Sơ đồ2.1 .Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Xuân Hồng
2.2. Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn tài sản cố định tại công ty cổ phần
xây lắp công nghiệp và thương mại Xuân Hồng
2.2.1. Đặc điểm tài sản cố định hữu hìnhvà cơng tác quản lý tài sản cố địnhhữu hình tại Cơng ty
2.2.1.1. Đặc điểm tài sản cố định hữu hình tại Cơng ty
Tài sản cố định là một bộ phận của tư liệu lao động, đóng vai trị quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Là một công ty kinh doanh trong nhiều lĩnh vực như thiết kế, tư vấn giám sát, tư vấn lập dự án đầu tư, nhưng phần nhiều máy móc thiết bị được đầu tư ở hai lĩnh vực chính đó là: Tổ chức thi cơng các cơng trình xây dựng, và thiết kế các cơng trình... Đặc điểm của ngành này là máy móc thiết bị cũng như nhà xưởng lớn nên lượng vốn cố định bỏ ra rất nhiều. Mặc khác, TSCĐ ở cơng ty như đã nói ở trên chủ yếu là máy móc phục vụ cơng nghệ khai thác như máy khoan, máy xúc, đào đất, xe ô tô vận tải, nhà xưởng, kho tàng bến bãi tập kết sản phẩm.
2.2.1.2. Phân loại tài sản cố định tại Công ty
Để tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty quản lý và hạch tốn TSCĐ nên Cơng ty tiến hành phân loại TSCĐ một cách hợp lý và phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh của DN mình.
Tại cơng ty cổ phần xây lắp công nghệp và thương mại Xuân Hồng, các TSCĐ hữu hình được phân loại theo đặc trưng kỹ thuật, Cách phân loại này giúp cho Cơng ty quản lý và hạch tốn chi tiết theo từng nhóm TSCĐ hữu hình, nắm được ngun giá, giá trị hao mịn lũy kế, giá trị cịn lịa của từng loại TSCĐ hữu hình. Theo cách phân loại này, TSCĐ hữu hình của Cơng ty được chia thành 4 nhóm:
Nhóm 1: Nhà cửa, vật kiến trúc, bao gồm: - Nhà xưởng, nhà kho
- Bàn ghế văn phịng…
Nhóm 2:Máy móc, thiết bị, bao gồm: - Máy phát điện
- Máy xúc đào
- Máy vi tính để bàn…
Nhóm 3:Phương tiện vận tải, bao gồm: - Xe ô tô con
- Xe ô tơ Trường Hải…
Nhóm 4:Thiết bị, dụng cụ quản lý, bao gồm: - Xe máy
- Máy tính xách tay….
+ Phân loại TSCĐHH theo đặc trưng kỹ thuật (Theo nguồn công ty ngày 31/12/2014)
Biểu 2.2. Phân loại TSCĐHH theo đặc trưng kỹ thuật
Loại TSCĐHH Nguyên giá Giá trị hao mòn Giá trị còn lại 1. Nhà cửa, vật kiến trúc 1.216.818.182 161.382.575 1.055.435.607 2. Máy móc, thiết bị 859.090.910 229.360.612 629.730.298 3. Phương tiên vận tải 3.827.272.728 272.044.462 3.555.328.266 4. Thiết bị dụng cụ quản lý 89.636.364 34.712.113 54.924.251
Tổng cộng 5.992.818.184 666.258.862 5.295.418.422 + Tổ chức mã hóa và hệ thống danh mục TSCĐ hữu hình tại Cơng ty.
Trước khi tổ chức nhập liệu vào phần mềm, kế tốn sẽ tổ chức mã hóa hệ thống TSCĐ hữu hình tại Cơng ty để cho việc trao đổi giữa người sử dụng và máy được nhanh chóng, chính xác. Tại Cơng ty việc mã hóa tên TSCĐ cịn nhiều chưa thấy rõ được sự khác nhau giữa các loại TSCĐ hữu hình. Cơng ty chỉ đặt mã với quy ước là: Lấy các chữ cái đầu của tên loại TSCĐ hữu hình đặt làm mã chung để phân biệt với các loại TSCĐ hữu hình khác mà khơng theo một quy tắc thồng nhất nào.
