyền công nghệ cho các cơng trình và dự án.
- Dịch vụ tuyển chọn, giới thiệu nhân sự cho các tổ chức, cá nhân trong nước (không bao gồm giới thiệu lao động cho các tổ chức có chức năng xuất khẩu lao động).
- Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá.
2.1.3. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh nghiệp của công ty.
Đứng đầu là Giám đốc cơng ty chịu trách nhiệm tồn bộ về hoạt động tài chính, kinh doanh của doanh nghiệp.
Phịng kinh doanh nghiệp:
- Xây dựng chiến lược phát triển kinh doanh, tiếp thị sản phẩm dịch vụ, cung cấp dịch vụ và chăm sóc khách hàng.
- Thu thập thơng tin về khách hàng từ đó đưa ra chính sách hợp lý áp dụng cho từng đối tượng khách hàng.
- Tìm hiểu về nhà cung ứng và phân tích các yếu tố thuộc mơi trường ngàng từ đó xây dựng chiến lược kinh doanh phù hợp.
- Quản lý hoạt động bán hàng của doanh nghiệp.
- Cung cấp các số liệu về hoạt động bán hàng cho các phòng ban khác lập kế hoạch, chiến lược nhằm đảm bảo tính đồng nhất giữa các phịng ban.
Phịng kỹ thuật:
Là bộ phận thực hiện quản lý chất lượng sản phẩm, trực tiếp hướng dẫn và tư vấn cho khách hàng về sử dụng các thiết bị công nghiệp mà Công ty cung cấp. Ngồi ra phịng cịn thực hiện công tác kiểm định chất lượng từng lô hàng nhập về, đảm bảo hàng hóa đưa vào lưu thơng đạt chất lượng cao.
Phịng tài chính kế tốn:
Có nhiệm vụ đảm bảo vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức hạch toán kế toán, thực hiên các nghiệp vụ giao dịch thanh tốn và phân phối lợi nhuận. Lập và phân tích báo cáo tài chính, báo cáo thuế và cung cấp thông tin cho công tác quản lý.
2.2. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TỐN CỦA CƠNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VÀ DỊCH VỤ KỸ THUẬT DTL
2.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty TNHH Công nghệ vàdịch vụ kỹ thuật DTL dịch vụ kỹ thuật DTL
Cơng ty có quy mơ nhỏ, địa bàn hoạt động tổ chức kinh tế tập trung tại một địa điểm. Cơng ty thực hiện tổ chức kế tốn tập trung theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.01
Tại phịng kế tốn có 5 nhân viên trong đó:
+ Kế tốn trưởng kiêm kế tốn tổng hợp: có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện
cơng tác kế tốn của Cơng ty, hướng dẫn nhân viên sử dụng phần mềm kế tốn vào cơng việc hạch toán. Quản lý việc phân quyền trong việc sử dụng phần mềm kế toán, theo dõi kiểm tra việc hạch toán của các kế toán viên. Đồng thời, kế toán trưởng thực hiện tổng hợp số liệu kế tốn, đưa ra các thơng tin cuối cùng trên cơ sở số liệu, sổ sách do kế toán các phần hành cung cấp. Tham mưu cho lãnh đạo công ty những vấn đề về tài chính kế tốn, trực tiếp cung cấp thơng tin kế toán cho giám đốc và chịu trách nhiệm về thơng tin kế tốn do mình cung cấp trước cấp trên và cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
+ Kế tốn bán hàng và cơng nợ phải thu (2 kế tốn viên): Cập nhật hóa đơn bán hàng (hóa đơn GTGT) từng ngày theo từng khách hàng để ghi nhận doanh thu, theo dõi các khoản nợ của khách hàng, theo dõi nhập xuất hàng hóa.
+ Kế tốn tiền mặt và cơng nợ với người bán (có 2 nhân viên): Cập nhật các phiếu thu, phiếu chi và theo dõi số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng đồng thời theo dõi công nợ với người bán.
