Nguyên tắc cơ bản của tổ chức sổ kế tốn theo hình thức nhật ký chứng từ:
- Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các TK kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các TK đối ứng Nợ trên các nhật ký chứng từ, Chứng từ kế toán Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ Nhật ký chung Sổ, kế toán chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ, thẻ kế
toán chi tiết
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán
cùng loại
- Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Nợ kết hợp chi tiết theo TK đối ứng với bên Có trên trang sổ cái TK .
- Kết hợp chặt chẽ với việc ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian với hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế.
- Kết hợp rộng rãi với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán của hùnh thức nhật ký chứng rừ và trong cùng một quá trình ghi chép.
- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo kế tốn. Đặc điểm tổ chức hạch toán: nhật ký chứng từ là sổ kês toán tổng hợp dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có TK. Một nhật ký chứng từ có thể mở cho một TK hoặc cho một số TK có nội dung kinh tế giống nhau hoặc có quan hệ đối ứng mật thiết với nhau.
Điều kiện vận dụng:
- Doanh nghiệp có quy mơ lớn , loại hình kinh doanh phức tạp - Doanh nghiệp có trình độ quản lý, trình độ kế tốn cao
- Doanh nghiệp thực hiện kế tốn thủ cơng
Sơ đồ 11 hình thức nhật ký chứng từ
Báo cáo tài chính
Chứng từ kế tốn
Sổ quỹ Bảng phân
Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu kiểm tra Ghi cuối tháng
Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ (thẻ) chi tiết
Báo cáo tài chính
Sổ cái Bảng tổng
hợp chi tiết
1.4.4. Hình thức Chứng từ ghi sổ
Đặc điểm tổ chức hạch tốn: việc ghi theo trình tự thời gian được thực hiện trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, còn việc ghi theo nội dung kinh tế được thực hiện trên sổ cái (phải có chứng từ gốc đi kèm theo và phải được kế tốn trưởng duyệt thì mới có dủ căn cứ để ghi sổ).
Điều kiện vận dụng: thích hợp với mọi loại quy mơ doanh nghiệp. Kết cấu sổ sách đơn giản để ghi chép nên phù hợp với cả điều kiện lao động thủ cơng và áp dụng kế tốn máy.
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán tiền hàng lập chứng từ ghi sổ, rồi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Từ chứng từ gốc kế toán vào sổ kế toán chi tiết. Cuối tháng từ sổ chi tiết, lập bảng tổng hợp chi tiết và tiến hành đối chiếu giữa sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết.
Sơ đồ 12:Hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ
Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu kiểm tra Ghi cuối tháng 1.4.5. Hình thức Kế tốn máy
Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế tốn trên máy vi tính
Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế tốn trên máy vi tính là cơng việc kế tốn được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế tốn trên máy vi tính. Phần mềm kế tốn được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế tốn hoặc kết hợp các hình thức kế tốn quy định trên đây. Phần mềm kế tốn khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế tốn, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế tốn và báo cáo tài chính theo quy định.
Các loại sổ của Hình thức kế tốn trên máy vi tính:
Phần mềm kế tốn được thiết kế theo Hình thức kế tốn nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế tốn đó nhưng khơng hồn tồn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Trình tự ghi sổ kế tốn theo Hình thức kế tốn trên máy vi tính:
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại đó được kiểm tra, được dựng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Chứng từ kế toán Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Sổ đăng ký CTGS Chứng từ ghi sổ Sổ (thẻ) chi tiết
Báo cáo tài chính
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh