1.3 QUY TRÌNH KIỂM TỐN KHOẢN MỤC DOANH THU BÁN HÀNG
1.3.2 Thực hiện kiểm toán
Thực hiện kế hoạch kiểm tốn là q trình chủ động thực hiện các kế hoạch và chương trình kiểm tốn kết hợp với khả năng của KTV để có kết luận về mức độ trung thực hợp lý của BCTC. Đối với kiểm toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, KTV yêu cầu đơn vị khách hàng cung cấp các tài liệu sau:
- Bảng liệt kê doanh thu hàng tháng/ quí cho từng loại sản phẩm/ dịch vụ. - Báo cáo hàng tháng gửi cho khách hàng thông báo về số dư nợ, số nợ đã thu, số còn nợ.
- Báo cáo bán hàng của các bộ phận khác độc lập với kế toán.
- Sổ sách: nhật ký bán hàng; nhật ký hàng bán bị trả lại và hàng giảm giá; nhật ký thu tiền.
- Chứng từ: đơn đặt hàng, chứng từ vận chuyển, hóa đơn bán hàng - Các tài liệu liên quan khác.
1.3.2.1 Thực hiện thử nghiệm kiểm soát
Kết quả các khảo sát về hoạt động KSNB đối với chu kỳ bán hàng và thu tiền sẽ là căn cứ để KTV đưa ra quyết định về mức độ rủi ro kiểm soát đối với hoạt động của chu kỳ để làm cơ sở cho quyết định về phạm vi, nội dung các
thủ tục cơ bản cho phù hợp. Phương pháp này có được áp dụng hay khơng và mức độ áp dụng như thế nào phụ thuộc vào rủi ro kiểm soát khi lập kế hoạch được đánh giá là cao hay thấp. Đối với khoản mục DTBH&CCDV, thử nghiệm kiểm soát quan tâm đến các cơ sở dẫn liệu:
- Sự hiện diện: Tức là sự tồn tại của hoạt động của quy chế KSNB đối với khoản mục DTBH&CCDV.
- Tính hữu hiệu: Tức là sự hữu hiệu trong hoạt động của quy chế kiểm soát nội bộ đối với khoản mục DTBH&CCDV.
- Tính liên tục: Tức là sự hoạt động liên tục của quy chế KSNB trong kỳ đối với khoản mục doanh thu KTV sử dụng các loại kỹ thuật kiểm toán: kỹ thuật điều tra hệ thống và các thử nghiệm chi tiết về kiểm soát. Đối với kỹ thuật điều tra hệ thống, khi kiểm toán khoản mục DTBH&CCDV, KTV tiến hành điều tra các nghiệp vụ bán hàng từ khi nhận đơn đặt hàng cho đến khi bán hàng và thu được tiền hàng… để đánh giá các bước kiểm soát được thiết lập trong hệ thống bán hàng. Thông thường kỹ thuật điều tra hệ thống đã được thực hiện ở giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, và tiếp tục được KTV áp dụng ở giai đoạn này để đánh giá lại mức độ rủi ro kiểm soát và thiết kế các thử nghiệm chi tiết về kiểm sốt và qua đó điều chỉnh các thử nghiệm cơ bản. Phạm vi, quy mô tiến hành các thử nghiệm này phụ thuộc vào tính chủ quan, cơ sở kinh nghiệm, trình độ năng lực, sự xét đoán và sự am hiểu tường tận về doanh nghiệp được kiểm tốn của KTV.
KTV có thể tiến hành chọn một số mẫu nhất định để tiến hành kiểm tra đối với mỗi loại kiểm soát do doanh nghiệp thực hiện.
1.3.2.2 Thực hiện các khảo sát cơ bản
Thực hiện thủ tục phân tích
Thơng thường, thủ tục phân tích sẽ được thực hiện đối với khoản mục cụ thể nào đó nếu trong q trình lập kế hoạch kiểm tốn, KTV khơng phát hiện
thấy có rủi ro phát hiện. Ở giai đoạn lập kế hoạch, KTV đã tiến hành thủ tục phân tích sơ bộ, đến bước này KTV sẽ tiếp tục đi sâu phân tích hơn nữa đối với hai nội dung: phân tích xu hướng và phân tích tỷ suất. Ngồi ra, ở giai đoạn này KTV còn áp dụng một kỹ thuật phân tích khác bằng cách sử dụng giá trị ước tính. KTV tiến hành tính tốn giá trị ước tính của một khoản mục rồi so sánh giá trị thực tế trên sổ cái. Nhờ đó KTV tiết kiệm được nhiều thời gian dành cho việc kiểm tra chi tiết, đồng thời có thể thỏa mãn được sự nghi ngờ nghề nghiệp vào sự biến động hay đạt được sự tin cậy vào khoản mục kiểm tra. Thủ tục phân tích chi tiết rất phù hợp với việc kiểm tốn các tài khoản trên Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh như khoản mục DTBH&CCDV. Các bước của thủ tục phân tích chi tiết đối với kiểm tốn khoản mục DTBH&CCDV:
Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết
Thực chất của quá trình kiểm tra chi tiết về nghiệp vụ chính là tiến hành kiểm tra lại q trình xử lý kế tốn liên quan đến khâu ghi sổ kế toán đối với các nghiệp vụ bán hàng, nhằm có được các bằng chứng xác nhận các cơ sở dẫn liệu cụ thể có liên quan đến hạch toán các nghiệp vụ. Cách thức tiến hành kiểm tra chi tiết chủ yếu thực hiện xem xét, đối chiếu từ các nghiệp vụ đã hạch toán trên sổ kế tốn ra các chứng từ, tài liệu có liên quan.
