2.1 Tổ chức bộ máy kế tốn tại xí nghiệp
Nhiệm vụ,chức năng của bộ máy kế toán
Bộ máy kế tốn của xí nghiệp có chức năng: theo dõi, kiểm tra, giám sát, đánh giá về tình hình tài chính của xí nghiệp, tổng kết hiệu quả sản xuất kinh doanh, lập và nộp các báo cáo tài chính chính xác, kịp thời và đầy đủ cho cơ quan quản lý.
Bộ máy kế tốn có nhiệm vụ: thu thập xử lý chứng từ liên quan đến hoạt động của bộ máy xí nghiệp, ghi sổ và lập báo cáo kế toán theo yêu cầu. Kết hợp với các bộ phận chức năng khác lên kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch tài chính cho hoạt động của xí nghiệp. Đồng thời thơng qua các tài liệu đã ghi chép được kế tốn tiến hành phân tích tình hình thực hiện kế hoạch, tình hình sử dụng vốn, bảo tồn vốn, tính giá thành,xác định hiệu quả sản xuất kinh doanh và thực hiện nghĩa vụ với nhà nước, với cấp trên và cơng tác thanh tốn.
Cơ cấu bộ máy kế toán
Do áp dụng phần mềm kế tốn SAS vào cơng tác kế tốn đã giúp cho phịng kế tốn giảm số nhân viên kế toán mà vẫn đảm bảo cho xí nghiệp hoạt động có hiệu quả.
Bộ máy kế tốn của xí nghiệp được tổ chức theo hình thức kế tốn tập trung, tồn bộ cơng tác kế tốn được tiến hành tập trung tại phịng tài chính kế tốn của xí nghiệp. Các tổ đội khơng tiến hành tổ chức kế tốn riêng. Hiện nay phịng kế tốn của xí nghiệp gồm 6 người: 1 kế tốn trưởng, 1 kế toán tổng hợp, 1 kế toán vật tư và TSCĐ,1 kế toán thanh toán, 1 kế toán thuế, 1 thủ quỹ.
Sơ đồ bộ máy kế tốn của xí nghiệp
Kế tốn trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán vật tư và TSCĐ Kế toán thanh tốn Thủ quỹ Kế tốn thuế
Trong đó mỗi người có nhiệm vụ và chức năng riêng, cụ thể là:
Kế tốn trưởng: Giúp giám đốc xí nghiệp tổ chức bộ máy kế tốn, giám sát tình hình tài chính các hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, tổ chức hướng dẫn pháp lệnh kế toán thống kê và điều lệ kế tốn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty Sơng Đà 12. Định kỳ lập báo cáo tài chính, lên kế hoạch tổ chức sử dụng và thu hồi vốn, đồng thời làm báo cáo quyết toán hàng tháng, hàng quý, hàng năm để trình giám đốc và kế tốn trưởng của cơng ty.
Kế tốn tổng hợp: Nhận các chứng từ gốc của kế tốn chi tiết, kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của các chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để đưa vào sổ kế toán nhật ký chung, sổ cái tài khoản, sổ chi tiết tài khoản theo từng đối tượng cụ thể và lên báo cáo tài chính.
Kế tốn thanh tốn: Lập phiếu thu, phiếu chi theo lệnh, quản lý quỹ tiền mặt, tính toán, phân bổ chính xác chi phí nhân cơng, trích BHYT,BHXH,KPCĐ cho các đối tượng sử dụng liên quan. Thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên kịp thời đầy đủ đồng thời theo dõi tình hình cơng nợ, thanh tốn của xí nghiệp với các đơn vị khác.
Kế tốn vật tư và TSCĐ: có trách nhiệm tập hợp các chứng từ thu mua vật tư, sử dụng vật tư và TSCĐ của các đội thi công và các bộ phận khác trong xí nghiệp. Theo dõi tình hình sử dụng vật tư, kịp thời phát hiện tình trạng lãng phí, mát mát vật tư để từ đó tổ chức tính và phân bổ khấu hao TSCĐ cho từng đối tượng sử dụng liên quan.
Kế tốn thuế: có trách nhiệm theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước, các khoản phải nộp, …
Thủ quỹ: có nhiệm vụ theo dõi quản lý quỹ tiền mặt, kịp thời báo cáo tình hình thu chi và xác định số tiền còn tồn quỹ cuối ngày.