Việc mã hóa theo cách thức như vậy dễ khiến người sử dụng đơi khi cịn nhầm lẫn và ảnh hưởng đến hạch toán các nghiệp vụ phát sinh đối với các TSCĐ đó.
Theo đó, Loại tài sản cố định được phân thành từng nhóm mã hóa như sau: Ví dụ:
Nhà xưởng tại Kỳ Thịnh được mã hóa là NXKT. Xe ơ tơ con Fortuner được mã hóa là XOTCON Xe ơ tơ con Fortuner 2 được mã hóa là XOTOF Xe ơ tơ con Parado được mã hóa là XOTOP ...........
Biểu 2.3. Danh sách TSCĐ hữu hình tại Cơng ty vào 31/12/2014.
2.2.1.3. Cơng tác quản lý tài sản cố định tại Công ty
Công ty Cổ phần Xây Lắp Công nghiệp và Thương mại Xuân Hồng với chức năng là tư vấn quy hoạch thiết kế khảo sát xây dựng các cơng trình dân dụng, cơng trình cơng nghiệp, kỹ thuật hạ tầng... do vậy, TSCĐ của Cơng ty chủ yếu là các máy móc thiết bị, máy đo đạc, máy vẽ, máy vi tính... mang tính chất đặc thù cho ngành kiến trúc, xây dựng.
Đây là những tài sản có hình thái vật chất cụ thể do đó cơng tác quản lý TSCĐ tại doanh nghiệp phải phản ánh kịp thời số hiện có, tình hình biến động của từng loại, từng nhóm tài sản trong tồn DN cũng như từng đội sản xuất của cơng ty, đảm bảo an tồn về hiện vật, khai thác, sử dụng hết công suất, có hiệu quả. Vì thế, TSCĐ hữu hình ở Cơng ty được quản lý cả về mặt giá trị và hiện vật.
- Về mặt hiện vật:
Tài sản cố định hữu hình khi nhập về được giao cho các bộ phận, các phịng ban quản lý, sử dụng. Trong q trình sản xuất, các tài sản này chịu sự giám sát, theo dõi của các kỹ thuật viên, thợ sửa chữa thuê ngoài. Khi xảy ra sự cố hỏng hóc, trục trặc kỹ thuật, các kỹ thuật viên, thợ sửa chữa sẽ tiến hành khắc phục để đảm bảo cho công việc sản xuất được liên tục. TSCĐ hữu hình được phân về phịng ban, tổ đội nào sẽ do chính phịng ban, tổ đội đó theo dõi, quản lý, bảo vệ, riêng phịng kỹ thuật có trách nhiệm quản lý chung.
- Về mặt giá trị:
Quản lý về mặt giá trị được thực hiện ở phịng kế tốn. Cơng ty đã bố trí một nhân viên kế tốn phụ trách phần hành kế toán TSCĐ. Kế toán TSCĐ trực tiếp quản lý, theo dõi, phản ánh kịp thời, chính xác các thơng tin liên quan đến TSCĐ nói chung và TSCĐ hữu hình nói riêng vào phần mềm. Bên cạnh đó, kế tốn tiến hành thực hiện các bút tốn phân bổ chi phí khấu hao vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Việc quản lý TSCĐ hữu hình, ngồi sự theo dõi thường xun, Cơng ty còn tiến hành kiểm kê hằng năm. Thông thường, từ ngày 20 – 30 tháng 12 hàng năm, Công ty thực hiện kiểm kê để đánh giá TSCĐ hữu hình, kịp thời phát hiện những mất mát và sự cố liên quan đến các tài sản.
Đánh giá theo nguyên giá:
TSCĐ hữu hình tại Cơng ty được hình thành chủ yếu từ mua ngồi và đầu tư XDCB hoàn thành.