+ Kiểm tra CSDL “sự phát sinh” (tính có thật): Xác minh xem nghiệp vụ bán hàng ghi sổ đã thực sự phát sinh và được sự phê chuẩn đúng đắn hay khơng?
Các thủ tục kiểm tốn chủ yếu và phổ biến thường được sử dụng như: - Kiểm tra hóa đơn bán hàng tương ứng của khoản DTBH đã ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết doanh thu. Bằng chứng có được chứng tỏ nghiệp vụ đã ghi sổ là có căn cứ hay khơng căn cứ (ghi khống).
- Kiểm tra hồ sơ phê chuẩn cho nghiệp vụ bán hàng (ví dụ: đơn đặt hàng, hợp đồng thương mại hoặc kế hoạch bán hàng đã được phê chuẩn) tương ứng với nghiệp vụ đã ghi sổ nói trên. Nội dung kiểm tra hồ sơ phê chuẩn bán hàng là xem xét về tính đúng đắn, hợp lý của nội dung phê chuẩn, và tính đúng thẩm quyền của người phê chuẩn. Sự đầy đủ, sự hợp lý của việc phê chuẩn cũng như người phê chuẩn chứng tỏ nghiệp vụ bán hàng phát sinh là đã được sự cho phép và căn cứ đã dùng ghi sổ kế toán là hợp lý.
+ Kiểm tra cơ sở dẫn liệu “Sự tính tốn, đánh giá” (Tính giá): Xác minh xem nghiệp vụ bán hàng đã ghi sổ đã được tính tốn, đánh giá đúng đắn, hợp lý hay khơng?
Các thủ tục chủ yếu và phổ biến thường được sử dụng gồm:
- Tiến hành kiểm tra các thông tin là cơ sở mà đơn vị đã dùng để tính doanh thu bán hàng, phải thu khách hàng,…xem có hợp lý và đúng đắn hay khơng.
- Kiểm tra kết quả tính giá của đơn vị: KTV kiểm tra kết quả của phép tính thành tiền doanh thu bán hàng của đơn vị ngay trên Hóa đơn bán hàng, để xem xét tính chính xác của tính tốn. Nếu xét thấy cần thiết, KTV có thể tính tốn lại dựa trên cơ sở tài liệu của đơn vị được kiểm tốn và sự xét đốn của mình. Kết quả do KTV tự tính tốn sẽ được đối chiếu với số liệu trên Hóa đơn bán hàng của đơn vị được kiểm toán.
+ Kiểm tra cơ sở dẫn liệu “Sự hạch toán đầy đủ”: Xác minh xem các nghiệp vụ bán hàng đã ghi sổ kế tốn có được hạch tốn đầy đủ, khơng trùng hay sót?
Các thủ tục kiểm tốn chủ yếu và phổ biến thường được áp dụng là: - So sánh số lượng các hóa đơn bán hàng với số lượng các bút tốn ghi nhận DTBH trên sổ kế tốn để kiểm tra tính đầy đủ trong hạch tốn nghiệp vụ bán hàng.
- Kiểm tra tính liên tục của số thứ tự của các hóa đơn bán hàng đã hạch tốn trên sổ ghi nhận DTBH. Mọi sự cách quãng về số thứ tự của Hóa đơn bán hàng đã ghi sổ đều phải xác minh rõ lý do và tính hợp lý hay khơng. Sự thiếu hụt của bút tốn ghi sổ DTBH so với số lượng nghiệp vụ bán hàng đã thực tế phát sinh, sẽ vi phạm “tính đầy đủ” trong hạch toán
+ Kiểm tra cơ sở dẫn liệu “Sự phân loại và hạch tốn đúng đắn” (chính xác): Xác minh xem các nghiệp vụ bán hàng có được phân loại và ghi nhận đúng nguyên tắc kế toán, đúng quan hệ đối ứng tài khoản (vào các sổ kế tốn), chính xác về số liệu tương ứng đã ghi trên chứng từ (đúng đắn)?
