- Bước 1: Người nhận tiền chuẩn bị chứng từ liên quan đến chi tiền (lập giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán hoặc lệnh chi đã được Tổng giám đốc ký duyệt) cho bộ phận duyệt chi (thường là Kế toán trưởng).
- Bước 2: Kế toán thanh toán căn cứ duyệt chi viết phiếu chi (2 liên). Kế toán thanh toán ký và chuyển phiếu chi sang kế tốn trưởng. Kế tốn trưởng kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ thanh tốn và các nghiệp vụ phát sinh ký duyệt phiếu
chi rồi chuyển lại cho kế toán thanh toán.
- Bước 3: Kế toán thanh toán chuyển phiếu chi cho thủ quỹ.
- Bước 4: Thủ quỹ chi tiền cho người nhận tiền đồng thời ghi vào sổ quỹ, người nhận tiền ký xác nhận vào phiếu chi, nhận lại liên 2, trả liên 1 cho thủ quỹ
- Bước 5: Thủ quỹ chuyển phiếu chi cho Tổng giám đốc
- Bước 6: Tổng giám đốc kiểm tra lại phiếu chi, ký duyệt chuyển lại cho kế toán thanh toán.
2.2.5. Quy trình hạch tốn kế tốn
* Kế tốn doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu
Doanh thu: là tổng các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ hoạch toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thơng thường của doanh nghiệp góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu.
Doanh thu thuần: được xác định bằng tổng doanh thu sau khi trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và doanh thu hàng bị trả lại.
Để kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, kế toán sử dụng các tài khoản kế toán sau:
+ TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ): Phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán của hoạt động sản xuất kinh doanh từ các giao dịch và các nghiệp vụ bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Bán hàng trực tiếp, thu tiền ngay hoặc chưa thu tiền.
Hình 2.8: Trình tự kế tốn bán hàng tăng doanh thu
Hình 2.9: Trình tự kế toán giảm trừ doanh thu
13.1.1. Hệ thống sổ kế toán
Tạị Công ty Việt Com đang mở các loại sổ kế toán sau: Sổ kế toán tổng hợp:
+ Sổ Cái TK: 111,112,156,311,331,334,341,642,… + Sổ phân tích chi phí
+ Sổ tổng hợp nhập xuất tồn hàng hoá + Sổ thanh toán lương doanh nghiệp …….
Sổ kế toán chi tiết:
+ Sổ chi tiết doanh thu 511 + Sổ quỹ tiền mặt (TK 111 ). + Sổ chi tiết tiền gửi (TK112 ).
+ Sổ chi tiết phải trả người bán (TK 331 ). + Sổ chi tiết phải thu của khách hàng (TK 131 ). + Sổ chi tiết tạm ứng cá nhân (TK 1418 )
CHƯƠNG 14: Đánh giá hệ thống kế tốn doanh thu bán hàng tại Cơng ty và huớng khắc phục.
Qua quá trình tìm hiểu thực trạng hệ thống thơng tin kế tốn doanh thu bán hàng tại Công ty Cổ phần Việt Com, tơi có một số đánh giá như sau:
14.1.1. Về tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất Ưu điểm:
Tổ chức bộ máy kế tốn : Tổ chức kế tốn của Cơng ty là hợp lý, đáp ứng được các yêu cầu nhiệm vụ quản lý về mặt tài chính – kế tốn.
Cơ sở vật chất: Bộ phận kế tốn của Cơng ty đã được trang bị máy tính để làm việc. Mỗi kế tốn viên được sử dụng một máy tính riêng. Tồn bộ hệ thống máy tính của cơng ty cũng đều đã nối mạng internet.
Nhược điểm:
Cơ sở vật chất: Tuy đã được trang bị về hệ thống máy tính nhưng hầu như các máy tính đều đã cũ và sử dụng từ lâu nên hầu như tốc độ xử lý của các máy đều rất chậm.
Giải pháp khắc phục:
Cơ sở vật chất: phịng kế tốn cần đề xuất với ban lãnh đạo quyết định thay hệ thống máy tính mới, hoạt động tốt hơn.
14.1.2. Tài khoản sử dụng Ưu điểm:
Tại Công ty cổ phần Việt Com, các tài khoản sử dụng trong kế toán bán hàng và xác định doanh thu chủ yếu là tài khoản tổng hợp nên hệ thống tài khoản khá đơn giản. Kết cấu và nội dung của các tài khoản sử dụng được thực hiện theo đúng quy định của Bộ Tài chính.
Nhược điểm:
+ Tại cơng ty kế tốn chưa theo dõi được khoản chiết khấu thương mại đối với những khách hàng lâu năm hoặc KH mua sản phẩm với số lượng nhiều.
