2 .Trình tự tham gia dự thầu của cơng ty
2. Một số mục tiêu chính
2.1. Mục tiêu trong kinh doanh xây lắp
Trong kinh doanh xây lắp tập trung chủ yếu khai thác năng lực máy móc thiết bị hiện có bằng cách thực hiện tốt dự án cơng trình giao thơng, các
cơng trình thuỷ lợi, thuỷ điện nhỏ với giá trị từ 40 -45% giá trị xây lắp hàng năm xấp xỉ khoảng 70-80 tỷ.
a. Cơ cấu sản lượng
- Trong định hướng kế hoạch của mình từ năm 2001 nhiệm vụ kinh doanh xây lắp vẫn ưu tiên xây dựng các cơng trình: cơ sở hạ tầng dân dụng công nghiệp, thuỷ lợi, thuỷ điện, đường dây và trạm.
- Về giá trị xây lắp hàng năm chiếm 80% giá trị sản xuất kinh doanh sau đó tăng tỷ trọng đầu tư để đảm bảo đến năm 2001 có dự án đầu tư theo hình thức BT, BOT tiến tới năm 2005 giảm dần giá trị sản lượng xây lắp, tăng sản lượng sản xuất hàng hố cơng nghiệp, bảo đảm chủ động hoàn toàn trong kế hoạch sản xuất kinh doanh.
b. Về cơ cấu các cơng trình trong thi công xây lắp
- Giá trị xây lắp các cơng trình cơ sở hạ tầng chiếm khoảng 50% giá trị. - Kinh doanh xây lắp các cơng trình: dân dụng, công nghiệp thực hiện giá trị chiếm khoảng 30% giá trị xây lắp hàng năm.
- Giá trị xây lắp các cơng trình đường dây và trạm, thuỷ điện, thuỷ lợi, nhỏ trong và ngoài nước chiếm khoảng 20% giá trị.
c.Về cơ cấu địa bàn hoạt động
- Kinh doanh xây lắp các cơng trình khu vực Hà Nội và các vùng lân cận 30%.
- Kinh doanh xây lắp các cơng trình khu vực vùng sâu, vùng xa 50%. - Kinh doanh xây lắp các cơng trình khu vực Lào và các nước khác 20%.
2.2 Kinh doanh SXCN + SX dịch vụ, kinh doanh khác
- Giá trị SXCN các năm đầu là 15% tăng dần lên 20 và 25% vào cuối thời kỳ, chủ yếu sản xuất đá các loại tại mỏ Trung Màu, cịn mỏ Tân Trung chỉ duy trì ở mức độ bảo đảm đời sống cán bộ cơng nhân viên hiện có, khơng đầu tư thêm. Tận dụng năng lực nghiền - trộn để phát triển các hình thức khai thác đá cung cấp làm móng đường ở các mỏ Chẹ, các mỏ khu vực Nội Bài - Bắc Ninh trên cơ sở cung cấp theo nhu cầu khách hàng .
- Nhanh chóng ổn định tổ chức và phân cấp quản lý tại trạm trộn Đông Anh theo hướng tự quản với mức giao sản lượng tính khấu hao, lãi vay phù hợp với tình hình tiêu thụ trong 1 - 2 năm đầu, tiến tới khốn theo mức trích nộp ít nhất đủ khấu hao, lãi vay. Có cơ chế cụ thể về chi phí tiếp thị quảng cáo trong tiêu thụ sản phẩm công nghiệp .
- Đăng ký với Tổng công ty nhận quản lý 1 -3 dự án ttheo hình thức BT - BOT với quy mơ thích hợp, trước mắt dự kiến hai cơng trình là : Khu vực đơ thị mới Mễ Đình, Mễ Trì ; khu vực cơng nghiệp Phù Cát, Hà Tây tại Hồ Lạc hoặc nhận thầu B chính xây lắp Nhà máy xi măng Quảng Ninh.
3. Một số chỉ tiêu chủ yếu đến năm 2005
- Tăng trưởng hàng năm 12- 15%. - Tổng giá trị SXKD 210 tỉ.
- Doanh thu 200 tỉ.
- Vốn kinh doanh bình quân năm : 95 tỉ. - Nộp ngân sách bình quân năm : 6,3 tỉ. - Lợi nhuận bình quân từ 2- 3 tỉ.
- Lao động bình quân năm 1000- 1300 người.
- Thu nhập bình quân 1 người/ tháng từ 1,25- 1,65 triệu đồng.
II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC ĐẤU THẦUTẠI CÔNG TY XÂY DỰNG SÔNG ĐÀ II TẠI CÔNG TY XÂY DỰNG SÔNG ĐÀ II
Biện pháp 1: Vận dụng phương pháp dùng chỉ tiêu tổng hợp để ra quyết định tranh thầu
Như đã phân tích ở phần thực trạng xác xuất trúng thầu của cơng ty trong những năm qua với các cơng trình cơng ty đã tham gia đấu thầu chưa cao lắm. Khi tham gia tranh thầu cơng ty sẽ phải chi phí một khoản tiền cho mua hồ sơ dự thầu, tiếp thị ngoại giao.... Nếu thắng thầu sẽ giải quyết được việc làm và có thể thu được một khoản lợi nhuận. Ngược lại sẽ mất tồn bộ chi phí đã bỏ ra trong giai đoạn làm hồ sơ dự thầu.
Để tránh được phải bỏ ra những khoản chi phí khơng đáng mất trên và nâng cao khả năng lượng hoá tối đa khi phân tích và đưa ra quyết định tranh thầu, cơng ty nên áp dụng giải pháp dùng chỉ tiêu tổng hợp để ra quyết định tranh thầu. Nội dung của giải pháp này bao gồm các vấn đề sau:
1) Xác định danh mục các chỉ tiêu ảnh hưởng đến khả năng thắng thầu của công ty
Việc đầu tiên là công ty phải căn cứ vào kinh nghiệm của bản thân, những quy định của pháp luật và quy chế đấu thầu hiện hành để xác định một danh mục chỉ tiêu đặc trưng cho những nhân tố có ảnh hưởng đến khả năng thắng thầu. Các chỉ tiêu này càng sát với chỉ tiêu xét thầu càng tốt. Số lượng chỉ tiêu là tuỳ ý, nhưng tối thiểu phải bao quát được đầy đủ các chỉ tiêu
thường dùng để dánh giá hồ sơ dự thầu, phải tính đến tình hình cạnh tranh của các đối thủ, phải chú ý tránh trùng lặp chỉ tiêu và phải xác định đúng những nhân tố thực sự có ảnh hưởng. Khơng đưa vào bảng danh mục những chỉ tiêu khơng có ảnh hưởng, hoặc ảnh hưởng rất ít (khơng đáng kể ) đến khả năng thắng thầu của công ty. Chỉ tiêu đưa ra chi tiết, cụ thể bao nhiêu, thì cho kết quả chính xác bấy nhiêu.
2) Xây dựng thang điểm
Các chỉ tiêu đã lựa chọn sẽ được phân tích theo trạng thái tương ứng với từng bậc trong thang điểm. Có nhiều loại thang điểm. Yêu cầu của các thang điểm là đảm bảo tính chính xác, khơng gây phức tạp cho tính tốn. Có thể sử dụng thang điểm 3 bậc, 5 bậc hoặc 9 bậc. Thang điểm 3 bậc được chia thành 3 mức điểm là 4, 2, 0 tương ứngvới trạng thái của từng chỉ tiêu là tốt, trung bình, kém. Thang điểm 5 bậc được chia thành 5 mức điểm là 4, 3 2, 1, 0 tương ứng với 5 trạng thái của từng chỉ tiêu là rất tốt, tốt, trung bình, yếu, kém. Thang điểm 9 bậc có các mức điểm là 8, 7, 6, 5, 4, 3, 2, 1, 0.
Như vậy, ở mỗi thang điểm đều có các mức tối đa tương ứng với trạng thái tốt nhất và mức điểm tối thiểu tương ứng với trạng thái tồi nhất của các chỉ tiêu. Việc sử dụng thang điểm nào là phù thuộc vào sự lựa chọn của công ty.
3) Xác định tầm quan trọng (trọng số) của từng chỉ tiêu.
Trong số các chỉ tiêu đã được lựa chọn để đưa vào tính tốn thì rõ ràng mỗi chỉ tiêu có một mức độ ảnh hưởng riêng đến khả năng thắng thầu của công ty. Do vậy, công ty phải sử dụng kinh nghiệm của bản thân, những quy định của pháp luật và quy chế đấu thầu hiện hành, những thông lệ và tiêu chuẩn thường được dùng để đánh giá hồ sơ dự thầu, kết hợp với việc sử dụng phương pháp chuyên gia để đánh giá mức độ ảnh hưởng của từng chỉ tiêu. Tầm quan trọng của các chỉ tiêu (được gọi là trọng số) có thể được thể hiện bằng 1 nếu thể hiện bằng số thập phân và bằng 100% nếu thể hiện bằng %.
Việc xác định danh mục các chỉ tiêu, xác định trọng số và xây dựng thang điểm như trên, công ty chỉ phải làm một lần và được dùng ổn định cho một khoảng thời gian khi mà các điều kiện và môi trường hoạt động kinh doanh của cơng ty chưa có sự biến động.
