2.1. Tổng quan về Công ty cổ phần Tùng Khoa
2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần Tùng Khoa
Chỉ huy điều hành thi công
Giám sát kỹ thuật cơng trình (Cán bộ phịng KTCN) Trắc địa cho tồn bộ cơng trường (Cán bộ phòng KTCN) Kế hoạch – vật tư (cán bộ phịng Kế hoạch) Cán bộ phụ trách an tồn cho tồn cơng trình Các đội xây lắp thi cơng cơng trình Đấu thầu và nhận HĐ xây lắp CT, HMCT Lập kế hoạch và dự toán các CT, HMCT Tổ chức các vấn đề về NVL, nhân công Tổ chức thi công CT, HMCT
Nghiệm thu, bàn giao CT, HMCT Duyệt quyết toán CT,
HMCT hoàn thành Thanh lý HĐ, bàn giao
CT, HMCT hoàn
thành
Kiểm tra chất lượng cơng trình (KCS) và nghiệm thu, bàn giao cơng trình cho chủ đầu tư
Để đạt được hiệu quả cao trong công tác quản lý doanh nghiệp, Công ty Cổ Phần Tùng Khoa đã thiết lập một bộ máy quản lý doanh nghiệp gọn nhẹ, luôn đảm bảo và phát huy được tính năng động cũng như sự phối kết hợp chặt chẽ, nhịp nhàng giữa các phòng ban, các bộ phận. Theo đó, bộ máy quản lý của doanh nghiệp hoạt động theo chế độ một thủ trưởng.
Tổng giám đốc là chủ doanh nghiệp, đứng đầu bộ máy quản lý, chịu trách nhiệm quản lý, điều hành tồn bộ doanh nghiệp, thơng qua chức năng tham mưu và giúp việc trực tiếp của các trưởng phòng và trưởng các đơn vị trực thuộc.
Với chức năng chủ yếu của doanh nghiệp là xây lắp điện, theo đó các phịng ban và các đơn vị trực thuộc tham mưu giúp việc cho giám đốc có các chức năng cơ bản sau đây:
- Phòng kế hoạch : Lập các kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh dài
hạn, trung hạn và ngắn hạn, đề xuất các biện pháp kế hoạch hóa giá thành và xây dựng cơ chế giao khốn của Cơng ty.
- Phịng Tài chính - Kế tốn : Tham mưu, giúp giám đốc chỉ đạo, quản lý công tác tài chính và hạch tốn kế tốn nhằm bảo tồn và phát triển tốt nguồn
Tổng Giám Đốc (Chủ tịch HĐQT) P.Kế hoạch P.TC Ktoán Đội thi cơng P.Vật tư P.THHChính Đội 1 Đội 2 Đội 3 Đội 4 Đội 5 P.Kỹ Thuật
lực của Cơng ty, thực hiện chức năng quản lý tài chính theo quy định hiện hành.
- Phịng vật tư : Chỉ đạo quản lý vật tư, thiết bị phục vụ sản xuất của Công ty, đề xuất các biện pháp tiết kiệm vật tư cho các cơng trình.
- Phòng Kỹ thuật : Giám sát, hướng dẫn kỹ thuật nhằm đảm bảo chất lượng cơng trình và an tồn lao động, đề xuất, xét duyện các sáng kiến cải tiến kỹ thuật áp dụng có hiệu quả trong sản xuất kinh doanh của Cơng ty.
- Phịng Tổng hợp hành chính : Tổ chức cơ cấu quản lý sản xuất, quản trị nhân sự, tiền lương và hành chính văn phịng trong phạm vi phân cấp quản lý của Công ty.
- Đội thi cơng : Trực tiếp thi cơng các cơng trình, hạng mục cơng trình, và thường xuyên phải di chuyển theo vị trí cơng trình. Đội thi cơng của cơng ty bao gồm 35 người chia làm 5 đội nhỏ.
2.1.4. Tổ chức công tác kế tốn tại Cơng ty Cổ Phần Tùng Khoa
2.1.4.1. Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn của Cơng ty.
Trong nỗ lực hết mình nhằm hồn thiện kế hoạch cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa nền kinh tế vào năm 2020 của Đảng và Nhà nước cùng với sự phát triển nhiều mặt của nền kinh tế đất nước kéo theo sự phát triển vượt bậc của kế toán để phù hợp với tình hình mới, Cơng ty Cổ Phần Tùng Khoa đã có những bước đổi mới mang tính chiến lược. Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp xây lắp, các doanh nghiệp có thể tổ chức cơng tác kế tốn tập trung hoặc phân tán hoặc vừa tập trung vừa phân tán và áp dụng một hình thức kế tốn phù hợp với doanh nghiệp mình.
