II. Tình hình thực tế về tổ chức cơng tác kế tốn tập hợpchi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở xí nghiệp Sơng Đà 12.5.
1. Tình hình thực tế về tổ chức cơng tác kế tốn tập hợpchi phí sản xuất.
xuất.
1.1 Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất.
Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất có liên quan trực tiếp đến tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp, ảnh hưởng tới tính chính xác của thơng tin kế tốn cung cấp từ q trình tập hợp chi phí. Vì vậy xác định đối tượng tập hợp chi phí phù hợp với đặc điểm hoạt động và u cầu quản lý của xí nghiệp có ý nghĩe rất lớn trong việc tổ chức kế toán tập hợp chi phí sản xuất, từ việc hạch tốn ban đầu đến tập hợp chi phí, tổ chức tổng hợp số liệu, ghi chép trên các sổ kế tốn.
Tại xí nghiệp Sơng Đà 12.5, đối tượng kế tốn tập hợp chi phí được xác định là tưng cơng trình, hạng mục cơng trình. Mỗi đối tượng kế tốn tập hợp chi phí sản xuất từ khi khởi cơng xây dựng đến khi hoàn thành bàn giaođều được mở sổ chi tiết để tập hợp chi phí sản xuất. Các sổ chi tiết này được tổng hợp theo từng tháng và được theo dõi chi tiết theo từng khoản mục: CFNVLTT, CFNCTT, CFSXC.
1.2 Phân loại chi phí sản xuất tại xí nghiệp Sơng Đà 12.5
Xí nghiệp đã tiến hành phân loại chi phi sản xuất theo mục đích cơng dụng để quản lý chặt chẽ các chi phí tạo điều kiện thuận lợi cho việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: gồm toàn bộ giá trị vật liệu tạo ra sản phẩm, đó là những hao phí về vật liệu chính: sắt, thép, xí măng, đá, gạch, cát, sỏi.. Vật liệu phụ: vôi, sơn, đinh, dây thừng…Vạt liệu kết cấu: kèo, cột, khung. cốp pha…
- Chi phí nhân cơng trực tiếp: ở xí nghiệp Sơng Đà khơng chỉ hạch tốn tiền lương, các khoản phụ cấp lương của công nhân trực tiếp xây lắp mà còn gồm cả tiền lương, các khoản phụ cấp lương của công nhân điều khiển máy thi công, nhân viên quản lý tổ đội và các khoản trích theo lương: BHXH, BHYT, KPCĐ của công nhân xây lắp, công nhân điều khiển máy thi công, nhân viên quản lý tổ đội.
- Chi phí sản xuất chung: gồm các khoản chi phí có liên quan đến cơng tác quản lý và phục vụ chung trong phạm vi công trường hay tổ, đội xây lắp như: chi phí vật liệu, cơng cụ dụng cụ, KHTSCĐ, các khoản tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý phục vụ thi công cơng trình, chi phí dịch vụ mua ngồi, chi phí khác bằng tiền (tiền bồi dưỡng cho công nhân, tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại,…)
Các chi phí máy thi cơng khơng được tổ chức phân loại riêng mà được tập hợp vào cùng khoản mục chi phí sản xuất chung.
1.3 Phương pháp tập hợp chi phí sản xuất được áp dụng tại xí nghiệp
Để tập hợp chi phí sản xuất phục vụ cơng tác giá thành sản phẩm, xí nghiệp đã lựa chọn phương pháp tập hợp trực tiếp theo từng cơng trình. Chi phí phát sinh sử dụng cho cơng trình nào sẽ được tập hợp hết cho cơng trình đó.
1.4 Trình tự kế tốn tập hợp chi phí sản xuất tại xí nghiệp Sơng Đà 1.4.1 Kế tốn tập hợp chi phí ngun vật liệu trực tiếp 1.4.1 Kế tốn tập hợp chi phí ngun vật liệu trực tiếp
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phục vụ thi công xây lắp, máy thi công, công tác quản lý tổ, đội phát sinh trong tháng được hạch toán trên TK 621, tài khoản này được mở chi tiết cho từng cơng trình, hạng mục cơng trình.
