2.1 .Giới thiệu khái quát về Công ty TNHH Bảo Long Lạng Sơn
2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý công ty:
Là một doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập, phải đảm bảo có kế hoạch kinh doanh cho phù hợp với thực tế thị trường, đem lại hiệu quả cao, góp phần tích luỹ vốn cho doanh nghiệp và đóng góp ngày càng cao cho xă
hội đồng thời tạo ra việc làm và thu nhập ổn định cho cán bộ công nhân viên. Các phòng ban, bộ phận và các mối quan hệ trong điều hành SXKD của Công ty TNHH Bảo Long.
Bộ máy quản lý của Công ty TNHH Bảo Long bao gồm: -Giám đốc
-Phó giám đốc -Các phịng ban -Các phân xưởng
Sơ đồ 2.2. Tổ chức bộ máy quản lý công ty
Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận, phịng ban trong cơng ty:
Giám đốc:
Là người đứng đầu cơng ty có chức năng lãnh đạo chung toàn bộ máy quản lý và trực tiếp điều hành hoạt động SXKD của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi mặt hoạt động của cơng ty. Ngồi ra, giám đốc cịn phải điều hành cơng ty thực hiện đúng chính sách, pháp luật của Nhà nước. Giám đốc sẽ uỷ quyền cho phó giám đốc các công việc của công ty theo chức năng khi giám đốc đi vắng.
Phó giám đốc:
Là người giúp việc cho giám đốc, đồng thời có nhiệm vụ:
- Phụ trách bộ phận kế tốn - tài vụ, phịng trách cơng tác kinh doanh của công ty bao gồm mua nguyên vật liệu và bán hàng.
- Chỉ đạo việc kiểm tra, kiểm kê nguyên vật liệu, linh kiện, sản phẩm. - Có nhiệm vụ điều hành sản xuất, chuyên theo dõi thiết bị, công nghệ, áp dụng những thành tựu khoa học mới của nước ngồi vào quy trình sản xuất của cơng ty, khuyến khích cán bộ cơng nhân viên phát huy những sáng kiến cải tiến kỹ thuật, tăng năng suất lao động, nâng cao hiệu quả sản xuất.
- Có nhiệm vụ quản lý, tổ chức và chỉ đạo công tác kinh doanh của công ty, là người giúp giám đốc về giao dịch, ký kết các hợp đồng mua nguyên vật liệu và cung ứng hàng hoá với khách hàng - là người phụ trách chính và kiểm tra việc thực hiện kinh doanh sản phẩm của công ty.
- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về phần việc được giao: uỷ quyền cho các trưởng bộ phận giải quyết các vấn đề tương ứng khi đi vắng.
Phịng Kế tốn - Tài vụ:
- Có nhiệm vụ tổ chức điều hành tồn bộ hệ thống kế toán, chỉ đạo trực tiếp tồn bộ nhân viên kế tốn trong cơng ty, làm tham mưu cho Ban giám đốc về các hoạt động kinh doanh, giúp giám đốc quản lý về các mặt kế tốn,
tài chính, tính tốn các chi phí sản xuất, giá thành, lập các chứng từ sổ sách thu chi với khách hàng và nội bộ.
- Kiểm tra tình hình tài sản của cơng ty với hai mặt của nó là vốn và nguồn hình thành tài sản đó, nắm vững thực trạng tài chính, khả năng thanh tốn cũng như khả năng chi trả của cơng ty với bạn hàng.
- Tổng hợp kế hoạch sản xuất kỹ thuật tài chính hàng năm và thực hiện theo dơi vật tư, thiết bị, đảm bảo cung ứng kịp thời nguyên vật liệu cho sản xuất hàng hóa.
- Căn cứ vào thơng tin trên thị trường, các loại chi phí phát sinh và giá mua ngun vật liệu đầu vào mà phịng có thể đưa ra kế hoạch giá thành, sản lượng sản phẩm sản xuất ra nhằm thu lợi cao nhất.
Phịng Tổ chức Hành chính:
- Tổ chức, sắp xếp, bố trí cơng việc cho cơng nhân viên một cách hợp lý trong tồn cơng ty nhằm nâng cao hiệu quả SXKD, thực hiện đúng chế độ chính sách của Nhà nước đối với người lao động.
- Giúp giám đốc về cơng tác hành chính bảo đảm những điều kiện cần thiết cho hoạt động quản lý, sinh hoạt, đời sống của công ty.
- Tổ chức sắp xếp nơi làm việc, hội họp, học tập và các hoạt động đối nội, đối ngoại của công ty.
- Tổ chức tiếp đón các tổ chức đồn thể và cơ quan chức năng đến thăm và làm việc với công ty.
- Quản lý, tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho người lao động. - Tổ chức việc đào tạo nâng cao tay nghề cho công nhân.
Phân xưởng sản xuất: có nhiệm vụ:
- Chế tạo stato từ sắt silic (lá thép kỹ thuật stato). - Đúc nhôm, gang để sản xuất gia công vỏ động cơ
- Ép nhựa để sản xuất ra các linh kiện nhựa: nắp bảo vệ cánh quạt gió, hộp bảo vệ tụ điện.....
