2.2 Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty Cổ phần
2.2.1 Phương thức bán hàng và phương thức thanh tốn tại cơng ty
Các phương thức bán hàng áp dụng tại công ty
Công ty CP kỹ thuật và thương mịa DOHA Việt Nam là đơn vị chuyên kinh doanh các sản phẩm. dịch vụ chất lượng cao với nhiều loại mặt hàng khác nhau như thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông, máy vi tắnh, thiết bị
ngoại vi và phần mềm, vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựngẦCông ty bán hàng chủ yếu theo hình thức bán bn.
- Các hình thức bán bn:
+ Bán bn qua kho theo hình thức chuyển hàng:Theo hình thức này
bên bán xuất kho để giao hàng cho bên mua tại địa điểm người mua đã qui định trong hợp đồng kinh tế giữa hai bên. Bộ phận vận chuyển chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa đến địa điểm giao hàng bằng các ơ tơ vận tải tự có hoặc thuê ngồi (nếu cần).Hàng hố chuyển bán nhưng vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho nên hàng chưa được xác định là tiêu thụ và chưa ký nhận doanh thu.Khi người mua kiểm hàng, thanh toán hoặc đồng ý chấp nhận thanh tốn thì khi đó số hàng chuyển giao mới được coi là tiêu thụ. Thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ. Chi phắ vận chuyển hàng do công ty chịu hoặc bên mua chịu tùy vào thỏa thuận từ trước giữa 2 bên. Nếu công ty chịu chi phắ vận chuyển, sẽ được ghi vào chi phắ bán hàng. Nếu bên mua chịu chi phắ vận chuyển, công ty sẽ phải thu tiền của bên mua.
+ Bán bn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp:Theo hình thức
này bên mua cử cán bộ nghiệp vụ trực tiếp đến mua hàng và nhận hàng trực tiếp tại kho của bên bán, các thủ tục bán hàng thực hiện ngay tại kho hàng của công ty, số hàng được coi là tiêu thụ vì đã chuyển quyền sở hữu. Việc thanh tốn tiền bán hàng theo hình thức nào tuỳ thuộc vào hợp đồng kinh tế giữa hai bên.
Ngồi ra cơng ty cịn áp dụng hình thức bán lẻ. Theo hình thức này khách hàng có thể trực tiếp tới công ty để xem mẫu mã hoặc gửi fax, gọi điện đặt hàng.
Với những khách hàng quen thuộc, có uy tắn thì cơng ty áp dụng chắnh sách thanh tốn trả chậm có chiết khấu thanh tốn, tức là sẽ áp dụng chiết khấu thanh toán cho những khách hàng trả tiền sớm và trong thời hạn cho phép, thường là 10 ngày kể từ ngày mua hàng. Những khách hàng này sẽ thanh toán bằng chuyển khoản qua các ngân hàng thương mại để tránh tắnh trạng mất tiền cũng như hiện tượng bỏ sót trong cơng tác kế tốn.
Với những khách hàng chưa quen thuộc thì cơng ty u cầu thanh tốn ngay bằng tiền mặt để tránh rủi ro và thuận tiện cho việc kiểm sốt. Riêng với những khách hàng có quan hệ lâu năm thì được cơng ty cho phép trả chậm nhưng với số lượng thấp. Nhưng dù khách hàng có thanh tốn bằng tiền mặt ngay hay khơng thì cơng ty vẫn hạch tốn khoản phải thu qua TK 131 cho dễ kiểm soát các khoản nợ phải thu.
2.2.2 Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu2.2.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng 2.2.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng
*Nội dung:
Doanh thu bán hàng của công ty là được xác định theo giá trị hợp lý của các khoản đã thu được tiền, hoặc sẽ thu được tiền từ các nghiệp vụ bán các loại hàng hóa của cơng ty bao gồm cả các khoản phụ thu và phắ thu thêm ngoài giá bán (nếu có). Số tiền bán hàng được ghi trên: Hóa đơn GTGT, hoặc là giá thỏa thuận giữa các bên trong hợp đồng mua bán hàng hóa. Vì cơng ty tắnh thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và mặt hàng kinh doanh của công ty thuộc đối tượng chịu thuế GTGT (thuế suất thuế GTGT đối với các mặt hàng thép xây dựng hiện nay là 10%) nên doanh thu bán hàng là giá bán chưa có thuế GTGT.
Doanh thu bán hàng được xác định theo cơng thức:
Đơn giá bán hàng hóa do phịng Kế tốn định dựa trên ngun tắc phải bù đắp được những khoản chi phắ sau: giá vốn (giá hàng hóa nhập về), các chi phắ phát sinh liên quan đến bán hàng, quản lý doanh nghiệp và giá bán đó phải đảm bảo giúp thu hồi vốn đầu tư cho các cổ đông, tức là đem lại lợi nhuận. Giá bán phải được Giám đốc thơng qua,sau đó, phịng Kinh doanh có nhiệm vụ chấp hành những quy định về giá để tiến hành các hoạt động tiếp thị - bán hàng, thỏa thuận, ký kết hợp đồng mua bán với khách hàng.
Doanh thu bán hàng của công ty được ghi nhận khi hồn thành việc giao hàng và được khách hàng thanh tốn hoặc chấp nhận thanh tốn.
* Chứng từ sử dụng:
Cơng ty CP kỹ thuật và thương mại DOHA Việt hiện nay đang áp dụng chế độ chứng từ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 48/QĐ - BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chắnh đồng thời cũng cập nhật những thay đổi của chế độ mới ban hành gần đây vào phần hành kế toán doanh thu, tuỳ theo phương thức bán hàng, hình thức thanh tốn mà kế toán sử dụng các chứng từ ban đầu sau:
+ Hợp đồng mua bán + Hóa đơn GTGT
+ Phiếu thu, giấy báo có, các chứng từ xác nhận cơng nợẦ + Chứng từ vận chuyển
Trình tự lập và luân chuyển chứng từ:
Khi khách hàng có yêu cầu mua hàng (căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, khách hàng có nhu cầu sẽ đến đặt hàng trực tiếp hoặc fax đơn hàng cho cơng ty), phịng Kinh doanh có trách nhiệm lập lệnh xuất bán rồi gửi cùng đơn đặt hàng cho Giám đốc phê duyệt lệnh xuất bán rồi gửi lệnh này cho nhân viên kế toán hàng tồn kho lập phiếu xuất kho xin chữ ký của Giám đốc và kế tốn trưởng. Sau đó, căn cứ vào lệnh xuất bán và phiếu xuất kho, thủ kho ghi số lượng và xuất hàng tại kho của công ty với số lượng, chất lượng, chủng loại theo đúng yêu cầu lệnh xuất bán và phiếu xuất kho rồi thủ kho tiếp tục lập biên bản giao hàng. Tiếp theo căn cứ vào biên bản giao hàng của bộ phận kho, nhân viên bán hàng sẽ lập hóa đơn GTGT thành 3 liên và giao liên 2 cho khách hàng. Cuối cùng, kế toán doanh thu sẽ nhập số liệu vào Excel ghi nhận đồng thời doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán của nghiệp vụ này vào các sổ sách cần thiết (trong đó:hóa đơn GTGT là căn cứ để ghi nhận doanh thu
bán hàng còn phiếu xuất kho là căn cứ để ghi nhận giá vốn hàng bán)và viết phiếu thu (nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt). Sau đó, tiếp tục chia sẻ thơng tin cho phịng Kinh doanh để xây dựng kế hoạch bán hàng. Đồng thời với q trình trên, Giám đốc cơng ty chỉ đạo bộ phận vận chuyển thực hiện vận chuyển và giao hàng đến cho khách hàng đúng thời gian, địa điểm (có thể là ngay tại kho hay địa điểm khác) theo thỏa thuận trong hợp đồng của 2 bên.
Sơ đồ 2.5:Trình tự lập và luân chuyển chứng từ
Một số chứng từ tiêu biểu:
Hóa đơn GTGT: Vì cơng ty tắnh thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ,
hàng hóa kinh doanh thuộc đối tượng chịu thuế GTGT nên cơng ty sử dụng hóa đơn thuế GTGT 3 liên mẫu số 01GTKT3/001, được đặt in theo mẫu do Bộ Tài Chắnh quy định. Hóa đơn GTGT được nhân viên bán hàng lập thành 3 liên và phải có đầy đủ chữ ký của người mua hàng, người bán hàng và Giám đốc công ty:
-Liên 1 (màu tắm): Lưu tại cuống.
-Liên 2 (màu đỏ): Giao cho khách hàng. Phòng kinh doanh Thủ quỹ Giám đốc Kế toán hàng tồn kho Nhân viên bán hàng Kế toán DT, CP Kế toán trưởng Lập lệnh xuất bán Thu tiền, ký nhận.ghi sổ quỹ Ký duyệt lệnh xuất bán Lập phiếu xuất kho Lập hóa đơn GTGT Viết phiếu thu, nhập dữ liệu Kiểm tra và ký duyệt Khách hàng Đơn đặt hàng
-Liên 3 (màu xanh): Dùng để luân chuyển ghi sổ.
Giấy báo có:Khách hàng thơng qua ngân hàng của mình lập ủy nhiệm
chi hoặc séc chuyển khoản, ngân hàng của cơng ty sẽ gửi giấy báo có cho cơng ty. Khi xác định được số tiền đã được chuyển về theo hợp đồng, phòng Kinh doanh sẽ ủy quyền cho khách hàng đến kho nhận hàng, xuất hóa đơn theo số hàng thực tế khách hàng lấy.Khi nhận hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho thì kế tốn doanh thu ghi nhận nợ phải thu. Sau đó, khi nhận được giấy báo có của ngân hàng thì kế tốn doanh thu ghi giảm nợ phải thu.
Phiếu thu: Phiếu thu được sử dụng trong trường hợp khách mua hàng
thanh toán ngay bằng tiền mặt thường áp dụng với các giao dịch với có giá trị nhỏ.Trước đây, khi khối lượng giao dịch không nhiều và hoạt động ngân hàng chưa phát triển công ty sử dụng phiếu thu là chủ yếu. Nhưng hiện tại khách hàng hầu hết là mua bn với số lượng lớn thì việc sử dụng hình thức thanh tốn qua ngân hàng vừa nhanh chóng, thuận tiện và phù hợp theo quy định của Nhà nước. Phiếu thu được kế toán doanh thu lập thành 3 liên như sau:
-Liên 1: Khách hàng mang đến thủ quỹ để nộp tiền
-Liên 2: Giao khách hàng
-Liên 3: Giữ lại tại phịng kế tốn
*TK sử dụng
+ Kế toán sử dụng TK 511 ỘDoanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụỢ, Công ty CP Công nghệ và Thương mại Việt chỉ sử dụng chung tài khoản này để theo dõi doanh thu bán hàng của tất cả các loại hàng hóa.
+ TK 131- Phải thu khách hàng
- Sổ cái TK 511 - Sổ Nhật kắ chung
- Sổ chi tiết thanh toán với người mua
* Quy trình ghi sổ ghi nhận DTBH
Khi giao hàng cho khách hàng, khách hàng sẽ thanh toán ngay, hoặc ký chấp nhận thanh tốn trên hóa đơn, biên bản giao nhận hàng hóa. Lúc này hàng hóa được xác định là tiêu thụ và kế toán ghi sổ doanh thu khi nhận được HĐ GTGT.
