Sơ đồ2.1 .Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Xuân Hồng
3.2. Một số giải pháp góp phần hồn thiện cơng tác kế tốn và nâng cao hiệu
nghiệp và thương mạiXuân Hồng.
Hồn thiện kế tốn TSCĐ là một vấn đề hết sức quan trọng trong giai đoạn hiện nay. Hồn thiện kế tốn TSCĐ khơng những giúp các nhà quản trị doanh nghiệp nắm bắt được tình hình TSCĐ hiện có tại DN một cách đầy đủ mà cịn giúp DN tháo gỡ được những khó khăn khi gặp trục trặc về vốn huy động trong kinh doanh. Nhìn chung, cơng tác hạch tốn kế tốn của Cơng ty có nhiều ưu điểm và tính phù hợp cao đem lại hiệu quả song vẫn tồn tại một số hạn chế làm cho cơng tác kế tốn chưa thực sự hoàn thiện. Từ những nhận xét trên, em xin đưa ra một số ý kiến nhằm góp phần hồn thiện hệ thống kế tốn TSCĐ tại Cơng ty.
Về phân loại TSCĐ hữu hình
Để khắc phục những hạn chế trong công tác quản lý và sử dụng TSCĐ hữu hình tại cơng ty cổ phần Xn Hồng, ngồi phương pháp phân loại theo đặc trưng kỹ thuật và nguồn hình thành, theo em Cơng ty nên áp dụng thêm cách phân loại TSCĐ hữu hình theo tình hình sử dụng và mục đích sử dụng. Phân loại theo tình hình sử dụng TSCĐ hữu hình của cơng ty có thể chia
thành:
+ TSCĐ hữu hình đang dùng trong SXKD + TSCĐ hữu hình khơng cần dùng chờ xử lý
+ TSCĐ hữu hình đã khấu hao hết nhưng vẫn sử dụng.
Với cách phân loại này cơng ty sẽ biết chính xác TSCĐ hữu hình nào đang tham gia vào quá trình SXKD, TSCĐ hữu hình nào đang bị bỏ khơng sử dụng, từ đó có kế hoạch sử dụng vào hoạt động SXKD, phát huy hiệu quả kinh tế, đồng thời có những biện pháp xử lý những TSCĐ hữu hình khơng cần dùng như nhượng bán, thanh lý, từ đó tiết kiệm được chi phí bảo quản, khơng bị ứ đọng vốn.
Bên cạnh đó TSCĐ hữu hình của Cơng ty nên được phân loại theo mục đích sử dụng như:
+ TSCĐ hữu hình dùng trực tiếp cho sản xuất. + TSCĐ hữu hình dùng trong cơng tác quản lý.
+TSCĐ hữu hình dùng cho hoạt động phúc lợi sự nghiệp.
Với cách phân loại này, Cơng ty sẽ có được những phương hướng tốt nhất để quản lý với từng loại TSCĐ hữu hình. Ví dụ như với những TSCĐ hữu hình dùng trực tiếp cho sản xuất, Cơng ty cần xem xét để có các biện pháp quản lý sao cho sử dụng tối đa công suất máy như cho công nhân làm theo ca, hay tăng ca làm thêm giờ để mang lại lợi ích cao nhất đồng thời phải quan tâm đặc biệt đến việc bảo dưỡng những TSCĐ hữu hình này nhằm đảm bảo cho hoạt động sản xuất theo kịp được tiến độ giao hàng.
Về việc đánh giá lại TSCĐ hữu hình
Với đặc thù của cơng ty là sử dụng những TSCĐ HH mang tính cơng nghệ cao, do vậy để phục vụ tốt nhất cho công tác quản trị DN, cơng ty cần có kế hoạch đánh giá, xem xét lại giá trị củaTSCĐ hữu hình. Việc đánh giá này có thể được thực hiện hàng năm vào cuối niên độ kế toán hoặc định kỳ 5 năm
một lần, giá trị TSCĐ hữu hình đánh giá lại sẽ phục vụ cho cơng tác quản trị nguồn vốn của công ty được hiệu quả hơn, các nhà quản trị sẽ có được những biện pháp hữu hiệu hơn nhằm thu hồi vốn một cách triệt để và đổi mới trang thiết bị một cách kịp thời. Trong bối cảnh nền kinh tế có nhiều biến động như hiện nay thì việc theo dõi thường xuyên sự biến động giá trị các loại TSCĐ HH trong công ty là rất cần thiết, để cơng ty có thể nắm trong tay quyền chủ động thay thế đổi mới trang thiết bị.