Phân xưởng lắp ráp: có nhiệm vụ:
- Cuốn dây, lồng đấu dây, nhồi dây vào stato. - Lắp ráp cơ khí.
- Sơn vỏ ngồi của sản phẩm. - Kiểm tra chất lượng sản phẩm. - Hoàn thiện, bao gói sản phẩm. - Nhập kho sản phẩm.
2.1.4. Đặc điểm chung về tổ chức cơng tác kế tốn của công ty:
2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty TNHH Bảo Long Lạng Sơn:
Công ty TNHH Bảo Long Lạng Sơn là đơn vị hạch tốn độc lập, mơ hình tổ chức bộ máy kế toán khá gọn nhẹ đủ khả năng đáp ứng được yêu cầu của quản lý, điều hành và tình hình sản xuất của cơng ty, ban lãnh đạo cơng ty đă biên chế bộ máy kế tốn bao gồm 05 người và được tập trung tại phòng kế tốn – tài vụ, mọi cơng tác và nghiệp vụ kế tốn đều được thực hiện tại phịng này, trong đó nhân sự được phân cơng, bố trí phụ trách các mảng cơng tác kế toán như sau:
- 01 Kế toán trưởng. - 01 Kế toán tổng hợp
- 01 Kế toán nguyên vật liệu và tài sản cố định, vật tư, hàng hoá. - 01 Kế toán thu, chi, tiền lương, vốn bằng tiền, thanh toán. - Thủ quỹ, thu ngân.
Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh sản phẩm, yêu cầu quản lý cán bộ và cơng tác đặc thù của cơng ty thì bộ máy kế tốn của công ty được tổ chức theo mơ hình tập trung. Hàng ngày phịng kế tốn – tài vụ tập hợp các chứng từ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh , sau đó kế tốn thực hiện việc
ghi chép thu thập tính tốn có hệ thống, chính xác và kịp thời. Để rõ hơn về tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty chúng ta cùng xem sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty.
Sơ đồ 2.3. Tổ chức bộ máy kế toán của Cơng ty
Kế tốn trưởng Kế toán Tổng hợp Thủ quỹ, thu ngân Kế toán TSCĐ, vật tư, hàng hố Kế tốn tiền lương, vốn bằng tiền, thanh tốn
(Nguồn: Cơng ty TNHH Bảo Long – Phịng Tổ chức Hành chính)
Kế tốn trưởng:
Có nhiệm vụ điều hành chung tồn bộ cơng tác kế tốn, tổng hợp các thơng tin tài chính, kế tốn, điều hành trực tiếp cơng tác thống kê và hạch tốn của cơng ty phân tích kết quả sản xuất kinh doanh, đơn đốc các kế toán lập và gửi báo cáo tài chính, cung cấp và phục vụ cho yêu cầu của ban giám đốc và các bộ phận phòng ban liên quan thực hiện tốt công tác sản xuất kinh doanh của cơng ty, đồng thời làm kế tốn giá thành và báo cáo kế toán. Kiểm soát và quyết định thu chi của công ty theo đúng chế độ quản lư tài chính, đề xuất các biện pháp tổ chức quản lư trong lĩnh vực tài chính. u cầu trong cơng tác là phải lập đúng và đủ các báo cáo kế toán, tổ chức kiểm tra kế tốn trong nội bộ cơng ty, tổ chức hướng dẫn và thi hành kịp thời các chế độ tài chính kế tốn của Nhà nước.
Có nhiệm vụ theo dơi chi tiết tình hình thu, chi tiền mặt, thanh toán với Ngân hàng, thanh toán với các nhà cung cấp, khách hàng và nhân sách Nhà nước; lập sổ thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp, bảng tổng hợp công nợ phải thu, phải trả, hàng tháng căn cứ vào bảng chấm cơng để tính lương, thưởng, các khoản phụ cấp, các khoản BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, các khoản trích theo lương... cho từng cán bộ, công nhân viên; ghi chép các nghiệp vụ về vốn, tiêu thụ hàng hoá, các nghiệp vụ thu chi vốn bằng tiền, nghiệp vụ thanh thoán với khách hàng và nhà cung cấp; trực tiếp giao dịch với Ngân hàng làm các thủ tục tiền gửi, tiền vay ngân hàng, thanh toán các khoản phải trả, phải nộp và tổ chức cơng tác quỹ.
Kế tốn Ngun vật liệu và TSCĐ:
Có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép tình hình thu, nhập, xử lý, kiểm tra tồn bộ thơng tin có liên quan đến q trình nhập, xuất, phân bổ vật tư... theo hoá đơn, phiếu xuất kho của nhà cung cấp và phiếu nhập kho, xuất kho của Công ty; theo dõi phản ánh tình hình tăng giảm TSCĐ trong cơng ty, tính khấu hao và cung cấp thơng tin cho kế tốn tập hợp chi phí giá thành đồng thời trích đúng và đủ khấu hao tài sản cố định mà Cơng ty sở hữu nhằm hồn thiện và nâng cao hiệu quả kinh tế của vốn cố định.
