2.2. Tình hình thực tế về tổ chức cơng tác kế tốn ở cơng ty cổ phần xây
2.2.5. Các đối tượng quản lý liên quan đến tổ chức kế toán nguyên vật
liệu của công ty.
Các đối tượng cần quản lý thông tin bao gồm: các loại chứng từ, các loại tài khoản sử dụng, các loại nguyên vật liệu, sản phẩm, hàng hóa, danh sách khách hàng, danh sách kho hàng…
Để quản lý các đối tượng này doanh nghiệp cần phải xác định hệ thống danh mục tương ứng bao gồm: danh mục hàng hóa, vật tư, danh mục khách hàng, danh mục kho hàng… Phần mềm kế toán Nhất Nam đã thiết kế các danh mục tương ứng trên nhằm phục vụ cho việc quản lý các đối tượng có liên quan.
- Danh mục tài khoản:
Khi sử dụng phần mềm kế toán Nhất Nam, doanh nghiệp thực hiện công việc cài đặt danh mục tài khoản ngay từ khi bắt đầu đưa máy vào sử dụng. Theo thiết kế, phần mềm hiện hành đã được cài đặt sãn hệ thống tài khoản chuẩn do Bộ tài chính quy định. Để thuận tiện cho công tác quản trị, công ty đã mở thêm các khoản chi tiết cấp 2, 3…
Công ty thực hiện việc khai báo cài đặt các thông tin liên quan đến tài khoản bằng menu lệnh: “danh mục\ danh mục tài khoản”. Sau đó kế tốn sẽ khai báo các thông tin về tài khoản: Mã tài khoản, mã cơng trình, sản phẩm, tài khoản này có hay khơng theo dõi chi tiết cơng nợ cho từng đối tượng phải trả, nhóm tiểu khoản..
Để theo dõi tình hình nhập, xuất ngun vật liệu của cơng ty, kế toán sử dụng tài khoản 152, tài khoản này được mở chi tiết thành TK 1521, TK 1522, TK 1523. TK 1524. Ngồi ra kế tốn cịn sử dụng các TK khác như TK 111, TK 112, TK 113, TK 331, TK 154… các tài khoản này cũng có thể được mở chi tiết theo yêu cầu và phải thực hiện công việc khai báo như trên.
- Danh mục khách hàng:
Bao gồm khách hàng, nhà cung cấp, cán bộ công nhân viên trong công ty (liên quan đến tạm ứng). Danh mục khách hàng dùng để theo dõi chi tiết công nợ cho từng đối tượng.
Việc khai báo cài đặt thông tin cho các đối tượng này được thực hiện bằng menu lệnh: “Danh mục\ Danh mục khách hàng”. Sau đó kế tốn sẽ khai báo các thông tin liên quan đến nhà cung cấp như: Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế…
Việc đặt mã khách hàng được thực hiện theo tên viết tắt của khách hàng. Ví dụ như cơng ty cổ phần Thành Ln thì mã khách hàng là CPTL. Do công ty là doanh nghiệp nhỏ và thường mua hàng hóa của các cơng ty cố định nên danh mục khách hàng cũng ít nên việc tổ chức mã hóa như vậy khơng gây khó khăn hay trùng lặp. kế tốn có thể nhớ được các khách hàng của mình nên việc lấy mã cũng thuận tiện.
-Danh mục nhóm hàng hóa vật tư:
Hàng hóa, vật tư khơng những có thể theo dõi từng danh điểm mà cịn có thể theo dõi theo nhóm. Hàng hóa, vật tư được tổ chức phân cấp dưới dạng nhóm mẹ con hình cây. Nhóm có thể được phân cấp đến 6 mức.
Việc khai báo cài đặt thông tin cho các đối tượng này được thực hiện bằng menu lệnh: “danh mục chọn danh mục hàng hóa vật tư”
Sau đó người sử dụng sẽ khai báo các thơng tin liên quan như: số thứ tự nhóm, mã nhóm, tên nhóm, đánh dấu vào ơ nhóm gốc hay nhóm chứa danh điểm vật tư, mã kho, tên kho, đối tượng tập hợp...
- Danh mục kho hàng:
Kế toán khai báo danh mục kho hàng thông qua menu lệnh “Danh mục\ Danh mục kho hàng hóa – vật tư”. Sau đó kế tốn sẽ khai báo các thông tin liên quan đến kho hàng: Mã kho hàng, tên kho hàng, số thứ tự đơn vị cơ sở.