+ Công ty chưa mở sổ chi tiết 156 cho từng loại sản phẩm sẽ rất khó để theo dõi tính hình tiêu thụ của mỗi sản phẩm.
Giải pháp khắc phục:
+ Khi KH mua sản phẩm với khối lượng lớn, thanh toán nhanh hoặc những KH có tiềm năng hoặc những KH đã hợp tác với Công ty trong thời gian lâu dài, kế tốn Cơng ty phải mở TK 5211 “ chiết khấu thương mại” để theo dõi:
Nợ TK 5211: chiết khấu thương mại KH được hưởng (chi tiết cho KH) Nợ TK 3331: thuế GTGT phải nộp
Có TK 111, 112, 131: số tiền trả lại hoặc giảm nợ cho KH
Cuối kỳ, kết chuyển số tiền chiết khấu thương mại cho KH sang TK 511 “doanh thu bán hàng”
Nợ TK 511
Có TK 5211
+ Cần mở sổ chi tiết TK 156: để phản ánh chi tiết giá trị của từng sản phẩm chi tiết
14.1.3. Các chứng từ sử dụng
Các chứng từ liên quan đến bán hàng và xác định doanh thu được lập và luân chuyển theo trình tự hợp lí, cơ sở lập chứng từ chặt chẽ, đảm bảo các yếu tố pháp lí như các chữ kí bắt buộc, họ tên người lập, số hiệu chứng từ, nội dung kinh tế rõ ràng. Các chứng từ được đánh số thứ tự liên tục, đầy đủ và được kiểm tra kĩ lưỡng trước khi ghi sổ, đảm bảo các yếu tố cần thiết cũng như hiệu lực của chứng từ. Việc lập các chứng từ có sự độc lập tương đối và có sự kiểm tra, đối chiếu lẫn nhau. Các chứng từ luân chuyển nội bộ được thiết kế khá phù hợp và cung cấp được những thông tin cần thiết, đáp ứng yêu cầu quản lí cơng tác bán hàng của Cơng ty. Sau khi ghi sổ kế toán, các chứng từ được đưa vào lưu trữ và bảo quản cẩn thận.
14.1.4. Tổ chức bộ sổ kế toán Ưu điểm:
Là một đơn vị sản xuất, thực hiện kế tốn thủ cơng thì việc lựa chọn hình thức sổ kế tốn Chứng từ ghi sổ là rất phù hợp. Bởi hình thức sổ này khá đơn giản, phù hợp với trình độ của kế tốn viên, cơng việc kế tốn được phân đều trong tháng dễ phân cơng chia nhỏ cho phép theo dõi một cách chi tiết nhất về cả mặt thời gian và
nội dung kinh tế các nghiệp vụ phát sinh từ đó biết được tình hình sản xuất kinh doanh của Cơng ty.
Đối với phần hành kế tốn bán hàng và xác định doanh thu, Cơng ty sử dụng đầy đủ các loại sổ theo quy định của Bộ Tài chính, đáp ứng được yêu cầu quản lí bán hàng, từ các loại sổ chi tiết đến các sổ tổng hợp. Cách trình bày sổ dễ hiểu, được ghi chép một cách đầy đủ, rõ ràng và hợp lí. Quy trình ghi sổ kế tốn bán hàng được thực hiện theo đúng chế độ kế tốn do Bộ Tài chính ban hành, đảm bảo thuận tiện trong việc đối chiếu và kiểm tra số liệu.
Nhược điểm:
Tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế về tổ chức bộ sổ kế tốn mà Cơng ty nên xem xét: ghi chép dễ bị trùng lặp, làm tăng khối lượng ghi chép chung nên ảnh hưởng đến năng suất hoạt động và hiệu quả của cơng tác kế tốn.
Giải pháp khắc phục:
+ Địi hỏi kế tốn viên, kế toán trưởng phải đối chiếu khớp đúng số liệu giữa CTGS với CTGS khác do các đồng nghiệp khác, ở phần hành kế toán khác lập trước khi ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ cái.
+ Trình độ kế tốn viên phải tương đối đồng đều.
+ Khi và chỉ khi đã ghi số liệu vào sổ cái mới ghi ngày tháng vào chổ: “Đã ghi sổ cái ngày…” trên CTGS, như vậy mới khỏi bị sai sót, ghi trùng. Nếu chứng từ cùng loại của một nghiệp vụ nào đó trong 10 chứng từ trở lên trong ngày thì nên áp dụng hình thức CTGS để giảm việc ghi chép từng chứng từ vào sổ cái.
