Trường hợp nhập kho ngun vật liệu do mua ngồi thanh tốn ngay bằng tiền mặt:
Đây là trường hợp doanh nghiệp mua ngồi và thanh tốn ngay bằng tiền mặt cho người bán, trường hợp thanh toán ngay bằng tiền mặt thường xảy ra khi nhà cung cấp gần với công ty và số tiền mua hàng tương đối nhỏ.
Sau khi nhận được hóa đơn GTGT của nhà cung cấp, căn cứ vào hóa đơn thủ quỹ lập phiếu chi gửi lên phịng kế toán để kế toán trưởng và Giám đốc xem xét ký duyệt. Sau khi kế tán trưởng và Giám đốc ký duyệt xong chuyển cho thủ quỹ chi tiền rồi kế toán sẽ nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán
Phiếu chi tiền mặt sẽ được lập thành 3 liên: -Liên 1: Lưu
-Liên 2: Giao cho khách hàng
-Liên 3: Thủ quỹ giữ để ghi nhật ký chi tiền sau đó chuyển lên phịng kế tốn để nhập liệu
Đơn vi: Công ty CP CK Thăng Long Mẫu số: 01 – VT
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 25 tháng 10 năm 2014 Số: NVT45
Nợ: 1521 Có: 1111
- Họ và tên người giao: Lê Ngọc Liên -Đơn vị: Công ty TNHH Kim Huệ - Lý do nhập: Phiếu nhập vật tư
-Theo hóa đơn số 0000325 ngày 25/10/2014 - Nhập tại kho: Kho công ty (KCT)
STT
Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản
phẩm, hàng hóa
Mã số Đơn vị
tính
Số lượng
Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Chếch 110TP CHEC110TP CAI 350 350 2.000 700.000 2 Chếch 21TP CHEC21TP CAI 540 540 1.500 810.000 Cộng 1.510.000
- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một triệu năm trăm mười nghìn đồng chẵn - Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày 25 tháng 10 năm 2014 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Hoặc bộ phận có nhu cầu nhận) (Ký, họ tên)
Sản phẩm của Cơng ty chủ yếu là các cơng trình xây dựng được thi cơng theo hợp đồng nên việc mua sắm vật liệu chủ yếu dựa vào các thông số kỹ thuật của Hợp đồng, dựa vào bản thiết kế kỹ thuật mà Phòng kỹ thuật dự trữ khối lượng vật tư tiêu hao sau đó chuyển cho Phịng vật tư căn cứ vào đó Phịng vật tư lên kế hoạch mua sắm vật tư phục vụ thi cơng. Khi có nhu cầu
về nguyên vật liệu, của từng đội, từng cơng trình, các đội phải làm phiếu đề nghị lĩnh vật tư, đội Kế toán trưởng ký xác nhận.
2.2.4.2.Thủ tục xuất kho và chứng từ sử dụnga) Chứng từ sử dụng: a) Chứng từ sử dụng:
- Giấy xin nhận Vật tư – NVL phục vụ thi công - Phiếu xuất kho ( Mẫu số 02-VT )
b) Thủ tục xuất kho:
Khi phát sinh nhu cầu sử dụng ngun vật liệu, cán bộ giám sát cơng trình lập phiếu đề nghị xuất vật liệu. Phiếu đề nghị sau khi lập xong được chuyển cho trưởng ban giám sát thi công - được giám đốc ủy quyền phê chuẩn yêu cầu xuất vật tư – xem xét tính đúng đắn và ký duyệt. Sau đó, phiếu đề nghị xuất vật tư được chuyển cho kế toán kho, kế toán kho kiểm tra tồn kho trên hệ thống thông qua bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu xem có đáp ứng được u cầu hay khơng. Nếu đủ nguyên vật liệu để xuất thì kế tốn kho thực hiện lập và in Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên:
+/ Liên 1: Lưu ở bộ phận kế toán kho (Bộ phận lập phiếu). +/ Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào Thẻ kho.
+/ Liên 3: Người nhận vật tư giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng.
Ví dụ: Căn cứ giấy xin nhận vật tư – NVL phục vụ xây lắp cơng trình
cầu Rạch Sỏi, NVL được xuất theo PXK số 6 ngày 8/10: 138 chai khí oxy và 35 bình khí ga
Biểu 2.8: Trích Giấy xin nhận vật tư, nvl phục vụ xây lắp:
Nguồn: Phịng Kế tốn- tài chính
Cơng ty Cổ phần CK Thăng Long Địa chỉ: P.Quan Hoa, Q.Cầu Giấy, HN
GIẤY XIN NHẬN VẬT TƯ – NVL PHỤC VỤ XÂY LẮP
Kính gửi: Ban lãnh đạo Cơng ty Cổ phần CK Thăng Long
Tên tôi là: Nguyễn Hữu Ngọc – Giám sát thi cơng cơng trình cầu Cầu Sơng Nhuệ
Xin được nhận số lượng Ống nhựa PVC để phục vụ thi cơng cơng trình Cầu Sơng Nhuệ tháng
10/2014 cụ thể như sau: Ống Nhựa PVC48/C1: 150
Ống Nhựa PVC90/C1: 100 Ống Nhựa PVC110/C1: 120
Tôi viết giấy này rất mong được sự quan tâm tạo điều kiện của lãnh đạo Cơng ty và các phịng ban liên quan
Hà Nội, ngày 01 tháng 10 năm 2014
Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu