2.3.1. Lập kế hoạch kiểm toỏn
Tỡm hiểu cỏc vấn đề chung về khỏch hàng
Cỏc vấn đề chung đú bao gồm: Tỡnh hỡnh hoạt động kinh doanh của khỏch hàng, cấu trỳc hệ thống kiểm soỏt nội bộ của khỏch hàng.
a. Thu thập thụng tin về tỡnh hỡnh hoạt động kinh doanh của khỏch hàng:
Kiểm toỏn viờn thu thập những thụng tin về tỡnh hỡnh hoạt động kinh doanh của khỏch hàng, cỏc nghĩa vụ phỏp lý của khỏch hàng và hệ thống kiểm soỏt nội bộ của Cụng ty khỏch hàng.
Bảng2-1:Trớch giấy tờ làm việc A310: Tỡm hiểu thụng tin khỏc hàng và mụi trường hoạt động (Phụ lục: Bảng 2-1)
Cụng ty A là một DNNN được thành lập theo Quyết định số 352- TTg ngày xx/x/1995 của Thủ tướng Chớnh phủ và Quyết định số xx/QĐQP ngày xx/x/ 1996 của Bộ trưởng Bộ chủ quản về việc phõn định loại hỡnh doanh nghiệp. Cụng ty A được xếp loại là doanh nghiệp cụng ớch loại1.
Cụng ty hoạt động trờn khu vực cảng biển T với cơ cấu khỏch hàng hết sức đa dạng. Tổng số vốn của Cụng ty khi thành lập là 300 tỷ đồng Việt Nam, trong đú:
Vốn cố định: 200 tỷ đồng Vốn lưu động: 100 tỷ đồng
Từ năm 2014, Cụng ty A đó là khỏch hàng của Cụng ty AFC, đồng thời việc kiểm toỏn được thực hiện từ trước ngày kết thỳc niờn độ kế toỏn. Do vậy nhứng thụng tin trờn được cập nhật từ hồ sơ kiểm toỏn năm 2014 đồng thời
được bổ sung thờm từ cỏc bỏo cỏo tài chớnh của Cụng ty và giải trỡnh của ban Giỏm đốc, từ đú kiểm toỏn viờn phõn tớch cỏc nghĩa vụ phỏp lý của Cụng ty A. Cụng ty A là DNNN do vậy sẽ phải tuõn theo những quy định của luật DNNN, đồng thời Cụng ty A chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Bộ Quốc Phũng nờn những quy định chi tiết của Bộ Quốc Phũng liờn quan đến hoạt động của Cụng ty A cũng được kiểm toỏn viờn xem xột trong quỏ trỡnh kiểm toỏn bỏo cỏo tài chớnh.
Khỏc với hai Cụng ty A , Cụng ty B là một Cụng ty liờn doanh và là khỏch hàng lần đầu của Cụng ty AFC, do vậy quỏ trỡnh thu thập thụng tin được tiến hành kỹ lưỡng hơn qua việc xem xột cỏc quyết định thành lập, hợp đồng liờn doanh, bỏo cỏo tài chớnh và giải trỡnh của ban Giỏm đốc, tham quan nhà xưởng và phỏng vấn nhõn viờn của Cụng ty.
Theo giấy phộp thành lập thỡ Cụng ty B là Cụng ty liờn doanh giữa Tổng Cụng ty AC của Việt Nam và Cụng ty THC của Hàn Quốc, được thành lập theo giấy phộp số xx/GP của Chủ nhiệm Uỷ ban Nhà nước về hợp tỏc và đầu tư. Cụng ty B xõy dựng một toà nhà văn phũng để cho thuờ và kinh doanh cỏc dịch vụ văn phũng. Cụng ty B cú tư cỏch phỏp nhõn, cú con dấu riờng và mở tài khoản tại ngõn hàng theo quy định của phỏp luật Việt Nam.
Vốn phỏp định của Cụng ty là 23,500,000 USD Vốn đầu tư của Cụng ty là 50,846,000 USD
Trong đú phớa Việt Nam gúp USD, chiếm 40% vốn phỏp định bằng quyền sử dụng 6,146 m2 đất tại Thành phố Bắc Ninh trong 40 năm, trị giỏ 9,500,000 USD, giỏ trị toà nhà hiện cú trờn khu đất và bằng tiền Việt Nam.
Bờn nước ngoài gúp 14,000,000 USD, chiếm 60% vốn phỏp định bằng tiền nước ngoài. Đến năm thứ 10 và 20 kể từ khi được cấp giấy phộp đầu tư, bờn nước ngoài chuyển nhượng theo giỏ gốc quy định tại Điều 5 của Hợp đồng liờn
doanh, từng phần vốn phỏp định của mỡnh cho bờn Việt Nam để tỷ lệ gúp vốn của hai bờn như sau:
Bờn Việt Nam Bờn nước ngoài
Năm thứ 10 45% 55%
Năm thứ 20 50% 50%
Thời hạn của hợp đồng là 40 năm kể từ ngày được cấp giấy phộp đầu tư. Khi hết hạn hợp đồng toàn bộ TSCĐ của Cụng ty được chuyển giao khụng bồi hoàn cho phớa Việt Nam. Ngoài ra cỏc quy định chi tiết về việc thực hiện cac nghĩa vụ với Nhà nước Việt Nam cũng được quy định chi tiết trong giấy phộp thành lập.
Đến ngày 13/9/ 2013, Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư đó cú Giấy phộp đăng ký số xx/GPĐC chuẩn y việc tăng vốn đầu tư của Cụng ty liờn doanh B lờn 100.000.000 USD.
Sau khi thu thập được cỏc thụng tin cơ sở nờu trờn về 2 Cụng ty khỏch hàng, kiểm toỏn viờn tiến hành bước cụng việc tiếp theo là đỏnh giỏ sơ bộ về hệ thống kiểm soỏt nội bộ của khỏch hàng.
b, Tỡm hiểu sơ bộ hệ thống kiểm soỏt nội bộ
Bảng 2-2: Tỡm hiểu hệ thống kiểm soỏt nội bộ cty A và B Trớch giấy tờ làm việc
(Phụ lục: bảng 2-2)
* Mụi trường kiểm soỏt: kiểm toỏn viờn tỡm hiểu mụi trường kiểm soỏt nội bộ thụng qua cỏc bước:
-Kiểm toỏn viờn phỏng vấn ban Giỏm đốc về cỏc phương phỏp kiểm soỏt của ban Giỏm đốc, về chức năng của kiểm toỏnnội bộ: Trong hai Cụng ty nờu trờn, chỉ cú Cụng ty A là cú ban kiểm toỏn nội bộ.
-Kiểm toỏn viờn phỏng vấn ban Giỏm đốc về chớnh sỏch nhõn viờn, phỏng vấn và quan sỏt thỏi độ của nhõn viờn đối với cụng việc.
-Kiểm toỏn viờn xem xột cơ cấu tổ chức của cỏc Cụng ty đó nờu trờn. Nhỡn chung, ở cả 2 Cụng ty kiểm toỏn viờn đều cho rằng mụi trường kiểm soỏt nội bộ cú khả năng ngăn chặn được cỏc sai sút, gian lận xảy ra.
c, Tỡm hiều hệ thống kế toỏn
Cỏc chớnh sỏch kế toỏn chủ yếu của Cụng ty A:
-Cỏc cụng ty ỏp dụng chế độ kế toỏn Việt Nam ban hành theo quyết định 48/TC-CĐKT của Bộ Tài Chớnh.
-Niờn độ kế toỏn bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thỳc vào ngày 31/12 hàng năm.
-Đơn vị tiền tệ ỏp dụng trong kế toỏn: Đồng Việt Nam.
*Cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh bằng ngoại tệ được quy đổi ra đồng Việt Nam để hạch toỏn theo nguyờn tắc:
-Doanh thu, chi phớ phỏt sinh bằng ngoại tệ được quy đổi theo tỷ giỏ hạch toỏn. Cuối thỏng điều chỉnh theo tổng số chờnh lệch giữa tỷ giỏ thực tế tại thời điểm phỏt sinh nghiệp vụ với tỷ giỏ hạch toỏn.
-Cỏc khoản tiền và cụng nợ phỏt sinh bằng ngoại tệ được quy đổi theo tỷ giỏ hạch toỏn.
-Cỏc khoản chờnh lệch tỷ giỏ giữa tỷ giỏ hạch toỏn với tỷ giỏ thực tế tại thời điểm phỏt sinh nghiệp vụ được phản ỏnh trờn Tài khoản 413- Chờnh lệch tỷ giỏ.