- Với trường hợp tăng do mua ngoài:
Nguyên giá tài sản cố định hữu hình mua sắm (kể cả mua mới và cũ) là giá mua (trừ các khoản được chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán) cộng (+) các khoản thuế (khơng bao gồm các khoản thuế được hồn lại), các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa TSCĐ hữu hình đó vào trạng thái sẵn sàng sử dụng như: chi phí vận chuyển bốc dỡ, chi phí nâng cấp, chi phí lắp đặt chạy thử,…
Do cơng ty nộp thuế theo phương pháp khấu trừ nên nguyên giá TSCĐ hữu hình được phản ánh theo giá mua chưa có thuế GTGT.
Ví dụ 1:
Tháng 11/2014, Cơng ty có mua mới một chiếc ơ tơ con Parado, giá mua chưa có thuế VAT là 1.884.545.455 đồng, thuế VAT 10%, các chi phí phát sinh trong q trình đưa tài sản vào sử dụng khơng có.
Vì vậy ngun giá (NG) của TSCĐ hữu hình trong trường hợp này được xác định là 1.884.545.455 đồng.
- Với trường hợp tăng TSCĐ hữu hình do đầu tư XDCB hồn thành:
Tại cơng ty là các cơng trình XDCB đều dưới hình thức tự làm. Nguyên giá TSCĐ hữu hình là tồn bộ các chi phí liên quan trực tiếp đến cơng việc XDCB TSCĐ hữu hình đó.
Đánh giá theo giá trị cịn lại:
Trong q trình sử dụng TSCĐ bị hao mòn và hư hỏng dần tạo ra giá trị hao mòn. Vậy trong q trình quản lý và sử dụng TSCĐ ngồi việc đánh giá theo nguyên giá còn phải xác định giá trị còn lại của TSCĐ.
Giá trị cịn lại của TSCĐHH = NG TSCĐHH – Giá trị hao mòn lũy kế. Đối với Công ty Xuân Hồng, công việc đánh giá lại TSCĐ được thực hiện theo quy định của Nhà nước hoặc Giám đốc Cơng ty, khi góp vốn liên doanh hoặc cho th (nếu có).
Tính đến ngày 31/12/2014
Ngun giá tài sản cố định HH của Công ty là: 5.992.818.184 đồng. Giá trị hao mòn lũy kế là: 666.258.862 đồng.
Giá trị còn lại = 5.295.418.422 đồng.
2.2.2. Kế toán tăng tài sản cố định
Chứng từ sử dụng:
Tại Công ty Cổ phần xây lắp công nghiệp và thương mại Xuân Hồng, những chứng từ chủ yếu được sử dụng để làm căn cứ phản ánh nghiệp vụ:
- Biên bản giao nhận, nghiệm thu TSCĐ; - Hóa đơn GTGT mua TSCĐ;
Ngồi ra, Cơng ty cịn sử dụng các chứng từ liên quan như: - Tờ trình;
- Hợp đồng mua bán TSCĐ - Biên bản thanh lý hợp đồng;
- Các tài liệu kỹ thuật có liên quan.... Tài khoản kế toán sử dụng:
-TK 211 – Tài sản cố định hữu hình
- TK 1332 – Thuế GTGT được khấu trừ của tài sản cố định. - Các tài khoản thanh tốn khác như 1111, 1121, 131, 331.... Trình tự nhập liệu:
Đầu niên độ kế tốn, phịng kỹ thuật lập kế hoạch mua sắm thiết bị dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh trong năm. Căn cứ vào kế hoạch, Công ty
từ hợp lệ để chứng minh cho việc mua sắm tài sản như: Hóa đơn GTGT, phiếu chi, ủy nhiệm chi có liên quan…Khi TSCĐ được bàn giao cho bộ phận trong công ty để đưa vào sử dụng, cần lập biên bản giao nhận TSCĐ. Khi có đầy đủ các chứng từ, kế tốn sẽ tổ chức mã hóa TSCĐ hữu hình, khai báo thơng tin ban đầu và tiến hành nhập thông tin vào phần mềm.
Ví dụ 2: Trong tháng 10 năm 2014, Công ty đầu tư mua sắm thêm 1 chiếc xe ô tô Toyota Parado. Nguyên giá được xác định theo hóa đơn GTGT 66 là 1.884.545.455 VNĐ, theo đánh giá thì chiếc xe này có thời hạn sử dụng hữu ích là 10 năm.
