V. Dự trữ vật tư
b. Nội dung chủ yếu của quản lý kho
*Tổ chức tốt việc tiếp nhận vật tư
Tiếp nhận vật tư là bước chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận mua sắm vận chuyển với bộ phận quản lý từ trong nội bộ
Tổ chức tiếp nhận tốt tạo điều kiện cho thủ kho nắm chắc số lượng, chất lượng, chủng loại vật tư, kịp thời phát hiện tình trạng của vật tư hạn chế sự nhầm lẫn thiếu trách nhiệm có thể xảy ra
*Nhiệm vụ của tiếp nhận vật tư
-Tiếp nhận chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại vật tư theo đúng quy địnhtrong hợp đồng
-Chuyển nhanh vật tư từ địa điểm tiếp nhận đến kho của doanh nghiệp tránh hư hao mất mát. Mặt khác công tác tiếp nhận cần quán triệt các yêu cầu sau đây:
+Mọi vật tư tiếp nhận đều phải có giấy tờ hợp lệ
+Mọi vật tư tiếp nhận phải qua thủ tục kiểm nhận và kiểm nghiệm xác định chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại. Phải có biên bản xác nận nếu có thiếu thừa, hỏng hoặc sai quy cách.
+Khi tiếp nhận vật tư cần phải ghi sổ thực nhận, cùng với nhười giao hàng ký vào phiếu nhập kho và vào cột nhập của thẻ kho. Sau đó chuyển cho bộ phận kế tốn ký nhận vào sổ chứng từ.
Sắp xếp vật tư: tuỳ theo tình hình và đặc điểm của hệ thống kho, vật tư cần phân loại, sắp xếp quy định phẩm chất vật tư hợp lý tạo điều kiện tốt cho
việc bảo vệ, tìm kiếm, sử dụng hợp lý diện tích kho đảm bảo an tồn lao động trong kho.
Bảo quản vật tư : Sau khi được sắp xếp hợp lý vật tư cần được bảo quản theo đúng quy trình, quy phạm ban hành. Xây dựng và thực hiện nội quy, chế độ trách nhiệm và kiển tra trong bảo quản vật tư.
VII.Phân tích tình hình cung ứng và dự trữ vật tư ở doanh nghiệp
Muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp tiến hành được đều đặn, liên tục phải thường xuyên đảm bảo cho nó các loại nguyên vật liệu, năng lượng, đủ về số lượng, kịp về thời gian, đúng về quy cách phẩm chất. Đây là vấn đề sản xuất bắt buộc mà nếu thiếu thì khơng có q trình sản xuất sản phẩm. Thực hiện tốt công tác cung ứng và dự trữ vật tư là điều kiện tốt nâng cao chất lượng sản phẩm giảm giá thành tăng tích luỹ, lợi nhuận cho doanh nghiệp.
1.Phân tích tình hình cung ứng vật tư
Cung ứng vật tư là giai đoạn mở đầu của một chu kỳ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nó có nhiệm vụ chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Cung ứng vật tư một cách hợp lý, đảm bảo đủ số lượng, đồng bộ, đúng phẩm chất và đúng thời gian là một trong những điều kiện chủ yếu để hoàn thành toàn diện và vượt mức kế hoạch.
a.Phân tích cung ứng vật tư theo số lượng
Yêu cầu điều kiện cho việc cung ứng vật tư cho sản xuất là phải đảm bảo đủ về số lượng: nghĩa là, nếu cung cấp với số lượng quá lớn, dư thừa sẽ gây ứ đọng vốn ( nếu không phải là ngun liệu có tính thời vụ) do đó sẽ dẫn đến sử dụng vốn kém hiệu quả. Ngược lại, nếu cung cấp khơng đủ về số lượng sẽ ảnh hưởng đến tính liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh. Thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp khơng hồn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh là do
36 Tỷ lệ phần % Số lượng nguyên vật liệu loại i thực tế nhập trong kỳ
thiếu ngun vật liệu. Để phân tích tình hình cung ứng vật tư về mặt số lượng ta cần tính đến.
Để phân tích mức độ đảm bảo khối lượng nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm cần tính ra hệ số
Việc thu mua ngun vật liệu khơng hồn thành kế hoạch có thế là do: -Doanh nghiệp giảm hợp đồng sản xuất loại sản phẩm hay chi tiết nào đó, từ đó giảm số lượng nguyên vật liệu cần cung ứng
-Doanh nghiệp giảm hợp đồng thu mua, trên cơ sở giảm hao phí nguyên vật liệu
-Khơng thực hiện kế hoạch thu mua, có thể doanh nghiệp gặp khó khăn về tình hình tài chính, khó khăn về phương tiện vận tải hoặc doanh nghiệp dùng nguyên vật liệu thay thế
b.Phân tích cung ứng nguyên vật liệu theo chủng loại
Một trong những nguyên tắc của việc phân tích tình hình cung ứng ngun vật liệu là phải phân tích cho từng loại nguyên vật liệu chủ yếu và cần phân biệt vật liệu có thể thay thế được và vật liệu khơng thể thay thế được.
