Quy trình xử lý hệ thống hố thơng tin trong kế tốn trên phần mềm được hiểu như sau:
Thơng tin đầu vào: Hàng ngày hoặc định kỳ kế toán căn cứ vào nội
dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên chứng từ gốc, cập nhật dữ liệu vào máy theo đúng đối tượng đã được mã hoá, cài đặt trong phần mềm
như: Hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản, danh mục khách hàng, danh mục vật tư… đúng quan hệ đối ứng tài khoản. Sau khi cập nhật dữ liệu xong máy sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết tài khoản theo từng đối tượng và tự tổng hợp ghi vào các sổ cái tài khoản có mặt trong định khoản, bảng kê liên quan.
Phần mềm kế toán Foxman 2008.F chỉ tự động thực hiện các toán tử đơn giản: cộng, trừ khi xác định các số phát sinh, số dư tài khoản. Đối với các nghiệp vụ kết chuyển cần thiết (kết chuyển chi phí, kết chuyển giá vốn…) với chương trình Foxman 2008.F được làm tự động thơng qua các bút tốn kết chuyển mà người sử dụng lựa chọn cài đặt trong chương trình. Khi người sử dụng chọn bút tốn kết chuyển tồn bộ giá trị dư Nợ (dư Có) hiện thời của tài khoản bị kết chuyển sang bên Có (bên Nợ) của tài khoản được kết chuyển.
Thơng tin đầu ra: Kế tốn có thể in ra bất cứ lúc nào các sổ chi tiết, sổ
cái tài khoản sau khi các thông tin từ các nghiệp vụ đã được cập nhật bằng các phương pháp "xâu lọc". Các sổ, báo cáo là kết quả bút tốn kết chuyển chỉ có dữ liệu sau khi kế tốn sử dụng bút toán kết chuyển tự động.
Một số danh mục các đối tượng cần thiết
Danh mục tài khoản
Khi sử dụng phần mềm kế tốn Foxman 2008.F, cơng ty thực hiện cơng việc cài đặt danh mục tài khoản ngay khi bắt đầu sử dụng. Theo cài đặt, khi công ty chọn chế độ kế toán áp dụng theo QĐ 48/2006, phần mềm đã mặc định sẵn hệ thống tài khoản chuẩn do Bộ Tài Chính quy định. Để thuận tiện cho cơng tác quản trị, Công ty đã mở thêm các tài khoản chi tiết cấp 2, 3…
Công ty thực hiện việc khai báo cài đặt các thông tin liên quan đến tài khoản bằng thao tác: “Danh mục\Tài khoản”. Sau đó, ấn F4 để thêm mới một TK cấp 2, cấp 3. Các nội dung cần nhập để biểu thị một TK mới gồm: “Mã tài khoản”, “Tên tài khoản” và có thể tích chọn vào các ô: “Là TK theo dõi công nợ”, “Là TK theo dõi cơng trình”, “Là TK theo dõi khoản mục phí”, “Là TK theo dõi hạn thanh tốn”,
Để theo dõi tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu của cơng ty, kế tốn sử dụng tài khoản 152, tài khoản này được mở chi tiết như sau: TK 1521 – Nguyên vật liệu chính, TK 1522 – Nguyên vật liệu phụ, TK 1523 – Nhiên liệu, TK1524 – Phụ tùng thay thế, TK 1526 – Thiết bị xây dựng cơ bản, TK 1528 – Vật liệu khác. Ngoài ra kế tốn cịn sử dụng các tài khoản khác như TK 1111 – Tiền Việt Nam, TK 11211 – Tiền gửi Ngân hàng Công thương Việt Nam, TK331 (Theo dõi chi tiết từng đơn vị khách hàng của cơng ty), TK 1541 – Chi phí vật liệu sản xuất kinh doanh dở dang... Các tài khoản này cũng được thực hiện công việc khai báo như trên.
Danh mục vật tư
Hình 2.2: Màn hình danh mục vật tư, hàng hóa Danh mục khách hàng:
Bao gồm khách hàng, nhà cung cấp, cán bộ công nhân viên trong Công ty (liên quan đến tạm ứng).
Việc khai báo cài đặt thông tin cho các đối tượng này được thực hiện bằng menu lệnh: “Danh mục\ Đối tượng”. Sau đó, ấn F4 để khai báo các thơng tin cần thiết cho các đối tượng như: Mã đối tượng, tên đối tượng, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại, số TK ngân hàng.