Chi phí ngun vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong giá thành sản phẩm xây lắp (60 – 65%). Do vậy việc tổ chức thu mua, xuất dùng, sử dụng cũng như hạch tốn chi phí ngun vật liệu ln phải gắn chặt với từng đối tượng sử dụng để đảm bảo quản lý vật tư, chống lãng phí và tính đúng giá thành sản phẩm. Có thể nói vật tư trong xí nghiệp rất đa dạng về chủng loại, kích cỡ, có cơng dụng và mục đích sử dụng khác nhau. Xí nghiệp đã xây dựng ”hệ thống danh điểm vật tư” dựa trên phần mềm SAS như sau:
Chọn danh mục “Hệ thống danh điểm vật tư” trên thanh menu “Vật tư, thành phẩm”. Chọn loại vật tư cần lập, sau đó bấm nút “thêm” số hiệu của loại vật tư mới mà kế toán muốn quản lý sẽ tự động được tạo ra. Sau đó kế tốn nhập các thơng tin chi tiết về vật tư (như tên, đơn vị tính…). Kết thúc nhấn chuột vào nút “ghi”.
Quy trình hạch tốn khoản mục CPNVLTT như sau:
Phịng kinh tế _ kế hoạch cùng phó giám đốc phụ trách vật tư và nhân viên của phòng quản lý kỹ thuật dựa vào dự tốn các cơng trình, phương án thi cơng, kế hoạch thi cơng để tính tốn lượng vật tư cần thiết phục vụ cho cơng trình và lập kế hoạch cung ứng vật tư. Lượng cung ứng vật tư cần thiết phục vụ cơng trình được tính dựa trên dự tốn cơng trình và đánh giá vật liệu trên thị trường thơng qua Biên bản xác định giá. Từ đó phịng kế hoạch sẽ xác định được nguồn cung cấp hợp lý.
Xí nghiệp khơng tiến hành mua vật tư phục vụ cho sản xuất mà do chủ cơng trình tự tổ chức thu mua vì xí nghiệp áp dụng phương thức khốn gọn cho chủ cơng trình. Vật tư mua và đưa đến tận cơng trình khơng qua kho của xí nghiệp mà được theo dõi tại kho của cơng trình do chủ cơng trình và các tổ, đội xây lắp bảo quản và chịu trách nhiệm. Vì vậy khơng có nghiệp vụ mua vật tư nhập kho cũng như xuất kho vật tư để phục vụ cho hoạt động sản xuất trực tiếp. Vào cuối mỗi tháng chủ cơng trình tập hợp các chứng từ có liên quan đến công việc mua vật tư xuất dùng cho hoạt động xây lắp trực tiếp về cho kế tốn xí nghiệp. Những chứng từ này gồm: Hợp đồng kinh tế (đối với những hợp đồng lớn và cung cấp thương xuyên: xi măng), Hóa đơn giá trị gia tăng, Hóa đơn cung cấp dịch vụ vận chuyển, Biên bản giao nhận vật tư hàng hóa. Dựa vào những chứng từ đã tập hợp được kế toán tiến hành hạch toán CPNVLTT như sau:
Khi nhận được các chứng từ hóa đơn liên quan đến việc phát sinh CPNVLTT, kế tốn tiến hành tính giá thực tế của nguyên vật liệu sử dụng cho cơng trình dựa trên hóa đơn mua ngun vật liệu và hóa đơn cung cấp dịch vụ vận chuyển (hoặc giấy biên nhận vận chuyển, bốc xếp… nếu có)
Nếu chủ cơng trình có “Giấy đề nghị thanh tốn”, kế tốn xem xét tình hình phát sinh chi phí đến thời điểm xin đề nghị thanh tốn với tình hình sử dụng vốn tạm ứng của chủ cơng trình, và trình giám đốc duyệt chi. Nếu giám đốc duyệt chi, kế toán sẽ viết Phiếu chi, đồng thời chuyển phiếu chi cho thủ quỹ xuất tiền mặt cho chủ cơng trình để chủ cơng trình thanh tốn cho người bán qua ngân hàng. Khi thanh toán cho người bán hoặc nợ người bán trên TK 331 _ phải trả người bán của xí nghiệp kế tốn lập chứng từ hạch toán và ghi: Nợ TK 141 (chi tiết cho từng cơng trình)
Có TK 1111,1121 Hoặc:
Nợ TK 141
Có TK 331
sau đó kế tốn ghi nhận CPNVLTT theo định khoản: Nợ TK 621 (chi tiết cho từng cơng trình)
Có TK141 (chi tiết cho từng cơng trình) Nợ TK 1331
Có TK 3388 (chi tiết cho từng cơng trình)
Nếu chủ cơng trình khơng có giấy đề nghị thanh tốn kế tốn sẽ tính trừ vào tiền vốn xuất tạm ứng cho chủ cơng trình, kế tốn lập chứng từ hạch toán theo định khoản:
Nợ TK 621 (chi tiết cho từng cơng trình)
Có TK 141 (chi tiết cho từng cơng trình) Nợ TK 133 (thuế VAT được khấu trừ)
Có TK 3381 (chi tiết cho từng cơng trình)
Ghi nhận khoản nợ thuế chủ cơng trình đã thanh tốn thay cho xí nghiệp. Trên cơ sở các chứng từ hạch tốn đã lập kế tốn nhập liệu vào máy vi tính để ghi nhận CPNVLTT theo giá thực tế của nguyên vật liệu mua về sử dụng cho thi cơng trực tiếp. Do xí nghiệp áp dụng phần mềm kế tốn SAS theo hình thức Nhật ký chung nên các chứng từ được nhập thống nhất trên một cửa sổ “Nhập chứng từ”.