2.1.4.1.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế tốn của Cơng ty Cổ Phần Tùng Khoa
Xuất phát từ những đặc điểm tổ chức quản lý cũng như những đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình, Cơng ty Cổ Phần Tùng Khoa đã thiết lập bộ máy kế toán theo mơ hình kế tốn tập trung. Tại các đơn vị trưc thuộc không tổ chức kế tốn riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kế tốn làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, các chứng từ phát sinh ban đầu liên quan đến các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh ở các đơn vị trực thuộc ( các tổ, đội xây lắp ) được thu thập và tập hợp, hàng ngày hoặc định kỳ gửi lên phòng kế tốn của Cơng ty. Phịng kế tốn tại cơng ty được coi là phịng kế tốn trung tâm có nhiệm vụ xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của tồn doanh nghiệp; tổ chức hạch tốn kế toán, theo dõi, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở các đơn vị trực thuộc; hướng dẫn, kiểm tra cơng việc kế tốn ở các đơn vị phụ thuộc; tổ chức tổng hợp và lập các báo cáo kế tốn của tồn Cơng ty; tất cả hoạt động kế tốn của Cơng ty được đặt dưới sự chỉ đạo chun mơn trực tiếp của Kế tốn trưởng.
- Kế toán trưởng: là người phụ trách tồn bộ cơng tác tài chính kế tốn của Cơng ty, chịu trách nhiệm chỉ đạo trực tiếp các cơng việc của Phịng kế tốn tại Cơng ty; tổ chức sát hạch kế tốn từ Cơng ty đến các đội, phản ánh kịp thời mọi hoạt động kinh tế phát sinh trong kỳ, lập các báo cáo tài chính theo đúng thời hạn Luật định, kế tốn trưởng cũng là người chịu trách nhiệm trước Pháp luật trước giám đốc Cơng ty về tính chính xác, tính pháp lý trong lĩnh vực kinh tế tài chính của đơn vị.
- Kế toán tiền lương: là người chịu trách nhiệm hạch tốn tiền lương, các khoản trích theo lương để phân bổ vào chi phí trong kỳ, theo dõi tình hình lập và sử dụng các quỹ như quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi…; tập hợp và phân bố chi phí sản xuất cho từng cơng trình, trên cơ sở đó tính đúng và tính đủ giá
Kế tốn trưởng Kế tốn ngun vật liệu, cơng nợ phải trả Kế tốn tiền lương kiêm thủ quỹ Kế tốn thanh tốn Kế tốn TH, TSCĐ, cơng nợ phải thu Kế toán Thuế
thành trong kỳ. Đồng thời là người chịu trách nhiệm thu chi tiền mặt, ghi sổ quỹ tiền mặt, tuân thủ các quy định hiện hành về công tác quản lý, cấp phát chi tiêu tiền mặt.
- Kế tốn vật liệu, cơng nợ phải trả: Kế toán vật liệu theo dõi tình hình xuất nhập vật tư trong Cơng ty, hạch tốn các nghiệp vụ liên quan đến xuất nhập vật tư, tính ra giá trị vật liệu, cơng cụ dụng cụ cho các mục đích khác nhau và giá trị tồn kho của vật liệu, công cụ dụng cụ, cuối kỳ lập các báo cáo có liên quan. Đồng thời phải theo dõi q trình thanh tốn giữa Cơng ty với các nhà cung cấp cũng như theo dõi các khoản công nợ phải trả theo đúng quy chế tài chính và theo đúng phân cấp quản lý tài chính của Cơng ty.
- Kế toán thanh toán: kiểm tra việc thanh toán tạm ứng và các khoản công nợ cá nhân, đồng thời chuyển tồn bộ các chứng từ thanh tốn về kế toán nhật ký chung ghi sổ.
- Kế tốn tổng hợp, tài sản cố định, cơng nợ phải thu: là người chịu trách nhiệm:
+ Ghi chép, cập nhật chứng từ hằng ngày.
+ Tổ chức dữ liệu và kiểm soát chứng từ trước khi ghi sổ kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thuộc văn phịng Cơng ty và các cơng trường.
+ Tổ chức thiết lập hệ thống sổ sách, tài liệu theo dõi về tài sản cố định, công cụ dụng cụ của Công ty, theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm của tài sản cố định, phản ánh các chi phí quyết tốn cơng trình đầu tư xây dựng cơ bản. Tính khấu hao và phân bổ cho các cơng trình theo quy định hiện hành.
+ Tính tốn, theo dõi các khoản cơng nợ phải thu theo đúng quy chế tài chính và quy định về phân cấp quản lý tài chính của Cơng ty. Cuối kỳ, lập báo cáo quyết tốn tồn Cơng ty và các báo cáo có liên quan.
- Kế toán thuế : Là người chịu trách nhiệm khai báo và nộp thuế định kỳ cho Cơng ty.
2.1.4.1.2. Chính sách kế tốn áp dụng tại Cơng ty.
quy định kế toán của Nhà nước : - Luật Kế toán 2003.
- Hệ thống chuẩn mực kế tốn và các thơng tư hướng dẫn kèm theo. - Chế độ kế tốn : Cơng ty thực hiện theo chế độ kế toán bạn hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính và các Thơng tư hướng dẫn, sửa đổi, bổ sung chế độ Kế Tốn của Bộ Tài Chính, phù hợp với yêu cầu quản lý, đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty. Tuy nhiên, Cơng ty khơng sử dụng tồn bộ các tài khoản trong bảng và tài khoản ngồi bảng. Để thuận tiện, các khoản cơng nợ, phịng kế tốn cịn sử dụng hệ thống sổ chi tiết thanh toán với khách hàng...
- Niên độ kế toán : 1/1/N đến 31/12/N - Kỳ kế toán : Tháng
- Đơn vị tiền tệ sử dụng : VND - Ngoại tệ sử dụng là USD ( nếu có)
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho : Cơng ty hạch tốn hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Trị giá hàng xuất kho được tính theo phương pháp bình qn gia quyền cố định.
- Tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng.
- Công ty thực hiện kê khai và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
2.1.4.1.3. Hình thức kế tốn áp dụng
Hình thức kế tốn đang áp dụng tại Cơng ty Cổ phần Tùng Khoa là hình thức Nhật ký chung. Công ty sử dụng phần mềm kế tốn để hạch tốn kế tốn.
Phần mềm mà Cơng ty áp dụng là Eticsoft Accounting của cơng ty phần mềm tài chính kế tốn Eticsoft, cho phép lựa chọn giao diện bằng tiếng Việt hoặc bằng tiếng Anh tuỳ theo yêu cầu của người sử dụng. Eticsoft Accounting có tính bảo mật cao do có mật khẩu cho từng người dùng và cho phép phân quyền cho người sử dụng đến từng chức năng của chương trình.
Phần mềm này tổ chức các phân hệ nghiệp vụ sau: Phân hệ kế toán tổng hợp, phân hệ kế toán tiền mặt và tiền ngân hàng, phân hệ bán hàng và công nợ phải thu, phân hệ mua hàng và công nợ phải trả, phân hệ kế toán hàng tồn kho, phân hệ kế tốn chi phí và giá thành, phân hệ quản lý TSCĐ, phân hệ báo cáo thuế, phân hệ báo cáo tài chính. Số liệu được cập nhật ở các phân hệ được lưu ở phân hệ của mình, ngồi ra cịn chuyển các thơng tin cần thiết sang các phân hệ khác và chuyển sang phân hệ kế toán tổng hợp để lên các sổ sách kế tốn, báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, chi phí và giá thành. Đây là phần mềm hiện nay đang được rất nhiều công ty sử dụng, với phần mềm này giúp cho công ty khai thác được các thơng tin kế tốn và quản trị kinh doanh hiệu quả cao. Ngồi ra, Cơng ty cịn sử dụng chương trình Microsoft Word và Microsoft Excel.
Giao diện chức năng phần mềm Eticsoft
Đối với phần mềm Eticsoft Accounting, các chứng từ kế toán đều được xử lý, phân loại và định khoản kế toán tuỳ theo từng chứng từ trong các phân hệ nghiệp vụ. Kế toán chỉ cần nhập dữ liệu đầu vào cho máy thật đầy đủ và chính
xác, cịn thơng tin đầu ra như: sổ nhật ký chung, sổ cái, các sổ chi tiết, các báo cáo kế toán đều do máy tự xử lý, ln chuyển, tính tốn và đưa ra các biểu bảng khi cần in.