Vật liệu có thể thay thế được là loại vật liệu có giá trị sử dụng tương đương, khi sử dụng không làm thay đổi lớn đến chất lượng sản phẩm, khi phân tích loại vật liệu này ngoài các chỉ tiêu về mặt chất lượng, số lượng cần chú ý đến chỉ tiêu chi phí giá cả vật liệu thay thế.
Hệ số đảm nhiệm nguyên vật liệu cho sản xuất
=
Lượng nguyên vật liệu cân dùng trong kỳ Lượng nguyên vật liệu nhập trong kỳ + Lượng nguyên vật liệu dự trữ dầu kỳ
Vật liệu không thể thay thế là loại vật liệu mà trong thực tế khơng có vật liệu khác thay thế sẽ làm mất tính năng, tác dụng của sản phẩm.
c.Phân tích cung ứng vật tư về đồng bộ.
Để sản xuất một loại sản phẩm cần nhiều loại vật liệu khác nhau theo một tỷ lệ nhất định. Mặt khác, các vật liệu này không thể thay thế bằng loại vật liệu khác được. Chính vì vậy, việc cung ứng vật tư phải đảm bảo tính chất đồng bộ mới tạo điều kiện cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đưộchàn thành và hoàn thành vượt mức chỉ tiêu đặt ra.
Hệ số sử dụng đồng bộ là % hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch sản xuất cao nhất của doanh nghiệp trong kỳ tới. Để sản xuất một sản phẩm thì cần nhiều loại vật liệu khác nhau, do đó số nguyên vật liệu sử dụng được sẽ phụ thuộc vào nhóm hoặc loại vật liệu đạt tỷ lệ thấp nhất.
d.Phân tích cung ứng vật tư về chất lượng.
Trong quy trình cơng nghệ sản xuất sản phẩm, sử dụng nguyên vật liệu đảm bảo đầy đủ tiêu chuẩn về chất lượng là một yêu cầu cần thiết. Bởi vậy nguyên vật liệu tốt hay xấu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. Do đó, khi nhập nguyên vật liệu cần phải đối chiếu với các tiêu chuẩn quy định, đối chiếu với các hợp đồng đã ký kết để đánh giá nguyên vật liệu, có thể dùng chỉ tiêu, chỉ số chất lượng hay hệ số loại
Chỉ số chất lượng nguyên vật liệu ( Icl)là tỷ số giữa giá bán bình quân của nguyên vật liệu thực tế với giá bán bình quân cung ứng theo kế hoạch.
Trong đó:
Mik, Mil : khối lượng nguyên vật liệu từng loại theo cấp bậc chất lượng loại i kỳ kế hoạch và thực tế( tính theo đơn vị hiện vật)
Icl = Mil Mik * Sik Mik Mik * Sik :
Sik : Đơn giá nguyên vật liệu từng loại theo cấp bậc chất lượng loại i kỳ kế hoạch.
Icl : Càng lớn hơn 1 càng chứng tỏ nguyên vật liệu nhập kho càng cao. Hệ số loại là tỷ lệ số giữa tổng giá trị nguyên vật liệu theo cấp bậc chất lượng và tổng giá trị nguyên vật liệu cung ứng theo giá loại cấp bậc chất lượng cao nhất.
e.Phân tích kịp thời của việc cung ứng vật tư.
Cung ứng nguyên vật liệu kịp thời là cung ứng đúng thời gian đặt ra của doanh nghiệp. Thông thường, thời gian cung ứng nguyên vật liệu xuất phát từ nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, tình hình dự trữ nguyên vật liệu cần cung cấp trong kỳ.
Điều kiện quan trọng để đảm bảo cho việc sản xuất kinh doanh hoàn thành tốt và nhịp nhàng là phải cung ứng những loại nguyên vật liệu cần thiết một cách kịp thời trong một thời gian dài( tháng, quý, năm). Nếu khối lượng cung ứng vật tư trong một kỳ kinh doanh được đảm bảo nhưng cung ứng không kịp sẽ dẫn đến hoạt động sản xuất kinh doanh bị ngừng trệ vì đội cung ứng vật tư. Do đó khi phân tích tình hình cung ứng vật tư khơng phải chỉ thơng qua các chỉ tiêu về số lượng, chủng loại, chất lượng vật tư mà phải xem xét đến tính kịp thời khi cung ứng
g.Phân tích tiến độ và nhịp điệu cung ứng nguyên vật liệu.
Một trong những yêu cầu của việc cung ứng nguyên vật liệu là đảm bảo đều đặn đúng thời hạn theo hợp đồng hoặc theo kế hoạch. Để phân tích tiến độ và nhịp điệu cung ứng ngun vật liệu, có thể tính ra hệ số đều đặn, hệ số nhịp điệu hoặc vẽ đồ thị của việc cung ứng từng loại nguyên vật liệu.
Khi tính hệ số đều đặn cần phải tuân theo nguyên tắc là không lấy số vượt kế hoạch cung ứng của kỳ này bù cho số hụt kế hoạch cung ứng của kỳ kia. Hệ số đều đặn cung ứng vật tư cao nhất là 1.
Ngồi ra, việc phân tích các chỉ tiêu trên cịn có thể phân tích tình hình tổ chức cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thông qua các chỉ tiêu như: hệ số lỗi hẹn tính theo ngày, hoặc hệ số sai chỗ tính theo chi phí vận chuyển tăng thêm… Tất cả những thơng tin trên nhằm giúp các nhà quản lý doanh nghiệp điều chỉnh lại việc cung ứng nguyên vật liệu được tốt hơn.
2.Phân tích tình hình dự trữ ngun vật liệu.
Ngun vật liệu dự trữ bao gồm tất cả các loại nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, động lực, cơng cụ lao động nhỏ hiện có ở doanh nghiệp đang chờ để đưa vào tiêu dùng cho sản xuất sản phẩm. Dự trữ nhằm đảm bảo cho sự liên tục của quá trình tái sản xuất ở doanh nghiệp.
Lượng vật tư dự trữ cho sản xuất phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau. Các yếu tố chủ yếu ảnh hưởng đến lượng vật tư dự trữ cho sản xuất của doanh nghiệp là:
-Lượng vật tư tiêu dùng bình quân trong một ngày đêm. số lượng này phụ thuộc vào quy mô sản xuất, mức độ chun mơn hố của doanh nghiệp, mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm.
-Tình hình tài chính của doanh nghiệp -Trọng tải và tốc độ của phương tiện vận tải -Tính chất thời vụ sản xuất của doanh nghiệp -Thuộc tính tự nhiên của các loại vật tư.
Khi phân tích tình hình dự trữ vật tư, cần phân biệt rõ các loại dự trữ. Mỗi loại dự trữ có một nội dung và ý nghĩa kinh tế khác nhau. Do đó u cầu phân tích cũng khác nhau. Thơng thường có 3 loại dự trữ sau:
*Dự trữ thường xuyên : Dùng để đảm bảo vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp tiến hành được liên tục giữa 2 kỳ cung ứng nối tiếp nhau
Dtx = Mbqn * Ncc Trong đó:
Dtx: Nhu cầu dự trữ thường xuyên tuyệt đối
Mbqn: Mức tiêu dùng bình quân trong một ngày đêm Ncc: Số ngày cách nhau giữa 2 lần cung cấp liền nhau. *Dự trữ bảo hiểm
Dự trữ bảo hiểm cần thiết trong các trường hợp sau:
-Mức tiêu dùng vật tư bình quân trong một ngày đêm thực tế cao hơn so với kế hoạch. Điều này thường xẩy ra khi có sự thay đổi kế hoạch sản xuất theo chiều sâu hoặc kế hoạch sản xuất thay đổi nhưng mức tiêu hao nguyên vật liệu tăng lên.
-Lượng vật tư giữa 2 kỳ cung ứng nối tiếp nhau thực tế ít hơn so với kế hoạch( trong khi mức tiêu dùng và lượng vật tư cung ứng vẫn như cũ)
-Chu kỳ cung ứng giữa 2 kỳ cung ứng nối tiếp nhau thực tế dài hơn so với kế hoạch
Dbh = Mbqn * Nbh Trong đó:
Dbh: Nhu cầu dự trữ bảo hiểm
Mbqn: Mức tiêu dùng bình quân trong một ngày đêm Nbh : Số ngày dự trữ bảo hiểm
Trên thực tế, sự hình thành dự trữ bảo hiểm chủ yếu là do nguyên nhân cung ứng vật tư khơng ổn định. Chính vì vậy các doanh nghiệp phải tổ chức khâu cung ứng vật tư để đảm bảo ổn định đến mức tối đa, góp phần vào nâng cao hiệu quả sử dụng lưu động.
Lượng vật tư dự trữ được tính theo 3 chỉ tiêu;
-Dự trữ tuyệt đối: Là khối lượng của loại vật tư chủ yếu, biểu hiện bằng các đơn vị hiện vật như : tấn, tạ kg, m, m2… Dự trữ này rất cần thiết, giúp cho doanh nghiệp tổ chức, xây dựng và hoàn thiện hệ thống kho tàng.