Về quản lý và sử dụng TSCĐ
Việc theo dõi sử dụng các thiết bị thi công phải được thực hiện một cách chặt chẽ. Việc đưa một máy móc thiết bị đi thi cơng cơng trình phải được được quản lý bằng văn bản và phải quy định trách nhiệm đối với việc sử dụng và quản lý máy móc, thiết bị. Do đó sẽ có sự ràng buộc về trách nhiệm đối với việc sử dụng máy thi cơng.
Về hạch tốn chi tiết TSCĐ
Để quản lý TSCĐ tại các đơn vị trực thuộc, các bộ phận khác nhau, theo em công ty nên theo dõi TSCĐ tại nơi sử dụng. Vì vậy, Cơng ty nên bổ sung thêm mẫu sổ chi tiết theo dõi TSCĐ tại nơi sử dụng theo QĐ 48 để phù hợp với chế độ kế toán và thuận tiện cho việc quản lý theo dõi TSCĐ. Dưới đây là mẫu sổ theo dõi TSCĐ tại nơi sử dụng được ban hành theo QĐ 48/2006/ QĐ-BTC của Bộ tài chính.
Biểu 3.1. Sổ theo dõi TSCĐ tại nơi sử dụng Đơn vị:……………………………………………………………
Địa chỉ:…………………………………………………………...
Mẫu số S11-DN
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bô ̣ trưởng BTC)
SỔ THEO DÕI TÀI SẢN CỐ ĐỊNH VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI NƠI SỬ DỤNG
Năm:..........................
Tên đơn vị (phòng ban hoă ̣c người sử dụng):...................................
Ghi tăng tài sản cố định và công cụ dụng cụ Ghi giảm tài sản cố định và công cụ dụng cụ
Ghi chú Chứng từ Tên, nhãn hiê ̣u, quy cách
tài sản cố định và cơng cụ, dụng cụ
Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Số tiền Chứng từ Lý do Số lượng Số tiền Số hiê ̣u Ngày, tháng Số hiê ̣u Ngày, tháng A B C D 1 2 3 = 1x2 E G H 4 5 I
- Sổ này có ........trang, đánh số từ trang 01 đến trang.......... - Ngày mở sổ:...................... Ngày.............tháng.............năm.............. Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
TK 627, 641, 642 TK 111, 112, 141, … TK 214 (2143) TK 133 TK 331 TK 142, 242 TK 335 CP SCL tự làm CP SCL thuê ngoài K/c CP SCL PB dần PB dần vào CP SXKD Nếu tính vào CP SXKD
Trích trước CP SCLTrích trước hoặc trích thêm
Khi số trích trước > số chi thực tế Về việc hạch tốn chi phí sữa chữa lớn TSCĐ
Để khắc phục vấn đề về việc SCL do khơng lên kế hoạch trích trước, cơng ty nên thực hiện cơng tác trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ hữu hình vào chi phí sản xuất trong kỳ. Việc trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ hữu hình có thể thực hiện theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ trích trước chi phí SCL TSCĐ hữu hình.
Việc thực hiện cơng tác trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ hữu hình được dựa trên kế hoạch sửa chữa lớn TSCĐ hữu hình. Việc trích trước này được thực hiện định kỳ với số trích trước dựa trên bản kế hoạch SCL của cơng ty.
Đến cuối niên độ kế toán căn cứ vào chi phí sửa chữa lớn thực tế phát sinh và số đã trích trước, kế tốn có nghĩa vụ điều chỉnh cho phù hợp.
Nếu chi phí trích trước sửa chữa lớn TSCĐ hữu hình nhỏ hơn chi phí thực tế phát sinh thì kế tốn ghi tãng chi phí hạch tốn tồn bộ hoặc phân bổ dần vào chi phí trong kỳ.
Nếu chi phí trích trước sửa chữa lớn TSCĐ hữu hình lớn hơn chi phí thực tế phát sinh, kế tốn sẽ điều chỉnh giảm chi phí kinh doanh trong kỳ.
