B- Kế toán tổng hợp chi tiền mặt:
3.1. Thu thập thông tin về hệ thống
Để xây dựng một hệ thống thông tin hoạt động tốt đáp ứng đúng với yêu cầu quản lý ta phải tiến hành phân tích hệ thống đang tồn tại nhằm đưa ra được những vấn đề cũng như nguyên nhân chính của hệ thống hiện tại từ đó đưa ra mục tiêu cần đạt được của hệ thống mới và đề xuất các giải pháp để đạt được mục tiêu đó.
Để đạt mục đích, phân tích viên phải có hiểu biết sâu sắc về mơi trường làm việc của hệ thống và hiểu thấu đáo hoạt động của hệ thống. Vì vậy, việc tiến hành thu thập thông tin về hệ thống là công việc khơng thể thiếu của giai đoạn phân tích chi tiết. Thơng thường người ta sử dụng các phương pháp thu thập thông tin về hệ thống: phương pháp phỏng vấn, phương pháp nghiên cứu tài liệu, phương pháp sử dụng phiếu điều tra, phương pháp quan sát.
Phương pháp phỏng vấn: đó là việc gặp và hỏi trực tiếp người chịu trách nhiệm trên thực tế đối với hệ thống, thu được những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống từ những người liên quan.
Phương pháp nghiên cứu tài liệu: cho phép nghiên cứu tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như: hoạt động của tổ chức, vai trò nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng của các thơng tin vào/ ra....
Phương pháp sử dụng phiếu điều tra: phương pháp này được sử dụng khi cần lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng.
Phương pháp quan sát: khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì khơng thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu lưu trữ ở đâu, chuyển cho ai,có sắp xếp hoặc khơng sắp xếp, lưu trữ có khố hoặc khơng có khố...
Nguyễn Thanh Hùng Page 42