1. Sự cần thiết phải tổ chức kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản
2.1. Đặc điểm tình hình chung về Cơng ty
2.1.3.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Công ty
Giám đốc Văn Phịng Hội đồng KHKT Phó Giám đốc KT Phó Giám đốc KD P. kỹ thuật và QL đề án P. Kế hoạch kinh doanh P.TCKT P.tổ chức LĐ Trung tâm tư vấn và đầu tư Phịng cơng nghệ lắp đặt P. điện đo lường P. thiết bị P. Xây dựng P. cấp thốt nước Trung tâm kỹ thuật mơi trường
Văn phịng đại diện và chi nhánh Cơng ty tại TPHCM Trung tâm thực nghiệm PT Trung tâm chống ăn mòn và kiểm định CLCT P. kế hoạch nghiệp vụ P. Thiết kế tổng hợp
Sơ đồ 1.8
* Chức năng cụ thể của phòng, ban như sau:
- Giám đốc Công ty: là người đứng đầu Công ty, là đại diện pháp nhân của Công ty chịu trách nhiệm tổ chức điều hành tồn bộ hoạt động của Cơng ty.
- Phó Giám đốc: là người giúp việc cho giám đốc
Phịng kỹ thuật và quản lý đề án: có nhiệm vụ thực hiện tồn bộ cơng trình từ khi lập kế hoạch chào hàng, báo cáo nghiên cứu khả thi, thiết kế giám sát thi cơng cho đến thi cơng trình hồn thành bàn giao vào sử dụng.
- Phòng kế hoạch kinh doanh: Xây dựng kế hoạch tác nghiệp cho Công ty và tổ chức thực hiện kế hoạch.
- Phịng kế tốn tài chínhL: Thực hiện chức năng giám đốc về mặt tài chính, thu thập số liệu, phản ánh vào sổ sách kế tốn và cung cấp thơng tin đầy đủ, kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định của Giám đốc Công ty, tiến hành các thủ tục thanh quyết toán các hợp đồng kinh tế, giải quyết vấn đề tiền lương cho các bộ phận.
Trung tâm tư vấn và đầu tư: Thực hiện tư vấn đầu tư, lập báo cáo nghiên cứu khả thi giúp chủ đầu tư hoạch định chủ trương đầu tư
Trung tâm kỹ thuật môi trường; cung cấp các giải pháp xử lý chất thải, nước thải, tiếng ồn…
Trung tâm chống ăn mịn và kiểm định cơng trình: khảo sát thiết kế xử lý chống ăn mịn và gia cố cơng trình hoặc hạng mục cơng trình đang bị xuống cấp do tác động của mơi trường hố chất.
- Chi nhánh Công ty tại TPHCM: Đại diện cho Công ty để giám sát thi công và thiết kế bổ sung hoặc thiết kế sửa đổi những hạng mục cơng trình do Cơng ty thiết kế ở các tỉnh phía Nam.
2.1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế tốn tại Cơng ty:
Sơ đồ bộ máy kế tốn của Cơng ty
* Nhiệm vụ cụ thể:
Phụ trách phần kế toán liên quan trực tiếp đến Ngân hàng, theo dõi tài khoản tiền gửi nội tệ và ngoại tệ tại Ngân hàng và cơng việc có liên quan; lĩnh tiền gửi; vay vốn Ngân hàng…
Phụ trách phần thanh tốn nội bộ (cơng tác phí, tạm ứng….) các khoản thanh tốn các cơng trình, các khoản mua ngồi (điện, nước)…..
- Cuối quý lập báo cáo kết quả thanh toán, báo cáo về doanh thu và tính thuế phải nộp.
* Kế toán tổng hợp
- Ghi sổ cái và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các chứng từ ghi sổ đã được thủ quỹ và kế toán Ngân hàng và thanh toán lập.
Theo dõi tình hình tăng giảm khấu hao TSCĐ,Cuối kỳ lập bảng kê tăng TSCĐ và bảng tổng hợp trích khấu hao TSCĐ trong năm.
Theo dõi các khoản trích nộp BHXH, kinh phí cơng đồn và quyết tốn với đơn vị cấp trên và địa phương.
Cuối tháng tính thuế phải nộp vào tờ khai thuế doanh thu, bảng kê khai nộp thuế lợi tức, tờ khai nộp tiền thu về sử dụng vốn.
KẾ TỐN TRƯỞNG Kế tốn Ngân hàng và thanh toán Kế toán trung tâm mơi trường Kế tốn trung tổng hợp Thủ quỹ
- Theo dõi tài khoản tiền gửi Ngân hàng, phải thu, phải trả nội bộ…ở đơn vị phụ thuộc.
- Theo dõi các khoản thu chi theo cơng trình, tính tốn chi phí sản xuất
- Lập các BCTC hàng quý, hàng năm về tình hình sản xuất ở các trung tâm và gửi lên Công ty.
* Thủ quỹ
- Theo dõi các khoản thu chi tiền tại quỹ của Công ty, lập chứng từ ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến quỹ, ghi sổ quỹ kê khai VAT đầu vào hàng tháng.
Theo dõi lao động, tiền lương phải trả, đã trả và các khoản khấu trừ vào lương Sơ đồ tổ chức hạch tốn tại Cơng ty
Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng kê chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết Bảng chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính 1 2 5 6 7 5 7 6
Sơ đồ 1.10 Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng kiểm tra, đối chiếu
(1) Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lý, hợp lệ kế toán tiến hành phân loại các chứng từ để lập chứng từ ghi sổ
(2) Đối với các chứng từ thu chi tiền mặt được thủ quỹ ghi vào sổ quỹkiểm báo cáo quỹ vào cuối mỗi ngày. Thủ quỹ gửi 1 liên của sổ quỹ cùng với các phiếu thu, chi lên phịng kế tốn và kế toán kiểm tra, lập chứng từ ghi sổ.
(3) Các nghiệp vụ liên quan đến đối tượng kế toán cần phải hạch tốn chi tiết thì ghi vào sổ chi tiết.
(4) Từ chứng từ ghi sổ, kế toán ghi vào sổ cái và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
(5) Từ sổ chi tiết, kế toán tổng hợp số liệu để lập bảng chi tiết và từ sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh các tài khoản (nghiệp vụ này được thực hiện vào cuối tháng.)
(6) Cuối tháng đối chiếu số liệu giữa sổ cái và bảng chi tiết, số liệu của sổ đăng ký chứng từ ghi sổ với bảng cân đối số phát sinh
(7) Tổng hợp số liệu và lập báo cáo tài chính.
2.1.4.2. Hình thức kế tốn mà Cơng ty áp dụng
* Hệ thống tài khoản sử dụng
Hiện nay Công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản theo chế độ kế toán doanh nghiệp do Bộ Tài chính ban hành theo quy định 1141 – TC/CĐKT ngày 1/11/1995 bao gồm các tài khoản sau:
3,TK334,TK336,TK338,TK411,TK414,TK415,TK416,TK421,TK4311,TK43 12,TK441,TK461,TK511,TK642,TK711,TK811,TK911.
Trong đó do đặc thù của Cơng ty là tập hợp chi phí và thanh quyết tốn các hợp đồng theo cơng trình nên các tài khoản liên quan đến chi phí và thanh tốn đều được mở ở tài khoản cấp 2 và chi tiết theo công thức (chẳng hạn TK 154 được mở chi tiết các tài khoản cấp hai từ 154001 đến 154999 cho các cơng trình sản phẩm mà Công ty đang thực hiện.)
Công ty cũng đã thực hiện giảm bớt một số tài khoản, làm tắt để đơn giản hơn trong việc ghi sổ và hạch tốn.Do đó trong kế tốn chi phí sản xuất kế tốn đã khơng sử dụng các tài khoản loại 6 như TK 621,622,623,627
* Hình thức sổ kế tốn áp dụng tại Cơng ty
Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ .Sổ kế tốn Cơng ty bao gồm: - Sổ quỹ
- Sổ chi tiết các tài khoản - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái tài khoản
- Sổ theo dõi Ngân hàng và sổ theo dõi chi tiết. Việc áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ là rất phù hợp với đặc điểm của Cơng ty vì nó có ưu điểm là đơn giản, dễ ghi chép, phù hợp với việc vào số liệu trên máy tính, giảm bớt số lượng số đặc biêt là ở đơn vị nhỏ và số lượng nghiệp vụ phát sinh không nhiều, sử dụng nhiều sổ tờ rơi dễ phân công công việc, dễ tổng hợp số liệu và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên nó vẫn cịn một số nhược điểm. Việc ghi chép dồn vào cuối kỳ dẫn đến việc lập BCTC thường chậm, khối lượng ghi chép trùng lắp làm giảm hiệu suất công việc.