Với cách trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ hữu hình này sẽ giúp cho cơng ty chủ động về nguồn tài chính khi máy móc hỏng hóc nặng và phải tiến hành sửa chữa lớn khi đó đảm bảo an tồn tài chính cho cơng ty đồng thời đảm bảo giá thành sản xuất được ổn định trong các kỳ sản xuất, kinh doanh.
Về hạch toán tổng hợp chi tiết TSCĐ HH:
Để khắc phục được nhược điểm này, theo em, Công ty nên tổ chức hệ thống sổ ghi chép tình hình tăng, giảm TSCĐ hữu hình trên Excel để có thể theo dõi TSCĐHH tăng, giảm tại Cơng ty song song với phần mềm kế tốn để dễ dàng cho việc đối chiếu kiểm tra việc ghi sổ.
Sổ ghi chép có thể lập theo mẫu sau:
Biểu 3.2. Sổ ghi chép tình hình tăng, giảm TSCĐ hữu hình. Mã TSCĐ Tên TSCĐ Số hiệu Ngày sử dụng Thời gian sử dụng (tháng) Nguyên giá Mức khấu hao tháng Hao mòn lũy kế Giá trị còn lại Bộ phận sử dụng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Về cách lựa chọn phương pháp khấu hao
Để phản ánh đúng chi phí khấu hao bỏ ra trong q trình sử dụng, có nghĩa phản ánh đúng tỷ lệ giữa chi phí khấu hao bỏ ra với lợi ích thu được từ việc sử dụng tài sản cố định, kế tốn nên lựa chọn phương pháp tính khấu hao cho phù hợp với từng loại tài sản cố định hữu hình. Ví dụ với nhà cửa, vật kiến trúc....hao mịn hữu hình cũng như hao mịn vơ hình chậm, kế tốn có thể
vẫn áp dụng phương pháp tính khấu hao theo đường thẳng. Với các loại tài sản cố định là máy móc thiết bị, phương tiện vận tải có hao mịn hữu hình nhanh và dụng cụ quản lý (nhất là các loại máy tính điện tử, các thiết bị tin học điện tử) có hao mịn vơ hình nhanh thì kế tốn nên áp dụng phương pháp khấu hao nhanh để có thể sớm thu hồi vốn sớm.
Ngồi ra, đối việc trích và phân bổ khấu hao TSCĐ, Cơng ty nên lập bảng tính và phân bổ khấu hao bên ngồi để theo dõi song song với phần mềm, khi đó sẽ tiện cho việc đối chiếu số khấu hao hàng tháng. Bảng trích và phân bổ khấu hao theo dõi bên ngồi có thể lập theo mẫu sau đây:
Biểu 3.3. Bảng trích và phân bổ khấu hao:
STT Diễn giải Số kỳ sử dụng Nơi SD toàn DN TK 154 TK 6421 TK 6422 N.giá Số KH 1 I/ Số khấu hao trích tháng trước 2 Số khấu hao tăng
trong tháng
3 ...
4 Số khấu hao giảm trong tháng
5 ....
6 Số khâu hao trích tháng này
Về việc mã hóa TSCĐ hữu hình
Yêu cầu của việc mã hóa đối với TSCĐ là phải khoa học thống nhất, linh hoạt, dễ bổ sung thay thế dễ hiểu, dễ nhớ và thuận tiện cho quá trình sử dụng, tìm kiếm và cụ thể đến từng loại tài sản. Để thuận tiện cho việc mã hóa tài sản sau đây em xin đưa ra ý kiến về cách mã hóa tài sản cố định tại Cơng ty như sau: Đầu tiên, kế tốn quy ước lấy các chữ cái đặt cho từng nhóm tài sản cố
Ký hiệu các nhóm Tài sản cố định
STT Nhóm TSCĐ Ký hiệu
1 Nhà cửa, vật kiến trúc A
2 Máy móc thiết bị B
3 Phương tiện vận tải C
4 Thiết bị, dụng cụ quản lý D
Ví dụ: Trường hợp trong năm 2014, Cơng ty có mua Xe ơ tơ Parado, TSCĐ này thuộc nhóm: phương tiện vận tải, bắt đầu đưa vào sử dụng từ tháng 10/2014, trước đó có 2 phương tiện vận tải đưa vào sử dụng. Cách mã hóa TSCĐ hữu hình này như sau:
Nhóm TSCĐ Năm đưa vào
sử dụng Số thứ tự Mã sốthẻ TSCĐ
03 2014 03 C-03-0003
Về phần mềm kế tốn Cơng ty đang sử dụng
Để khắc phục được vấn đề này, Công ty cần đăng ký bản quyền chính thức về việc sử dụng phần mềm tại Cơng ty phần mềm kế toán FAST để cập nhật được tên và địa chỉ chính xác cho Cơng ty. Đồng thời, nên thường xuyên bảo dưỡng, nâng cấp hệ thống máy tính để phần mềm có thể chạy an tồn mà khơng gặp trở ngại hay trặc kỹ thuật.