-Số dư tại thời điểm 31/12/2015 của cỏc tài khoản tiền và cụng nợ cú gốc bằng ngoại tệ đang được phản ỏnh theo tỷ giỏ hạch toỏn.
-Tỷ giỏ hạch toỏn ỏp dụng trong năm 2015 đối với đụ la mỹ (USD) là
21.000 đồng/USD.
Đối với Cụng ty B, chớnh sỏch kế toỏn cơ bản giống Cụng ty A (Theo cụng văn chấp thuận chế độ kế toỏn số 48/TC/CDKT ) chỉ cú một điểm khỏc biệt là Cụng ty B thực hiện hỡnh thức Nhật ký chung trờn mỏy tớnh.
Qua tỡm hiểu sơ bộ, nhúm kiểm toỏn viờn thấy cả hai Cụng ty này cú hệ thống sổ sỏch, chứng từ rừ ràng, đầy đủ, bộ mỏy kế toỏn cú trỡnh độ chuyờn mụn nghệp vụ cao, do đú kiểm toỏn viờn nhận định khả năng sai sút về kỹ thuật trong quỏ trỡnh hạch toỏn kế toỏn cú thể sẽ ớt xảy ra.
Kết thỳc quỏ trỡnh tỡm hiểu sơ bộ về khỏch hàng, nhúm kiểm toỏn viờn cựng tham gia bàn bạc đưa ra cỏc ý kiến nhận xột, trong đú thống nhất cho rằng cả ở 2 Cụng ty này, hệ thống kiểm soỏt nội bộ là cú thể tin cậy được. Từ đú kiểm toỏn viờn trưởng quyết định lập kế hoạch sơ bộ cho cuộc kiểm toỏn. Kế hoạch sơ bộ bao gồm: phương phỏp tiếp cận kiểm toỏn, phõn cụng nhiệm vụ kiểm toỏn cho từng phần hành, thời gian kiểm toỏn đối với từng phần hành.
Sau khi kế hoạch sơ bộ được lập, kiểm toỏn viờn thực hiện kiểm toỏn chu trỡnh huy động vốn và hoàn trả, tiến hành thu thập thờm cỏc thụng tin chi tiết về khỏch hàng, đặc biệt là hệ thống kiểm soỏt nội bộ cú liờn quan đến cỏc nghiệp vụ, cỏc tài khoản thuộc chu trỡnh huy động vốn và hoàn trả để đỏnh giỏ rủi ro cố hữu và rủi ro kiểm soỏt cho từng bộ phận của chu trỡnh. Sau đú kiểm toỏn viờn tiến hành lập kế hoạch kiểm toỏn chi tiết cho từng khoản mục, từng bộ phận.
d, Đỏnh giỏ mức độ rủi ro và mức độ trọng yếu
Với kinh nghiệm nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực kiểm toỏn, để hỗ trợ cho cỏc KTV của mỡnh trong việc ước lượng ban đầu về tớnh trọng yếu, AFC đó xõy dựng Bảng quy định về mức trọng yếu như sau: Bảng 2-3 : Quy định mức trọng yếu ( Phụ lục:bảng 2-3) và bảng xỏc định mức trong yếu Cty A: bảng 2-4 (phụ lục: bảng2-4)
Qua bảng tớnh trờn, KTV đó xỏc định được mức ước lượng trọng yếu của cụng ty A là 1,350,451nghỡn đồng, vỡ vậy mức điều chỉnh của cụng ty nhỏ hơn hoặc bằng 1,350,451 nghỡn đồng thỡ BCTC được coi là trung thực, hợp lý, cũn nếu cỏc sai sút lớn hơn 1,350,451 nghỡn đồng thỡ BCTC khụng được coi là trung thực, hợp lý.
Tiếp theo, KTV phõn bổ mức ước lượng ban đầu về mức trọng yếu cho từng khoản mục theo tỷ lệ hợp lý. Từ việc đỏnh giỏ đặc điểm của cụng ty A, KTV đó phõn bổ mức ước lượng về mức độ trọng yếu do KTV cụng ty AFC thực hiện đối với Cụng ty A:
Bảng số 2-5: Phõn bổ mức trọng yếu ĐVT: nghỡn đồng Khoản mục Hệ số phõn bổ Sai số cú thể chấp nhận được Tiền mặt 1 62,500 Phải thu 2 142,600 Hàng tồn kho 3 234,654 TSCĐ 1 210,783 Nợ ngắn hạn 2 200,769 Nợ dài hạn 2 250,365 Nguồn vốn 1 248,780
Ước lượng ban đầu về tớnh trọng
yếu 1,350,451
Như vậy mức trọng yếu của nguồn vốn là 248,780 nghỡn đồng. Nếu khi kiểm toỏn bốn khoản mục này tại cụng ty A, KTV phỏt hiện được sai sút điều chỉnh tất cả lớn hơn mức trọng yếu đó được phõn bổ thỡ chu kỳ hay cỏc khoản mục trờn sẽ khụng được đỏnh giỏ là trung thực hợp lý và yờu cầu cụng ty phải điều chỉnh. Nặng hơn, KTV cú thể đưa ra ý kiến loại trừ cho khoản mục nguồn vốn chủ sở hữu.
* Đỏnh giỏ mức độ rủi ro: - Rủi ro kiểm toỏn:
Trong đú : DAR : Rủi ro kiểm toỏn IR : Rủi ro tiềm tàng CR : Rủi ro kiểm soỏt DR : Rủi ro phỏt hiện
RRKT cú mối quan hệ rất mật thiết với RRTT và RRKS. Do đú để đỏnh giỏ RRKT của chu kỳ mua vào và thanh toỏn, KTV cần đỏnh giỏ RRTT và RRKS.
Cỏc hiểu biết về hoạt động kinh doanh của cụng ty A sẽ hỗ trợ cho việc phõn tớch RRTT. Cụng ty A là khỏch hàng lõu năm của AFC với bộ mỏy tổ chức quản lý khỏ chặt chẽ do vậy RRTT đối với cỏc sai sút trọng yếu núi chung ở mức thấp. Tuy nhiờn RRTT đối với vật tư, hàng húa mua vào và thanh toỏn được coi là cao bởi vỡ trong năm cú rất nhiều nghiệp vụ phỏt sinh với số tiền lớn.
RRKS tại cụng ty A được đỏnh giỏ là thấp do cụng ty đó thiết kế nhiều thủ tục kiểm soỏt hữu hiệu và do mụi trường kiểm soỏt ở cụng ty cú thể giỳp phỏt hiện ra sai sút trọng yếu.
Như vậy, RRTT được đỏnh giỏ thấp nhưng RRKS ở mức vừa. KTV cần thực hiện cỏc thủ tục cần thiết đảm bảo rủi ro kiểm toỏn ở mức thấp
2.3.2.. Thực hiện kiểm toỏn
Kế hoạch chi tiết cho khoản mục vốn vay
Bảng 2-6: Thủ tục kiểm toỏn vốn vay trớch giấy tờ làm việc (Phụ lục: bảng 2-6)
Để lập kế hoạch chi tiết cho việc kiểm toỏn khoản mục vốn vay, kiểm toỏn viờn phải tỡm hiểu cỏc chớnh sỏch, thủ tục kiểm soỏt ỏp dụng cho khoản mục này.
- Ở cả hai Cụng ty, kiểm toỏn viờn thấy chớnh sỏch đề ra về sự phờ chuẩn và kiểm tra, đối chiếu định kỳ cỏc khoản vốn vay là hợp lý. Qua phỏng vấn
ban Giỏm đốc, kiểm toỏn viờn nhận thấy rằng ban Giỏm đốc của cỏc Cụng ty này đều rất chỳ trọng đến việc kiểm soỏt cỏc khoản vay nợ.
Sau quỏ trỡnh trờn, kiểm toỏn viờn đỏnh giỏ cỏc chớnh sỏch, thủ tục kiểm soỏt đối với cỏc khoản vay cú được thiết kế đầy đủ khụng. Tuy nhiờn do cỏc nghiệp vụ vay phỏt sinh khụng nhiều, do vậy kiểm toỏn viờn vẫn quyết định kiểm toỏn toàn diện cỏc nghiệp vụ và số dư tài khoản vốn vay, cỏc hiểu biết trờn chỉ nhằm giỳp kiểm toỏn viờn hiểu rừ hơn về Cụng ty khỏch hàng để cú thể đưa ra ý kiến trong thư quản lý nếu như cỏc thủ tục kiểm soỏt đối với khoản mục vốn vay khụng được thiết kế ở Cụng ty khỏch hàng.