Bộ chứng từ của nghiệp vụ này gồm có hóa đơn GTGT 0000066 và Biên bản giao nhận TSCĐ số 02.
Biểu 2.4. Biên bản giao nhận TSCĐ số 02 Biểu 2.5. Hóa đơn giá trị gia tăng số 0000066 Tổ chức khai báo ban đầu
Căn cứ vào biên bản bàn giao TSCĐ trên, kế toán sẽ tiến hành đặt mã cho chiếc xe ơ tơ này là : XOTOP. Sau đó kế tốn tiến hành khai báo dữ liệu ban đầu cho chiếc ơ tơ này bằng cách.
Tại màn hình giao diện, kế tốn vào “Kế tốn tài sản cố định” / “cập nhật số liệu”/ “Cập nhật thông tin về tài sản” Ấn F4 để cập nhật.
- Tại phần thơng tin chính:
+ Tại ô “Mã tài sản” gõ XOTOP
+ Tại ô “Tên tài sản” gõ Xe ơ tơ Parado + Tại ơ “Nhóm tài sản” gõ LO3
+ Tại ô “Lý do tăng” gõ T1 (Mua mới) + Tại ô “Ngày tăng ts” gõ 23/10/2014
+ Tại ơ “Ngày tính khấu hao” gõ 23/10/2014 + Tại ơ “Số kỳ khấu hao” gõ 120
+ Tại ơ “Bộ phận sử dụng” gõ PTCHC (Phịng tổ chức hành chính) + Tại ô “Tk tài sản” gõ 2113
+ Tại ô “TK khấu hao” gõ 21413 + Tại ơ “TK chi phí” gõ 6424
Hình 2.3: Màn hình khai báo thơng tin chính TSCĐ - Tại màn hình nhập liệu chính:
+ Tại cột “N. Vốn” gõ N1 ( Vốn tự có) + Tại cột “ Ngày ct” gõ 23/10/2014 + Tại cột “Số ct” gõ 0000066
+ Tại cột “Ngun giá” gõ 1884545455
Hình 2.5: Màn hình nhập liệu chính Sau đó ấn vào “Nhận” để thêm mới tài sản cố định. Tổ chức nhập liệu:
Sau khi khai báo xong thơng tin về TSCĐ hữu hình kế tốn vào:
“Kế tốn mua hàng và cơng nợ phải trả”/ “Cập nhật số liệu”/ “Phiếu nhập mua hàng” đồng thời tổ chức nhập liệu như màn hình sau:
Hình 2.6: Màn hình nhập liệu ghi tăng tài sản cố định - Tại phần thông tin chung:
+ Tại ô “Mã khách” gõ CTDTDD
+ Tại ô “Địa chỉ” phần mềm tự cập nhật. (Do kế tốn đã mã hóa thơng tin về Công ty cổ phần đầu tư xây dựng dân dụng)
+ Tại ô “Ngời giao hàng” gõ Trinh Lan Hue + Tại ô “Diễn giải” gõ Mua moi o to
+ Tại ơ “Mã nx (tk có)” gõ 331111 + Tại ơ “Ngày ht” gõ 23/10/2014 + Tại ô “Ngày lập pn” gõ 23/10/2014 + Tại ơ “Số pn” gõ 02
- Tại màn hình nhập liệu chính : Chọn Cột “Hàng hóa” + Tại cột “Mã hàng” gõ XOPTOP
+ Tại cột “Mã kho” gõ KCT + Tại cột “Số lượng” gõ 1
+ Tại cột “Giá VND” gõ 1884545455
+ Tại các cột còn lại phần mềm sẽ tự động cập nhật. - Tại màn hình nhập liệu chính: Chọn cột “HĐ Thuế”
Hình 2.7: Màn hình nhập liệu ghi tăng phần Thuế + Tại cột “Số chứng từ” gõ 66
+ Tại cột “Ngày chứng từ” gõ 23/10/2014 + Tại cột “Mã khách” gõ CTDTDD
+ Tại cột “Mã thuế” gõ 10
+ Còn các cột cịn lại thì phần mềm sẽ tự động cập nhật.
