Thực hiện kiểm tốn là thực hiện các cơng việc đã lập ra trong kế hoạch kiểm tốn và chương trình kiểm tốn. Mục đích của giai đoạn này là thu thập bằng chứng đầy đủ, tin cậy làm cơ sở cho việc đưa ra ý kiến của KTV trên báo cáo kiểm tốn về BCTC của doanh nghiệp. Thực chất của cơng việc này là thu thập các bằng chứng để chứng minh đánh giá rủi ro kiểm sốt và tính chính xác của nghiệp vụ phát sinh về vốn bằng tiền.
Khi cuộc kiểm toán bắt đầu tại văn phịng làm việc của cơng ty khách hàng, KTV yêu cầu kế toán đơn vị cung cấp các tài liệu để phục vụ cho việc
thực hiện kiểm tốn (được trình bày ở phần căn cứ để kiểm tốn khoản mục vốn bằng tiền)
Ở giai đoạn này, KTV thực hiện ba bước công việc: + Thực hiện thủ tục kiểm sốt
+ Thực hiện các thủ tục phân tích
+ Thực hiện các thủ tục kiểm tra chi tiết 2.3.2.1 Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát
Các nghiệp vụ liên quan đến khoản mục vốn bằng tiền thường phát sinh thường xuyên với số lượng lớn và có quy mơ khác nhau. Mặc dù tiền có nhiều ưu điểm trong thanh tốn, kể cả trong q trình bảo quản và sử dụng nhưng điều này cũng dẫn đến khả năng sai phạm tiềm tàng rất cao. Trước khi thực hiện các khảo sát kiểm soát đối với khoản mục vốn bằng tiền, KTV dựa vào những hiểu biết và kinh nghiệm của mình mà có thể lường trước được những sai phạm có thể xảy ra đối với khoản mục vốn bằng tiền để thực hiện các thủ tục kiểm sốt có hiệu quả mà tốn ít thời gian.
Để tìm hiểu hệ thống kiểm sốt đối với khoản mục vốn bằng tiền, KTV sẽ lập bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền rồi thơng qua q trình thu thập những tài liệu có chứa thơng tin về các chính sách kế tốn, nguyên tắc quản lý trong doanh nghiệp đồng thời KTV sẽ tiến hành phỏng vấn đối với kế tốn để tìm ra những câu trả lời cần thiết. Tùy thuộc vào khách hàng là cũ hay mới mà KTV sẽ có những cách đặt câu hỏi khác nhau để khảo sát kiểm soát đối với khoản mục vốn bằng tiền.
Bảng 2.6 : Bảng câu hỏi đánh giá hệ thống KSNB với khoản mục vốn bằng tiền tại Công ty ABC
Initials Date Client: Công ty TNHH ABC Prepared by M 26/2/201
6 Period
ended:
31/12/2015 Senior N 26/2/201 6 Subject: Tìm hiểu và đánh giá hệ
thống KSNB Manager P Partner Q Mục tiêu: Nội dung Có (Đúng) Khơng (Sai) Ghi chú (Mơ tả) Người giữ quỹ (thủ quỹ) có kiêm nhiệm các
cơng việc khác khơng (như hạch tốn thu chi tiền mặt hay theo dõi cơng nợ…)
x
Quỹ tiền mặt có cất giữ cùng các nguồn khác như: Quỹ cơng đồn…khơng?
x Đơn vị có quy định về mức tồn quỹ khơng? x Tiền mặt có được giữ trong két, đặt ở nơi an x
tồn, hạn chế ra vào? Quyền mở két có hạn chế khơng:
Đơn vị có quy định về thẩm quyền phê duyệt khoản chi khơng?
x
Có được xuất quỹ khi phiếu chi chưa được cấp có thẩm quyền phê duyệt khơng?
x Có sổ quỹ do thủ quỹ theo dõi một cách độc
lập với sổ kế toán tiền mặt khơng?
x Sổ quỹ có được cập nhật ngay khi thu, chi tiền?
x
Phiếu chi có đủ chữ ký, họ tên người nhận tiền khơng?
x Mơ tả thủ tục thu, chi tiền mặt, TGNH, tiền đang chuyển, luân chuyển chứng từ, kiểm duyệt các khoản thu, chi tại đơn vị
Người yêu cầu chi tiền => Kế toán thanh toán => Kế toán trưởng => Giám đốc => Thủ quỹ => người nhận tiền. Người nộp tiền => Thủ quỹ => kế toán thanh toán, kế
toán trưởng và Giám đốc. Ban lãnh đạo có thực hiện kiểm quỹ tiền mặt
bất thường không?
x Chỉ kiểm kê cuối năm
Việc đối chiếu số liệu giữa thủ quỹ và kế tốn có được thực hiện thường xuyên và thể hiện bằng văn bản?
x
Việc kiểm kê tiền mặt có được thực hiện định kỳ (cuối ngày/ tuần/ tháng…) và có sự chứng kiến của những người độc lập với quy trình này?
x
Mọi chênh lệch số liệu có tìm hiểu ngun nhân cà điều chỉnh kịp thời khơng?
x
Mọi hóa đơn lưu kèm phiếu chi có phải là bản gốc khơng
x Trong trường hợp hóa đơn gốc lưu ở nơi
khác thì hóa đơn photo có đóng dấu, chữ ký sao y bản chính và có ghi chú nơi lưu hóa đơn gốc khơng?
x
Có lập phiếu hạch tốn (thu, chi) đối với tiền gửi ngân hàng khơng?
x Các hóa đơn, chứng từ có liên quan có được x
lưu kèm chứng từ ngân hàng không?
Các sổ phụ ngân hàng, các sao kê giao dịch, các bảng tính lãi có được đánh số thứ tự và lưu trữ có hệ thống, thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu?
x
Việc đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán tiền gửi ngân hàng và sổ phụ ngân hàng có được thực hiện thường xun và có để lại bút tích khơng?
x
…
Kết luận: Hệ thống KSNB đối với nghiệp vụ thu, chi và bảo quản tiền: Khá 2.3.2.2 Thực hiện các thủ tục phân tích và đối chiếu số liệu tổng hợp:
Tổng hợp, đối chiếu số liệu:
Từ số liệu trên bảng cân đối số phát sinh tài khoản, KTV tổng hợp số liệu đầu kỳ, cuối kỳ khoản mục vốn bằng tiền của năm kiểm toán lên bảng tổng hợp khoản mục vốn bằng tiền.
Tiến hành đối chiếu số liệu cuối kỳ trên Biểu tổng hợp với số dư cuối kỳ của TK 111, 112 trên sổ cái, sổ chi tiết và trên BCTC trước kiểm toán năm nay của đơn vị. Đồng thời, đối chiếu số dư cuối kỳ trên Bảng tổng hợp với số liệu kiểm kê quỹ tại ngay 31/12 (với tiền mặt) và xác nhận số dư của Ngân hàng ( đối với tiền gửi ngân hàng) nhằm phát hiện chênh lệch và xử lý nếu có. Trường hợp tại ngày kiểm kê quỹ tiền mặt khơng phải tại thời điểm ngày 31/12 thì KTV cần thực hiện thủ tục Rollback (nếu kiểm kê sau ngày 31/12)
hoặc Rollforward (nếu kiểm kê trước ngày 31/12) để xác định chính xác số dư Tiền mặt tại quỹ ngày 31/12 để làm cơ sở đối chiếu với số trên sổ Kế toán.
Bảng 2.7: Tổng hợp khoản mục Vốn bằng tiền theo nội dung (Trích GTLV 5140)
Mục tiêu
Tất cả các khoản tiền và tương đương tiền trình bày trên BCĐKT là trung thực, hợp lý
Kiểm tra tính hiện hữu, ghi chép, đúng kỳ, phân loại và trình bày.
Nguồn BCĐKT, BCĐSPS
Sổ chi tiết 111, Sổ quỹ tiền mặt
Sổ chi tiết 112, Sổ phụ ngân hàng, Sao kê
Cơng việc Tìm hiểu quy trình ghi nhận tiền
Tổng hợp, đối chiếu số dư cuối kỳ với sổ chi tiết, báo cáo Đối chiếu với BB kiểm kê, giấy xác nhận ngân hàng
TK Diễn giải Đơn vị
Số dư ngày 31/12/2014 Số dư ngày 31/12/2015 REF
Nợ Có Nợ Có 111 Tiền mặt 35.236.440 - 45.898.643 -
1111 Tiền Việt Nam VND 35.236.440
- 45.898.643 - [5140M1] 112
Tiền gửi Ngân hàng 3.805.021.324 - 4.471.928.492 -
1121 Tiền Việt Nam VND 65.232.723
- 70.354.909 - 11211 VND SHINHAN VND 57.672.321 - 349.263 - [5140M2] 11212 VND VND 4.763.514 2.640.368 [5140M2]
MARITIME BANK - - 11214 VND BIDV VND 2.796.888 - 52.091.006 - [5140M2] 11215 – CD VND BIDV-667 VND - - 15.274.272 - [5140M2] 1122 Ngoại tệ 3.732.228.199 - 4.401.573.583 - 11221 USD-SHINHAN USD 15.483 - 15.483 - [5140M2] 11222 JPY-MARITIME BANK JPY - - - - [5140M2] 11224 JPY-SHINHAN JPY - - 1.671 - [5140M2] 11225 USD-BIDV USD 3.732.212.716 - 4.401.556.429 - [5140M2] Cộng 70.484.646 4.517.027.135 -
Bảng 2.8:Thủ tục Rollback do KTV thực hiện tại cơng ty ABC (Trích GTLV 5140)
Mục tiêu: Kiểm tra tính hiện hữu, ghi chép
Nguồn: Sổ cái tài khoản 111
Công việc:
KTV cộng tiến trừ lùi số dư TK111 đến ngày 31/12/2015
NGÀY THÁNG
SỐ
PHIẾU NỘI DUNG THU CHI
07/01/2016 PC 01/1 Chi sinh nhật tháng 1/2015 1.500.000
13/1/2016 PC 02/1
Tạm ứng chi phí mua xăng dầu cho xe ơ tơ phục vụ công tác
chung của Quỹ 10.000.000
13/1/2016 Pc 03/1
Thanh toán cước điện thoại
tháng 12/2015 303.391
13/1/2016 PC04/1
Tạm ứng chi phí sửa xe ơ tơ
31S:7496 25.740.000
13/1/2016 PC05/1
Thanh tốn chi phí tiếp cục thuế
HN 4.939.000
14/1/2016 PC06/1 Thanh tốn chi phí tiếp BTC 5.480.000
14/1/2016 PC07/1
Thanh tốn chi phí họp báo cáo bộ trưởng về cơng tác triển khai Dự án số hố truyền hình 04
tỉnh TP và các tỉnh lân cận 4.300.000 14/1/2016 PC08/1
Chi trợ cấp ốm đau (PN Sơn -
DT Huyền) 1.000.000
18/1/2016 PC09/1
Thanh tốn chi phí tiếp vụ
KHTC 5.130.000
18/1/2016 PC10/1
Thanh tốn chi phí th tạp vụ
từ 13/12/15 -12/1/16 3.000.000 18/1/2016 PC11/1
Tạm ứng chi phí đi cơng tác
HCM 51.400.000
Cộng
- 112.792.391
Số dư tại ngày 23/1/2016 45.977.000
(a) Đối chiếu tiền mặt
KTV tiến hành đối chiếu số liệu sau khi thực hiện thủ tục Rollback:
Số trên Sổ Số kiểm kê Chênh lệch
45.898.643 45.977.000 -78.357
(b) Đối chiếu Tiền gửi Ngân hàng
Kiểm toán viên căn cứ vào các sao kê (sổ phụ) của các ngân hàng tiến hành đối chiếu số dư tiền gửi cuối kỳ
Đồng thời gửi thư xác nhận cho các ngân hàng nhằm xác nhận số dư các khoản tiền gửi của công ty ABC tại thời điểm 31/12/2015.
Bảng 2.9: Đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng (Trích GTLV 5140 )
TK Diễn giải Đơn vị Số dư ngày 31/12/2015 Số trên sao kê, XNNH Chênh lệch Nợ Có 11211 VND SHINHAN VND 349.263 - 349.263 - 11212 VND MARITIME BANK VND 2.640.368 - 2.640.368 - 11214 VND BIDV VND 52.091.006 - 52.091.006 - 11215 - CD VND BIDV-667 VND 15.274.272 - 15.274.272 - 11221 USD-SHINHAN USD 15.483 - 15.483 - 11222 JPY-MARITIME BANK JPY - - - 11224 JPY-SHINHAN JPY 1.671 - 1.671 - 11225 USD-BIDV USD 4.401.556.429 - 4.401.556.429 - Note:
(1) Sau khi phỏng vấn kế toán Tiền, KTV đi đến kết luận nguyên nhân chênh lệch là do tiền lẻ.
(2) Tiền gửi ngân hàng khơng có chênh lệch giữa số trên sổ với số trên sao kê của ngân hàng. Công ty ABC đã đánh giá lại tỷ giá cuối kỳ.
Đối với số liệu đầu năm trên biểu tổng hợp do công ty ABC là khách hàng cũ nên KTV chỉ đối chiếu số liệu trên Báo cáo đã được kiểm tốn năm ngối để xác định tính chính xác của số liệu.
Riêng đối với Tiền gửi Ngân hàng bằng ngoại tệ, KTV tiến hành kiểm tra số dư ngoại tệ và kiểm tra việc đánh giá lại tỷ giá ngoại tệ cuối kỳ. Do khách hàng đã đánh giá lại tỷ giá ngoại tệ cuối kỳ nên KTV không cần thực hiện thủ tục kiểm toán bổ sung.
Thực hiện thủ tục phân tích:
Trích GTLV 5140: Tiền và các khoản tương đương tiền
Tài khoản 31/12/2015 31/12/2014 Chênh lệch
Tương đối Tuyệt đối Tiền mặt 45.898.643 35.236.440 10.662.203 30,26% Tiền gửi Ngân hàng 4.471.928.492 3.805.021.324 666.907.168 17,53%
Note:
(1) Số dư tiền mặt cuối kỳ tăng 10.662.203 đồng tương ứng với 30,26%, đây là mức dao động khá lớn.
(2) Số dư tiền gửi ngân hàng cuối kỳ tăng 666.907.168 tương ứng với 17,53%
Nguyên nhân đánh giá ban đầu do công ty mở rộng sản xuất kinh doanh, nhu cầu tiền mặt và tiền gửi ngân hàng trong thanh toán tăng.
2.3.2.3 Thủ tục kiểm tra chi tiết đối với nghiệp vụ thu, chi tiền mặt. a) Đối với tiền mặt
KTV thực hiện kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ phát sinh trong kì thơng qua việc đọc sổ chi tiết, khơng có các nghiệp vụ phát sinh bất thường. Chọn mẫu một số nghiệp vụ và kiểm tra chứng từ phiếu thu, phiếu chi và kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ, các chứng từ được ghi nhận đúng đắn, có đầy đủ chữ ký phê duyệt.
Bảng 2.10 : Kiểm tra chia cắt niên độ TK 111 tại công ty ABC. (Trích GTLV 5140)
Chứng từ Ngày Diễn giải Nợ Có Ghi chú PT523 26/12/201 5 Mang tiền về cty 40000000 0 - Giấy đề nghị tạm ứng số 046 ngày 5/12/2015
- Hóa đơn thanh tốn mua hàng - Giấy đề nghị thanh toán PT524 28/12/201 5 Mang tiền về cty 50000000 0 - Giấy đề nghị tạm ứng số 042 ngày 1/12/2015
- Hóa đơn thanh tốn tiền xăng tháng 12
- Giấy đề nghị thanh toán PC133 29/12/201
5
Mua lốp 0 8800000 - Hóa đơn GTGT số 000146 ngầy 29/12/2015 thanh tốn tiền mua lốp xe.
PC134 31/12/201 5
Tiếp khách 0 605000 -Hóa đơn GTGT số 009423 ngày 31/12/2015
31/12/2015 PC0101 07/01/201 6 Chi sinh nhật tháng 1/2015
0 1500000 Khơng có hóa đơn hay chứng từ đi kèm PC0201 13/01/201 6 Tạm ứng chi phí mua xăng dầu cho xe ơ tơ phục vụ công tác chung của Quỹ 0 10000000 -Giấy đề nghị tạm ứng số 001 ngày 03/01/2016: Nguyễn Đức Bình tạm ứng tiền
b) Đối với Tiền gửi ngân hàng
KTV chọn mẫu một số nghiệp vụ trong kỳ để kiểm tra chi tiết:
- Chọn mẫu kiểm tra các đối ứng bất thường, các phát sinh với số tiền lớn. - Kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của chứng từ: xem xét nội dung trên các UNT, UNC có hợp lý và có đúng chế độ hay khơng.
- Kiểm tra các UNT, UNC có chứng từ gốc kèm theo khơng, có hợp lý, hợp lệ không. Các mục tiêu của việc kiểm tra chứng từ gốc đi kèm tương tự phần hành tiền mặt ở trên.
Các mẫu được kiểm tra chi tiết, các UNT, UNC đều có đầy đủ chứng từ gốc đi kèm.