3.3 Hồn thiện kế tốn bán hàng và xác định kết quả kinh doan hở công ty Cổ phần
3.3.3 Nội dung các giải pháp hoàn thiện
Qua thời gian thực tập tại Phịng kế tốn cơng ty CP kỹ thuật và thương mại DOHA Việt Nam, từ những đánh giá về thực trạng cơng tác kế tốn nói chung và cơng tác kế tốn bán hàng, kết quả bán hàng nói riêng đã đề cập ở trên, em xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến để góp phần hồn thiện cơng tác kế toán bán hàng, xác định kết quả bán hàng tại công ty.
Về công tác quản lý doanh thu bán hàng, chi phắ
Công tác quản lý doanh thu
- Công ty cần chú trọng hơn đến công tác lập kế hoạch doanh thu cho năm sau. Hiện nay, việc xây dựng kế hoạch về doanh thu mới dựa vào kinh nghiệm và phán đoán khả năng tiêu thụ mà chưa tập trung vào việc nghiên cứu thị trường. Kế hoạch được lập phù hợp sẽ hỗ trợ rất nhiều cho công tác quản lý doanh thu sau này.
- Công ty nên giao chỉ tiêu bán hàng cho mỗi nhân viên kinh doanh thực hiện một cách hợp lý. Đồng thời, cần có các chế độ khen thưởng xứng đáng cho nhân viên bán hàng khi họ hoàn thành hoặc vượt chỉ tiêu được giao, tạo động lực phấn đấu cho nhân viên.Hoặc công ty cũng nên nghiên cứu áp dụng tắnh lương theo doanh số bán hàng cho nhân viên kinh doanh nhằm khuyến khắch họ tìm kiếm khách hàng và nâng cao doanh số.
- Tập trung nâng cao chất lượng, mẫu mã sản phẩm bán ra sao cho thỏa mãn tối đã nhu cầu của khách hàng thông qua việc nghiên cứu thị trường và thị hiếu của khách hàng. Công ty nên tăng cường hợp tác với các nhà cung cấp lớn như tập đồn Hịa Phát hay Cơng ty cổ phần Gang thép Thái Nguyên để đảm bảo chất lượng nguồn hàng.
- Công ty chưa thực hiện hoạt động nghiên cứu marketing và xây dựng một chiến lược marketing thắch hợp, do đó các chắnh sách của cơng ty thường bị động và mang tắnh đối phó với những thay đổi của thị trường. Từ đó dẫn đến tình trạng lập chiến lược bán hàng chưa hợp lý. Do vậy, công ty cần quan tâm hơn nữa đến mảng hoạt động marketing, công tác nghiên cứu thị trường, đẩy mạnh hơn nữa các hoạt động quảng cáo, khuyến mại, tiếp thị bán hàngẦ để nắm bắt được nhu cầu và thị hiếu của người tiêu dùng, xác định được xu hướng biến động để có kế hoạch triển khai bán hàng hợp lý. Đặc biệt phải quan tâm đào tạo cho nhân viên bán hàng phong cách giao tiếp với khách hàng, nắm bắt được tâm lý của họ, tìm cách lơi kéo, thuyết phục họ đến với cơng ty.Từ đó, đẩy nhanh q trình tiêu thụ hàng hóa, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Cơng tác quản lý chi phắ
- Công tác quản lý chi phắ ở cơng ty cịn có nhiều bất cập và chưa được quan tâm một cách đúng mức. Trong khi đó, rõ ràng yếu tố chi phắ ln đóng vai trị quan trọng trong bất cứ kế hoạch mở rộng và tăng trưởng kinh doanh nào. Công ty muốn tãng trưởng và đẩy mạnh lợi nhuận cần khơng ngừng tìm kiếm những phương thức quản lý và sử dụng hiệu quả nhất các nguồn vốn, chi phắ kinh doanh, đồng thời phải tái đầu tư các khoản tiền đó cho những cơ hội tăng trưởng triển vọng nhất.
- Hiện tại, công ty chưa thực hiện công tác phân tắch chi phắ cũng như việc xây dựng định mức chi phắ vẫn chưa được quan tâm đúng mức nhằm
tăng cường công tác quản lý chi phắ kinh doanh. Việc thực hiện phân tắch chi phắ giúp nhà quản trị biết được các khoản mục chi phắ được sử dụng như thế nào, xem các đồng vốn bỏ ra hiệu quả đến đâu, có đem lại lợi nhuận và hiệu quả như mong muốn ban đầu hay khơng? Cịn việc xây dựng định mức giúp cho nhà quản trị kiểm soát hoạt động kinh doanh của cơng ty hiệu quả hơn vì chi phắ định mức là tiêu chuẩn, cõ sở để đánh giá.
