Mơ hình tổ chức bộ máy quản lý tại Cơng ty cổ phần CK Thăng Long Sơ đồ 2.2: Sơ đồ Tổ chức Bộ máy quản lý của Công ty
(Nguồn : Phịng tổ chức – hành chính) Chức năng quyền hạn của từng bộ phận
Ban giám đốc công ty: gồm 1 giám đốc và hai phó giám đốc là phó
Đại hội đồng cổ đơng
Ban kiểm sốt Hội đồng Quản Trị
Giám đốc Phó Giám đốc Phịng kỹ thuật cơng nghệ Phịng kinh tế - kế hoạch Phịng tài chính – kế tốn Phịng tổ chức – hành chính Phó Giám đốc
Đội máy thi cơng I
Đội máy thi công IV
Đội máy thi công III
Đội máy thi công II
- Giám đốc công ty: giám đốc công ty là người điều hành chung mọi hoạt động của công ty, là người đại diện theo pháp luật và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất cũng như kết quả sản xuất kinh doanh. Ngồi việc uỷ quyền cho phó giám đốc, giám đốc cịn chỉ đạo trực tiếp các phịng kế tốn và tổ chức hành chính.
- Phó giám đốc phụ trách kinh doanh: phó giám đốc có nhiệm vụ triển khai thị trường, thực hiện nhiệm vụ kinh doanh. Là người hỗ trợ cho Giám đốc trong công tác kinh doanh, công tác chỉ đạo điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty, cùng với giám đốc tìm kiếm việc làm và chỉ đạo sản xuất có hiệu quả, đúng pháp luật, duy trì kỷ luật và các chế độ sinh hoạt khác.
- Phó giám đốc phụ trách sản xuất kỹ thuật : Kiểm tra, nghiệm thu các phương án kỹ thuật mà phòng kỹ thuật nêu ra. Là người quyết định phương án kỹ thuật có được thơng qua hay khơng. Giám sát, nghiệm thu cơng trình trước khi hồn thành giao cho khách hàng. Phụ trách tồn bộ cơng tác kỹ thuật công nghệ sản xuất trong cơng ty.
Các phịng ban:
Việc tổ chức các phòng ban phụ thuộc vào yêu cầu quản lý kinh doanh của cơng ty. Đứng đầu các phịng là trưởng phịng chịu sự lãnh đạo trực tiếp của ban giám đốc và đồng thời có nhiệm vụ trợ giúp ban giám đốc về các mặt mình phụ trách.
- Phịng kỹ thuật cơng nghệ: thực hiện các chức năng tư vấn về kỹ thuật cho chủ doanh nghiệp. Kiểm tra và đánh giá chất lượng, số lượng, nguyên phụ liệu trước khi sản xuất. Thiết lập các quy tắc, quy trình kỹ thuật, quy trình chất lượng sản phẩm, nghiên cứu các ứng dụng công nghệ mới đưa vào sản xuất.
- Phòng kinh tế - kế hoạch: Có chức năng lập kế hoạch sản xuất, cung ứng đầy đủ kịp thời các loại vật tư phục vụ sản xuất và cân đối các loại vật tư theo kế hoạch đã đề ra. Lập kế hoạch xây dựng cơ bản, công tác sửa chữa nhỏ về thiết bị, nhà xưởng và các cơng trình khác của cơng ty… Tham mưu cho Giám đốc, tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất phát triển sản phẩm phù hợp với khả năng của Cơng ty, thích ứng với thị trường.
- Phịng tài chính – kế tốn: Có nhiệm vụ quản lý về mặt tài chính của doanh nghiệp, ghi chép, cập nhật và phản ảnh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nguyên vật liệu, tình hình tăng giảm tài sản cố định, biến động vốn bằng tiền mặt… theo dõi tình hình cơng nợ của khách hàng. Tổ chức theo dõi suốt quá trình sản xuất từ khâu mua nguyên vật liệu cho đến khi sản phẩm được hoàn thành và chuyển giao cho khách hàng. Hạch toán kế toán, xác định kết quả kinh doanh, phân tích hoạt động tài chính của đơn vị. Thực hiện đúng các chế độ chính sách kế tốn do bộ tài chính và nhà nước ban hành.
- Phịng tổ chức - hành chính: Đảm nhiệm cơng tác cán bộ, tổ chức bộ máy quản lý lao động, theo dõi thi đua, công tác văn thư tiếp khách, bảo vệ tài sản,.. Ngoài ra cịn làm cơng tác tuyển dụng và hợp tác lao động, quản lý theo dõi bổ sung hồ sơ của nhân viên tồn Cơng ty.
- Các đội máy thi công : Là những đội trực tiếp tiến hành xây dựng, hoàn thành đơn đặt hàng của khách hàng. Là lực lượng đông đảo nhất trong công ty cũng như giúp cho công ty hoàn thành được kế hoạch đề ra ngoài thực tế. Tổ chức thi cơng các cơng trình của Cơng ty theo đúng tiến độ và yêu cầu kỹ thuật dưới sự quản lý trực tiếp của đội trưởng, các nhân viên kinh tế kỹ thuật.
- Ngồi ra cịn có tổ bảo vệ, tổ y tế, tổ vệ sinh môi trường.
2.1.4. Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty Cổ phần CK Thăng Long.
2.1.4.1.Đặc điểm tổ chức Bộ máy Kế tốn
Phịng tài chính kế tốn là phịng quan trọng của Cơng ty, chịu trách nhiệm giúp Giám đốc quản lý cơng tác tài chính và tổ chức cơng tác hạch tốn kế tốn trong tồn Cơng ty.
Do đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh, trình độ phân cấp quản lý kế tốn tài chính, u cầu và trình độ quản lý nên Cơng ty CP CK Thăng long đã lựa chọn hình thức tổ chức cơng tác kế tốn theo loại hình tập trung.
Sơ đồ 2.3 Sơ đồ tổ chức Bộ máy Kế toán
(Nguồn: Phịng kế tốn - tài chính)
- Giới thiệu sơ lược các bộ phận kế toán trong Bộ máy Kế toán
Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm về tài chính của cơng ty và
làm cơng việc kế tốn tổng hợp. Kế tốn trưởng phụ trách chung và có quyền u cầu, giám sát và giao nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên kế tốn và kiểm tra cơng việc của họ, giám sát sử dụng vốn của phịng kinh doanh, phân tích, đánh giá, thuyết minh báo cáo tài chính. Kế tốn trưởng tham mưu cho giám đốc về tình hình tài chính của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm trước giám đốc về mọi hoạt động tài chính của cơng ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật về tình hình hạch tốn kế tốn theo đúng chế độ của Nhà nước.
Kế tốn kho: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho của
từng loại vật tư trong q trình thi cơng, báo cáo tồn kho vật tư theo niên độ kế toán.
Kế toán thanh tốn: Có nhiệm vụ theo dõi quản lí tình hình chi tiền
mặt bảo đảm đáp ứng kịp thời, chính xác phục vụ tất cả mọi hoạt động của cơng ty. Tập hợp và kiểm sốt chứng từ trước khi thu chi, thanh tốn, cung cấp các thơng tin và lập báo cáo theo yêu cầu quản lý.
Thủ kho: Có nhiệm vụ nhập, xuất vật tư cho các cơng trình. Cuối kỳ,
thủ kho phải gửi báo cáo tồn kho cho nhân viên kinh doanh để theo dõi số lượng, chủng
2.1.4.2.Hình thức sổ kế tốn áp dụng tại Cơng ty Cổ phần CK Thăng Long
Trong tất cả các hình thức kế tốn thì riêng hình thức ghi sổ Nhật ký chung là có thể ứng dụng tin học dễ dàng và tiện lợi nhất. Để thuận tiện trong công tác ghi chép và đối chiếu Cơng ty CP CK Thăng Long áp dụng hình thức
Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Kế toán kho Thủ kho Thủ quỹ
kế tốn máy in sổ theo hình thức kế tốn Nhật ký chung. Trình tự ghi sổ kế tốn ngun vật liệu ở Cơng ty:
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, nhân viên kế toán tiến hành phân loại, kiểm tra và mã hóa các thơng tin kế tốn bao gồm: mã hóa chứng từ, mã hóa tài khoản và mã hóa các đối tượng kế tốn.