Kế hoạch kiểm toỏn chi tiết vốn chủ sở hữu
Bảng 2-7 : thủ tục kiểm toỏn VCSH(trớch giấy tờ làm việc) (Phụ lục: bảng 2-7)
Qua kiểm tra xem xột, kiểm toỏn viờn nhận thấy cỏc tài khoản vốn chủ sở hữu được chi tiết cụ thể, phự hợp với điều kiện hoạt động của cỏc Cụng ty, cỏc chớnh sỏch tiếp nhận vốn, phõn loại nguồn vốn do cỏc Cụng ty đề ra phự hợp với chế độ kế toỏn.. Do vậy kiểm toỏn viờn đỏnh giỏ hệ thống kiểm soỏt nội bộ được thiết kế cú khả năng ngăn chặn được cỏc sai sút xảy ra. Từ nhận định này kiểm toỏn viờn lập kế hoạch chi tiết chi việc kiểm toỏn tài khoản vốn chủ sở hữu.
Như vậy cụng việc kiểm toỏn chu trỡnh huy động vốn và hồn trả đó được kiểm toỏn viờn lập kế hoạch chi tiết một cỏch đầy đủ tạo căn cứ cho quỏ trỡnh thực hiện kiểm toỏn, đảm bảo hợp lý về hiệu quả, chi phớ, thời gian cho cuộc kiểm toỏn đồng thời tuõn theo đỳng chuẩn mực kiểm toỏn Việt Nam và chuẩn mực kiểm toỏn quốc tế.
Kế hoạch chi tiết kiểm toỏn chu trỡnh huy động vốn và hồn trả đó được kiểm toỏn viờn chi tiết theo hai khoản mục vốn vay và vốn chủ sở hữu, do vậy
trong quỏ trỡnh thực hiện kiểm toỏn, kiểm toỏn viờn tiến hành kiểm toỏn theo kế hoạch chi tiết đó lập cho từng khoản mục.
2.3.2.1 Kiểm toỏn chi tiết nghiệp vụ và số dư vốn vay
Kiểm tra chi tiết số dư đầu năm: do khỏch hàng A là khỏch hàng lõu
năm tại cụng ty nờn số dư đầu năm được chấp nhận. Cũn đối với khỏch hàng B cũng đó cú BC kiểm toỏn năm ngoỏi nờn số dư từ Bỏo cỏo tài chớnh năm trước cũng đó được xỏc nhận là trung thực khỏch quan.
Trong kỳ kế toỏn, kiểm toỏn viờn thấy rằng chỉ cú Cụng ty B là xảy ra nghiệp vụ vay vốn và đú là cỏc nghiệp vụ vay dài hạn (chỉ cú một nghiệp vụ vay ngắn hạn nờn kiểm toỏn viờn thực hiện kiểm toỏn rất đơn giản đối với tài khoản vay ngắn hạn). Kiểm toỏn viờn đó xem xột tất cả cỏc hợp đồng vay nợ của Cụng ty B và thấy rằng tất cả cỏc hợp đồng vay nợ đều được ký duyệt, cỏc khoản vay được hạch toỏn chi tiết theo từng đối tượng chứng tỏ chớnh sỏch, thủ tục kiểm soỏt do Cụng ty thiết kế được vận hành cú hiệu quả. Sau đú, kiểm toỏn viờn tiến hành kiểm tra chi tiết TK 341 của Cụng ty B và chi phớ lói vay phải trả.
Kiểm tra chi tiết TK 341 Cụng ty B
Để kiểm tra chi tiết TK 341 kiểm toỏn viờn lập bảng tổng hợp cho TK 341. Mẫu bảng tổng hợp được trỡnh bày ở Bảng số 2-8. (Phụ lục: bảng 2-8)
Qua bảng tổng hợp, kiểm toỏn viờn xỏc định cỏc khoản vay dài hạn phỏt sinh tăng trong năm một số là do chờnh lệch tỷ giỏ, một số là do Cụng ty B vay thờm, điều này là phự hợp với tỡnh hỡnh hoạt động của Cụng ty B do trong năm kiểm toỏn Cụng ty đang tiến hành đầu tư xõy dựng toàn nhà trung tõm.