-Dự trữ tương đối : Được tính bằng số ngày dự trữ. Dự trữ này giúp cho doanh nghiệp thấy được số lượng vật tư dự trữ đảm bảo cho sản xuất kinh
doanh tiến hành được liên tục trong bao nhiêu ngày. Dự trữ tương đối và dự trữ tuyệt đối có quan hệ mật thiết với nhau, thơng qua mức tiêu dùng vật tư bình quân trong một ngày đêm.
-Dự trữ biểu hiện bằng tiền: Là khối lượng vật tư biểu hiện bằng giá trị, bằng tích số giữa hai đại lượng vật tư dự trữ tuyệt đối và đơn giá mua các loại vật tư. Chỉ tiêu dự trữ này rất cần thiết cho việc xác định nhu cầu về vốn lưu động và tình hình cung ứng vật tư.
Phương pháp phân tích: So sánh số lượng vật tư thực tế đang dự trữ theo từng loại với số lượng vật tư cần dự trữ. thơng thường mỗi loại vật tư đều có định mức dự trữ tối đa và tối thiểu. Nếu dự trữ nằm ở giữa định mức trên là tốt. Cao quá hoặc thấp quá đều không tốt. Nếu dự trữ quá cao sẽ gây ứ đọng vốn. Thực chất, dự trữ là vốn chết trong suốt khoảng thời gian nằm chờ để đưa vào sản xuất. Do vậy cần phải có biện pháp giảm mức dự trữ tới mức dự trữ cần thiết. Nhưng nếu dự trữ q thấp thì sẽ khơng đảm bảo cho q trình sản xuất kinh doanh được liên tục.
Do đó mục tiêu của dự trữ vật tư phải luôn kịp thời hài hoà vừa đảm bảo sản xuất kinh doanh được thường xuyên đều đặn, vừa phải sử dụng tiết kiệm vốn.
VIII.Phân tích tình hình sử dụng vật tư ở doanh nghiệp.
Sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu là một trong những mục tiêu cơ bản để giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Bởi vậy, việc phân tích tình hình ngun vật liệu vào sản xuất sản phẩm phải được tiến hành thường xuyênđịnh kỳ trên các mặt: Khối lượng nguyên vật liệu dùng vào sản xuất kinh doanh, mức tiêu hao nguyên vật liệu để sản xuất ra đơn vị sản phẩm.
1.Phân tích tình hình sử dụng khối lượng ngun vật liệu vào sản xuất sản phẩm.
Để phân tích tình hình sử dụng khối lượng ngun vật liệu cần xác định chỉ tiêu nguyên vật liệu cần dùng cho sản xuất.
Lượng nguyên vật liệu còn lại chưa dùng đến, cuối kỳ kiểm kê thường có sự chênh lệch khơng đáng kể hoặc nếu bằng 0 thì.
Nhu cầu về số lượng nguyên vật liệu i sử dụng trong kỳ(Mi) được tính theo cơng thức:
Mi = q*mi Trong đó
q:là số lượng sản phẩm hay chi tiết cần sản xuất
mi: định mức tiêu hao nguyên vật liệu i cho 1 sản phẩm
Để phân tích tình hình sử dụng khối lượng nguyên vật liệu vào sản xuất sản phẩm, cần phải xác định mức biến động tuyệt đối và mức biến động tương đối sau:
Mức biến động tuyệt đối: là lấy khối lượng nguyên vật liệu tiêu ding thực tế(M1) so với số lượng nguyên vật liệu tiêu hao theo kế hoạch(Mk) theo công thức:
Lượng nguyên vật liệu dùng sản xuất sản phẩm
= Lượng nguyên vật liệu còn lại hoặc
chưa dùng đến
-
Lượng nguyên vật liệu xuất cho sản xuất sản phẩm
Lượng nguyên vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm
Lượng nguyên vật liệu xuất cho sản xuất sản phẩm = M1 100 Mk * - Số tương đối :
Số tuyệt đối : M =M1 +Mk
Kết quả tính tốn cho thấy, khối lượng nguyên vật liệu tiêu dùng thực tế cho sản xuất sản phẩm thực tế so với kế hoạch tăng hay giảm. Việc tổ chức cung cấp nguyên vật liệu tốt hay xấu.
Mức biến động tương đối:
Số tuyệt đối: M =M1 - Mk * Q1/Qk Trong đó:
Q1,Qk : khối lượng sản phẩm hoàn thành và kế hoạch
M x Khối lượng nguyên vật liệu kế hoạch nhưng đã được