Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn ở cơng ty cổ phần xây dựng Bảo

2.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý sản xuất ở công ty cổ

2.1.3. Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn ở cơng ty cổ phần xây dựng Bảo

2.1.3.1. Bộ máy kế tốn của cơng ty

Bộ máy kế tốn của cơng ty được tổ chức một cách gọn nhẹ nhưng hiệu quả, phù hợp với quy mô và yêu cầu quản lý của công ty.

Bộ máy kế tốn của cơng ty bao gồm: một kế tốn trưởng, một kế tốn tổng hợp và có thủ kho, thủ quỹ.

2.1.3.2. Các chính sách kế tốn của cơng ty.

- Kì kế tốn năm: bắt đầu từ ngày 1/1 đến ngày 31/12

- Chế độ kế toán áp dụng: hệ thống kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định số 48/2006/QD-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006

- Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam (VNĐ) - Công ty nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.

- Phương pháp ghi nhận hàng tồn kho: kế tốn tính trị giá ngun vật liệu xuất kho được xác định theo phương pháp đích danh, hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên.

- Phương pháp khấu hao tài sản cố định đang được áp dụng: tỉ lệ khấu hao được xác định theo thông tư 45/2013/TT-BTC ngày 25/04/2013 của Bộ Tài Chính, thơng tư hướng dẫn về chế độ quản lí, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định. Nguyên tắc xác định nguyên giá tài sản cố định hữu hình và tài sản cố định vơ hình theo ngun tắc giá gốc, phương pháp khấu hao theo phương pháp đường thẳng.

2.1.3.3. Hình thức kế tốn áp dụng: Nhật ký chung.

Hiện nay, cơng ty áp dụng hình thức kế tốn nhật ký chung để phù hợp với quy mô đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trước khi sử dụng phần mềm, nhà quản trị đã cài đặt thông tin cẩn thiết cho kế tốn sử dụng và đặc biệt là có khai báo hình thức sổ Nhật ký chung.

2.1.3.4. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán.

thái và sự biến động của đối tượng hạch toán đồng thời là căn cứ ghi sổ kế tốn. Hiện cơng ty vận dụng theo quyết định 48/QĐ- BTC. Trong thực tế, ngoài việc sử dụng các mẫu chứng từ hướng dẫn và bắt buộc theo chế độ quy định thì cơng ty cịn sử dụng một số chứng từ do cơng ty tự lập ra để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và nhu cầu thực tế của mình, tuy nhiên các chứng đó vẫn có giá trị pháp lý về hoạt động tài chính, kế tốn của cơng ty

2.1.3.5. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản, và sổ kế toán.

Hệ thống tài khoản kế tốn áp dụng tại cơng ty cổ phần xây dựng cổ phần Bảo Trâm được xây dựng trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán được quy định tại quyết định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính. Tuy nhiên để thuận tiện cho việc theo dõi và hạch toán chi tiết các phần mềm kế tốn thì cơng ty cịn sử dụng các tài khoản cấp 2, cấp 3.

Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế tốn.Do áp dụng hình thức kế tốn Nhật kí chung nên cơng ty sử dụng các loại sổ như sau:

- Sổ nhật ký chung. - Sổ cái

- Sổ chi tiết - Thẻ kho

Quy trình xử lí, hệ thống hóa thơng tin trong hệ thống kế tốn tự động được thực hiện như sau:

Bước 1: Đầu tiên kế tốn thực hiện việc thu thập thơng tin kinh tế tài chính bằng cách thu thập các chứng từ gốc từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh gồm: hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, giấy báo có, giấy báo nợ, bảng chấm công, hợp đồng lao động, hợp đồng xây dựng…

Bước 2: sau khi thu thập được các chứng từ gốc, kế toán thực hiện việc phân loại chứng từ để giao cho các phịng ban có liên quan. Thực hiện việc luân chuyển các chứng từ kế toán.

Bước 3: sau khi phân loại xong thì kế tốn thực hiện việc hạch tốn trên máy. Kế toán thực hiện việc hạch toán dựa vào phần mềm kế toán. Kế toán sẽ

nhập dữ liệu vào máy theo các chứng từ và thông tin ghi trên chứng từ đồng thời thực hiện định khoản ngay trên phần mềm kế tốn.