Căn cứ vào các chứng từ gốc như phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, báo có của Ngân hàng. Mọi nghiệp vụ ghi chép trùng lặp làm giảm hiểu suất công việc, kinh tế phát sinh đều được đưa vào sổ chi tiết cho từng tài khoản, vào chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ từ đó vào sổ cái theo mẫu quy
định. Cuối kỳ kế toán tổng hợp căn cứ vào sổ cái lập báo cáo kế toán theo 4 mẫu báo cáo…Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh – Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp thuyết minh BCTC.
2.2. Thực tế tổ chức cơng tác kế tốn cho phí sản xuất và giá thành sản phẩm tại Công ty. phẩm tại Công ty.
2.2.1. Đặc điểm của sản phẩm khảo sát thiết kế chi phối đến cơng tác kế tốn tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm tại Cơng ty. tốn tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm tại Công ty.
Khảo sát, lập dự án đầu tư, thiết kế thi công là khâu đầu trong cơng tác xây dựng cơ bản, có tầm quan trọng đặc biệt về chất lượng cũng như hiệu quả đầu tư đối với bất kỳ cơng trình xây dựng nào. Sản phẩm của công tác khảo sát thiết kế, lập dự á đầu tư, thiết kế thi công rất trừu tượng và đa dạng, khơng có trạng thái hiện vật cụ thể thường gọi là sản phẩm dịch vụ tư vấn đầu tư.
Sản phẩm dịch vụ tư vấn đầu tư phân theo phạm vi, nội dung hình thái, vật chất ổn định tương đối bao gồm:
- Báo cáo khảo sát cơng trình
- Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi đầu tư xây dựng cơng trình.
- Báo cáo nghiên cứu khả thi đầu tư xây dựng cơng trình
- Hồ sơ thiết kế bản vẽ thi cơng lập tổng dự tốn đầu tư xây dựng cơng trình.
- Thẩm định dự án đầu tư – Thẩm định tổng dự toán
- Tư vấn giám sát, tư vấn lập hồ sơ mời thầu
Trong các ngành sản xuất vật chất, sản phẩm sản xuất ra thường có hình thái vật chất cụ thể ổn định với mẫu mã, chủng loại, quy cách phẩm chất riêng. Tuy nhiên sản phẩm khảo sát thiết kế lại rất đặc biệt. đó là các báo cáo khảo sát cơng trình, báo cáo tiền khả thi, các bản vẽ thiết kế….cho từng cơng trình, hạng mục cơng trình các sản phẩm dịch vụ này mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất kéo dài theo những chu kỳ khác nhau, thường từ 3 đến 6,
lại có yêu cầu riêng về kỹ thuật,đặc điểme là có sự địi hỏi lớn về lao động chất xám của con người. Chính vì thế đối với các sản phẩm khảo sát thiết kế, chi phí về vật hoá chỉ chiếm một tỷ lệ rất nhỏ trong tổng chi phí như giá trị vật liệu chính, vật liệu phụ bình qn chiếm 2,2% trên tổng giá trị sản phẩm, giá trị cộng cụ lao động và tài sản cố định dịch chuyển sang giá trị sản phẩm khoảng 2,1% cịn chi phí về lao động sống kết tinh trong sản phẩm chiếm 60 – 7%. Điều này đòi hỏi kế tốn chi phí và tính giá thành sản phẩm phải xác định cho mình mồt phương pháp và trình tự hạch tốn thích hợp sao cho vừa đúng chế độ kế toán hiện hành, vừa linh hoạt, phù hợp với đặc thù của sản phẩm đồng thời đáp ứng được yêu cầu quản lý của doanh nghiệp
Bên cạnh đó, kết cấu của sản phẩm khảo sát thiết kế thường rất phức tạp do trong quá trình sản xuất phải thực hiện nhiều phương thức thi công (khảo sát tại hiện trường kết hợp với thiết kế trong doanh nghiệp ) chính vì thế mà chi phí phát sinh rất đa dạng và khơng hồn tồn giống nhau cho mỗi cơng trình. Điều này gây ra nhiều khó khăn trong việc tập hợp và phân loại chi phí theo khoản mục và do đó ảnh hưởng đến việc phân tích sự biến động của chi phí dến giá thành theo từng yếu tố chi phí. Đồng thời việc quản lý hạch tốn chi phí, giá thành sản phẩm cũng địi hỏi phải được tổ chức chặt chẽ hơn ở hiện trường cũng như tại doanh nghiệp. Việc đánh giá sản phẩm cũng không chỉ được tập hợp riêng cho từng cơng trình, hạng mục cơng trình hoặc cơng việc cụ thể.