14.1.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Ưu điểm:
Hệ thống báo cáo kế tốn của Cơng ty Cổ phần Việt Com gồm có hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống báo cáo quản trị. Khoản mục bán hàng được trình bày rất hợp lí trên hệ thống báo cáo tài chính.
Nhược điểm:
Báo cáo kế toán quản trị chỉ được lập vào cuối quý nên không đáp ứng được yêu cầu quản lý, điều hành công việc của các cấp lãnh đạo Công ty.
Giải pháp khắc phục:
Báo cáo kế tốn quản trị khơng những chỉ được lập theo định kỳ từng quý mà cịn phải lập được bất cứ khi nào có u cầu quản lý hay có những biến động bất thường để ban lãnh đạo kịp thời đưa ra các quyết định sản xuất kinh doanh.
14.1.6. Tình hình ứng dụng cơng nghệ thông tin: Ưu điểm:
Việc sử dụng cơng cụ kế tốn Excel giúp cho bộ phận kế toán dễ sử dụng. Cơng ty đã áp dụng phần mềm kế tốn máy vào hạch tốn. Phần mềm đang dùng tại cơng ty là MISA
Nhược điểm:
Cơng ty đang áp dụng phần mềm kế tốn MISA nhưng phần mềm chưa đáp ứng được những yêu cầu và những báo cáo cần thiết nên còn phải kết hợp Exel mới đưa ra được những báo cáo cần thiết. Ví dụ: Báo cáo tổng hợp doanh thu theo mặt hàng, khách hàng.
Giải pháp khắc phục:
Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển, Công ty cần tăng cường ứng dụng tin học vào hoạt động sản xuất kinh doanh, cụ thể là đầu tư xây dựng phần mềm kế tốn trong đó có phần mềm kế tốn bán hàng và xác định doanh thu để nâng cao hiệu quả công việc.
CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG HỆ THỐNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT COM
CHƯƠNG 15: Phân tích hệ thống
CHƯƠNG 16: Xác định u cầu và mơ tả bài tốn
3.1.1.1. Xác định các yêu cầu cơ bản
+ Hệ thống phải đảm bảo được một số yêu cầu sau:
- Quản lý được danh mục hàng hóa, danh mục khách hàng, danh mục tài khoản, danh mục ngân hàng.
- Quản lý được doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu + Đưa ra các chứng từ cần thiết:
- Phiếu thu/chi tiền, Hóa đơn GTGT - Giấy báo nợ, có.
+ Đưa ra được các báo cáo cần thiết: - Báo cáo tổng hợp doanh thu.
- Bảng kê hoá đơn bán hàng. - Sổ chi tiết TK 511.
- Báo cáo doanh thu theo mặt hàng. - Báo cáo doanh thu theo khách hàng. - Báo cáo chi tiết doanh thu.
+ Đảm bảo tính bảo mật và an tồn dữ liệu của hệ thống
3.1.1.2. Mơ tả bài tốn
Khi nhận được u cầu cung cấp hàng hoá từ khách hàng, bộ phận kinh doanh sẽ gửi bảng danh sách hàng hoá và bảng báo giá kèm theo cho khách hàng. Sau khi hai bên đã thống nhất để đi đến ký kết hợp đồng, khách hàng sẽ viết đơn đặt hàng gửi cho phòng bán hàng. Căn cứ vào hợp đồng bán hàng, đơn đặt hàng bán,báo cáo tổng hợp công nợ trong trường hợp khách hàng chưa vượt quá giới hạn cơng nợ cho phép, kế tốn doanh thu bán hàng sẽ viết phiếu xuất kho gồm 3 liên: 1
liên giữ lại ở bộ phận kế toán làm căn cứ hạch toán, 1 liên gửi cho bộ phận kho làm căn cứ xuất hàng hoá cho khách hàng, 1 liên còn lại giao cho khách hàng.
Hoá đơn GTGT cũng được lập thành 3 liên: liên 1 kế toán bán hàng giữ,liên 2 giao cho khách hàng,liên 3 chuyển cho bộ phận kế tốn cơng nợ để theo dõi. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho xuất hàng hoá cho bộ phận giao nhận để thực hiện giao tại kho cho khách hàng, cùng với hoá đơn GTGT và hợp đồng.
Nếu KH thanh toán ngay bằng tiền mặt thì kế tốn lập phiếu thu rồi chuyển sang cho Thủ quỹ làm nhiệm vụ thu tiền. Nếu KH thanh tốn bằng chuyển khoản thì ghi nhận giấy báo có kèm theo chứng từ gốc và sổ chi tiết kèm theo do Ngân hàng gửi đến. Cịn nếu KH chưa thanh tốn thì kế tốn xác nhận chưa thu tiền và kế tốn cơng nợ theo dõi nợ phải thu của KH.
