B- Kế toán tổng hợp chi tiền mặt:
1.3.1.2 Biểu đồ phân cấp chức năng
Mơ tả chức năng lá
(1.1) Kiểm tra: q trình kiểm tra bao gồm:
+ Kiểm tra tính hợp pháp, đúng đắn của các chứng từ thanh toán.
Giấy đề nghị chi tiền phải ghi đầy đủ tên họ người nộp tiền, công ty, số tiền, nội dung chi, HĐTC đúng theo quy định của Bộ Tài Chính, đầy đủ tên Cơng ty, mã số thuế, tên hàng, số lượng, đơn giá, thuế VAT, số tiền, bằng số, bằng chữ…., HĐMB đúng với nội dung chi, điều kiện thanh tốn. Nếu hợp lệ, đầy đủ thì tiến hành lập phiếu. Nếu khơng hợp lệ, đầy đủ chuyển trả lại để họ chỉnh sửa, bổ sung cho đúng.
+ Kiểm tra lượng tiền đến vê mặt số lượng, phẩm chất, quy cách.
Nguyễn Thanh Hùng Page 44
(1.2) Lập phiếu thu: Sau việc kiểm tra đạt yêu cầu, người lập phiếu sẽ tiến hành viết phiếu thu với số liệu như đã kiểm tra.
(1.3) Thu tiền: Căn cứ vào phiếu thu, tiến hành thu tiền.
(2.1) Kiểm tra: Kiểm tra đầu vào của tiến trình chi tiền, bao gồm: + Kiểm tra tính hợp pháp, đúng đắn của các chứng từ thanh toán.
Giấy đề nghị chi tiền phải ghi đầy đủ tên họ người nộp tiền, công ty, số tiền, nội dung chi; HĐTC đúng theo quy định của Bộ Tài Chính, đầy đủ tên Cơng ty, mã số thuế, tên hàng, số lượng, đơn giá, thuế VAT, số tiền, bằng số, bằng chữ….; HĐMB đúng với nội dung chi, điều kiện thanh tốn. Nếu hợp lệ, đầy đủ thì tiến hành lập phiếu. Nếu không hợp lệ, đầy đủ chuyển trả lại để họ chỉnh sửa, bổ sung cho đúng.
+Kiểm tra lượng tiền trong quỹ cịn đủ với số lượng trong chứng từ khơng.
(2.2) Lập phiếu chi: Sau khi kiểm tra, tất cả các dữ liệu đã hợp lệ, đầy đủ thì tiến hành lập phiếu chi.
(2.3) Chi tiền: Căn cứ vào phiếu chi, tiến hành chi tiền cho đối tượng nhận tiền.
(3.1) Tính tỷ giá xuất quỹ: Đối với hoạt động thu chi ngoại tệ, khi xuất quỹ ngoại tệ, cần tính tỷ giá xuất quỹ theo phương pháp bình qn gia quyền
Tỷ giá xuất quỹ = ∑(Tỷ giá ngoại tệ lần nhập thứ i * Số lượng ngoại tệ lần nhập i) /Tổng số lượng ngoại tệ trong quỹ
(3.2) Ghi các loại sổ: Căn cứ vào chứng từ và tỷ giá xuất quỹ, kế toán ghi vào các sổ liên quan như: sổ kế toán chi tiết tiền mặt, sổ quỹ tiền mặt, Nhật ký chung, sổ cái, bảng kê chi tiền, bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND và dùng cho ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý).
(4.1) Kiểm kê: kiểm kê số lượng, quy cách, phẩm chất các loại tiền tệ trong quỹ tiền mặt.
Nguyễn Thanh Hùng Page 45
(4.2) Đối chiếu: Căn cứ vào các chứng từ gốc, phiếu thu, chi… để đối chiếu với số liệu kiểm kê.
(4.3) Lập biên bản : Sau khi tiến hành kiểm kê, đối chiếu. Căn cứ vào số liệu thực tế thu được tiến hành lập biên bản báo cáo tình hình tồn quỹ.
( 5.1): Cập nhập tỷ giá: kê toán theo dõi và ghi lại tỷ giá hối đoái ( do ngân hàng Trung Ương công bố) của các loại ngoại tệ mà doanh nghiệp sử dụng.
( 5.2): Đánh giá: Trên cơ sở tỷ giá cập nhật ở trên cùng với kết quả kiểm kê, kê toán tiến hành đánh giá chênh lệch tỷ giá hối đoái và ghi vào sổ chi tiết các tài khoản liên quan.
( 6.1): Cuối kỳ, kế toán lập các báo cáo gửi lên Ban giám đốc, bao gồm các báo cáo:
- Báo cáo thu chi
- Báo cáo kiểm kê quỹ ( dùng cho đồng Việt Nam và dùng cho ngoại tệ).
* Các hồ sơ dữ liệu sử dụng: 1. Phiếu thu
2. Phiếu chi
3. Giấy đề nghị tạm ứng
4. Giấy thanh toán tiền tạm ứng 5. Giấy đề nghị thanh toán 6. Biên lai thu tiền
7. Bảng kê vàng bạc, đá quý, kim khí quý 8. Bảng kiểm kê quỹ
9. Bảng kê chi tiền 10. Sổ quỹ tiền mặt
Nguyễn Thanh Hùng Page 46
11. Sổ chi tiết quỹ tiền mặt 12. Chứng từ ghi sổ
13. Nhật ký chung 14. Sổ cái
15. Sổ chi tiết tiền mặt 16. Báo cáo thu chi 17. Báo cáo 1.3.1.3 Ma trận thực thể chức năng Các thực thể a. Phiếu thu b. Phiếu chi c. Giấy đề nghị tạm ứng d. Giấy thanh toán tiền tạm ứng
e. Giấy đề nghị thanh toán f. Biên lai thu tiền
g. Bảng kê vàng bạc,đá quý, kim khí quý
h. Bảng kiểm kê quỹ i. Bảng kê chi tiền j. Sổ quỹ tiền mặt
k. Sổ chi tiết quỹ tiền mặt l. Chứng từ ghi sổ
m. Nhật ký chung n. Sổ cái
Nguyễn Thanh Hùng Page 47
o. Sổ chi tiết tiền mặt p. Báo cáo thu chi
Các chức năng nghiệp vụ a b c d e f g h i j k l m n o p
1. Thu C R
2. Chi C U U U
3. Ghi sổ R R U U U U U U
4. Kiểm kê, đối chiếu C
5. Đánh giá U U
6. Lập báo cáo C