Hình 2.3: Màn hình danh mục khách hàng
Hình 2.4: Màn hình danh mục kho
2.2. Thực tế cơng tác kế tốn ngun vật liệu tại công ty Cổ phần CK Thăng Long
2.2.1.Đặc điểm nguyên vật liệu và quản lí ngun vật liệu tại cơng ty Cổ phần CK Thăng Long
- Đặc điểm NVL: Công ty Cổ phần CK Thăng Long là môt đơn vị xây lắp nên vật liệu được sử dụng trong sản xuất của Cơng ty có những đặc thù riêng. Để xây dựng, lắp đặt các cơng trình, Cơng ty phải sử dụng một khối lượng lớn về vật liệu. Các loại nguyên vật liệu này phong phú về chủng loại, quy cách. Ví dụ: Bentonite, sắt, que hàn, dây thép, chếch, ống nhựa, đá, oxi, gas, nitơ, xăng, dầu,…
Bên cạnh đó, khối lượng sử dụng của mỗi loại vật liệu lại rất khác nhau. Có những loại vật liệu được sử dụng với khối lượng lớn như xi măng, cát, thép… nhưng có loại lại sử dụng rất ít như: bu lơng, đai ốc… Hầu hết các loại vật liệu xây dựng sử dụng trực tiếp cấu thành nên giá trị cơng trình do vậy chi phí nguyên vật liệu chiếm đến 60 – 70% giá trị cơng trình hồn thành.
Nguyên vật liệu của Công ty được thu mua từ nhiều nhà cung cấp nên việc thu mua, vận chuyển, bảo quản các vật liệu có đặc điểm riêng khác nhau. Cơng ty có thể mua ngay tại các cửa hàng, đại lý vật liệu xây dựng trong địa bàn xây dựng nhằm vận chuyển thuận tiện nhanh chóng hơn. Một số loại vật liệu cần phải được bảo quản trong kho như xi măng, sắt thép… song có những loại phải đến tận nơi khai thác để mua và khơng bảo quản trong kho mà phải để ngồi trời (vì khối lượng quá nhiều) như cát, sỏi, đá… gây khó khăn trong việc bảo quản, dễ xảy ra hao hụt mất mát ảnh hưởng đến q trình thi cơng và giá thành. Vì vậy Cơng ty cần ln có biện pháp vận chuyển bảo quản thích hợp với từng loại vật liệu.
- Quản lí NVL:
+Trong khâu thu mua: Để có vật liệu phục vụ cho cơng việc xây dựng thì các đội viết đơn xin mua vật liệu gửi lên phòng vật tư. Sau khi được xét duyệt thì nhân viên của Cơng ty hoặc đội sản xuất tiến hành đi mua vật tư và áp tải về tận kho hoặc chân cơng trình kèm theo các chứng từ gốc hợp lệ, hợp pháp. Mặt khác, hàng tháng Cơng ty đều có kế hoạch thu mua vật tư để đảm bảo cho tiến độ thi công khơng bị gián đoạn
+Trong khâu bảo quản: Với chính sách giao khoán sản phẩm đến từng đội sản xuất nên cơng ty chỉ bố trí một hệ thống kho chứa nhỏ mà chủ yếu vẫn là những bãi dự trữ nguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu thi cơng từng cơng trình. Mỗi cơng trình đều có kho và được mã hố chi tiết cài đặt trong chương trình phần mềm.
Kế tốn kho là người chuyên theo dõi nguyên vật liệu kết hợp với phịng vật tư và thủ kho để hạch tốn, đối chiếu ghi sổ nguyên vật liệu ở công ty. Định kỳ tiến hành kiểm kê, nếu phát hiện nguyên vật liệu tồn đọng nhiều hoặc kém phẩm chất hoặc phát hiện những thiếu sót thì có biện pháp ngăn chặn sự
quyết hợp lý trong việc điều động lượng vật liệu dư thừa giữa các cơng trình, tránh tình trạng ứ đọng vốn hay thiếu vật tư.
+ Trong khâu dữ trữ: Công ty sử dụng vật liệu theo đúng các định mức
đã đề ra và chưa thực hiện dự trữ nguyên vật liệu.