Bước 4: sau khi hạch tốn xong thì phần mềm kế tốn tự động đưa ra các chứng từ trong máy và tự động cho ra sổ sách kế toán và báo cáo. Khi kế tốn có u cầu cần đến các thơng tin này thì nhờ vào cây chức năng của phần mềm thì phần mềm có thể cho ra các sổ sách tương ứng. Kế tốn có thể in sổ sách theo yêu cầu của nhà quản trị doanh nghiệp.

2.2. Tình hình thực tế về tổ chức cơng tác kế tốn ở cơng ty cổ phần xâydựng Bảo Trâm. dựng Bảo Trâm.

2.2.1. Giới thiệu khái qt về phần mềm kế tốn mà cơng ty áp dụng

Nhận thức được vị trí, vai trị của việc ứng dụng thơng tin kế toán, ngay sau khi thành lập, công ty cổ phần xây dựng Bảo Trâm đã ký hợp đồng sử dụng phần mềm kế tốn Nhất Nam của cơng ty phần mềm Nhất Nam để phục vụ cho cơng tác kế tốn. Nhờ sử dụng phần mềm với khả năng tự tổng hợp của máy mà hai bộ phận kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp được thực hiện đồng thời. kế tốn khơng phải cộng dồn, ghi chép, chuyển sổ theo kiểu thủ cơng. Do đó, thơng tin trên các sổ các tài khoản được ghi chép một cách thường xuyên trên cơ sở cộng dồn từ các nghiệp vụ đã được cập nhật một cách tự động của máy. Kế tốn khơng nhất thiết phải đến cuối kỳ mới có sổ cái.

Quy trình xử lý số liệu của phần mềm kế tốn Nhất Nam mà cơng ty sử dụng có thể mơ tả như sau:

Sơ đồ 2.2. xử lý số liệu:

Quy trình xử lý hệ thống hóa thơng tin trong kế tốn trên máy vi tính được hiểu như sau:

Thông tin đầu vào: hàng ngày hoặc định kỳ kế toán căn cứ vào nội dung

nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên chứng từ gốc, cập nhật dữ liệu vào máy theo đúng đối tượng đã được mã hóa, cài đặt trong phần mềm như: hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản, danh mục khách hàng, danh mục vật tư… đúng quan hệ đối ứng tài khoản. Sau khi cập nhật dữ liệu xong máy sẽ tự động ghi vào sổ cái tài khoản có mặt trong định khoản, bảng kê liên quan.

Phần mềm kế toán này tự động thực hiện các bút toán từ đơn giản: cộng, trừ khi xác định các số phát sinh, số dư tài khoản. Đối với các nghiệp vụ kết chuyển cần thiết (kết chuyển chi phí, kết chuyển giá vốn…) với chương trình của phần mềm kế tốn Nhất Nam được lựa chọn làm tự động

SV: Chu Thị Thủy Lớp:

Nội dung nghiệp vụ

Tự động ghi thẳng vào các sổ chi tiết, các TK liên quan, bảng kê

Mã đối tượng kế toán

Máy vi tính

Tổng hợp số liệu ghi vào các sổ cái, chứng từ ghi sổ

Máy tự động kế chuyển dư nợ, dư có của các TK bị kết chuyển sang TK được kết chuyển phản ánh trên mẫu có sẵn và in ra những báo cáo, sổ kế toán cần thiết Chứng từ gốc

Bút toán kết chuyển

thơng qua các bút tốn kết chuyển mà người sử dụng lựa chọn cài đặt trong chương trình. Khi người sử dụng chọn bút tốn kết chuyển tồn bộ giá trị dư Nợ (dư Có) hiện thời của tài khoản bị kết chuyển sang bên Có (bên Nợ) của tài khoản được kết chuyển.

Thơng tin đầu ra: kế tốn có thể in ra bất cứ lúc nào các sổ chi tiết, sổ

cái tài khoản sau khi các thông tin từ các nghiệp vụ đã được cập nhật bằng các phương pháp xâu lọc. Các sổ, báo cáo là kết quả bút tốn kết chuyển chỉ có dữ liệu sau khi kế toán sử dụng bút toán kết chuyển tự động.