Một đặc điểm khác ủc sản phẩm khảo sát thiết kế là các sản phẩm này khơng có giai đoạn nhập kho sau khi hoàn thành mà được chuyển giao ngay cho khách hàng – chủ đầu tư theo giá dự toán (giá trị định thầu) hoặc giá thoả thuận với chủ đầu tư (giá đấu thầu) sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Vì thế việc xác định giá cả, thanh tốn, vai trị của người mua, người bán, đã được xác định khi tiến hành sản xuất sản phẩm.
Chất lượng của sản phẩm khảo sát thiết kế có ảnh hưởng rất lớn đến các cơng trình sau này. Vì vậy sau khi thiết kế xong và giao lại cho khách hàng,
đơn vị phải cử cán bộ đi theo dõi việc thực hiện (giám sát thi cơng, chạy thử… sản phẩm chỉ được coi là hồn thành khi kết thúc giai đoạn đưa cơng trình vào sử dụng. Do đặc thù sản phẩm, nhận thầu lập dự án tiến khả thi hay thiết kế thi công đơn vị tư vấn được ứng trước 20 – 80% giá trị cơng trình để thực hiện. Khi lập xong dự án nộp cho chủ đầu tư, được chủ đầu tư thanh toán đến 90 hoặc 95%. Số tiền cịn lại được thanh tốn khi dự án chủ đầu tư được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt hoặc khi cơng trình thi cơng xong bàn giao cho người sử dụng, các khoản chi phí vẫn có thể phát sinh và do đó kế tốn vẫn phải tiếp tục theo dõi, tập hợp để xử lý và lựa chọn phương pháp hạch toán sao cho phù hợp giữa thực tế và yêu cầu chế độ quản lý hiện hành.
2.2.2. Nội dung chi phí sản xuất tại Cơng ty:
Theo nội dung kinh tế của chi phí tồn bộ chi phí sản xuất của Cơng ty được chia thành 2 loại – Chi phí trực tiếp
- Chi phí gián tiếp
2.2.2.1. Chi phí trực tiếp.
Chi phí trực tiếp là những chi phí có quan hệ trực tiếp đến việc sản xuất một loại cơng trình, hạng mục cơng trình.
Khi tiến hành khảo sát thiết kế, bên cạnh các chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp cịn có một số yếu tó chi phí khác cũng trực tiếp cấu thành nên giá thành sản phẩm khảo sát thiết kế của Cơng ty, các khoản chi phí này phát sinh riêng sẽ cho từng cơng trình. Do đó các chi phí trực tiếp phát sinh ở công trinh nào sẽ được hạch tốn vào giá thành của cơng trình đó. Các khoản chi phí này bao gồm:
- Chi phí xuất bản tài liệu: là khoản chi phí cần thiết để từ những bản gốc tài liệu thiết kế có thể nhân và nhiều bản khác.
- Cơng tác phí của cácn bộ liên quan trực tiếp đến cơng trình bao gồm tiền xe cộ, phương tiện đi lại, vé tàu, phà, chi phí ăn ở cho các hoạt động xúc tiến khảo sát tại địa phương.
- Chi phí mơi giới cho người tìm dẫn cơng trình: Tỷ lệ chi phí này tính theo giá trị doanh thu của Hợp đồng. mức chi phí tối đá là 3%.
- Chi phí chia thầu: là những khoản chi phí phải chia cho các đơnv ị khác trong trường hợp Công ty đứng ra ký hợp đồng tồn bộ một cơng trình nào đó nhưng vẫn có phần việc Cơng ty khơng đủ khả năng đảm đương, Cơng ty sẽ phải tìm một đối tác để họ thực hiện cơng việc đó thay cho Cơng ty. Khi tìm được Cơng ty sẽ kí hợp đồng trực tiếp với đối tác này và sẽ phải trả cho họ một khoản tiền gọi là chi phí thầu. Khoản tiền này sẽ được trừ trực tiếp vào doanh thu của tồn bộ cơng trình và được tính vào giá thành của sản phẩm khảo sát thiết kế
- Các chi phí bằng tiền như: chi phí tiếp khách, chi phí hội nghị thơng qua đề án cơng trình, hội nghị bàn vừê việc thực hiện đề án…Mặc dù những khoản chi phí này khơng thường xun phát sinh nhưng cũng được tính vào chi phí trực tiếp của cơng trình.
2.2.2.2. Chi phí gián tiếp (chi phí sản xuất chung)
Chi phí sản xuất chung là tồn bộ những chi phí thuộc phạm trù chi phí sản xuất nhưng khơng tham gia trực tiếp vào q trình sản xuất cấu tạo nên