2.2.2.Phân loại nguyên vật liệu
Tại công ty Cổ phần CK Thăng Long có nhiều chủng loại NVL với chức năng, phẩm chất, cơng dụng khác nhau nên kế tốn đã tiến hành phân loại NVL dựa vào u cầu quản lí của Cơng ty, bao gồm các loại:
+ Nguyên vật liệu chính: Bentonite, sắt, xi măng, ống nhựa, que hàn, dây thép, chếch, sỏi, cát, gạch,…
+ Nguyên vật liệu phụ: oxi, gas, nitơ, sơn,…
+ Nhiên liệu: xăng, dầu, nhớt,… dùng để chạy máy thi cơng, phương tiện vận tải.
Tổ chức khai báo mã hóa danh mục vật tư trên phần mềm kế toán:
Việc khai báo được thực hiện như sau: “Danh mục\Vật tư”, trước hết nhấn F4 để thêm các thơng tin về nhóm vật tư gồm: Mã nhóm, Tên nhóm, Bậc và nhấn F10 để ghi lại.
Các nhóm vật tư đã được cơng ty khai báo: Mã nhóm: VT; Tên nhóm: Vật tư; Bậc: 1
Mã nhóm: NVLC; Tên nhóm: Ngun vật liệu chính; Bậc: 2 Mã nhóm: NVLP; Tên nhóm: Nguyên vật liệu phụ; Bậc: 2
Sau đó, với mỗi loại nguyên vật liệu cần khai báo, kế tốn sẽ đưa vào từng nhóm phù hợp với u cầu quản lý. Cách thực hiện như sau: Nhấn đúp chuột vào nhóm chứa NVL cần khai báo, sau đó ấn F4 để thêm mới các thơng tin phù hợp như: Mã vật tư, Tên vật tư, STT, ĐVT, TK Kho, TK doanh thu, TK giá vốn. Cuối cùng nhấn F10 để ghi các thơng tin đã khai báo.
+Ví dụ: một số ngun vật liệu đã được công ty khai báo:
Mã vật tư: BENTONITE; tên vật tư: Bentonite Supergel, ĐVT: Tấn; TK kho: 152; TK giá vốn: 6321.
Mã vật tư: BETONG; Tên vật tư Bê tông nhựa hạt trung; ĐVT: Tấn; TK kho: 152; TK giá vốn: 6321.
Biểu 2.9. Danh mục nguyên vật liệu đã được khai báo trên phần mềm kế toán
2.2.3.Đánh giá nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần CK Thăng Long
2.2.3.1.Giá gốc NVL nhập kho
Cơng ty hạch tốn NVL theo giá thực tế. Và nguồn NVL chủ yếu là do mua ngoài(đội sản xuất tự mua) nên kế toán nhập kho đã áp dụng cơng thức sau:
Ví dụ: Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000159 ngày 07 tháng 10 năm
2014 Cơng ty Cổ phần CK Thăng Long mua khí oxy của Cơng ty TNHH sản xuất và thương mại Duyên Sử
Giá gốc NVL nhập kho = Giá mua chưa thuế GTGT + Chi phí vận chuyển (nếu có) - Các khoản giảm trừ (nếu có)
Biểu 2.2: Trích HĐ GTGT số 00000159
- Khí oxy: 138 chai với đơn giá 100.000đ/chai, 35 bình khí ga với đơn giá là 320.000đ/bình
- Giá mua NVL:
Tổng giá thanh toán 27.500.000 đ
Theo hợp đồng chi phí vận chuyển do Công ty TNHH sản xuất và thương mại Duyên Sử chịu nên giá chai khí oxy nhập kho là giá mua chưa có thuế: 13.800.000 đ và giá khí ga nhập kho là 11.200.000đ.
2.2.3.2. Giá gốc NVL xuất kho
Công ty Cổ phần CK Thăng Long cung cấp nguyên vật liệu cho các cơng trình chủ yếu là hình thức mua ngồi và xuất thẳng đến chân cơng trình (sử dụng “Phiếu nhập xuất thẳng” để hạch toán trên phần mềm kế toán), do vậy trị giá nguyên vật liệu xuất kho là giá thực tế của nguyên vật liệu khi mua về. Nhưng đối với những ngun vật liệu chính phục vụ cho nhiều cơng trình mà cơng ty đang thi cơng thì NVL mua về sẽ nhập tại kho cơng ty(KCT), do vậy khi xuất kho cho thi công, công ty Cổ phần CK Thăng Long áp dụng phương pháp xuất kho bình quân cả kỳ để tính trị giá xuất kho. Phương pháp tính giá bình qn là phương pháp đơn giản, dễ thực hiện, đưa ra mức giá phù hợp với nghiệp vụ xuất kho NVL phát sinh trong kỳ kế toán.