2.2.2. Đặc điểm nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng Bảo Trâm:

Công ty cổ phần xây dựng Bảo Trâm là một đơn vị xây dựng cơ bản nên nguyên vật liệu được sử dụng trong sản xuất của cơng ty có đặc thù riêng. Để xây dựng các cơng trình cơng ty phải sử dụng một khối lượng lớn về vật liệu. Các loại nguyên vật liệu này phong phú về chủng loại, quy cách. Bên cạnh đó, khối lượng sử dụng của mỗi loại vật liệu lại rất khác nhau. Có những loại nguyên vật liệu được sử dụng với khối lượng lớn như xi măng, cát, thép… nhưng có những loại lại sử dụng rất ít như đinh, ốc… Hầu hết các loại nguyên vật liệu xây dựng sử dụng trực tiếp cấu thành nên cơng trình do vậy chi phí ngun vật liệu chiếm đến 60 – 70% giá trị sản phẩm xây dựng cơ bản.

Nguyên vật liệu của công ty được thu mua từ nhiểu nhà cung cấp nên việc thu mua, vận chuyển, bảo quản các vật liệu có đặc điểm riêng khác nhau. Cơng ty có thể mua ngay tại các cửa hàng, đại lý vật liệu xây dựng trong địa bàn xây dựng nhằm vận chuyển thuận tiện nhanh chóng hơn. Một số loại nguyên vật liệu cần phải được bảo quản trong kho như xi măng, sắt thép….song có những loại phải đến tận nơi khai thác mua và không bảo quản trong kho mà phải để ngồi trời (vì khối lượng q lớn) như cát, sỏi, đá… gây khó khăn trong việc bảo quản, dễ xảy ra hao hụt mất mát ảnh hưởng đến quá

trình thi cơng và giá thành. Vì vậy, cơng ty cần phải có những biện pháp vận chuyển bảo quản thích hợp với từng loại nguyên vật liệu.

2.2.3. Yêu cầu quản lý của công ty.

Do đặc điểm nguyên vật liệu của cơng ty như trên, để quản lý tốt, chính xác về mặt số lượng cũng như giá trị nguyên vật liệu thì việc tổ chức quản lý nguyên vật liệu của công ty là rất cần thiết và quan trọng. Hiện nay, công ty quản lý nguyên vật liệu ở tất cả các khâu từ khâu thu mua đến khâu sử dụng.

-Ở khâu thu mua: Để có nguyên vật liệu phục vụ cho cơng việc xây

dựng thì các đội viết đơn xin mua nguyên vật liệu gửi lên ban giám đốc. Sauk hi được xét duyệt thì nhân viên của cơng ty hoặc đội sản xuất tiến hành đi mua vật tư và áp tải về tận kho hoặc chân cơng trình kèm theo các chứng từ gốc hợp lệ, hợp pháp. Mặt khác, hàng tháng cơng ty đều có kế hoạch thu mua vật tư để đảm bảo cho tiến độ thi công không bị gián đoạn.

-Ở khâu bảo quản: với chính sách giao khốn sản phẩm đến từng đội

sản xuất nên cơng ty chỉ bố trí một hệ thống kho nhỏ và những bãi dự trữ nguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu thi cơng từng cơng trình. Mỗi cơng trình đều có kho và được mã hóa chi tiết cài đặt trong chương trình phần mềm. Kế tốn là người chun theo dõi nguyên vật liệu kết hợp với thủ kho để hạch toán, đối chiếu ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu ở công ty. Định kỳ tiến hành kiểm kê, nếu phát hiện nguyên vật liệu tồn đọng quá nhiều hoặc kém chất lượng hoặc phát hiện thiếu sót thì phải có biện pháp ngăn chặn sự hao hụt mất mát đối với từng loại nguyên vật liệu và giúp cho Giám đốc có những biện pháp giải quyết hợp lý trong việc điều động lượng nguyên vật liệu dư thừa giữa các cơng trình, tránh tình trạng ứ đọng vốn hay thiếu nguyên vật liệu.

- Ở khâu dự trữ và sử dụng: công ty sử dụng nguyên vật liệu theo

đúng các định mức đã đề ra và chưa thực hiện dự trữ nguyên vật liệu.

2.2.4. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu thực tế tại công ty:

2.2.4.1. Phân loại:

Nhằm phục vụ yêu cầu quản trị của doanh nghiệp, nguyên vật liệu được phân loại như sau:

- Nguyên vật liệu chính:

Để tiến hành xây dựng các cơng trình, cơng ty phải sử dụng một số lượng lớn các loại nguyên vật liệu khác nhau. Tuy nhiên, tất cả các loại nguyên vật liệu được sử dụng cho quá trình thi cơng cấu thành nên thực thể của cơng trình đều được gọi chung là nguyên vật liệu và hạch toán vào tài khoản 1521. Việc quản lý nguyên vật liệu được tiến hành qua chương trình của phần mềm kế tốn Nhất Nam bằng việc mã hóa theo tên nguyên vật liệu

Ngun vật liệu chính trong cơng ty bao gồm:

 Xi măng: xi măng PCB30  Thép  Cát: cát mịn và cát vàng, cát đen.  Sỏi  Đá dăm: đá dăm 1×2  Trần nhựa  Gạch: gạch chỉ 6×10,5×22  Nhựa đường  ……

- Nhiên liệu: là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình thi cơng cơng trình như Dầu Diezen, xăng A92… và hạch toán vào TK 1523.

- Phụ tùng sửa chữa thay thế: là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa, thay thế cho máy móc và phương tiện vận tải như săm, lốp, hộp số, bình ắc...

- Nguyên vật liệu phụ là những nguyên vật liệu dùng để trang trí hồn thiện hạng mục cơng trình như: đinh, ốc, dây điện, ống nước…

2.2.4.2.Đánh giá nguyên vật liệu:

Công ty cổ phần xây dựng Bảo Trâm áp dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Theo phương pháp này, kế toán theo dõi và phản ánh thường xun liên tục có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn vật tư trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Cuối kỳ kế toán đối chiếu số liệu kiểm kê thực tế vật tư tồn kho với số liệu trên sổ kế toán. Khi đánh giá nguyên vật liệu, công ty luôn tuân thủ các nguyên tắc như sau:

- Nguyên tắc giá gốc. - Nguyên tắc thận trọng. - Nguyên tắc nhất quán.

Xác định trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho.

Ở công ty cổ phần xây dựng Bảo Trâm, nguyên vật liệu nhập kho chủ yếu là do mua ngồi. Ngồi ra, cơng ty còn nhập kho do thu hồi nguyên vật liệu do chưa sử dụng hết. Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được tính như sau:

 Nhập kho do mua ngồi:

 Cơng ty tính và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Chi phí vận chuyển, bốc dỡ do bên bán chịu và tính ln vào đơn giá mua hàng. Vì thế, khi ngun vật liệu về nhập kho, kế tốn tính ngay được trị giá vốn thực tế nhập kho của số nguyên vật liệu này:

Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho =

Số lượng nguyên vật liệu nhập kho ×

Đơn giá mua ghi trên hóa đơn (chưa có thuế GTGT)

VD: căn cứ vào hóa đơn GTGT TL/10P số 0001253 ngày 18/8/2013 của công ty cổ phần Thành Luân bán cho công ty cổ phần Bảo Trâm như sau:

Bảng 2.1. hóa đơn GTGT số 0001253CÔNG TY CỔ PHẦN THÀNH LUÂN CÔNG TY CỔ PHẦN THÀNH LN

Trụ sở chính: số 279B, Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội. Điện thoại: 04 38326441 – fax 04 3762 4287 Mã số thuế: 0101181352

Số tài khoản ngân hàng: 102010000007515. Tại Ngân Hàng Cơng Thương Ba Đình, Hà Nội

HĨA ĐƠN (GTGT)

Liên 2: giao cho khách hàng Ngày 18 tháng 08 năm 2013

Mẫu số: 01GTTK3.001 ký hiệu: TL/10P

Số: 0001253

Họ tên người giao hàng:

Tên đơn vị: Công ty Cổ phần xây dựng Bảo Trâm

Địa chỉ: số 41, ngõ Đám Mạ, xóm 8A, Cổ Nhuế, Từ Liêm, Hà Nội Mã số thuế: 0104253157

Hình thức thanh tốn: CK

STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

A B C 1 2 3 1 Đá 1×2 M3 177 245.000 43.365.000 2 Cát đen M3 40 92.000 3.680.000 3 Cát vàng M3 101 220.000 22.220.000 4 Xi măng PCB30 Tấn 66 1.200.000 79.200.000 Tổng cộng tiền hang 148.465.000

Thuế suất GTGT 10% tiền thuế GTGT 14.846.500 Tổng tiền thanh toán 163.311.500 Số tiền viết bằng chữ: một trăm sáu mươi ba triệu ba trăm mười một nghìn năm trăm đồng. Người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký và đóng dấu) Như vậy, giá trị thực tế nhập kho của nguyên vật liệu đã xác định sẵn. Trong đó giá trị thực tế nhập kho chính là giá chưa thuế GTGT của số hàng