KẾT LUẬN
Trong nền kinh tế thị trường, cạnh tranh là yếu tố tất yếu do đó các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì phải biết phát huy những khả năng tiềm ẩn bên trong DN cũng như khai thác được những cơ hội mà lĩnh vực ngành nghề kinh doanh mang lại. Một trong những cơng cụ giúp nhà quản trị có thể khai thác tiềm năng của doanh nghiệp đó là cơng tác kế tốn tài sản cố định. Vì thơng qua cơng tác kế tốn tài sản cố định, giúp doanh nghiệp có thể kiểm sốt được tình hình tài sản hiện có, biết được hiệu quả của việc đầu tư vào tài sản cố định, từ đó có những chính sách điều chỉnh kịp thời.
Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Xây lắp Công nghiệp và Thương mại Xuân Hồng, với những kiến thức đã được học trên sách vở và những kiến thức thực tế tại đơn vị, em đã đi sâu nghiên cứu chuyên đề: “Tổ chức công
tác kế tốn Tài sản cố định hữu hình tại Cơng ty cổ phần Xây lắp Công nghiệp và Thương mại Xuân Hồng”. Và nhận thấy về cơ bản cơng tác kế tốn nói chung
và phần hành kế tốn Tài sản cố định hữu hình nói riêng được thực hiện tương đối khoa học, chặt chẽ, phản ảnh đầy đủ, chính xác kịp thời những thông tin cần đáp ứng được yêu cầu quản lý của cơng ty. Ngồi những kiến thức, kinh nghiệm được học hỏi trong thời gian làm việc tại cơng ty, em cịn học tập được tác phong, thái độ làm việc nghiêm túc nhưng cũng đầy tinh thần trách nhiệm của tập thể cán bộ, công nhân viên và đặc biệt là Ban giám đốc, Phịng kế tốn, Phịng tổ chức hành chính. Trong phạm vi luận văn này, em đã trình bày thực trạng cơng tác kế tốn tài sản cố định tại cơng ty dựa trên những số liệu thực tế tại đơn vị và với quan điểm mang tính chất chủ quan, em đã đưa ra những nhận xét và ý kiến đề xuất nhằm hồn thiện cơng tác kế tốn tài sản cố định hữu hình tại đơn vị.
Do thời gian và trình độ có hạn, bản thân chưa có nhiều kinh nghiệm thực tiễn nên chuyên đề không sao tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Nếu có thời gian thực tập tại Cơng ty trong thời gian dài hơn, em sẽ cố gắng nghiên cứu và tìm
hiểu kỹ hơn về phần hành kế tốn tài sản cố định hữu hình cũng như thực trạng cơng tác kế tốn tại đơn vị. Rất mong sự quan tâm giúp đỡ của thầy, cô giáo, ban lãnh đạo cùng các anh, chị ở phịng kế tốn của cơng ty để chun đề của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày…tháng …năm 2015 Sinh viên thực hiện
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Chế độ kế toán Doanh nghiệp ban hành theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
2. Chuẩn mực kế tốn Việt Nam số 03 – Tài sản cố định hữu hình.
3. GS. TS. NGND Ngơ Thế Chi, TS. Trương Thị Thuỷ (2010), “Giáo
trình Kế tốn Tài chính”, Nhà xuất bản Tài chính.
4. GS.TS Đồn Xn Tiên, PGS.TS Nguyễn Vũ Việt (2005), “Giáo trình Kế tốn máy”, Nhà xuất bản Tài chính
5. Tài liệu kế tốn của công ty cổ phần xây lắp công nghiệp và thương mại Xuân Hồng.
6. Thông tư 203/2009/TT-BTC ngày 20/10/2009 của Bộ Tài Chính.
7.Thơng tư 45/2013/TT-BTC ngày 25/04/2013 về chế độ quản lý, theo dõi và trích khấu hao Tài sản cố định.