2.2 Tổ chức hệ thống kế toán
2.2.1 Đặc điểm chế độ kế tốn áp dụng tại xí nghiệp Sơng Đà
Niên độ kế tốn áp dụng tại xí nghiệp bắt đầu từ ngày 1/1 đến ngày 31/12. Kỳ kế toán thực hiện hàng tháng.
Đơn vị tiền tệ sử dụng là đồng Việt Nam, trong trường hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến ngoại tệ sẽ được quy đổi theo đúng nguyên tắc và phương pháp quy đổi mà nhà nước quy định.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp hạch toán giá thành nguyên vật liệu xuất kho: phương pháp bình
quân gia quyền
Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: phương pháp khấu trừ
Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: phương pháp đường thẳng được áp dụng theo quyết định 166/1999/QĐBTC của Bộ trưởn Bộ tài chính ngày 30/12/1999
Hệ thống các sổ sử dụng báo cáo theo mẫu của nhà nước: - Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả kinh doanh
Hệ thống kế toán trong các doanh nghiệp xây lắp ban hành theo quyết định 1864 ngày 16/12/1998 và các văn bản quyết định hạch tốn chung tồn Tổng công ty do Tổng cơng ty hướng dẫn cụ thể.
2.2.2 Hình thức kế tốn áp dụng
Hiện nay hình thức sổ kế tốn áp dụng tại xí nghiệp Sơng Đà 12.5 là hình thức “ sổ nhật ký chung”. Đây là hình thức sổ kế toán phù hợp nhất trong điều kiện cơng tác hạch tốn kinh tế tài chính phát sinh được căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để ghi sổ kế tốn theo trình tự thời gian và nội dung nghiệp vụ kinh tế theo đúng mối quan hệ kết quả giữa các đối tượng kế tốn.
Xí nghiệp tổ chức kế tốn theo mơ hình kế tốn tập trung , khối lượng cơng việc nhiều cùng với trình độ của đội ngũ nhân viên kế tốn tương đối đồng đều (đều tốt nghiệp đại học chun ngành kế tốn) nên xí nghiệp đã áp dụng tổ chức kế tốn trên máy vi tính với sự giúp đỡ của chương trình phần mềm SAS (Song da, Accounting System) do trung tâm phát triển công nghệ thông tin UNESSCO và Tổng công ty xây dựng Sông Đà phối hợp thực hiện. Phần mềm kế toán SAS cho phép chỉ cần nhập dữ liệu từ các chứng từ gốc một lần vào máy, các sổ kế toán và báo cáo kế toán sẽ được tự động cập nhật. Máy sẽ xử lý và cung cấp bất kỳ sổ kế toán và báo cáo kế toán nào theo yêu cầu của người sử dụng tại bất kỳ thời điểm nào. Bên cạnh đó chương trình cịn cho phép chạy cùng một lúc trên hệ thống máy tính có nối mạng nội bộ nên rất thuận tiện cho nhiều người nhập dữ liệu cùng một lúc khi có nhiều nghiệp vụ kế toán phát sinh.
Hệ thống sổ được kế tốn xí nghiệp sử dụng cho việc áp dụng “sổ nhật ký chung”:
- Sổ nhật ký chung - Sổ cái tài khoản
- Bảng cân đối số phát sinh
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán nhập vào máy để vào các sổ chi tiết liên quan, sau đó máy tự động vào các sổ cái tài khoản kế toán phù hợp. Số liệu sẽ tự động cập nhật vào sổ cái, bảng cân đối số phát sinh và định kỳ phân bổ, kết chuyển chi phí và lập báo cáo tài chính.
Chu trình sử lý chứng từ như sau:
Ghi sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi phí tiết, bảng cân đối số phát sinh Nghiệp vụ phát sinh Xử lý nghiệp vụ Nhập chứng từ khóa sổ của kỳ sau
Quy trình cơng tác kế tốn tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm như sau:
Trong đó:
ghi hàng ngày ghi cuối kỳ kiểm tra đối chiếu
II. Tình hình thực tế về tổ chức cơng tác kế tốn tập hợp chi phí sản xuấtvà tính giá thành sản phẩm ở xí nghiệp Sơng Đà 12.5.