- Do vậy, công ty nên thành lập một bộ phận độc lập quản lý chi phắ tách biệt với công tác thống kê, kế hoạch và công tác kế tốn. Bộ phận này có chức năng tổng hợp, phân tắch, đánh giá thực trạng về việc sử dụng các nguồn vốn và chi phắ, từ đó tham mưu cho Giám đốc đưa ra những quyết định về các chi phắ ngắn hạn cũng như dài hạn của công ty. Cụ thể, bộ phận quản lý chi phắ có nhiệm vụ:
Tiến hành phân tắch và đưa ra một cơ cấu chi phắ và nguồn vốn huy
động tối ưu đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả nhất cho công ty trong từng thời kỳ.
Xây dựng định mức chi phắ và phân tắch các định mức đó làm cơ sở
cho việc lập dự toán hoạt động.
Thiết lập một chắnh sách phân chia chi phắ cùng các mức lợi nhuận một
cách hợp lý đối với công ty, vừa bảo vệ được quyền lợi của chủ công ty và các cổ đông, vừa đảm bảo được lợi ắch hợp pháp, hợp lý cho người lao động; xác định phần lợi nhuận còn lại từ sự phân phối này để đưa ra các quyết định về mở rộng sản xuất hoặc đầu tư vào những lĩnh vực kinh doanh mới, tạo điều kiện cho cơng ty có mức độ tăng trưởng cao và bền vững.
Kiểm soát việc sử dụng cả các tài sản trong cơng ty, tránh tình trạng sử
dụng lãng phắ, sai mục đắch.
Bộ phận quản lý chi phắ trong các công ty sẽ dựa vào các thống kê kế
toán, báo cáo doanh thu, báo cáo nhân sự và tiền lương,Ầ do phịng kế tốn cung cấp, đồng thời kết hợp với những yếu tố khách quan để tiến hành phân
loại, tổng hợp, phân tắch và đánh giá các khoản chi phắ của công ty, so sánh kết quả phân loại của kỳ này với kỳ trước của cơng ty mình với các cơng ty cùng ngành, lĩnh vực sản xuất, so sánh với các chuẩn mực của ngành. Bằng các chỉ tiêu và sự nhạy bén mà bộ phận quản lý chi phắ có thể chỉ ra những mặt mạnh cũng như những thiếu sót của cơng ty trong kỳ và đưa ra các giải pháp khắc phục.
Bộ phận quản lý chi phắ còn giúp giám đốc hoạch định chiến lược chi
tiêu ngắn và dài hạn của công ty dựa trên sự đánh giá tổng quát cũng như từng khắa cạnh cụ thể các yếu tố chi phắ có ảnh hưởng quan trọng tới sự tồn tại của công ty, bao gồm: tham gia vào thị trường tiền tệ, thị trường vốn, thị trường chứng khoán; xác định chiến lược tài chắnh cho các chương trình, các dự án của cơng ty là mở rộng hay thu hẹp quy mơ hoạt độngẦ
- Cần tổ chức hồn thiện bộ máy quản lý trên cơ sở gọn nhẹ và có hiệu quả. Thực hiện chọn lọc, tinh giảm bớt bộ máy quản lý góp phần giảm bớt tiền lương ở bộ phận này nhưng vẫn đảm bảo quản lý tốt hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Cần xây dựng những quy định, định mức cụ thể đối với một số khoản phắ như: Chi phắ tiếp khách, hội họp, công tác phắ, chi phắ điện thoạiẦ để thuận tiện cho việc theo dõi, kiểm tra và hạch toán chi phắ, giảm được những khoản chi phắ bất hợp lý phát sinh.
Về tổ chức bộ máy kế tốn và phân cơng lao động kế toán doanh thu, chi phắ, kết quả bán hàng
- Mơ hình kế toán tập trung, đơn giản, dễ kiểm soát nhưng mơ hình này khơng cịn mang lại hiệu quả về tiến độ thực hiện, chất lượng công việc khi công ty mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh với công tác kế tốn trở nên phức tạp hơn. Do đó, cơng ty cần xem xét xây dựng một mơ hình kế tốn mới phù hợp hơn, có thể là theo mơ hình nửa tập trung nửa phân tán sẽ giúp công
tác kế tốn tại cơng ty đạt hiệu quả cao hơn. Việc tổ chức bộ máy kế tốn theo mơ hình này giúp giảm bớt khối lượng cơng việc cho phịng kế tốn cơng ty, việc tập hợp chứng từ và ghi sổ kế toán được đảm bảo về mặt thời gian, kịp thời cung cấp những thông tin cần thiết cho nhà quản trị.
- Để phù hợp với tình hình mới của cơng ty trong thời gian tới với mục tiêu mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh, cơng ty cần tãng cường đội ngũ kế tốn, chia nhỏ hơn nữa các phần hành kế toán tới từng kế tốn viên tránh tình trạng một kế tốn kiêm quá nhiều phần hành nhý hiện nay. Điều này giúp thực hiện tốt hơn cơng tác kế tốn, mang lại hiệu quả cao hơn do cung cấp đầy đủ thông tin chắnh xác kịp thời. Cụ thể, công ty cần xem xét tách các phần hành doanh thu, chi phắ, công nợ ra cho ba kế toán viên đảm nhận theo dõi, tránh dồn khối lượng công việc quá nhiều cho một người như hiện tại.
- Công ty cần thường xuyên tổ chức trao đổi kinh nghiệm giữa các kế toán viên giàu kinh nghiệm và kế tốn viên mới. Ngồi ra, công ty nên tổ chức training giữa các kế toán viên với nhau để nâng cao trình độ, nghiệp vụ kế tốn một cách thường xun, bởi các thơng tư, chuẩn mực kế tốn được cập nhật, sửa đổi một cách thường xuyên, chẳng hạn những thay đổi của thuế thu nhập doanh nghiệp theo Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế thu nhập doanh nghiệp (Luật số 32/2013/QH13) có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2014.
- Đồng thời, công ty phải thành lập bộ máy kế toán quản trị riêng phục vụ yêu cầu phân tắch và đưa ra các phương án kinh doanh hiệu quả cho doanh nghiệp. Thường xuyên đối chiếu số liệu giữa hai bộ phận kế toán này để tăng tắnh chắnh xác của các số liệu kế tốn,thơng tin tài chắnh đưa ra. Nhờ đó các cấp quản trị trong cơng ty có thể tìm ra những phương án kinh doanh chiến lược mang lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp.Việc phân chia bộ máy kế
tốn như vậy làm cho cơng tác kế tốn của cơng ty trở lên chun nghiệp và hiệu quả cao hơn.
- Cơng ty cũng cần có riêng một kiểm toán viên nội bộ (đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Hội đồng quản trị), nhằm kiểm tra, xem xét hiệu quả hoạt động và sự tuân thủ của bộ máy kế tốn, góp phần thúc đẩy, nâng cao hiệu quả hoạt động của cơng tác kế tốn, kịp thời báo cáo với hội đồng quản trị những sai phạm và hiệu quả của công tác này, tạo ra một hệ thống quản lý rõ ràng và minh bạch.
Về hệ thống chứng từ
- Trên thực tế, trình độ các kế tốn viên đều khá cao, do đó, cơng ty có thể xem xét để các kế toán viên các phần hành trực tiếp hạch toántheo chứng từ và tự chịu trách nhiệm với phần hành mà mình phụ trách. Đồng thời, phải đảm bảo được tắnh thống nhất, phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, theo đúng quy định của chế độ. Từ đó, có thể giảm thiểu thời gian hạch toán, đồng thời giảm bớt được khối lượng công việc cho kế tốn trưởng.
- Cơng ty có thể đưa ra những quy định hợp lý trong việc luân chuyển, phê duyệt chứng từ một cách hợp lý, tránh việc rập khn máy móc làm giảm năng suất cơng việc. Chẳng hạn: Khi giám đốc đi vắng, có thể quy định chứng từ bán hàng (hóa đơn GTGT) có giá trị từ dưới 30 triệu thì chứng từ chỉ cần thơng qua kế tốn trưởng ký duyệt và trình giám đốc ký sau, cịngiá trị hàng lớn hơn 30 triệu thì tuỳ từng trường hợp có thể trao đổi và xin ý kiến Giám đốc qua điện thoại hoặc đặc biệt hơn thì chờ Giám đốc về giải quyết.
- Cơng ty cần xác định số lượng hóa đơn GTGT cần in mỗi năm cho phù hợp, tránh tình trạng đặt in quá nhiều, sử dụng khơng hết trong năm. Đồng thời, có thể u cầu đơn vị in tư vấn và thiết kế lại mẫu hóa đơn để phục vụ cho cơng tác quảng cáo, tiếp thị bằng cách in thêm lên hóa đơn các hình ảnh, slogan, các chương trình ưu đãi, khuyến mãi, giảm giá,Ầnhằm quảng bá sâu rộng hình ảnh của cơng ty đến người tiêu dùng.
Về hệ thống sổ kế tốn
Cơng ty nên xem xét việc thiết kế sổ chi tiết bán hàng và sổ tổng hợp chi tiết bán hàng.Cần chèn thêm một cột thể hiện phần thuế GTGT đầu ra phải nộp của từng mặt hàng vào cả sổ chi tiết bán hàng và sổ tổng hợp chi tiết bán hàng, tạo thuận lợi cho công tác đối chiếu, tổng hợp số liệu để khấu trừ thuế
GTGT. Đồng thời sổ tổng hợp chi tiết bán hàng cũng phải chỉ ra được tỷ trọng doanh thu, tỷ trọng lãi gộp của mỗi mặt hàng.
Có thể thiết kế các sổ lại theo mẫu sau:
Biểu 2.11: Sổ chi tiết 5111 SỔ CHI TIẾT TK 5111 Sản phẩm: NTG S CHỨN G TỪ Diễn giải Ghi Có TK 5111 Các khoản GTDT Thuế GTG T đầu ra phải nộp S H NT T K đ/ ư S L ĐG TT Thuế Khoả n khác Cộng phát sinh: Doanh thu thuần: Giá vốn hàng bán: Lợi nhuận gộp:
Biểu 2.12: Sổ tổng hợp chi tiết bán hàng SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT BÁN HÀNG STT Tên hàng hóa DTB H GTD T DTT GVHB Lãi gộp Thuế GTG T đầu ra phải nộp Số tiền Tỷ trọng Số tiền Tỷ trọng Số tiền Tỷ trọng Cộng : Về kế toán hàng tồn kho
Công ty nên xem xét sử dụng phương pháp tắnh giá xuất kho khác trong kỳ tới và phải khai báo với cơ quan thuế.Cơng ty có thể sử dụng phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập để khắc phục những nhược điểm của phương pháp bình quân gia quyền tháng. Phương pháp này vừa đảm bảo tắnh kịp thời của số liệu kế tốn, vừa phản ánh được tình hình biến động của giá cả, lại phù hợp với đặc điểm của cơng ty là khơng có q nhiều các mặt hàng tồn kho và số lượng nghiệp vụ nhập trong tháng cũng không nhiều (do công ty thường nhập hàng với số lượng lớn). Cơng việc tắnh tốn cũng khơng q khó khăn với sự hỗ trợ của máy tắnh và phần mềm kế tốn.
Về kế tốn cơng nợ
- Cơng ty cần lên kế hoạch thu nợ cụ thể cho từng đối tượng khách hàng, đồng thời thường xuyên theo dõi nợ đến hạn cũng như nợ quá hạn để có biện pháp chủ động thu hồi nợ. Các khoản nợ này cần được theo dõi chi tiết và cụ thể về tên tuổi đối tượng nợ, địa chỉ liên hệ, nội dung từng khoản nợ, tuổi nợ và số tiền phải thu của từng khách hàng nợ.
- Đối với khách hàng đã đến hạn phải trả nợ, cơng ty có thể gửi thơng báo trước để nhắc nhở khách hàng thanh toán nợ. Định kỳ phải gửi bản đối chiếu công nợ đến từng khách hàng, đặc biệt với những khách hàng nợ quá hạn quá nhiều và khơng cịn khả năng thanh tốn, phải có biện pháp cứng rắn (chẳng hạn như tỷ lệ lãi trả cho nợ quá hạn).Ngược lại có chế độ khuyến khắch đối với khách hàng thanh toán đúng hạn.
Về hệ thống báo cáo kế tốn
- Cơng ty cần quan tâm hơn đến vai trị của cơng tác kế tốn quản trị nói chung và hệ thống các báo cáo quản trị nói riêng. Định kỳ, kế tốn cơng ty cần xây dựng thêm được hệ thống báo cáo kế toán quản trị phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ quản lý nội bộ như: báo cáo bán hàng, báo cáo
về công nợ nội bộ, công nợ với khách hàng, công nợ với nhà cung cấp...Nội dung hệ thống báo cáo kế toán quản trị cần đảm bảo cung cấp đầy đủ và đảm bảo tắnh so sánh được của các thông tin phục vụ yêu cầu quản lý, điều hành và ra các quyết định kinh tế. Chẳng hạn: đồng thời với việc xác định kết quả bán hàng cho từng mặt hàng, công ty cần phải lập báo cáo bộ phận để xác định chắnh xác, đầy đủ kết quả của từng mặt hàng, từ đó giúp nhà quản trị có