Các chứng từ đã được mã hóa sẽ được nhập vào cơ sở dữ liệu dựa theo chương trình nhập liệu của phần mềm kế tốn . Yêu cầu khi nhập liệu phải nhập đầy đủ các yếu tố ghi trên chứng từ vào cơ sở dữ liệu.
Khi cơ sở dữ liệu đã có đầy đủ các thơng tin, phần mềm “Foxman 2008.F” tự động truy xuất số liệu vào Sổ Nhật ký chung, Sổ cái, Sổ kế toán chi tiết theo từng đối tượng được mã hóa và số liệu trên báo cáo đến thời điểm nhập liệu.
Cuối tháng, kế toán tiến hành lập bảng cân đối thử và các bút toán phân bổ, kết chuyển, điều chỉnh, khóa sổ kế tốn. Sau đó, in bảng biểu, sổ kế toán tổng hợp, chi tiết và các báo cáo.
2.1.4.3.Các chính sách, chế độ kế tốn áp dụng tại đơn vị
Hình thức tổ chức cơng tác kế tốn mà Cơng ty cổ phần CK Thăng Long áp dụng là hình thức tập trung
Hiện nay Công ty cổ phần CK Thăng Long đang áp dụng Chế độ kế toán Việt Nam theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14 tháng 09
năm 2006, hệ thống Chuẩn mực kế toán Việt Nam và các quy định về sửa
đổi, bổ sung có liên quan của Bộ Tài chính.
* Niên độ kế tốn: Được tính theo năm dương lịch, năm tài chính được
bắt đầu từ 01/01 đến ngày 31/12.
* Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Báo cáo tài chính và các
nghiệp vụ kế tốn được lập và ghi sổ bằng Đồng Việt Nam (VND).
* Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ
* Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai
* Hệ thống chứng từ sử dụng:
Hệ thống chứng từ kế tốn Cơng ty hiện đang áp dụng đều tn thủ theo đúng mẫu do Bộ Tài chính quy định. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được lập, phản ánh theo đúng mẫu và phương pháp đã quy định tại Quyết định 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14 tháng 09 năm 2006
* Hệ thống tài khoản kế tốn:
Hiện nay, Cơng ty cổ phần CK Thăng Long đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán được áp dụng thống nhất đối với các doanh nghiệp hoạt động trong nền kinh tế theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14 tháng 09
năm 2006 của Bộ Tài chính. Để thuận lợi cho cơng tác kế tốn đơn vị cịn mở
thêm các TK cấp 2, cấp 3 để phù hợp với hoạt động kinh doanh tại đơn vị.
*Hệ thống Báo cáo kế toán:
- Hàng quý, kế toán viên phụ trách phần hành kế tốn tổng hợp của Cơng
ty cổ phần CK Thăng Long phải tiến hành lập các Báo cáo tài chính theo đúng quy định mới nhất của Bộ Tài chính về chế độ lập và trình bày các Báo cáo tài chính bao gồm: Quyết định 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14 tháng 09 năm 2006. và chuẩn mực số 21, để nộp cho các cơ quan quản lý của Nhà nước.
- Báo cáo tài chính của cơng ty được lập thường xuyên, đều đặn hàng quý và hàng năm.
- Hệ thống báo cáo tài chính gồm:
Bảng cân đối kế toán Mẫu số B01 - DNN
Bảng cân đối tài khoản Mẫu số F01 – DNN
Báo cáo kết quả hoạt động kinh
doanh
Mẫu số B02 – DNN Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03 – DNN
Bản thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B09 – DNN
2.1.5. Giới thiệu chung về phần mềm kế tốn cơng ty sử dụng
Hiện nay tại công ty cổ phần CK Thăng Long đang đưa vào sử dụng “hệ thống phần mềm kế toán máy Foxman 2008.F ” nhằm hỗ trợ và giúp cho
cơng việc của các kế tốn viên được giảm bớt, nhẹ nhàng hơn. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán viên sẽ kiểm tra chứng từ, phân loại chứng từ theo đối tượng, nghiệp vụ phát sinh rồi nhập liệu. Kế tốn ln phải kiểm tra tính chính xác, khớp đúng số liệu trên máy với chứng từ gốc. Máy tính sẽ thực hiện các bút tốn hạch tốn, phân bổ, kết chuyển. Đồng thời, các báo cáo kế toán sẽ được kết xuất từ các số liệu ban đầu sau một số thao tác nhất định trên phần mềm sử dụng.
