2.1 Giới thiệu chung về Công tyTNHH Grant Thornton Việt Nam
2.2.1 Lập kế hoạch kiểm toán
2.2.1.1 Chấp nhận khách hàng
Chi nhánh ABC là khách hàng thường niên của Grant Thornton Việt Nam, do vậy các thông tin cần thiết về công ty này đã được thu thập từ các cuộc kiểm toán năm trước. Tuy nhiên, để cập nhật những thay đổi, Grant Thornton vẫn thực hiện thủ tục chấp nhận khách hàng (reacceptance procedures). Kiểm toán viên sẽ đánh
giá khả năng chấp nhận kiểm tốn trên cơ sở các tiêu chí trong biểu mẫu đánh giá khả năng chấp nhận khách hàng. Tài liệu này sau đó được lưu vào hồ sơ kiểm toán thường xuyên (permanent file) trong phần mềm Voyager.
Trích biên bản chấp nhận kiểm tốn khách hàng ABC như Phụ lục 3.2
2.2.1.2 Tìm hiểu chung về khách hàng ABC
Việc tiến hành thu thập thông tin về khách hàng được diễn ra khác nhau trong từng trường hợp. Nếu là khách hàng thường niên của cơng ty, KTV có thể căn cứ vào những thơng tin đã được thu thập từ năm trước (được lưu trong hồ sơ kiểm tốn thường xun trong Voyager); đồng thời xem xét những thơng tin thay đổi nổi bật xuất hiện trong năm kiểm toán. Đối với những khách hàng lần đầu, KTV sẽ phải dành nhiều thời gian hơn trong bước này. Những thông tin cơ bản cần tìm hiểu về khách hàng là:
• Thơng tin về ngành nghề, hoạt động kinh doanh của đơn vị khách hàng bao gồm: thông tin về hoạt động đơn vị, thơng tin về hệ thống kế tốn, hệ thống KSNB đối với chu kỳ huy động và hồn trả vốn vay
• Thu thập thơng tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng bao gồm: giấy phép kinh doanh, các Báo cáo tài chính, biên bản họp Cổ đơng, hội đồng quản trị có liên quan đến chu kỳ huy động và hồn trả vốn vay,…
Hoạt động kiểm toán tại Grant Thornton được thực hiện dưới sự hỗ trợ của phần mềm Voyager, do vậy các thủ tục trong khâu lập kế hoạch kiểm toán cũng được thực hiện theo thiết kế của phần mềm. KTV tiến hành thu thập thông tin qua các văn bản liên quan, các quy chế, quy định, chính sách của cơng ty; phỏng vấn khách hàng, quan sát... Ngoài các thủ tục đã được liệt kê phải làm, Grant Thornton còn thiết kế hệ thống dữ liệu trên phần mềm để KTV thực hiện và trả lời trực tiếp trên đó. Do vậy kết quả tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng sẽ được trả lời trực tiếp trên Voyager mà khơng phải trình bày trên giấy tờ làm việc.
Chi nhánh ABC là khách hàng thường niên của GT nên thông tin cơ bản đã được lưu trong hồ sơ kiểm tốn thường xun. Do cam kết bảo mật thơng tin khách
hàng, và tính giới hạn của khóa luận tác giả xin được tóm tắt những thơng tin chính về khách hàng ABC như phần dưới đây:
Thông tin chung về khách hàng ABC:
Chi nhánh ABC của Công ty Cổ phần sản xuất hàng thể thao XYZ, hoạt động dưới sự ủy quyền của Công ty Cổ phần sản xuất hàng thể thao XYZ, theo giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh và đăng kí mã số thuế cho chi nhánh số 01014xxxxx-xxx ban hành lần đầu ngày x tháng y năm 2008. Giấy phép kinh doanh được sửa đổi lần thứ năm ngày z tháng t năm 2011.
Theo giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh, ngành nghề kinh doanh chủ yếu của Chi nhánh là sản xuất và xuất nhập khẩu hàng dệt may, bông vải sợi, quần áo.
Niên độ kế tốn: Năm tài chính của Chi nhánh bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 và
kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Đơn vị tiền tệ và chuyển đổi ngoại tệ: Các báo cáo tài chính của Chi nhánh
được lập sử dụng đơn vị tiền tệ Việt Nam đồng (VNĐ).
Cơ sở lập các báo cáo tài chính: Các báo cáo tài chính được lập phù hợp với
các Chuẩn mực kế toán, Chế độ kế tốn doanh nghiệp của Bộ tài chính và các quy định pháp lý có liên quan.
Hệ thống kế tốn và hình thức ghi sổ kế toán: Chi nhánh sử dụng phương pháp
kế toán máy để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Chế độ kế tốn áp dụng (Chỉ trích phần liên quan đến chu kỳ huy động và hồn trả vốn vay)
Chi phí vay
Chi phí vay bao gồm lãi suất và các chi phí liên quan khác và ghi nhận vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh khi phát sinh, ngoại trừ chi phí vay để mua sắm tài sản cố định trong giai đoạn xây dựng và lắp đặt thì được ghi nhận vào ngun giá của tài sản đó.
2.2.1.3 Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu kỳ huy động và hoàn trả vốn vay của khách hàng ABC
Đối với việc tìm hiểu hệ thống KSNB đối với chu kỳ huy động và hoàn trả vốn vay của chi nhánh ABC, KTV cần nắm được các thủ tục về huy động vốn vay và hồn trả, các quy định về kiểm sốt, quản lý nguồn vốn vay tại đơn vị.
Bằng kỹ thuật phỏng vấn, KTV sẽ tiến hành tóm tắt bằng sơ đồ quy trình huy động và hồn trả vốn vay của đơn vị. Các tóm tắt này được đưa vào hồ sơ làm việc thường xuyên khách hàng ABC và được lưu giữ trong Voyager qua các năm. Dưới đây là một số thông tin liên quan đến kiểm soát nội bộ đối với chu kỳ huy động vốn và hoàn trả của khách hàng ABC:
- Lập kế hoạch vay vốn:
Chi nhánh lập kế hoạch vay vốn trong kì vào đầu năm tài chính bao gồm các khoản vay ngắn hạn và vay dài hạn. Trong kế hoạch này trình bày rõ nhu cầu và mục đích sử dụng vốn vay của đơn vị; phương án trả nợ gốc và lãi vay trong kì; ngân hàng dự định tiến hành vay…
- Phê duyệt kế hoạch vay vốn:
Kế hoạch vay vốn sau khi được lập, sẽ được gửi cho công ty Cổ phần sản xuất hàng thể thao XYZ để được phê chuẩn. Công ty XYZ sẽ thực hiện xem xét kế hoạch vay vốn trên các khía cạnh: Mục đích sử dụng, tính khả thi, tính hiệu quả của việc sử dụng vốn vay, sự phù hợp với nhu cầu vay vốn, khả năng thanh tốn và hồn trả nợ vay của Chi nhánh. Nếu đảm bảo được những tiêu chuẩn trên, kế hoạch vay vốn sẽ được Tổng giám đốc Công ty XYZ phê duyệt và gửi lại cho Chi nhánh ABC.
- Thực hiện các thủ tục vay vốn cần thiết:
Khi tiến hành vay vốn, Chi nhánh ABC sẽ chuẩn bị các hồ sơ, tài liệu cần thiết để thực hiện các thủ tục vay vốn. Tùy thuộc vào từng đối tượng cho vay mà đơn vị chuẩn bị các tài liệu phù hợp. Nhìn chung, các tài liệu cần thiết mà đơn vị thường chuẩn bị là: hồ sơ sử dụng vốn vay, hồ sơ pháp lí của đơn vị, hồ sơ về tài sản bảo đảm, hồ sơ chứng minh năng lực tài chính…
- Ký hợp đồng tín dụng hoặc khế ước cho vay:
Sau khi được chấp thuận cho vay, Chi nhánh ABC và đơn vị cho vay sẽ tiến hành kí kết hợp đồng tín dụng, hoặc khế ước cho vay. Trong hợp đồng này sẽ trình bày rõ quyền và nghĩa vụ của các bên, đồng thời cũng là cơ sở pháp lý khi phát sinh tranh chấp. Hợp đồng tín dụng sau khi kí kết sẽ được lưu giữ mỗi bên một (1) bản.
- Thực hiện nhận khoản vay và ghi sổ theo dõi:
Các khoản vốn vay được chuyển cho Chi nhánh và sẽ được mở sổ chi tiết theo dõi từng khoản vay, theo từng đối tượng cho vay tại thời điểm đơn vị nhận được tiền. Đối với các khoản vay bằng ngoại tệ, đơn vị theo dõi trên sổ kế toán theo cả nguyên tệ và quy đổi sang Đồng Việt nam theo tỷ giá tại ngày giao dịch.
- Thực hiện thanh toán lãi, gốc theo hợp đồng tín dụng và ghi sổ theo dõi các khoản thanh toán:
Chi nhánh ABC tiến hành các hoạt động thanh toán phần nợ gốc và lãi vay theo đúng kì hạn ghi trên hợp đồng vay vốn. Kế toán của đơn vị theo dõi và ghi sổ kế toán từng nghiệp vụ thanh toán theo cả ngoại tệ và Đồng Việt nam. Hàng tháng, chi nhánh đều đối chiếu số dư các khoản vay và nợ với các đơn vị cho vay, nếu phát sinh chênh lệch sẽ làm rõ nguyên nhân và xử lí.
Cuối năm tài chính, đơn vị tiến hành đánh giá lại các khoản vay có gốc ngoại tệ theo tỷ giá bình quân của các ngân hàng tại ngày báo cáo.
2.2.1.4 Đánh giá trọng yếu và rủi ro
Xác định mức trọng yếu:
Mức trọng yếu tổng thể BCTC được xác định tùy vào từng loại hình doanh nghiệp, thực trạng hoạt động tài chính, mục đích của người sử dụng thơng tin. Để xác định được mức trọng yếu, KTV cần tìm hiểu tiêu chuẩn và tỉ lệ phần trăm tương ứng để có thể tính được mức trọng yếu.
Đối với việc xác định chỉ tiêu tài chính làm căn cứ tính mức trọng yếu, KTV dựa vào đặc điểm đặc trưng của đơn vị khách hàng nhằm xác định các chỉ tiêu có
mức trọng yếu cao trong kỳ kinh doanh hiện hành. KTV thường dựa vào các chỉ tiêu như: tổng tài sản, doanh thu, lợi nhuận trước thuế hay lợi nhuận sau thuế…
Đối với tỷ lệ sai phạm,KTV căn cứ vào khoảng phần trăm sai phạm có thể chấp nhận được tương ứng với chỉ tiêu tài chính đã chọn. Bên cạnh đó, mức trọng yếu tỉ lệ nghịch với rủi ro, nghĩa là rủi ro càng thấp thì mức trọng yếu càng cao và ngược lại. Do đó việc lựa chọn tỉ lệ phần trăm cụ thể nào trong khoảng tỉ lệ phần trăm đó thì cịn dựa vào đánh giá của KTV về rủi ro tiềm tàng.
Chi nhánh ABC là chi nhánh lớn, đã đi vào sản xuất kinh doanh từ năm 2008, hoạt động kinh doanh đã ổn định và có lợi nhuận. Chính vì vậy KTV lựa chọn tổng doanh thu làm cơ sở tính mức trọng yếu. Đây là chỉ tiêu tài chính chủ yếu mà Cơng ty mẹ là Công ty sản xuất hàng thể thao XYZ quan tâm, và cũng là chỉ tiêu có khả năng xảy ra sai phạm cao.
Bảng 2.2: Xác định mức trọng yếu tại Chi nhánh ABC
Tổng doanh thu
(Total value of revenue ) 117.755.000.000 VNĐ
Mức trọng yếu lập kế hoạch
(Planning Materiality - PM) (6% total value of
FA) 7.065.300.000 VNĐ
Mức trọng yếu có thể chấp nhận được
(Tolerable error - TE) (60% PM) 4.239.180.000 VNĐ
Mức sai sót có thể bỏ qua
(Deminimus - DM) (2% PM) 141.300.000VNĐ
Đánh giá rủi ro ban đầu
Đánh giá RRTT
Để đánh giá RRTT Đối với Chi nhánh ABC, KTV tiến hành thu thập các thông tin về khách hàng như : tính liêm chính, kinh nghiệm và sự hiểu biết của ban giám đốc, sự thay đổi thành phần của hội đồng quản trị, ban giám đốc trong năm kiểm tốn, trình độ chun mơn, kinh nghiệm của kế toán trưởng và các kế tốn
viên phần hành….Từ đó KTV đưa ra kết luận cho RRTT trên tồn bộ báo cáo tài chính của Chi nhánh ABC là Thấp.
Đối với các khoản vay, sau khi tiến hành thu thập các thơng tin về tình hình tài chính, quy trình kiểm sốt nội bộ…Đánh giá RRTT đối với khoản mục này là Thấp.
Đánh giá RRKS
Từ những hiểu biết thu thập được về thiết kế và hoạt động của hệ thống KSNB liên quan đến chu kỳ huy động và hoàn trả vốn vay của Chi nhánh ABC, KTV nhận định RRKS ở Chi nhánh ABC đối với chu kỳ này là Thấp.
Đánh giá RRPH
Sau khi đánh giá RRTT và RRKS xong, KTV sẽ xác định RRPH dự kiến
thông qua ma trận rủi ro. Chi nhánh ABC có RRTT được đánh giá ở mức Thấp và
RRKS được đánh giá ở mức Thấp nên RRPH được đánh giá ở mức Cao.
Cùng với việc đánh giá rủi ro cho toàn bộ BCTC, KTV cũng đánh giá rủi ro kiểm toán trên số dư các tài khoản và loại nghiệp vụ cụ thể để phục vụ cho tiến trình phân bổ mức trọng yếu cho từng khoản mục, đồng thời thiết kế chương trình kiểm tốn thích hợp với từng khoản mục. Trong chuyên đề thực tập này, em tập trung đánh giá rủi ro đối với chu kỳ huy động và hoàn trả vốn vay tại Chi nhánh ABC.
Những rủi ro có thể xảy ra tập trung vào 2 cơ sở dẫn liệu chu kỳ này là tính đầy đủ - Completeness (tồn bộ các khoản vay của Công ty đã được phản ánh trên sổ kế tốn trong năm tài chính) và cơ sở dẫn liệu về tính tốn, đánh giá - Valuation (phần tính lãi vay phải trả trong năm được tính đúng theo quy định trong hợp đồng tín dụng).
2.2.1.5 Thiết kế chương trình kiểm tốn
Chương trình kiểm tốn chu kỳ huy động và hồn trả vốn vay được Grant Thornton Việt Nam thực hiện cho mọi cuộc kiểm tốn, trong đó xác định nội dung, lịch trình và phạm vi của các thủ tục thích hợp để thực hiện kế hoạch kiểm toán tổng thể. Chủ nhiệm kiểm tốn và trưởng nhóm kiểm tốn chịu trách nhiệm làm các thao tác trên phần mềm Voyager trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán. Sau khi phần mềm chạy ra chương trình kiểm tốn cụ thể cho từng phần hành, trưởng nhóm
kiểm tốn sẽ phân chia phần mềm thành các file nhỏ (check-out) tương ứng với các phần hành nhỏ và giao cho các kiểm tốn viên khác thực hiện theo chương trình đã được vạch ra.
Dựa trên những hiểu biết chung về khách hàng, những đánh giá ban đầu về rủi ro trong kiểm tốn BCTC nói chung và chu kỳ huy động và hồn trả vốn vay nói riêng tại Chi nhánh ABC, trưởng nhóm kiểm tốn thiết lập các thủ tục kiểm toán cho phần hành huy động và hoàn trả vốn vay với sự trợ giúp của phần mềm Voyager. Những thủ tục này sẽ được soát xét bởi Chủ nhiệm kiểm toán và cuối cùng là Giám đốc kiểm tốn để đảm bảo tính đầy đủ và hiệu quả.
Chương trình kiểm tốn phần hành huy động và hồn trả vốn vay trích từ phần mềm Voyager được thể hiện qua Phụ lục 3.3 – Trích Voyager, chương trình kiểm tốn phần hành huy động và hoàn trả vốn vay tại Grant Thornton.
Lưu ý: Các giấy tờ làm việc tại Grant Thornton là các file excel và được đính kèm ngay dưới các thủ tục của chương trình kiểm tốn trên phần mềm Voyager. Để thuận lợi cho việc cập nhật các giấy tờ làm việc, và cơng việc sốt xét được thực hiện một cách liên tục và nhằm mục đích phân tách trách nhiệm, khi thiết kế chương trình kiểm tốn cho từng phần hành, Voyager sẽ cấp cho mỗi thành viên trong đồn kiểm tốn một chữ ký riêng. Sau khi thực hiện phần hành và đính kèm giấy tờ làm việc của mình ngay trên phần mềm, KTV sẽ sử dụng chữ ký đề thể hiện cơng việc đã được hồn thành (bao gồm tên người làm, ngày tháng thực hiện…). Người sốt xét sau khi kiểm tra cơng việc của KTV cũng sẽ ký tên để hồn thành thủ tục sốt xét giấy tờ làm việc. Tất cả không thể hiện trên giấy tờ làm việc mà được thể hiện trên màn hình làm việc của Voyager.
Chương trình kiểm tốn trên phần mềm Voyager được thiết kế căn cứ theo mục đích xác minh các nhóm cơ sở dẫn liệu. Cụ thể:
1. Tính đầy đủ:
- Thủ tục nhằm xác minh tính đầy đủ của các khoản vay nợ bao gồm: Thu thập và đánh giá tổng quan về tình hình vay nợ của đơn vị, so sánh với các số liệu kiểm tốn năm trước đó. Thu thập các chứng từ có liên quan đến việc phát sinh thêm các khoản vay mới.
2. Tính hiện hữu và phát sinh: Thủ tục kiểm tra các giao dịch và số dư liên
quan đến chu kỳ huy động và hoàn trả vốn vay với các bên có liên quan.
3. Trình bày và báo cáo: Thủ tục xem xét sự phân loại và trình bày thơng tin
về các khoản vay và nợ trên Báo cáo tài chính.
Phần mềm Voyager mơ tả chi tiết các bước mà kiểm toán viên phải tiến hành thực hiện đối với chu kỳ huy động và hoàn trả vốn vay, bao gồm việc thực hiện kiểm toán chi tiết từ kiểm tra số dư, kiểm tra các giao dịch liên quan đến các khoản vay nợ trong kì, kiểm tra việc thanh tốn lãi và nợ gốc, trình bày của các khoản vay