Em xin xét ví dụ sau để minh họa cho phần kế tốn CPNVLTT:
Với Giấy đề nghị thanh tốn của ơng Lê Minh Hải ngày 30/11/2004, kế toán làm thủ tục rút tiền gửi ngân hàng để thanh toán cho người bán. Khi thanh toán cho người bán thay cho chủ cơng trình kế tốn ghi nhận khoản tiền này như một khoản tạm ứng cho chủ cơng trình. Kế tốn lập chứng từ hạch tốn và nhập liệu vào máy theo trình tự sau:
- Nhấn chuột vào “Tổng hợp” trên màn hình của cửa sổ “ Nhập chứng từ” - Tháng: 11/2004
- Ngày chứng từ: 30/11/2004 - Số hiệu chứng từ: TƯ11
- Diễn giải: Tạm ứng tiền mua vật tư cho chủ cơng trình - Bộ phận: CT tường kè đê hữu Sông Cầu – Bắc Ninh - Tài khoản: 141, phát sinh Nợ: 126.353.000
Bấm nút “Ghi” để lưu dữ liệu. Sau đó căn cứ vào “Biên bản sử dụng vật tư” và “Hóa đơn GTGT” kế tốn tổng hợp lập chứng từ hạch toán và nhập dữ liệu vào máy như sau:
- Nhấn chuột vào “Tổng hợp” trên màn hình của cửa sổ “ Nhập chứng từ”
- Tháng: 11/2004
- Ngày chứng từ: 30/11/2004
- Số hiệu chứng từ: 17 HTCP
- Diễn giải: Hạch tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp
- Bộ phận: CT tường kè đê hữu Sông Cầu – Bắc Ninh
- Tài khoản: 621, phát sinh Nợ: 120.335.000
- Tài khoản: 141, phát sinh Có: 120.335.000
- Tài khoản: 1331, Phát sinh Nợ: 6.018.000
- Tài khoản: 3388, phát sinh Có: 6.018.000
Bấm nút “Ghi” để lưu dữ liệu của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Khi nhập tài khoản Nợ hoặc Có kế tốn chỉ cần nhập phần đầu của số hiệu tổng hợp, bấm “Enter” và chọn số hiệu của tài khoản chi tiết trong bảng tài khoản theo yêu cầu của chương trình (phải nhập liệu theo số hiệu tài khoản cấp thấp nhất).
Sau khi nhập xong chứng từ, máy tự động chuyển dữ liệu vào các sổ của hình thức Nhật ký chung theo trình tự sau:
+ Sổ nhật ký chung + Sổ cái tài khoản 621
+ Sổ chi tiết tài khoản 62101- CT tường kè đê hữu Sông Cầu Bắc Ninh
Việc thực hiện nhập tiếp các chứng từ khác phát sinh trong tháng liên quan đến khoản mục CPNVLTT theo quy trình tương tự.
Cuối kỳ kế toán căn cứ vào CPNVLTT đã tập hợp được trên sổ chi tiết tài khoản 62101- CT tường kè đê hữu Sơng Cầu Bắc Ninh, kế tốn kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sang sổ cái tài khoản 154 (chi phí sản xuất kinh doanh dở dang), và sổ chi tiết tài khoản 15413- CT tường kè đê hữu Sông Cầu Bắc Ninh để tính giá thành cơng trình.
Biểu 04: Mẫu số:01 GTKT- 3LL
GX/2004B