+ Thủ quỹ ( 1 nhân viên): có nhiệm vụ quản lý tiền mặt cho cơng ty, thực hiện việc thu chi khi có phiếu thu, phiếu chi hợp lệ, cuối kỳ làm báo cáo quỹ.
2.2.2. Hình thức kế tốn và chính sách kế tốn áp dụng tại Cơng ty:
* Các chính sách, chế độ kế tốn áp dụng:
Hiện nay cơng ty đang áp dụng chế độ Kế toán Việt Nam theo quyết định số 48/2006/QĐ– BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính.
Kế tốn trưởng kiêm kế tốn tổng hợp Kế tốn tiền mặt và cơng nợ với người bán Kế tốn bán hàng và cơng
- Niên độ kế toán: Từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ hạch tốn: cơng ty sử dụng Việt Nam đồng.
- Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kê khai theo tháng.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Hạch toán theo phương pháp kế khai thường xuyên.
- Phương pháp tính giá vốn hàng nhập kho theo trị giá mua thực tế và trị giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền, mỗi tháng một lần vào cuối tháng.
- Phương pháp khấu hao áp dụng: khấu hao theo đường thẳng.
* Hệ thống chứng từ, sổ sách và tài khỏan áp dụng tại Công ty
- Chứng từ sử dụng: Sử dụng các chứng từ theo quyết định 48 bao gồm các chứng từ bắt buộc như: Phiếu thu, Phiếu chi, Hóa đơn GTGT, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, Ủy nhiệm chi…ngồi ra cịn có các chứng từ hướng dẫn.
- Hệ thống sổ: Sổ Nhật Ký Chung, Sổ Cái tài khoản. Do yêu cầu cần quản lý của Công ty mà phần mềm kế toán đã được xây dựng và mặc định sẵn ngay từ đầu.
- Hệ thống tài khoản áp dụng: Công ty áp dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006. Ngồi ra Cơng ty cịn mở thêm các tài khoản cấp 2 và cấp 3 cho phù hợp với tình hình kinh doanh của mình.
- Hệ thống Báo cáo tài chính sau: + Bảng cân đối kế tốn
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh + Thuyết minh tài chính
Và các báo cáo khác như báo cáo nhập - xuất - tồn, báo cáo bán hàng
* Về hình thức kế tốn và trình tự ghi sổ kế tốn.
Áp dụng hình thức Nhật Ký Chung trong điều kiện có sử dụng kế tốn trên máy. Đây là hình thức kế tốn giản đơn, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ Nhật Ký Chung theo trình tự thời gian và nội
dung nghiệp vụ kinh tế. Phán ánh mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán (quan hệ đối ứng giữa các tài khoản). Việc hạch toán các nghiệp vụ vào sổ kế toán, lập các báo cáo kế toán đều được thực hiện trên máy.
Trình tự ghi sổ kế toán:
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra kế toán viên cập nhật số liệu vào máy, tổng hợp số liệu theo yêu cầu của phần mền kế toán. Cuối mỗi tháng, mỗi kỳ kế toán phần mền sẽ cho phép khai thác các báo cáo chi tiết, tổng hợp, báo cáo tài chính đã được thiết kế sẵn trong phần mềm theo quy định hiện hành.
2.2.3. Đặc điểm kế tốn ở Cơng ty TNHH Cơng nghệ và dịch vụ kỹ thuậttrong điều kiện áp dụng kế toán máy: trong điều kiện áp dụng kế toán máy:
Hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm kế tốn ANA 4.0 của cơng ty Cổ phần Công nghệ - Dịch vụ - Thương mại ANA. Phần mềm kế toán ANA 4.0 có những đặc điểm sau:
- Mỗi phần hành có một giao diện nhập liệu được thiết kế riêng.
- Cập nhật chứng từ ban đầu ( phiếu thu, phiều chi, hóa đơn bán hàng, phiều xuất kho…). Mỗi chứng từ kế toán chỉ phải cập nhật một lần. Khai thác thông tin chứng từ ban đầu theo các điều kiện lọc tìm khác nhau như theo dõi các chứng từ liên quan đến một hợp đồng, một vụ việc, một khách hàng.
- Tự động định khoản một số nghiệp vụ, tính tốn trên chứng từ đã cập nhật. Chứng từ gốc Phân loại và xử lý Kế toán phần hành Cập nhật vào máy Phê duyệt (Kế toán trưởng ký) Tổng hợp thành báo cáo chi tiết, tổng hợp,
- Sửa, xóa chứng từ chưa hợp lệ: Trong trường hợp ghi sai trên chứng từ hoặc nhập dữ liệu nhầm thì chương trình cho phép sửa, xóa chứng từ và các chứng từ trùng sẽ được tự động khử trùng trước khi tổng hợp.
- Hạch toán chi tiết từng loại hàng hóa, thực hiện mã hóa các đối tượng quản lý của công ty theo kiểu ký tự và theo dãy số tự nhiên.
* Truy nhập vào phần mềm
Từ màn hình Windows chọn biểu tượng ANA 4.0. Sau đó kích đúp chuột trái vào biểu tượng máy sẽ chuyển vào màn hình đăng nhập chương trình.
Sau khi đăng nhập tên người dùng, mật khẩu máy sẽ chuyển đến màn hình chính của chương trình:
MH 2.01: Màn hình chính của phần mềm A.N.A 4.0 tại Cơng ty TNHH Công nghệ và dịch vụ kỹ thuật DTL
2.2.3.1. Tồ chức mã hóa các đối tượng quản lý đối với kế toán bánhàng và xác định kết quả tại Công ty hàng và xác định kết quả tại Cơng ty
* Danh mục chứng từ: Được mã hóa theo ký hiệu viết tắt của chữ cái đầu
của chứng từ đó như:
- T : Phiếu thu tiền mặt. - C: Phiếu chi tiền mặt. - N: Phiếu nhập kho. - X: Phiếu xuất kho. - K: Phiếu khác.
* Danh mục tài khoản:
Danh mục tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng là danh mục có sẵn trong hệ thống tài khoản chuẩn theo quyết định 48/2006/QĐ- BTC, căn cứ vào yêu cầu kế toán và quản lý chi tiết các đối tượng phục vụ công tác quản lý doanh nghiệp, công ty đã thực hiện xây dựng hệ thống danh mục tài khoản chi tiết cần sử dụng.
Phần mềm ANA 4.0 cài đặt cho doanh nghiệp là hệ thống tài khoản trong đó sắp xếp các số hiệu tài khoản một cách tự nhiên theo hệ thống tài khoản chuẩn từ các tài khoản cấp 1 đến các tài khoản được mở cấp 2 và cấp 3. Khi nhập liệu, kế tốn có thể tìm kiếm nhanh các tài khoản ở danh mục tài khoản đã xây dựng. Dưới đây là trích phần danh mục tài khoản liên quan đến kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng:
DANH MỤC TÀI KHOẢN
SHTK Tên tài khoản Cấp tàikhoản Theo đốitượng
111 Tiền mặt 1 Không
1111 Tiền mặt Việt Nam 2 Khơng
112 Tiền gửi Ngân hàng 1 Có
1121 Tiền gửi Việt Nam 2 Có
1122 Tiền gửi Ngoại tệ 2 Có
11221 Tiền gửi ngân hàng USD 3 Có
11222 Tiền gửi ngân hàng EUR 3 Có
11223 Tiền gửi ngân hàng GBP 3 Có
11224 Tiền gửi ngân hàng SGD 3 Có
11225 Tiền gửi ngân hàng AUD 3 Có
11226 Tiền gửi ngân hàng CHF 3 Có
11227 Tiền gửi ngân hàng CAD 3 Có
131 Phải thu khách hàng 1 Có
133 Thuế GTGT được khấu trừ 1 Không
1331 Thuế GTGT được khấu trừ của HH-DV 2 Khơng
156 Hàng hóa 1 Khơng
1561 Giá mua hàng hóa 2 Khơng
1562 Chi phí thu mua hàng hóa 2 Khơng
333 Thuế và các khoản phải nộp 1 Không
3331 Thuế GTGT phải nộp 2 Không
33311 Thuế GTGT đầu ra 3 Không
33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 3 Không
338 Phải trả phải nộp khác 1 Khơng
3387 Doanh thu nhận trước 2 Có
421 Lãi chưa phân phối 1 Không
511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 1 Không
5111 Doanh thu bán hàng hóa 2 Khơng
515 Doanh thu tài chính 1 Khơng
5151 Lãi tiền gửi ngân hàng 2 Không
5152 Chênh lệch do tỷ giá khi nhập hàng 2 Không
632 Giá vốn hàng bán 1 Khơng
635 Chi phí tài chính 1 Khơng
642 Chi phí quản lý kinh doanh 1 Khơng
6421 Chi phí bán hàng 2 Khơng
64211 Chi phí nhân viên 3 Khơng
64212 Chi phí vật liệu bao bì 3 Khơng
64213 Chi phí dụng cụ đồ dùng 3 Khơng
64214 Chi phí sử dụng máy, khấu hao TSCĐ 3 Khơng
64215 Chi phí bảo hành 3 Khơng
64217 Chi phí dịch vụ mua ngồi 3 Khơng
64218 Chi phí bằng tiền khác 3 Khơng
6422 Chi phí quản lý doanh nghiệp 2 Khơng
64221 Chi phí quản lý nhân viên 3 Khơng
64222 Chi phí vật liệu quản lý 3 Khơng
64223 Chi phí đồ dùng văn phịng 3 Khơng
64224 Chi phí sử dụng máy, khấu hao TSCĐ 3 Khơng
64225 Thuế, phí và lệ phí 3 Khơng
64226 Chi phí dự phịng 3 Khơng
64227 Chi phí dịch vụ mua ngồi 3 Khơng
64228 Chi phí bằng tiền khác 3 Khơng
* Danh mục đối tượng khách hàng:
Là danh mục đơn vị cá nhân mua, bán hàng hóa của cơng ty. Danh mục khách hàng chứa đựng tên các đối tượng liên quan đến các tài khoản công nợ. Danh mục này được mã hóa bằng cách:
- Đối tượng là người mua: (TK 131)
Được mã hóa bằng cách: A + số thứ tự của khách hàng được mã hóa
Biểu 2.01: Danh mục đơn vị khách hàng
Stt Mã đơn
vị Tên đơn vị Địa chỉ
Điện thoại
1 A0001 Mitsubishi Corporation for Rang Dong 1 2 Phan Đình Phùng, Lam Sơn, Vũng Tàu
064 807 300 2 A0002 Công ty TNHH Tân Thế Kỷ 212 Tôn Đức Thắng, Hà Nội
3 A0003 Công ty nhiệt điện Phả lại TT Phả Lại, Chí Linh, Hải Dương
0320 881 126
4 A0004 Cơng ty Xi măng Hồng Thạch Minh Tân, Kinh Môn, Hải Dương
0320 821 092 5 A0005 Công ty TNHH Comin Việt Nam 14-16 Hàm Long, Hà Nội
6 A0006 Công ty thông tin Viễn thông điện lực 30A Phạm Hồng Thái, Ba Đình, Hà Nội
7 A0007 Cơng ty TNHH UD & PT công nghệ An
Việt 30-32 Láng Hạ, Hà Nội
8 A0008 Công ty TNHH một thành viên Apatite Việt Nam
Tằng Loong, Bảo Thắng, Lào Cai
9 A0009 Công ty bia rượu nước giải khát Hà
Nội 183 Hoàng Hoa Thám, Hà Nội
…………………………..
- Đối tượng khách hàng là người bán hàng:
Được mã hóa bằng cách: C + số thứ tự tăng dần từ 0001.Vì đặc thù ngành nghề kinh doanh của Cơng ty kinh doanh các hàng hóa đa dạnh phong phú rất ít có sự