4) Tính tốn chỉ tiêu tổng hợp cho gói thầu cụ thể
Khi xuất hiện một gói thầu cụ thể, cơng ty cần khẩn trương nghiên cứu hồ sơ mời thầu, nghiên cứu gói thầu, phân tích mơi trường đấu thầu, đánh giá
khả năng của mình đối với gói thầu và dự đốn các đối thủ cạnh tranh để xác định trạng thái của từng chỉ tiêu trong bảng danh mục và số điểm tương ứng với từng trạng thái đó. Cuối cùng tính tốn ra chỉ tiêu tổng hợp theo cơng thức sau :
TH= (1)
Trong đó : TH: Chỉ tiêu tồng hợp
n : Số các chỉ tiêu trong danh mục Ai : Điểm số của chỉ tiêu thứ i Pi :Trọng số của chỉ tiêu thứ i
5) Đánh giá khả năng thắng thầu và ra quyết định
Khả năng thắng thầu được đo bằng tỷ lệ % theo công thức sau: K = (2)
Trong đó:
K: Khả năng thắng thầu tính bằng %
TH: Điểm tổng hợp được tính theo cơng thức (1) M : Mức điểm tối đa trong thang điểm được dùng
Nếu tất cả các chỉ tiêu đều ở trạng thái trung bình, thì khả năng thắng thầu sẽ là 50% thì doanh nghiệp khơng nên tham gia tranh gói thầu đó
Ví dụ: Với các cơng trình chun về sửa chữa và nâng cấp cơng trình trong nước. Đây là những cơng trình có giá trị đấu thầu nhỏ, thời gian thi công ngắn. Ta xây dựng một danh mục các chỉ tiêu và thang điểm 5 bậc như
sau:
TT Các chỉ tiêu Thang điểm và trạng thái
4 3 2 1 0
1 Mục tiêu lợi nhuận Rất
thấp Thấp TB Cao Rất cao 2 Khả năng đáp ứng các yêu cầu kỹ
thuật
Rất
cao Cao TB Thấp
Rất thấp 3 Mức độ quen thuộc và gói thầu Rất
cao Cao TB Thấp
Rất thấp 4 Khả năng đáp ứng về tiến độ thi
công
Rất
cao Cao TB Thấp
Rất thấp 5 Khả năng đáp ứng về năng lực thi Rất Cao TB Thấp Rất
công cao thấp 6 Đánh giá về đối thủ cạnh tranh Rất
yếu Yếu TB Mạnh
Rất mạnh
Trọng số của từng chỉ tiêu như sau:
TT Chỉ têu Trọng số % 1 2 3 4 5 6
Mục tiêu lợi nhuận
Khả năng đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật Mức độ quen thuộc với gói thầu
Khả năng đáp ứng tiến độ thi công Khả năng đáp ứng về năng lực thi công Đánh giá về đối thủ cạnh tranh
30 20 15 5 10 20
Trên cơ sở danh mục các chỉ tiêu và thang điểm cũng như trọng số về các chỉ tiêu trên ta đi vào phân tích một ví dụ cụ thể: “sửa chữa nâng cấp trường tiểu học Thái Thịnh – Quận Đống Đa”, địa điểm xây dựng tại Hà Nội; pháp nhân đấu thầu “ Công ty” giá trị đấu thầu 1.173.000.000 đồng
TT Chỉ tiêu Trạng thái Điểm Trọng số Kết quả 1 2 3 4 5 6
Mục tiêu lợi nhuận
Khả năng đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật Mức độ quen thuộc với gói thầu
Khả năng đáp ứng tiến độ thi cơng Khả năng đáp ứng năng lực thi công Đánh giá về đối thủ cạnh tranh
TB Rất cao TB Cao Rất cao Mạnh 2 4 2 3 4 1 0,3 0,2 0,15 0,05 0,1 0,2 0,6 0,8 0,3 0,15 0,4 0,2 Tổng số điểm 2,45
Khả năng thắng thầu đối với gói thầu này . 100 = 61, 25%. Với kết quả tính tốn, Cơng ty nên tham gia tranh thầu với gói thầu này và thực tế cơng ty đã trúng thầu cơng trình này và ký hợp đồng ngày 1/9/2000
Như vậy, phương pháp này đã lượng hoá được sự ảnh hưởng của các nhân tố cần xem xét và cho phép công ty đáp ứng yêu cầu phản ứng nhanh khi ra quyết định tranh thầu. Đây là phương pháp có tính khả thi rất cao. Phương pháp vừa dùng cho việc ra quyết định trước khi lập phương án và chiến lược tranh thầu, vừa dùng cho việc ra quyết định trước khi nộp hồ sơ dự thầu. Khi sử dụng phương pháp này cần lưu ý rằng, tính đúng đắn của quyết định được đưa ra phụ thuộc rất lớn vào việc phân tích và xác định chính xác trạng thái của từng chỉ tiêu, cũng như tầm quan trọng của nó. Để tránh việc bỏ lỡ cơ hội hoặc gây thiệt hại do việc đưa ra quyết định sai Cơng ty cần có biện pháp đảm bảo độ tin cậy của thơng tin và phân tích cẩn thận trạng thái của các chỉ tiêu ngay từ vòng ra quyết định thứ nhất.