Hàng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, căn cứ vào HĐ GTGT sau khi đã đối chiếu HĐKT và các chứng từ thanh tốn( PTTM, GBC) thì kế tốn doanh thu định khoản ghi nhận doanh thu trên sổ Nhật kắ chung đồng thời ghi sổ chi tiết theo dõi thanh tốn với khách hàng. Để tránh việc trùng lặp thì DN quy định tất cả các TH bán hàng thu tiền ngay hay chưa thu tiền đều hạch toán qua TK 131. Sau khi ghi sổ Nhật kắ chung, kế toán doanh thu ghi sổ cái TK 511 và các TK có liên quan.
Vắ dụ Vắ dụ : Ngày 01/03/2014, Công ty bán hàng thép xây dựng cho công ty
Xây lắp điện I theo HĐ GTGT AA/ 12P số 0002110. Cơng ty Xây lắp điện I đã thanh tốn 1.000.000.000đ.
Kế toán doanh thu định khoản trên sổ NKC:
(1) Ghi nhận doanh thu bán hàng dựa trên HĐ GTGT: Nợ TK 131: 1.346.095.600
Có TK 511: 1.346.095.600 Nợ TK 131: 134.609.100 Có TK 3331: 134.609.100
Ghi nhận giá vốn hàng bán:
Nợ TK 632: (chưa ghi ngay được số tiền) Có TK 156: (chưa ghi ngay được số tiền)
Ghi nhận phần tiền đã thu được, khách hàng thanh tốn ngay một phần: Nợ TK 112: 1.000.000.000
Có TK 131: 1.000.000.000
Kế toán ghi bút toán ghi nhận doanh thu giá vốn và tiền hàng đã nhận một phần như định khoản trên Nhật kắ chung. Riêng giá trị số tiền Giá vốn hàng bán chỉ đặt công thắch link sang sổ chi tiết các hàng hóa liên quan.
(2) Đồng thời cơng ty Xây lắp điện I chưa thanh tốn hết tồn bộ số tiền hàng nên đồng thời kế toán ghi sổ chi tiết thanh toán với người mua( chi tiết đối tượng Cơng ty Xây lắp điện I).
Sổ chi tiết thanh tốn với khách hàng được mở để theo dõi chi tiết tình hình thanh tốn của từng khách hàng với cơng ty, từ đó sẽ giúp cho kế tốn xác định được cơng nợ phải thu của từng khách hàng nhằm mục đắch cung cấp cho các nhà quản trị nắm bắt được tình hình thanh tốn của từng khách hàng để có thể đưa ra được các quyết định đúng đắn, hợp lý và kịp thời. ( Phụ lục 01)
(3) Sau khi ghi sổ NKC, kế toán doanh thu ghi sổ Cái TK 511 và các TK có liên quan.( Phụ lục 02)
Biểu 2.1: Mẫu HĐ GTGT
Công ty CP kỹ thuật và thương mại DOHA Việt Nam Mẫu số: 01GTKT3/001 Kắ hiêu: AA/12P
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 3: Nội bộ Số:0002110 Ngày 1 tháng 3 năm 2015
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THUẬT VÀ THƯƠNG MẠI DOHA VIỆT NAM Mã số thuế: 0102725340
Địa chỉ: Số 76, tổ 14 phường Định Cơng, quận Hồng Mai, thành phố Hà Nội Điện thoại: 031.353.4204 Số tài khoản:
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Quang Thanh. Tên đơn vị: Công ty cổ phần xây lắp điện I Mã số thuế: 0100100745
Địa chỉ: Số 18 Lý Văn Phúc, Đống Đa, Hà Nội Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Số tài khoản
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tắnh Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5=3x4
01 Thép D10 CIII Kg 30418 13.150 399.996.700
02 Thép D16 CIII Kg 27132 12.900 350.002.800
03 Thép D18 CIII kg 46209 12.900 596.096.100
Cộng tiền hàng: 1.346.095.600 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 134.609.560 Tổng cộng tiền thanh toán 1.480.705.160 Số tiền viết bằng chữ: Một tỷ bốn trăm tám mươi triệu bảy trăm linh năm nghìn một trăm sáu mươi đồng chẵn
Người mua hàng
(Ký, ghi rõ họ, tên) Nguyễn Quang Thanh
Người bán hàng
(Ký, ghi rõ họ, tên) Nguyễn Thanh Trúc
Thủ trưởng đơn vị
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) Vũ Đức Hải
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn)
- Liên 2: Giao người mua - Liên 3: Nội bộ
Biểu 2.2: Giấy Báo Có
Ngân hàng Á Châu
Chi nhánh: ACB- PGD Quán Toan
GIẤY BÁO CÓ Ngày: 1- 3- 2015
Mã GDV: Mã KH: 62912 So GD: Kắnh gửi: Công ty CP kỹ thuật và thương mại DOHA Việt Nam
Mã số thuế: 0102725340
Hôm nay, chúng tôi xin báo đã ghi CO tài khoản của quý khách với nội dung như sau:
Số tài khoản ghi CO: 37971409 Số tiền bằng số: 1.000.000.000 Số tiền bằng chữ: Một tỷ đồng
Nội dung: ## HBCCTY CP XAY LAP DIEN I THANH TOAN TIEN HANG CHO CONG TY CP KỸ THUẬT VÀ THƯƠNG MẠI DOHA VIỆT NAM.
Giao dịch viên Kiểm soát .
Ghi sổ chi tiết thanh toán với từng đối tượng khách hàng
Biểu 2.3: Sổ cái chi tiết thanh tốn với người mua Đơn vị: Cơng ty CP kỹ thuật và thương mại DOHA Việt Nam
Địa chỉ: Số 76, tổ 14 phường Định Cơng, quận Hồng Mai, thành phố Hà Nội MST: 0102725340
SỔ CÁI CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA
Số hiệu TK: 131 Loại tiền: VND
Đối tượng: Công ty CP Xây lắp điện I MST: 0100100745
Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Kắ hiệu Số hiệu Nợ Có Nợ Có A B C D E 2 3 4 5 - Số dư đầu tháng: 0 0 - Số phát sinh trong tháng: 01/03/2015 AA/12P 0002110 Bán hàng theo HĐ 0002110 511 1.346.095.600 1.346.095.600 01/03/2015 AA/12P 0002110 Bán hàng theo HĐ 0002110 3331 134.609.560 1.480.705.160 01/03/2015 GBC NN0503 Thu tiền hàng theo HĐ 0000262 112 1.000.000.000 480.705.160 04/03/2015 AA/12P 0002115 Bán hàng theo HĐ 0002115 511 189.450.974
04/03/2015 AA/12P 0002115 Bán hàng theo HĐ 0002115 3331 18.945.097 689.101.231 04/03/2015 GBC NN0505 Thu tiền hàng HĐ 0002115 112 80.000.000 609.101.231 21/03/2015 GBC NN0507 Thu tiền hàng theo HĐ 0002115 112 340.310.317 268.790.914 27/03/2015 GBC NN0508 Thu tiền hàng theo HĐ 0002115 112 268.790.914 0
Ầ Ầ Ầ Ầ
Cộng phát sinh trong tháng: 1.689.101.231 1.689.101.231
Số lũy kế cuối tháng: 0 0
Biểu 2.4: Sổ cái TK 511
Đơn vị: Công ty CP kỹ thuật và thương mại DOHA Việt Nam
Địa chỉ: Số 76, tổ 14 phường Định Cơng, quận Hồng Mai, thành phố Hà Nội
SỔ CÁI
Năm: 03/2015
Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng Số hiệu: 511 Đvt: VNĐ Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng Số hiệu
Số hiệu Ngày tháng Trang sổ STT dịng Nợ Có