V. Dự trữ vật tư
m k:Mức tiêu hao nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩ kỳ kế hoạch
PHIẾU NHẬP KHO
Mẫu phiếu nhập kho như sau
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày……… Tháng……. Năm…….. Số:
TK Nợ: TK Có:
Người giao: Đơn vị:
Theo hoá đơn Mã số thuế
Nhập vào kho Ghi chú ST
T
Tên hàng và quy cách phẩm chất ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3
Thuế: Tiền thuế:
Tổng giá trị thanh toán:
Người viết phiếu Người nhập Kế tốn Thủ kho Phịng KHVT
Tồn bộ số vật tư sau khi đã thu mua về đến công ty đúng tiêu chuẩn về số lượng, chất lượng và hợp lệ về thủ tục đều được phịng KHVT của cơng ty làm thủ tục nhập kho theo đúng chứng từ pháp lý của nhà nước quy định.
2.Phân tích tình hình cung ứng vật tư a.Cung ứng theo số lượng
Để hoạt động sản xuất kinh doanh được duy trì và liên tục thì số lượng cung ứng phải đầy đủ. Nghĩa là, nếu cung cấp với số lượng quá lớn, dư thừa sẽ gây ra ứ đọng vốn( nếu không phải là loại ngun vật liệu có tính thời vụ) và do đó sẽ dẫn đến việc sử dụng vốn kém hiệu quả. Ngược lại nếu cung cấp không đủ về số lượng sẽ ảnh hưởng đến tính liên tục của q trình sản xuất, dẫn đến khơng hồn thành kế hoạch sản xuất và kế hoạch nhu cầu vật tư cho sản xuất
Bảng 2: Tình hình thực hiện kế hoạch mua vật tư năm 2001
ST T
Tên nguyên liệu quy cách Đvt Kế hoạch Thực hiện Chênh lệch
1 CSTN loại 1 kg 2496725,71 2843674,71 346949 2 CSTN loại 2 kg 3929509,22 4093107,22 1163598 3 CSTN loại 3 kg 533526,93 -533526,93 4 Cao su SBR 1712 kg 684068,77 686729,65 2660,88 5 Cao su SBR 01 kg 251543,40 281453,40 29910 6 Cao su SBR 1502 kg 10777,42 -10777,42
7 Cao su tái sinh kg 2830,40 2830,46 0
Tổng cao su các loại kg 7908891,85 7907795,37 -1096,49
Phần lớn nguyên liệu đưa vào sản xuất phải mua ngồi, thơng thường lượng nguyên liệu mua về không ổn định. Nguyên nhân là do nguồn nguyên liệu mua vào không ổn định nên đã giảm số lượng thu mua.
Do vậy ít nhiều cũng làm ảnh hưởng đến việc sản xuất sản phẩm vì thiếu ngun vật liệu nên cơng ty cho công nhân nghỉ thêm ngày thứ 7, như vậy khơng phát huy được hết cơng suất máy móc thiết bị.
b.Cung ứng theo chất lượng.
Để sản xuất ra các loại sản phẩm săm, lốp xe đạp, xe máy, ơ tơ thì cơng ty cần có ngun vật liệu sơ chế là các loại cao su sống. Công ty Cao Su Sao Vàng luôn coi chất lượng là chỉ tiêu hàng đầu. Bởi vậy, nguyên vật liệu tốt hay xấu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, năng suất lao động và ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Nguồn nguyên liệu khơng những tốt về chất lượng mà cịn có thể cung cấp với số lượng lớn. Ngồi ra ở Cơng ty Cao Su Sao Vàng nguyên vật liệu chính chiếm tỷ trọng lớn trong q trình sản xuất tạo ra sản phẩm.