Kế toán tổng hợp:
Định kỳ căn cứ vào chứng từ gốc, bảng tổng hợp, thanh tốn... để tổng hợp số liệu tính ra các chỉ tiêu tiền lương, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, các khoản trích theo lương, định kỳ khoá sổ kiểm tra đối chiếu giữa các bảng tổng hợp, các báo cáo chi tiết lên Bảng cân đối kế toán, các biểu kế toán và lập báo cáo hàng năm, phân tích hoạt động kinh doanh, lưu giữ tài liệu kế tốn và báo cáo tài chính của đơn vị.
Thủ quỹ, thu ngân:
Theo dõi tình hình thu chi tiền mặt hàng ngày, lập sổ quỹ tiền mặt và quản lý tiền mặt của công ty.
2.1.4.2. Tổ chức vận dụng chế độ kế tốn tại Cơng ty TNHH Bảo Long:
Chính sách kế tốn áp dụng tại cơng ty:
Hiện nay công ty đang áp dụng chuẩn mực kế toán ban hành theo Quyết định số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 19/06/2006 dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ và sửa đổi theo Thơng tư số 138/2011/TT-BTC ngày 04/10/2011 của Bộ Tài chính, theo đó:
- Niên độ kế tốn: Một năm bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 của năm
- Đơn vị tiền tệ là VND, tất cả các giao dịch bằng ngoại tệ đều phải đổi theo tỷ giá tại thời điểm phát sinh
- Doanh thu được ghi nhận khi thỏa mãn các điều kiện theo VAS14. - Phương pháp tính giá hàng tồn kho: cơng ty áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Hàng tồn kho được phản ánh theo nguyên tắc giá gốc. Trị giá hàng xuất kho được tính theo phương pháp b́nh quân gia quyền. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào thời điểm cuối năm là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng
- Phương pháp tính Thuế GTGT: Cơng ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và sử dụng Hóa đơn GTGT
- Cơng ty TNHH Bảo Long Lạng Sơn là doanh nghiệp đặc thù có kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc điểm sản xuất, chu kỳ hoàn thiện sản phẩm trong thời gian ngắn (hoàn thiện gọn cuối ngày) nên trong tháng cơng ty khơng có sản phẩm dở dang phải tính chi phí.
pháp đường thẳng.
Hệ thống chứng từ kế tốn:
Cơng ty TNHH Bảo Long Lạng Sơn áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/09/2006 và sửa đổi theo Thông tư số 138/2011/TT-BTC ngày 04/10/2011 của BTC
Hàng ngày kế tốn tổng hợp đồng kinh tế, trình kế tốn trưởng, từ đó kế tốn trưởng chuyển lên ban giám đốc ký duyệt sau đó lập phiếu chi trong đó có có 02 loại phiếu: phiếu chi tiền mặt và chi tiền gửi Ngân hàng, chuyển tới kế toán thanh toán hoặc thủ quỹ từ đó thủ quỹ cập nhật các chứng từ và nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong ngày ghi và sổ quỹ, cuối ngày thủ quỹ bàn giao cho kế toán tổng hợp để kế toán tổng hợp lên Bảng cân đối kế tốn.
Tình hình vận dụng hệ thống tài khoản công ty:
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 và sửa đổi theo Thơng tư số 138/2011/TT-BTC ngày 04/10/2011 của Bộ Tài chính. Cơng ty có mở các tài khoản chi tiết tới từng đối tượng để thuận tiện cho việc quản lư và theo dõi.
Cơng ty vận dụng sổ sách kế tốn:
Hiện nay với đặc điểm kinh doanh của công ty TNHH Bảo Long Lạng Sơn đang áp dụng hì nh thức kế tốn chứng từ ghi sổ, hình thức kế tốn thủ cơng để phục vụ cho quá trình SXKD.
Ghi chứng từ ghi sổ là hình thức kế tốn đơn giản, thích hợp với cơng ty, có nhiều thuận lợi trong cơng tác xử lý thơng tin kế tốn trên sổ, hiện nay đang sử dụng hệ thống sổ sách kế toán như sau:
- Sổ kế toán tổng hợp: chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái. - Sổ,thẻ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết nguyên vật liệu, tài sản, cố định công cụ dụng cụ, sổ chi tiết với người bán, người mua, tiền gửi ngân hàng, vay ngắn hạn, vay dài hạn, chi tiết cho theo dõi các nguồn vốn, quỹ...
Sơ đồ 2.4. Trình tự ghi sổ kế tốn tại Công ty TNHH Bảo Long Lạng Sơn Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
- Công việc hàng ngày:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng
Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Chứng từ kế tốn
từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế tốn chi tiết có liên quan.
- Cơng việc cuối tháng:
Cuối tháng, phải khố sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.
-Sau khi đối chiếu khớp đúng:
Số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
Hệ thống báo cáo tài chính:
Báo cáo tài chính là kết quả của cơng tác kế tốn trong tháng, q... Hệ thống báo cáo tài chính sẽ cung cấp cho ban lãnh đạo cơng ty những thơng tin tổng hợp và tồn diện về tình hình và kết quả hoạt động SXKD của cơng ty trong kỳ. Hệ thống báo cáo tài chính bao gồm: