2.2. Tình hình thực tế về tổ chức cơng tác kế tốn ở cơng ty cổ phần xây
2.2.2. Đặc điểm nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng Bảo Trâm:
Công ty cổ phần xây dựng Bảo Trâm là một đơn vị xây dựng cơ bản nên nguyên vật liệu được sử dụng trong sản xuất của cơng ty có đặc thù riêng. Để xây dựng các cơng trình cơng ty phải sử dụng một khối lượng lớn về vật liệu. Các loại nguyên vật liệu này phong phú về chủng loại, quy cách. Bên cạnh đó, khối lượng sử dụng của mỗi loại vật liệu lại rất khác nhau. Có những loại nguyên vật liệu được sử dụng với khối lượng lớn như xi măng, cát, thép… nhưng có những loại lại sử dụng rất ít như đinh, ốc… Hầu hết các loại nguyên vật liệu xây dựng sử dụng trực tiếp cấu thành nên cơng trình do vậy chi phí ngun vật liệu chiếm đến 60 – 70% giá trị sản phẩm xây dựng cơ bản.
Nguyên vật liệu của công ty được thu mua từ nhiểu nhà cung cấp nên việc thu mua, vận chuyển, bảo quản các vật liệu có đặc điểm riêng khác nhau. Cơng ty có thể mua ngay tại các cửa hàng, đại lý vật liệu xây dựng trong địa bàn xây dựng nhằm vận chuyển thuận tiện nhanh chóng hơn. Một số loại nguyên vật liệu cần phải được bảo quản trong kho như xi măng, sắt thép….song có những loại phải đến tận nơi khai thác mua và không bảo quản trong kho mà phải để ngồi trời (vì khối lượng q lớn) như cát, sỏi, đá… gây khó khăn trong việc bảo quản, dễ xảy ra hao hụt mất mát ảnh hưởng đến quá
trình thi cơng và giá thành. Vì vậy, cơng ty cần phải có những biện pháp vận chuyển bảo quản thích hợp với từng loại nguyên vật liệu.
2.2.3. Yêu cầu quản lý của công ty.
Do đặc điểm nguyên vật liệu của cơng ty như trên, để quản lý tốt, chính xác về mặt số lượng cũng như giá trị nguyên vật liệu thì việc tổ chức quản lý nguyên vật liệu của công ty là rất cần thiết và quan trọng. Hiện nay, công ty quản lý nguyên vật liệu ở tất cả các khâu từ khâu thu mua đến khâu sử dụng.
-Ở khâu thu mua: Để có nguyên vật liệu phục vụ cho cơng việc xây
dựng thì các đội viết đơn xin mua nguyên vật liệu gửi lên ban giám đốc. Sauk hi được xét duyệt thì nhân viên của cơng ty hoặc đội sản xuất tiến hành đi mua vật tư và áp tải về tận kho hoặc chân cơng trình kèm theo các chứng từ gốc hợp lệ, hợp pháp. Mặt khác, hàng tháng cơng ty đều có kế hoạch thu mua vật tư để đảm bảo cho tiến độ thi công khơng bị gián đoạn.
-Ở khâu bảo quản: với chính sách giao khốn sản phẩm đến từng đội
sản xuất nên cơng ty chỉ bố trí một hệ thống kho nhỏ và những bãi dự trữ nguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu thi cơng từng cơng trình. Mỗi cơng trình đều có kho và được mã hóa chi tiết cài đặt trong chương trình phần mềm. Kế tốn là người chun theo dõi nguyên vật liệu kết hợp với thủ kho để hạch toán, đối chiếu ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu ở công ty. Định kỳ tiến hành kiểm kê, nếu phát hiện nguyên vật liệu tồn đọng quá nhiều hoặc kém chất lượng hoặc phát hiện thiếu sót thì phải có biện pháp ngăn chặn sự hao hụt mất mát đối với từng loại nguyên vật liệu và giúp cho Giám đốc có những biện pháp giải quyết hợp lý trong việc điều động lượng nguyên vật liệu dư thừa giữa các cơng trình, tránh tình trạng ứ đọng vốn hay thiếu nguyên vật liệu.
- Ở khâu dự trữ và sử dụng: công ty sử dụng nguyên vật liệu theo
đúng các định mức đã đề ra và chưa thực hiện dự trữ nguyên vật liệu.