Trước khi áp dụng phần mềm kế tốn, kế tốn cơng ty tổ chức khai báo các tham số hệ thống phù hợp với tổ chức cơng tác kế tốn của cơng ty và tn thủ chế độ kế tốn hiện hành. đồng thời mã hoá các danh mục đối tượng cần quản lý một cách hợp lý, khoa học.
Sơ đồ 2.4: Quy trình xử lý các nghiệp vụ
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Các chứng từ kế toán
Tệp số liệu chi tiết
Tập hợp số liệu tổng hợp tháng
Lập chứng từ
Cập nhật vào máy
Lên báo cáo
Tổng hợp số liệu cuối tháng BÁO CÁO TÀI CHÍNH, SỔ SÁCH KẾ TỐN
Sơ đồ 2.5: Trình tự hạch toán trên phần mềm kế toán
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán viên sẽ kiểm tra chứng từ, phân loại chứng từ theo đối tượng, nghiệp vụ phát sinh rồi xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào phần mềm máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Kế tốn ln phải kiểm tra tính chính xác, khớp đúng số liệu trên máy với chứng từ gốc. Máy tính sẽ thực hiện các bút tốn hạch toán, phân bổ, kết chuyển. Đồng thời, các báo cáo kế toán sẽ được kết xuất từ các số liệu ban đầu sau một số thao tác nhất định trên phần mềm sử dụng. Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Nhật ký chung) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
- Sổ, thẻ kế toán chi tiết - Sổ nhật ký đặc biệt - Sổ nhật ký chung - Bảng tổng hợp chi tiết các tài khoản
Bảng cân đối số phát sinh Bảng cân đối kế toán
Báo cáo kết quả kinh doanh Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Thuyết minh báo cáo tài chính Bảng kê hóa đơn
Tờ khai thuế… Chứng từ gốc bao gồm:Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, báo có, hóa
đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu
xuất kho....
Nhập dữ liệu cho phần mềm kế toán trên máy vi
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế tốn thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập BCTC. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và ln đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.
Màn hình hệ thống của phần mềm:
Biểu 2.1: Màn hình hệ thống phần mềm
Quy trình xử lý hệ thống hố thơng tin trong kế tốn trên phần mềm được hiểu như sau:
Thơng tin đầu vào: Hàng ngày hoặc định kỳ kế toán căn cứ vào nội
dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên chứng từ gốc, cập nhật dữ liệu vào máy theo đúng đối tượng đã được mã hoá, cài đặt trong phần mềm
như: Hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản, danh mục khách hàng, danh mục vật tư… đúng quan hệ đối ứng tài khoản. Sau khi cập nhật dữ liệu xong máy sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết tài khoản theo từng đối tượng và tự tổng hợp ghi vào các sổ cái tài khoản có mặt trong định khoản, bảng kê liên quan.
Phần mềm kế toán Foxman 2008.F chỉ tự động thực hiện các toán tử đơn giản: cộng, trừ khi xác định các số phát sinh, số dư tài khoản. Đối với các nghiệp vụ kết chuyển cần thiết (kết chuyển chi phí, kết chuyển giá vốn…) với chương trình Foxman 2008.F được làm tự động thơng qua các bút tốn kết chuyển mà người sử dụng lựa chọn cài đặt trong chương trình. Khi người sử dụng chọn bút tốn kết chuyển tồn bộ giá trị dư Nợ (dư Có) hiện thời của tài khoản bị kết chuyển sang bên Có (bên Nợ) của tài khoản được kết chuyển.
Thơng tin đầu ra: Kế tốn có thể in ra bất cứ lúc nào các sổ chi tiết, sổ
cái tài khoản sau khi các thông tin từ các nghiệp vụ đã được cập nhật bằng các phương pháp "xâu lọc". Các sổ, báo cáo là kết quả bút tốn kết chuyển chỉ có dữ liệu sau khi kế tốn sử dụng bút toán kết chuyển tự động.
Một số danh mục các đối tượng cần thiết
Danh mục tài khoản