2.2. THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM SỐT CHẤT LƯỢNG HOẠT
2.2.1. Kiểm soát nội bộ đối với hoạt động kiểm toán khoản mục Doanh
trên Báo cáo tài chính trong phạm vi tồn cơng ty AASC
Nhận thức rõ những yếu tố có thể ảnh hưởng đến chất lượng của hoạt động kiểm toán Doanh thu , AASC tập trung thực hiên các biện pháp nhằm phòng ngừa các nguyên nhân gây ra kém chất lượng nhằm tăng cường, phát huy các ảnh hưởng tích cực trực tiếp đến chất lượng hoạt động kiểm toán Doanh thu bao gồm:
2.2.1.1. Kiểm soát đội ngũ nhân viên kiểm toán
AASC ln chú trọng tới vấn đề kiểm sốt đội ngũ nhân viên nhằm nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng thông qua quá trình tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên.
Về tuyển dụng nhân viên:
Căn cứ vào số lượng khách hàng năm sau và tình hình nhân sự ở các phòng, trưởng phòng sẽ gửi nhu cầu nhân sự về Phịng hành chính tổng hợp vào tháng 2 hàng năm. Nhu cầu nhân sự này sau khi được Phịng hành chính tổng hợp trình lên Ban tổng giám đốc quyết định thơng qua, thông tin tuyển dụng sẽ được đăng tải lên trang web của cơng ty. Thí sinh tham gia dự thi
phải đảm bảo là những người có trình độ chun mơn nghiệp vụ vững vàng
trong lĩnh vực tài chính kế tốn, thuần thục kỹ năng tin học, tiếng Anh giao tiếp tốt và có tư cách đạo đức tốt. Cụ thể:
- Tốt nghiệp Đại học hệ chính quy dài hạn các trường Đại học quốc lập chuyên ngành Kế tốn, Kiểm tốn, Tài chính và Ngân hàng có điểm trung bình tồn khóa học: Nam từ 6,5 trở lên, Nữ từ 7,5 trở lên;
- Có khả năng sử dụng, giao tiếp tiếng Anh tốt và thành thạo tin học văn phịng;
- Có kỹ năng làm việc độc lập, khả năng giao tiếp, thuyết phục tốt, chịu được áp lực cơng việc, năng nổ nhiệt tình;
- Ưu tiên người có chứng chỉ CPA Việt Nam, ACCA, CPA Úc, người có kinh nghiệm thực tế ở vị trí tương tự hoặc có thời gian làm kế tốn tổng hợp từ 4 năm trở lên.
- Tuổi đời không quá 35
Quy trình tuyển dụng được thực hiện qua 3 vịng. Vịng 1: Bao gồm các bài thi về nghiệp vụ kế toán, kiểm tốn, thuế. Thí sinh sau khi đạt u cầu vịng nghiệp vụ sẽ thi tuyển tiếp vòng 2 bao gồm tiếng Anh và tin học. Thí sinh đạt yêu cầu sẽ được mời phỏng vấn với Ban tuyển dụng bao gồm: Các thành viên trong Ban giám đốc, các trưởng phòng nghiệp vụ và trưởng phịng kiểm sốt chất lượng. Các ứng viên đạt yêu cầu sẽ trở thành thành viên mới của công ty. Nhân viên mới sau khi trúng tuyển được tập trung đào tạo trong vịng 1 tháng tại cơng ty để bước đầu làm quen với công việc trước khi được phân về các phịng.
Vào tháng 4 hàng năm cơng ty đều gửi thông báo tuyển dụng nhân viên, các tiêu chuẩn của ứng viên lên trang web của công ty cũng như tới các trường đại học hàng đầu tại Việt Nam trong việc đào tạo sinh viên chuyên ngành tài chính, kế tốn, kiểm tốn. Q trình tuyển dụng nhân viên được xây dựng
thành quy chế tuyển dụng và được áp dụng nhất quán trên toàn hệ thống của AASC bao gồm: tại văn phòng và các chi nhánh.
Về tiêu chuẩn của nhân viên chuyên nghiệp:
Khi đã được tuyển dụng, các nhân viên chính thức của cơng ty buộc phải đáp ứng một số tiêu chuẩn nhất định. Đây là bước kiểm soát chất lượng đội ngũ nhân viên để chắc chắn rằng đội ngũ nhân viên của cơng ty có đủ trình độ và năng lực đáp ứng được yêu cầu của thị trường nói chung và yêu cầu của từng khách hàng nói riêng. Việc đưa ra những tiêu chuẩn đúng đắn và phù hợp sẽ có một tác động tích cực đến trình độ kiểm tốn viên và do đó nâng cao được chất lượng của hoạt động kiểm toán. Một số quy định được AASC áp dụng cho đội ngũ nhân viên như sau:
- Trình độ chun mơn tối thiểu là tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Tài chính, Kế tốn, Kiểm tốn, Ngân hàng, Kinh tế, Ngoại thương, Luật, … Trình độ ngoại ngữ từ bằng C trở lên và sử dụng thành thạo máy vi tính, ham học hỏi.
- Tư cách đạo đức tốt, trung thực, độc lập, thận trọng, hiểu biết và có tầm nhìn rộng, có định hướng nghề nghiệp tốt, có tinh thần trách nhiệm cao, tác phong nhanh nhẹn, lịch sự, hoà nhã.
- Chấp nhận điều kiện làm việc lưu động, cường độ cao và làm thêm giờ khi cần thiết.
- Ưu tiên người có kinh nghiệm thực tế phù hợp chuyên ngành, dưới 35 tuổi.
Về đào tạo chuyên môn nghiệp vụ
Cùng với chế độ tiền lương và các chế độ đãi ngộ khác, AASC cịn mang đến cho đội ngũ nhân viên của mình cơ hội được học tập nâng cao trình độ. Cơng ty hiểu rõ rằng, đây là một chiến lược đầu tư lâu dài và hiệu quả vì
nó vừa giữ chân được những nhân viên giỏi, tâm huyết với nghề, vừa có được đội ngũ nhân viên chất lượng cao đáp ứng được yêu cầu công việc cũng là để nâng cao chất lượng cuộc kiểm toán. Nhân viên khi mới được tuyển dụng sẽ được học tập trung trong vòng hai tháng để tăng cường hiểu biết về cơng ty (cơ cấu tổ chức, loại hình kinh doanh, dịch vụ, văn hố cơng ty...), về các kỹ năng cơ bản của một nhân viên chuyên nghiệp, tìm hiểu về hệ thống kỹ thuật kiểm toán theo cách tiếp cận của công ty. Sau hai tháng đào tạo, các nhân viên mới được đưa về các phòng nghiệp vụ để đào tạo chuyên sâu hơn về các loại hình khách hàng trước khi được đào tạo trong quá trình trực tiếp kiểm toán khách hàng.
Hàng năm, ngồi mùa kiểm tốn cao điểm (thường từ tháng 6 đến tháng 12), tồn bộ nhân viên cơng ty được đào tạo tập trung theo cấp bậc chuyên môn và cập nhật các văn bản pháp luật mới (Phụ lục 2.1: Bản tin cập nhật những thay đổi về Thuế - Kiểm toán - Chứng khoán - Ngân hàng - Quỹ tháng 4-2013 của công ty AASC)
Về tuân thủ đạo đức nghề nghiệp:
Với AASC, tuân thủ đạo đức nghề nghiệp không chỉ ảnh hưởng đến chất lượng của hoạt động kiểm tốn Doanh thu nói riêng,của cả cuộc kiểm tốn BCTC nói chung mà nó cịn tiềm ẩn nguy cơ làm giảm uy tín và sụp đổ cả một hệ thống. Do vậy, đạo đức nghề nghiệp và tư cách của một nhân viên chuyên nghiệp được nâng lên thành quy định buộc các nhân viên phải tuân thủ. Các quy định này không những làm rõ hơn các quy định trong chuẩn mực kiểm tốn Việt Nam mà cịn được cụ thể hóa trong mơi trường và điều kiện kinh doanh của công ty.
Để kiểm sốt được tính độc lập của nhân viên khi tham gia thực hiện hợp đồng kiểm tốn, tất cả các nhân viên đều phải cơng bố các mối quan hệ có thể ảnh hưởng đến tính độc lập của mình với phịng nhân sự. Theo quy
định của công ty, trước mỗi cuộc kiểm tốn, người có trách nhiệm phân cơng nhóm kiểm tốn thực hiện cuộc kiểm tốn khơng những có trách nhiệm đánh giá trình độ chun mơn, kinh nghiệm cơng tác của kiểm tốn viên mà cịn phải đánh giá tính độc lập của những kiểm tốn viên tham gia cuộc kiểm tốn. Trên thực tế, để đảm bảo tính độc lập, khách quan của các kiểm toán viên trong cuộc kiểm toán, các kiểm toán viên phải trả lời một bản câu hỏi xác minh tính độc lập của mình với khách hàng được kiểm tốn (Phụ lục 2.2:
Cam kết tính độc lập của kiểm toán viên, Phụ lục 2.3: Soát xét các yếu tố ảnh hưởng đến tính độc lập của kiểm toán viên)
Sau khi kiểm toán viên lần lượt đã trả lời bảng câu hỏi trên, một bản cam kết độc lập sẽ được lập cho nhóm kiểm tốn thực hiện hợp đồng.
Để có thể theo sát được đội ngũ nhân viên của mình nhằm thực thi được những chính sách kiểm sốt nhân viên kể trên, AASC đã có những phương án sáng tạo và hiệu quả, ví dụ như: mỗi một nhân viên dù ở cấp độ nào đều có một người cố vấn ở cấp cao hơn, người này có trách nhiệm giúp đỡ hỗ trợ người được cố vấn về mọi mặt, cả về chuyên môn và kinh nghiệm, đây được gọi là “văn hoá chia sẻ” của cơng ty, điều này đặc biệt có ý nghĩa đối với các nhân viên trẻ giúp họ vững vàng hơn trong công việc, giảm được rất nhiều rủi ro do thiếu bản lĩnh và kinh nghiệm. Vào cuối mỗi năm, sẽ có một bản đánh giá tổng hợp qua đó cho thấy điểm mạnh, điểm yếu, sự tiến bộ của cá nhân đó. Ngồi ra, khi tham gia thực hiện các hợp đồng kiểm toán, khi kết thúc kiểm tốn, các trưởng nhóm kiểm tốn trực tiếp thực hiện cuộc kiểm toán đều gửi những phản hồi về tinh thần, thái độ, kỹ năng cũng như mức độ hoàn thành cơng việc của nhân viên đó cho phịng nhân sự. Những bản đánh giá này sẽ là một trong những căn cứ quan trọng giúp cho phòng nhân sự cũng như Ban giám đốc cơng ty kiểm sốt được cơng việc cũng như khả năng
của từng nhân viên để có những can thiệp kịp thời nhằm kiểm soát chất lượng đội ngũ nhân viên.
2.2.1.2. Kiểm sốt quy trình kỹ thuật kiểm tốn khoản mục Doanh thu
Là cơng ty tiên phong trong lĩnh vực kiểm tốn tại Việt Nam với những kinh nghiệm được đúc kết và hồn thiện qua nhiều năm, cùng với đó là sự tiếp thu những kỹ thuật tiến tiến khi trở thành thành viên của mạng lưới HLB quốc tế, có thể nói hệ thống kỹ thuật kiểm tốn của AASC là một hệ thống khá hồn chỉnh. Nó bao gồm quy trình kiểm tốn 5 bước chặt chẽ, và những chỉ dẫn các thủ tục kiểm toán cụ thể. Hệ thống các yếu tố kỹ thuật này sẽ đảm bảo cho các kiểm tốn viên thực hiện cơng việc một cách khoa học, thu thập được đầy đủ các bằng chứng kiểm tốn thích hợp với chi phí và thời gian hợp lý, hạn chế thấp nhất rủi ro kiểm toán.
Các tài liệu của phần hành kiểm tốn Doanh thu được sắp xếp theo trình tự nhất định, có chỉ mục và tham chiếu rõ ràng, đầy đủ các thông tin cần thiết phục vụ cho việc đưa ra kết luận và kiểm soát soát xét, tuân thủ theo đúng những quy định về nội dung và hình thức tham chiếu của VACPA (Phụ lục 2.4: Chỉ mục hồ sơ kiểm tốn).
Để có được những căn cứ nhằm kiểm sốt chất lượng hoạt động kiểm toán Doanh thu, cơng ty buộc các nhân viên trong q trình thực hiện kiểm tốn ln phải ghi chép và lưu hồ sơ đầy đủ, đánh tham chiếu rõ ràng các công việc đã thực hiện, các cấp sốt xét sẽ nhìn vào đó để đưa ra kết luận kiểm toán cũng như đánh giá chất lượng của quy trình kiểm tốn Doanh thu
2.2.1.3. Mơi trường, điều kiện làm việc
Để đạt được chất lượng thực hiện hợp đồng kiểm tốn, Ban giám đốc cơng ty xác định cần phải hết sức tạo điều kiện cũng như môi trường làm việc thuận lợi cho nhân viên của mình. Mỗi nhân viên khi vào làm tại công ty đều
được trang bị máy tính xách tay được cài đặt tất cả các chương trình phục vụ cho việc tác nghiệp, hệ thống mạng nội bộ mạnh và luôn được cập nhật nhằm cung cấp nhanh nhất những thơng tin cần thiết cho kiểm tốn viên trong q trình làm việc. Ngồi ra, hệ thống các máy tính, phương tiện đi lại và các trang thiết bị giấy tờ công công việc khác dù là nhỏ nhất đều được cơng ty tính tốn và hỗ trợ giúp các nhân viên tập trung cao nhất cho cơng việc chính của mình, yếu tố này có thể là nhỏ nhưng với AASC thì việc bỏ qua nó cũng đồng nghĩa với việc chấp nhận sự giảm sút chất lượng cuộc kiểm toán. Các nhân viên của cơng ty nhìn chung đều khá hài lịng với điều kiện làm việc tại đây.
2.2.2. Kiểm soát chất lượng kiểm toán Doanh thu đối với một cuộckiểm tốn Báo cáo tài chính kiểm tốn Báo cáo tài chính
Bên cạnh những quy định chung trong phạm vi tồn cơng ty để kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán Doanh thu, AASC cũng xây dựng và thực hiện quy trình kiểm sốt chất lượng đối với từng cuộc kiểm toán. Trong từng cuộc kiểm toán, việc kiểm soát chất lượng kiểm tốn Doanh thu ln song hành với từng khâu của cuộc kiểm toán, bao gồm: kiểm soát chất lượng trong giai đoạn trước cuộc kiểm toán, giai đoạn thực hiện kiểm toán và giai đoạn sau cuộc kiểm tốn. Kiểm sốt chất lượng ở khía cạnh này chủ yếu thực hiện thơng qua quy trình sốt xét, phê chuẩn.
Để minh họa về quy trình kiểm sốt chất lượng hoạt động kiểm toán khoản mục Doanh thu trong kiểm tốn Báo cáo tài chính tại cơng ty kiểm tốn AASC, em xin trình bày quy trình kiểm sốt chất lượng của công ty đồng thời minh họa bằng các khách hàng cụ thể, bao gồm: Tổng cơng ty A và Tập đồn B. Dịch vụ kiểm toán cung cấp cho hai khách hàng này đều là dịch vụ kiểm toán BCTC cho kỳ kế tốn kết thúc ngày 31/12/2013
Tổng cơng ty A là một doanh nghiệp thành viên hạch toán độc lập thuộc Tập đồn Than và Khống sản Việt Nam được thành lập theo Quyết định số 2607/QĐ – TCCB ngày 17/9/1996 của Bộ trưởng Bộ Công Nghiệp. Hàng năm công ty hoạt động theo kế hoạch sản xuất kinh doanh của Tập đồn giao với nhiệm vụ chính là sàng tuyển chế biến và tiêu thụ than theo kế hoạch. Nguồn vốn hoạt động của công ty chủ yếu là do Ngân sách Nhà nước cấp.
Tập đồn B tiền thân là cơng ty cổ phần B với một nhóm cơng ty thành viên, để nâng cao sức mạnh thương hiệu, khả năng cạnh tranh và mở rộng thị trường, cơng ty này đã chuyển đổi mơ hình kinh doanh theo hướng tập đồn và thực hiện đăng ký lại kinh doanh chính thức đổi tên thành Cơng ty cổ phần tập đồn B vào ngày 09/01/2010. Hiện nay, Tập đồn sở hữu 6 cơng ty thành viên, 2 cơng ty con và góp vốn kinh doanh liên kết với 3 cơng khác. Nguồn vốn của Tập đồn chủ yếu là do các cổ đơng đóng góp. Đặc biệt, Tập đồn này đã niêm yết trên sàn giao dịch chứng khốn thành phố Hồ Chí Minh vào tháng 11/2012, do vậy ngồi kiểm tốn BCTC cho Cơng ty mẹ, AASC cịn tiến hành kiểm tốn cho mục đích hợp nhất Báo cáo tồn tập đồn trên sàn Chứng khốn
2.2.2.1. Thực trạng kiểm sốt chất lượng kiểm toán khoản mục Doanh thu giai đoạn trước cuộc kiểm tốn
Đây là giai đoạn thực hiện những cơng việc chuẩn bị cho hoạt động kiểm tốn từ khi tìm hiểu khách hàng, ký kết hợp đồng kiểm tốn, bố trí nhân sự và thời gian cho cuộc kiểm tốn. Giai đoạn này hết sức quan trọng, ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của cuộc kiểm toán. Kiểm soát chất lượng ở giai đoạn này là nhằm duy trì danh tiếng của cơng ty và giảm thiểu chi phí kiện tụng. Quan trọng nhất là quá trình xem xét một cách thận trọng trước khi đưa
ra quyết định chấp nhận một khách hàng mới hoặc hay duy trì khách hàng hiện tại. Kiểm sốt chất lượng ở bước này do các chủ nhiệm kiểm tốn, giám đốc bộ phận và Ban giám đốc cơng ty trực tiếp thực hiện
Kiểm sốt việc chấp nhận và duy trì một khách hàng
Trước khi đệ trình một phương án chào thầu dịch vụ kiểm toán hay chấp nhận một khách hàng kiểm toán, các thành viên Ban giám đốc phụ trách hợp đồng kiểm tốn đó phải thực hiện tất cả các cơng việc cần thiết để đánh giá một cách thích đáng mức độ rủi ro chấp nhận hợp đồng kiểm tốn. Đó là những nghiên cứu độc lập về khách hàng và bên thứ 3 liên quan (nếu có) bên