Trường hợp trong hợp đồng, nếu hàng hố của cơng ty khơng đảm bảo như cam kết thì KH có thể gửi trả hàng hoá. Đồng thời, căn cứ vào hoá đơn chứng từ liên quan kế toán ghi vào khoản giảm trừ doanh thu, nhập kho hàng hoá và gửi tiền trả lại KH hoặc ghi giảm nợ phải thu cho KH. Kế tốn bán hàng gửi hóa đơn hàng bán trả lại cho kế tốn cơng nợ để theo dõi công nợ khách hàng.
Hàng tháng căn cứ vào sổ cái, các chứng từ như phiếu thu/chi, giấy báo nợ/có, hố đơn GTGT bán hàng và các sổ hạch toán chi tiết liên quan kế toán lập các báo cáo tổng hợp doanh thu, bảng kê hoá đơn bán hàng, sổ chi tiết TK 511, báo cáo doanh thu theo mặt hàng, báo cáo doanh thu theo khách hàng, báo cáo chi tiết doanh thu...để báo cáo lên kế tốn trưởng. Sau đó, kế tốn trưởng trình lên Ban lãnh đạo của công ty để Ban lãnh đạo nắm được tình hình doanh thu của cơng ty đưa ra những quyết định, chiến lược kinh doanh phù hợp trong tương lai.
CHƯƠNG 17: Sơ đồ ngữ cảnh
Hình 3.1: Sơ đồ ngữ cảnh
(1) Gồm:
Báo cáo tổng hợp doanh thu
Bảng kê hoá đơn bán hàng
Báo cáo tổng hợp doanh thu theo mặt hàng
Báo cáo tổng hợp doanh thu theo khách hàng
Báo cáo chi tiết doanh thu
CHƯƠNG 18: Biểu đồ phân cấp chức năng
Mô tả chi tiết chức năng lá
(1.1) Nhận hợp đồng bán hàng: hợp đồng bán hàng sẽ được chuyển lên từ
bộ phận bán hàng của công ty.
(1.2) Nhận đơn đặt hàng: Ngay khi khách hàng gửi yêu cầu mua hàng,bộ
phận kế tốn sẽ nhận đơn đặt hàng.
(1.3) Lập hóa đơn GTGT : Sau khi khách hàng thanh toán tiền mua hàng, bộ
phận bán hàng sẽ tiến hành viết hóa đơn GTGT bán hàng theo yêu cầu mua hàng của khách hàng.
(1.4) Lập phiếu thu: Khi khách hàng đồng ý thanh toán tiền mua hàng hay
đặt cọc tiền mua hàng trước, kế toán tiền mặt sẽ lập phiếu thu tiền.
(1.5) Cập nhật giấy báo có: Khi khách hàng đã thanh tốn tiền mua hàng hay
đặt cọc trước tiền mua hàng qua chuyển khoản, ngân hàng sẽ gửi cho kế tốn phiếu báo có.
(2.1) Nhận phiếu nhập hàng bán bị trả lại: Khi khách hàng không nhận
hàng do lỗi kỹ thuật, hàng sẽ được bộ phận kỹ thuật kiểm tra. Nếu đúng, bộ phân bán hàng sẽ tiến hành lập phiếu hàng bán bị trả lại do lỗi kỹ thuật và chuyển cho thủ kho để tiến hành thủ tục nhập kho.
(2.2) Lập phiếu chi/ uỷ nhiệm chi: Khi thanh toán tiền cho khách hàng bộ
phận kế toán tiền mặt sẽ tiến hành lập phiếu chi tiền hoặc uỷ nhiệm chi cho ngân hàng.
(2.3) Cập nhật giấy báo nợ: Khi thanh toán lại tiền hàng do KH trả lại hàng,
ngân hàng sẽ gửi cho kế toán giấy báo nợ.
(3.1) Lập báo cáo doanh thu theo khách hàng: Dựa trên hóa đơn bán hàng,
thông tin hàng bán trả lại, sau một tháng hoặc khi có u cầu của kế tốn trưởng hoặc của Ban lãnh đạo, bộ phận kế toán sẽ tiến hành lập báo cáo doanh thu bán hàng
(3.2) Lập báo cáo doanh thu theo mặt hàng: Khi có yêu cầu của ban giám
đốc,tiến hành lập báo cáo doanh thu theo mặt hàng.
(3.3) Lập báo cáo tổng hợp doanh thu: Khi có yêu cầu của ban giám đốc,tiến hành lập báo cáo tổng hợp doanh thu.
(3.4) Lập bảng kê hàng hố bán ra: Khi có u cầu của ban giám đốc hoặc
cuối tháng tiến hành lập bảng kê hàng hoá đã bán