Biện pháp 2: Tổ chức bộ máy đấu thầu của công ty cho phù hợp với yêu cầu của thị trường
Như đã phân tích ở phần thực trạng, cơng ty chưa tổ chức được bộ phận chuyên trách làm công tác dự thầu dẫn đến sự phân tán trong quản lý và các cán bộ tham gia thực hiện những khâu quan trọng trong việc lập hồ sơ dự thầu phải kiêm nhiệm nhiều cơng việc khác nhau. Điều đó có ảnh hưởng khơng tốt tới hiệu quả cơng tác đấu thầu nói chung cũng như chất lượng hồ sơ dự thầu và tồn bộ q trình đấu thầu nói riêng. Để đấu thầu và thắng thầu có hiệu quả thì việc tổ chức lại bộ máy đấu thầu là điều kiện hết sức quan trọng.
1) Nguyên tắc tổ chức bộ máy đấu thầu của công ty. a. Ngun tắc tập chung chun mơn hố
Yêu cầu của chủ đầu tư, sự nghiêm ngặt của các nhà tư vấn đánh giá hồ sơ dự thầu và đặc biệt là các yêu cầu về chất lượng, hiệu quả của việc xây dựng hồ sơ dự thầu có sức cạnh tranh lớn trong điều kiện đấu thầu rộng rãi địi hỏi cơng ty phải có một tổ chức đấu thầu tập trung, thống nhất và chun mơn hố.
b. Nguyên tắc kết hợp chặt chẽ giữa tổ chức đấu thầu của công ty với các lực lượng chun mơn hố tại các xí nghiệp thành viên.
Công ty là đơn vị trung tâm điều hành mọi cơng việc chung cịn các xí nghiệp trực thuộc được phân bổ trên hầu hết các địa phương. Các cơng trình dự án đầu tư, xây dựng trải rộng trên địa bàn rộng, trong cùng một thời điểm, cơng ty có thể phải tham gia đấu thầu nhiều gói thầu. Hơn nữa, chi phí phục vụ cơng tác đấu thầu khơng nhỏ, nhất là các chi phí khảo sát hiện trường, tìm
nguồn ngun vật liệu, giao dịch với chính quyền địa phương... Nguyên tắc này cho phép công ty sử dụng chuyên gia, lực lượng chun mơn kỹ thuật nằm tại các xí nghiệp để tận dụng các ưu thế của họ và tiết kiệm chi phí.
c. Nguyên tắc đảm bảo bí mật
Đấu thầu là một cuộc cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp xây dựng. Để chiến thắng trong cạnh tranh, các doanh nghiệp khơng chỉ tìm hiểu đối thủ, quyết định tham gia đấu thầu gói thầu nào, mà điều vơ cùng quan trọng là phải giữ bí mật nội dung của hồ sơ dự thầu từ khi bắt đầu chuẩn bị hồ sơ cho đến khi công bố thắng thầu. Việc lựa chọn nhân sự cũng như sắp xếp công việc cho từng chuyên gia phải xuất phát từ nguyên tắc này. Cụ thể:
- Việc quyết định giá bỏ thầu chỉ được lãnh đạo cao nhất của công ty quyết định cùng với một đến hai chuyên gia tin cậy nhất đã được kiểm tra.
- Việc quyết định giá bỏ thầu chỉ được quyết định sát với thời điểm nộp hồ sơ dự thầu cho chủ đầu tư.
- Các chuyên gia của tổ chức đấu thầu phải được lựa chọn kỹ, là những người gắn bó, trung thành với sự tồn tại và phát triển của công ty.
d. Nguyên tắc luân phiên giữa chuyên gia đấu thầu và chuyên gia điều hành dự án khi thắng thầu.
Việc luân phiên này sẽ đảm bảo việc bổ sung kiến thức thực tiễn cho cán bộ chuyên gia đấu thầu.
2) Yêu cầu đối với chuyên gia trong tổ chức đấu thầu của công ty a. Được đào tạo chính quy và đào tạo lại cho phù hợp với thực tiễn. Đấu thầu xây dựng là tổng hoà của các lĩnh vực quản lý kinh tế và kinh doanh của doanh nghiệp, chịu sự cạnh tranh gay gắt của các nhà thầu quốc tế và những quy định chặt chẽ của tư vấn giám sát, mặt khác công nghệ xây dựng ngày nay thay đổi về cơ bản. Trong khi đó, các chun gia có kinh nghiệm nhất của cơng ty được đào tạo trước những năm 90 theo các công
Chuyên gia đấu thầu
Chuyên gia kỹ sư điều hành dự án