Có được ngun liệu tốt thì sản phẩm đó có chất lượng cao nhưng khơng có các vật liệu phụ thì sản phẩm đó vẫn chưa chở thành sản phẩm hồn chỉnh. Vật liệu phụ không trực tiếp tham gia cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng nó đóng góp làm tăng thêm giá trị và chất lượng cho nguyên liệu chính và sản phẩm. Chính vì vậy nguồn cung ứng các loại vật liệu phụ cho doanh nghiệp đều là những bạn hàng lâu năm có uy tín trên thị trường, ln cung cấp cho cơng ty những vật liệu tốt nhất và đảm bảo chất lượng, mẫu mã, bao bì, nhãn mác khơng ngưng đổi mới về mầu sắc và chất lượng phù hợp với người tiêu ding
c.Cung ứng theo chủng loại
Hiện tại ở Công ty Cao Su Sao Vàng, chủng loại vật tư là rất đa dạng bao gồm nhiều chủng loại như: Các loại nguyên liệu cao su (SBR, thiên nhiên, tái sinh) các loại bao bì nhãn mác của từng mặt hàng sản xuất và các loại vật liệu khác phục vụ cho công tác bảo quản, đóng gói
Loại vật liệu có thể thay thế được là các loại vật liệu phụ như: bao bì, nhãn mác sản phẩm và các loại vật liệu phục vụ cho cơng tác đóng gói, bao quản và các loại nhiên liệu. Hiện tại,các chất liệu được doanh nghiệp sử dụng làm bao đóng gói sản phẩm rất thuận lợi cho việc bảo quản các loại cao su.Với số lượng đảm bảo đủ cung cấp cho hoạt động sản xuất khi cần đến. Tuy nhiên về bề mặt bao bì, nhãn mác cịn chưa làm nổi bật nên chất lượng của từng loại sản phẩm từ đó dẫn đến chưa thu hút được sự chu ý của người tiêu dùng, do đó cần phải thay đổi lại để bán được hàng thu doanh số cao hơn.
Về nhiên liệu, những năm gần đây do có nhiều cây xăng, dầu gần cơng ty nên rất thuận lợi cho công tác cung cấp nhiên liệu nên công ty không cần lập kế hoạch cung ứng và dự trữ nhiên liệu mà khi nào cần cung cấp với số lượng bao nhiêu thì cơng ty tiến hành mua theo số lượng ấy, cung ứng cuối tháng phịng kế tốn tập hoá tổng kết lại các hoá đơn và thanh toán số nhiên liệu đã sử dụng trong tháng.
Vật liệu không thể thay thế được là các loại nguyên liệu cao su và chất phịng lão. Bởi vì, cao su trực tiếp tham gia vào q trình sản xuất tạo nên thực thể chính của sản phẩm.Do đó, khơng thể thay thế bằng bất cứ ngun liệu nào khác, có chăng chỉ có thể thay đổi nguồn cung cấp nguyên liệu.Các nguồn cung ứng hiện tại là các nguồn ngun liệu tốt nhất, có uy tín trên thị trường cả về số lượng, chất lượng và giá cả. các cất phu gia như; chất phòng lão D, CZ, chất xúc tiến M, axit Stearic đều được nhập từ nước ngoài. Để đảm bảo chất lượng cho nguyên liệu chính và các chất phụ gia, doanh nghiệp tiến hành nhập các loại vật liệu này.
Bảng 3:Tình hình thực hiện cung ứng vật tư chủ yếu năm 2001
Stt Tên vật liệu Đvt Số lượng cần cung cấp
Số thực nhập
Hoàn thành về chủng loại
2 Cao su cốm loại 1 kg 601533 746743 601533 3 Cao su cốm loại 2 kg 440430 340400 340400 4 Cao su cốm loại 3 kg 378521 278115 278115 5 Cao su cốm loại 4 kg 278115 278115 278115
2483943 2585627 2283507
Theo số liệu trong bảng ta thấy tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng vật tư chỉ đạt
Nguyên nhân chủ yếu để cơng ty khơng hồn thành kế hoạch cung ứng vật tư về chủng loại, trong đó do khơng hồn thành kế hoạch cao su tờ loại 1 và cốm loại 2.
-Trong năm 2001 do biến động ở thị trường, thay đổi nên nhu cầu tiêu thụ lốp xe đạp giảm nên công ty đã tiến hành giảm số lượng sản xuất thực tế.
-Do thời tiết thất thường, thay đổi khơng ngừng có mưa nhiều gây nên vận chuyển khó khăn nguyên liệu làm tăng chi phí vận chuyển và chi phí bảo quản.
d.Cung ứng vật tư về mặt đồng bộ.
Để sản xuất một loại sản phẩm, cần nhiều loại vật liệu khác nhau theo một tỷ lệ nhất định. Mặt khác, các vật liệu này không thể thay thế bằng các vật liệu khác được. Chính vì vậy, việc cung ứng ngun vật liệu phải đảm bảo tính chất đồng bộ tạo điều kiện cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được hoàn thành kế hoạch là rất cần thiết và cũng rất khó khăn với cơng ty vì.
-Ngun liệu chính hầu hết phải nhập từ nước ngoài -Lượng nguyên vật liệu cần cung ứng hàng năm lớn
100 % = 91,94% x 248394 3 228350 7
-Do nguyên liệu phải mua ngoài nên cần phải có thời gian thu gom và chuẩn bị
-Cơng suất máy móc cịn hạn chế
Mặc dù khó khăn có nhiều nhưng cơng ty cố gắngđể có thể mua được đầy đủ số lượng nguyên vật liệu cho sản xuất và dự trữ khơng để sản xuất gián đoạn.
e.Tính chất kịp thời của việc cung ứng nguyên vật liệu.
Xuất phát từ kế hoạch sản xuất năm 2001, tình hình dự trữ cung cấp trong kỳ, doanh nghiệp tiến hành ký hợp đồng mua các loại nguyên vật liệu cần dùng một cách kịp thời đúng số lượng, chất lượng để kịp thời cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất, khơng để q trình sản xuất bị gián đoạn. Bằng phương pháp kiểm kê thường xuyên, hàng tháng thủ kho kiểm kê nguyên vật liệu rồi đem đối chiếu với sổ sách kế tốn để xác minh chính xác số lượng nguyên vật liệu tồn kho và sổ kế tốn để từ đó lập kế hoạch mua nguyên vật liệu. Trong năm 2001 doanh nghiệp không ngừng sản xuất ngày nào do thiếu nguyên vật liệu.
h.Tiến độ cung ứng.
Sau khi kế hoạch thu mua nguyên vật liệu được ban giám đốc ký duyệt phòng KHVT tiến hành lập kế hoạch tiến độ cung ứng vật tư, kế hoạch tiến độ cung ứng vật tư được lập dựa vào số chủng loại vật tư cần cung ứng, số lượng vật tư cần cung ứng, mức tiêu ding bình quân ngày.
Thực tế ở doanh nghiệp trong một ngày có thể mua trùng nhiều loại vật tư khác nhau nhưng chỉ số lượng của nguyên liệu cao su là lớn, cịn các loại vật liệu khác thì có số lượng cung ứng nhỏ nên giảm được sự căng thẳng về thời gian và phương tiện vận tải.
Qua phân tích q trình cung ứng vật tư năm 2001 của Công ty Cao Su Sao Vàng ta thấy: công tác quản lý cung ứng nguyên vật liệu là công việc hết sức phức tạp và địi hỏi người quản lý phải có trình độ và kinh nghiệm thực tế
trong nghề. Việc cung ứng nguyên vật liệu đầy đủ về số lượng, chất lượng đảm bảo đúng chủng loại và kịp thời thì mới là động lực để thúc đẩy sản xuất phát triển và nâng cao chất lượng sản phẩm đem lại cho công ty doanh thu ngày càng cao, là điều kiện tốt đảm bảo chọ sự tồn tại lâu dài của doanh nghiệp trong tương lai.
II.Thực trạng tình hình dự trữ vật tư.
Để nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được liên tục, đạt hiệu quả kinh tế cao địi hỏi cơng tác quản lý dự trữ phải hợp lý. Để dự trữ được hợp lý thì người quản lý phải hiểu được đặc điểm và tính chất của loại vật liệu mình quản lý, từ đó có phương pháp bảo quản và số lượng hợp lý.
Nguyên liệu để sản xuất ra các sản phẩm lốp xe đạp, săm xe đạp, xe máy, ô tô chủ yếu là cao su sống đã qua sơ chế, cao su có đặc điểm là rất nhậy cảm với thời tiết nóng nên việc dự trữ nguyên vật liệu cho q trình sản xuất kinh doanh là cơng việc hết sức phức tạp và khó khăn.
Tất cả các hoạt động nhập, xuất và sử dụng nguyên liệu được theo dõi qua các sổ sách, theo dõi định kỳ( trong tháng) và cuối năm kế toán tiến hành tổng hợp lại phản ánh lên báo cáo xuất- nhập- tồn.
Bảng 4: Báo cáo xuất – nhập – tồn kho cuối năm 2001
Stt Tên vật tư hàng hoá Đvt Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ 1 Cao su SBR 1712 kg 5230 637630 642860 2 Cao su BR 9000 kg 148303 148303 3 Cao su SBR 1502 kg 1575 5705 7280 4 Cao su Baypren 210 kg 115 65 180 5 Cao su bu na RPT 4969 kg 1595 190 1404 6 Cao su CHLROBUTYL 1240 kg 1021 1021 7 Cao su BR- 01 kg 33600 33600 8 Cao su EP 57C(EP57F) kg 260 260
9 Cao su RU 300 kg 200 200 20010 Cao su RU 302 kg 200 200 200