Sau khi hoàn thành các bước, kiểm tra một lượt các thơng tin sau đó ấn Lưu để phần mềm lưu kết quả đã khai báo.
2.2.3. Kế toán giảm tài sản cố định
Chứng từ sử dụng
Tại Công ty cổ phần Xuân Hồng, các chứng từ thường được sử dụng để làm căn cứ phản ánh nghiệp vụ giảm TSCĐ đó là:
- Giấy đề nghị thanh lý TSCĐ;
- Biên bản thanh lý TSCĐ;
- Biên bản họp đề nghị thanh lý TSCĐ; - Hoá đơn bán hàng, Hoá đơn GTGT;
- Phiếu thu, Phiếu chi và các giấy tờ liên quan khác. Tài khoản kế toán sử dụng:
- TK 211 – Nguyên giá TSCĐ hữu hình - TK 2141 – Hao mịn TSCĐ hữu hình - TK 811, 711 và các TK liên quan khác. Trình tự nhập liệu:
Khi tổ chức thanh lý, nhượng bán TSCĐ hữu hình cơng ty phải thành lập hội đồng thanh lý hoặc định giá, hội đồng này sẽ họp lập biên bản thanh lý TSCĐ, đồng ý thanh lý TSCĐ hữu hình này về các mặt như: chi phí thanh lý, giá trị thu hồi…. Căn cứ vào biên bản thanh lý TSCĐ hữu hình để kế toán khai báo giảm TSCĐ trên phần mềm, từ Hóa đơn bán hàng và các chứng từ thanh tốn liên quan như phiếu thu, phiếu chi…để ghi nhận giá trị từ thu thanh lý, hoặc chi phí thanh lý, nhượng bán. Đồng thời, kế tốn phải khai báo thơi theo dõi TSCĐ đã bán hoặc thanh lý trên phần mềm.
Ví dụ 3: Trong năm 2014 tại Cơng ty có nghiệp vụ giảm TSCĐ hữu hình:
Ngày 30/9/2014, Cơng ty tiến hành thanh lý 08 Máy vi tính có ngun giá là 30.800.000đ. Được đưa vào sử dụng ngày 01/03/2009. Thời gian trích khấu hao là 5 năm, có nghĩa là tính đến thời điểm hiện tại TSCĐ này đã khấu
hao hết. Số tiền thu được từ thanh lý là 2.400.000đ.
Căn cứ vào Biên bản họp đề nghị thanh lý TSCĐ đã thống nhất, Giám đốc Cơng ty quyết định thanh lý dàn máy tính đã hết thời gian khấu hao này. Bộ chứng từ của nghiệp cụ này bao gồm Hóa đơn GTGT số 342 ngày 30/09/2014, Biên bản thanh lý số 02 ngày 30/9/2014.
Biểu 2.6. Biên bản họp đề nghị thanh lý TSCĐ Biểu 2.7. Biên bản thanh lý TSCĐ số 02
Biểu 2.8. Phiếu thu số 201
Biểu 2.9. Hóa đơn bán hàng số 000342
Căn cứ vào biên bản thanh lý tài sản cố định và hóa đơn bán hàng, phiếu thu tương ứng, kế toán tổ chức nhập liệu vào phần mềm như sau:
Nghiệp vụ 1: Ghi giảm TSCĐ khi thanh lý
Từ màn hình chính của phần mềm vào “Kế tốn bán hàng và cơng cợ phải thu”/ “Cập nhật số liệu”/ “ Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho”
- Tại màn hình thơng tin:
+ Tại ơ “Loại hóa đơn” gõ 1 (Xuất bán)
+ Tại ô “Mã khách” gõ TMQ (Tran Minh Quang) + Tại ô “Địa chỉ” phần mềm tự động cập nhật + Tại ô “Người mua hàng” gõ Tran Minh Quang + Tại ô “Diễn giải” gõ Ban thanh ly may tinh + Tại ô “Mã nx(tk nợ)” gõ 1111 + Tại ô “Ngày ht” gõ 30/9/2014