Quy trình xử lý số liệu trong Eticsoft Accounting
- Căn cứ vào các chứng từ gốc đã kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Sổ sách kế toán, báo cáo tài chính Lập chứng từ Chứng từ kế tốn Nhập các chứng từ vào phân hệ nghiệp vụ
Các tệp
nhật ký
Chuyển sang sổ cái
Tên sổ cái
nghiệp vụ kinh tế, làm căn cứ để nhập dữ liệu vào máy.
- Máy căn cứ vào các chứng từ, các bảng kê, dữ liệu được nhập vào máy thông qua các lệnh và thao tác của người dùng. Từ đó, số liệu được Nhật ký chung và Nhật ký đặc biệt. Các chứng từ ghi vào Sổ kế toán chi tiết cũng đồng thời được máy xử lý.
- Số liệu được phản ánh từ Nhật ký chung vào Sổ cái tài khoản.
- Căn cứ Sổ kế toán chi tiết, máy tự động lập các Bảng tổng hợp số liệu chi tiết số phát sinh.
- Cuối kỳ lập bảng cân đối số phát sinh.
- Máy tự động lập các Báo cáo tài chính và in ra theo yêu cầu người sử dụng.
2.1.4.4 Xây dựng danh mục tài khoản và mã hoá tài khoản.
Trên phần mềm kế tốn thì cơng việc mã hóa tài khoản được kế tốn trưởng tiến hành vào giai đoạn đầu của kỳ kế tốn.
Truy cập phần mềm sau đó vào Menu tổng hợp / danh mục từ điển và tham số tuỳ chọn / danh mục tài khoản.
Hệ thống tài khoản là xương sống của tồn bộ hệ thống kế tốn. Hầu hết mọi thơng tin kế tốn đều được phản ánh trên các tài khoản. Vì vậy việc xây dựng hệ thống tài khoản sẽ quyết định đến toàn bộ khả năng xử lý và khai thác thông tin tiếp theo. Điều này đặc biệt càng đúng trong việc xử lý số liệu kế toán trên máy.
Thơng thường hệ thống tài khoản kế tốn được xây dựng trên một sườn hệ thống tài khoản sẵn có. Đối với các doanh nghiệp Việt nam thì hệ thống tài khoản tuân theo hệ thống tài khoản do Bộ Tài Chính quy định. Tuy nhiên để phản ánh được toàn bộ hoạt động và tổ chức kinh doanh của từng doanh nghiệp cụ thể thì phải mở thêm các tiểu khoản, tiết khoản trên cơ sở hệ thống tài khoản sẵn có.
Các thơng tin phải khai báo khi xây dựng hệ thống tài khoản bao gồm: 1. Số hiệu tài khoản
2. Tên tài khoản 3. Loại tiền
4. Tài khoản mẹ
5. Tài khoản có hay khơng theo dõi chi tiết công nợ cho từng đối tượng phải thu hay phải trả
6. Tài khoản là tài khoản sổ cái hay không phải là tài khoản sổ cái. Các tài khoản sổ cái là các tài khoản được sử dụng khi lên các báo cáo quyết toán như bảng cân đối kế tốn. Tính chất này của tài khoản cịn phục vụ việc lên sổ cái của tài khoản và in ấn một số bảng biểu tổng hợp chương trình sẽ gộp số liệu của các tài khoản chi tiết hơn vào tài khoản sổ cái
7. Loại tài khoản. Loại tài khoản dùng để chia tài khoản theo tính chất của các tài khoản phục vụ cho việc phân tích số liệu kế tốn. Loại của tài khoản được chọn trong danh mục phân loại các tài khoản.
8. Nhóm tiểu khoản. Nhóm tiểu khoản được sử dụng trong trường hợp tài khoản có các tiểu khoản và các tiểu khoản được khai báo trong danh mục tiểu khoản. Khi này ta phải chỉ rõ tài khoản này có nhóm tiểu khoản nào để chương trình liên kết với các tiểu khoản có cùng nhóm trong danh mục các tiểu khoản.
2.2.Thực trạng cơng tác kế tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại Cơng ty Cổ phần Tùng Khoa.
2.2.1. Chi phí sản xuất sản phẩm xây lắp tại Cơng ty 2.2.1.1. Chi phí và bản chất của chi phí
Chi phí sản xuất kinh doanh là biểu hiện bằng tiền của tồn bộ các hao phí về lao động sống và lao động vật hóa mà doanh nghiệp đã bỏ ra có liên quan đến hoạt động kinh doanh trong một thời kỳ nhất định. Nói cách khác,