Các thủ tục kiểm toán chủ yếu và phổ biến thường được áp dụng là: - Kiểm tra nội dung ghi chép trên chứng từ về sự rõ ràng và tính đầy đủ, chính xác để đảm bảo khơng lẫn lộn nghiệp vụ bán hàng với các nghiệp vụ không phải bán hàng (như thanh lý TSCĐ); Đồng thời xem xét việc hạch toán các nghiệp vụ bán hàng vào các sổ theo dõi DTBH và phải thu khách hàng tương ứng có đảm bảo đúng đắn; Phát hiện và loại bỏ các nghiệp vụ không thuộc bán hàng nhưng bị ghi nhầm.
- Tiến hành đối chiếu giữa bút toán đã ghi nhận doanh thu với từng hóa đơn bán hàng tương ứng về các yếu tố tương ứng (số, ngày và số tiền) là thủ tục giúp phát hiện sự hạch tốn khơng chính xác.
- Kiểm tra việc hạch toán đồng thời vào các sổ kế toán của tài khoản đối ứng (Sổ tài khoản Phải thu khách hàng; Sổ thuế GTGT phải nộp) để đảm bảo các nghiệp vụ đã được ghi nhận đúng quan hệ đối ứng …
+ Kiểm tra cơ sở dẫn liệu “Sự phân loại và hạch toán đúng kỳ”: Xác minh xem nghiệp vụ bán hàng phát sinh có đảm bảo được hạch tốn kịp thời, đảm bảo phát sinh thuộc kỳ nào phải được ghi sổ kế toán của kỳ ấy hay khơng?
- Tiến hành xem xét tính hợp lý trong việc chia cắt niên độ (cut off) và hạch toán, tổng hợp DTBH của đơn vị.
- So sánh đối chiếu giữa ngày ghi nhận nghiệp vụ vào sổ kế toán với ngày phát sinh nghiệp vụ tương ứng (ngày ghi trên hóa đơn bán hàng) để đánh giá về tính đúng kỳ hạch tốn doanh thu bán hàng. Sự hạch toán kịp thời và đúng kỳ của kế tốn cịn phụ thuộc vào hình thức sổ kế toán và phương thức hạch tốn (thủ cơng hay theo phần mềm trên máy vi tính) điều đó ảnh hưởng đối với KTV trong đánh giá về sự hợp lý trong tính đúng kỳ.
Trong khảo sát về “tính đúng kỳ” cần lưu ý đến những nghiệp vụ bán hàng được hạch toán vào cuối kỳ kế toán này và đầu kỳ kế tốn tiếp theo, dễ xảy ra sai phạm do vơ tình hay cố ý. Việc hạch toán sớm hay hạch toán muộn nghiệp vụ bán hàng đều dẫn đến tổng hợp và báo cáo DTBH khơng đúng kỳ và do đó kéo theo sai phạm đối với lợi nhuận bán hàng.
+ Kiểm tra cơ sở dẫn liệu “ Sự cộng dồn và báo cáo”: Đối với khoản mục DTBH, cuối kỳ hạch toán, số liệu về các khoản DTBH đã ghi sổ trong kỳ phải được tổng hợp một các đầy đủ, chính xác trên từng sổ chi tiết và sổ tổng hợp. Việc trình bày thơng tin về DTBH vào BCTC phải phù hợp với chỉ tiêu đã được chế độ BCTC quy định và đảm bảo sự nhất quán với số liệu đã được cộng dồn trên các sổ kế tốn có liên quan.
Các thủ tục kiểm toán chủ yếu và phổ biến thường được áp:
- Tiến hành kiểm tra việc tính tốn tổng hợp lũy kế số phát sinh trên từng sổ kế toán chi tiết cũng như sổ kế toán tổng hợp về DTBH về các khía cạnh: Tính đầy đủ của các khoản doanh, các loại doanh thu; Tính chính xác của kết quả tổng hợp DTBH của kỳ báo cáo.
- Kiểm tra bảng tổng hợp DTBH của đơn vị (nếu có) hoặc tiến hành lập bảng tổng hợp các loại DTBH từ các sổ kế toán chi tiết; Đồng thời đối chiếu số liệu của bảng tổng hợp DTBH với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp DTBH. Trường hợp xét
thấy cần thiết, KTV có thể tự tiến hành tính tốn (tổng hợp) lại số liệu DTBH và đối chiếu với số liệu tương ứng trên sổ kế tốn của đơn vị.
- Kiểm tra việc trình bày DTBH trên BCTC xem có phù hợp với chế độ kế toán quy định; Đồng thời so sánh số liệu DTBH trên BCTC với số liệu trên sổ kế toán DTBH của đơn vị để đảm bảo sự trình bày và cơng bố DTBH đúng đắn.
Công việc kiểm tra chi tiết do KTV đã thực hiện được lưu lại trên các giấy tờ làm việc làm bằng chứng kiểm toán và là cơ sở để tổng hợp kết quả kiểm toán ở các bước sau.