Áp dụng công thức:
Giá gốc NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho × Đơn giá bình qn cả kì
Đơn giá bình quân cả kì =
Ví dụ: Trong tháng 11 năm 2014 có số liệu về que hàn tại kho công ty
như sau:
Tồn đầu tháng: 396,9 kg, thành tiền: 6.945.750 đ
Nhập trong kì: PNK số 10 nhập 429,03 kg, giá gốc nhập 7.293.510 đ PXK số 18 ngày 12/11 xuất 85,5 kg que hànn phục vụ thi cơng cơng trình Cầu Sơng Nhuệ.
Giá thực tế tồn đầu kì + giá thực tế nhập trong kì SL tồn đầu kì + SL nhập trong kì
Vì đơn giá xuất được tính theo phương pháp bình qn theo nên cuối tháng, căn cứ các phiếu nhập trong kì, kế tốn tính đơn giá NVL xuất kho trong kì là:
6.945.750 + 7.293.510
Từ đó, giá gốc xuất kho theo PXK số 18 ngày 12/11 là: 17.240 X 85,5 = 1.474.020 đồng 2.2.4.Thủ tục nhập - xuất kho và chứng từ sử dụng 2.2.4.1.Thủ tục nhập kho và chứng từ sử dụng a) Chứng từ kế toán sử dụng: - Hợp đồng kinh tế - Bảng báo giá - Hoá đơn GTGT
- Biên bản kiểm nghiệm ( Mẫu số 03 – VT) - Phiếu nhập kho ( Mẫu số 01-VT )
-UNC hoặc Phiếu chi
b) Thủ tục nhập kho
Trường hợp nhập kho do mua ngồi chưa thanh tốn:
Ngun vật liệu của công ty CP CK Thăng Long chủ yếu do mua ngồi. Căn cứ vào khối lượng bóc tách thi cơng theo dự tốn do cán bộ kỹ thuật tại công trường thực hiện và được Giám đốc phê duyệt, phòng Vật tư lập kế hoạch mua sắm vật tư để phục vụ cho q trình thi cơng. Q trình mua sắm của cơng ty do nhân viên phịng vật tư tìm hiểu thị trường chủ yếu là trong địa bàn hoạt động của công ty và đi mua. Nhà cung cấp được lựa chọn gửi báo giá nguyên vật liệu về cho công ty, trưởng phịng vật tư nơi thi cơng (đã được giám đốc ủy quyền) tiến hành thẩm định giá, ký hợp đồng với nhà cung
396,9 + 429,03 17.240 đồng/kg
ghi trong Hợp đồng: điều khoản về hình thức giao hàng, thời gian thanh tốn, chủng loại, số lượng NVL… Khi nhận được thơng báo giao hàng và Hoá đơn GTGT cũng như các Giấy tờ chứng minh nguồn gốc của NVL từ nhà cung cấp, phòng Vật tư tiến hành làm thủ tục giao nhận và kiểm tra NVL trước khi tiến hành nhập kho, kiểm tra số lượng cũng như đánh giá chất lượng của NVL được giao so với số lượng, chất lượng trên Hợp đồng kinh tế và trên Hoá đơn GTGT. Sau khi đảm bảo NVL được giao là đúng chủng loai, quy cách, số lượng và chất lượng theo yêu cầu, hai bên tiến hành lập Biên bản nghiệm thu vật tư. Căn cứ vào đó, kế tốn vật tư tiến hành lập Phiếu nhập kho.
Sơ đồ 1.13: Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại phòng vật tư
Liên 2: Thủ kho giữ để khi vào thẻ kho
Liên 3: Chuyển cho phòng kế tốn để ghi sổ kế tốn.
Ví dụ: Căn cứ vào Biên bản đề nghị mua vật tư theo tiến độ thi công do
cán bộ giám sát thi công lập và đã được Trưởng phòng vật tư phê duyệt: Mua ống nhựa và phụ kiện Tiền phong để thi cơng cơng trình cầu Sơng Nhuệ, phịng vật tư lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất, và tiến hành ký kết hợp đồng – Cơng ty Cổ phần Kim Tín Ngun vật liệu Ban kiểm nghiệm Phòng kỹ thuật vật tư Nhập kho Phịng kế tốn
Sau khi ký hợp đồng, cơng ty Cổ phần Kim Tín gửi Báo giá về cho phịng vật tư của cơng ty.