Cơng việc của kiểm tốn viên trong giai đoạn này là tìm hiểu về khách hàng và đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm sốt.
2.2.2.1 Tìm hiểu khách hàng
Đối với khách hàng mới
Sau khi ký hợp đồng với khách hàng, thoả thuận về thời gian thực hiện kiểm tốn sơ bộ và kiểm tốn chính thức, phó tổng giám đốc sẽ cử một đồn kiểm tốn cùng với mình đến cơng ty khách hàng để thực hiện kiểm toán sơ bộ trước, nhiệm vụ của đồn này là đi tìm hiểu thơng tin chung về khách hàng để lập Hồ sơ thường trực.
Trước khi đến cơng ty khách hàng, trưởng đồn phải fax ngay danh mục các
tài liệu chuẩn bị kiểm toán cho khách hàng để họ chuẩn bị trước. (Xem phụ lục 1)
Sau đó đồn kiểm tốn sẽ đến cơng ty khách hàng để thực hiện kiểm toán sơ bộ. Phương pháp chủ yếu là: trao đổi, phỏng vấn, quan sát.
Trao đổi được tiến hành giữa đại diện đồn kiểm tốn và đại diện khách hàng, theo mẫu được thiết kế sẵn áp dụng chung cho tất cả các khách hàng, gồm các nội dung:
Quá trình thành lập: cơ sở thành lập, được cấp giấy chứng nhận kinh doanh khi nào, vốn điều lệ, các đơn vị trực thuộc.
Con người: chủ doanh nghiệp, người kiểm sốt, người điều hành chính, nhà tư vấn doanh nghiệp chính.
Về tổ chức bộ máy: ban lãnh đạo, ban kiểm soát gồm những ai, tổng giám đốc và kế toán trưởng, sơ đồ tổ chức, bộ máy kế toán.
Ngành nghề kinh doanh, khách hàng chủ yếu, kênh tiêu thụ
Các chính sách kế tốn áp dụng và quy trình quản lý tài sản tại đơn vị: niên độ kế toán, chế độ kế toán áp dụng…
Chính sách thuế và các khoản lệ phí nộp ngân sách: thuế suất thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất nhập khẩu và các loại thuế khác.
Quy trình quản lý: phân cấp quản lý của đơn vị như thế nào
Thị trường: đối thủ cạnh tranh chính, thị trường cạnh tranh như thế nào Kết quả hoạt động kinh doanh trong năm, công nợ và các nhân tố khác ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của khách hàng.
Từ đó đồn kiểm tốn đưa ra đánh giá ban đầu về hệ thống kế toán, hệ thống KSNB khách hàng và đưa ra nhận định có rủi ro trọng yếu nào ảnh hưởng đến BCTC hay không.
Đối với khách hàng cũ
Sau khi ký lại hợp đồng, kiểm tốn viên khơng thực hiện giai đoạn kiểm toán sơ bộ mà tiến hành đến kiểm tốn chính thức tại cơng ty khách hàng theo thời gian đã thoả thuận trong hợp đồng Tuy nhiên sẽ có một cuộc gặp mặt trao đổi ngắn giữa đồn kiểm tốn với kế tốn trưởng và lãnh đạo đơn vị, qua đó kiểm tốn viên thu thập những thông tin mới phát sinh trong năm tại công ty khách hàng và yêu cầu khách hàng cung cấp các tài liệu, văn bản liên quan đến thơng tin đó để lưu vào Hồ sơ thường trực.
Ví dụ về một cuộc trao đổi giữa trưởng đồn kiểm tốn và ban lãnh đạo Công ty Cổ phần ABC như sau:
Trao đổi gặp mặt:
I. Giới thiệu về đồn kiểm tốn
II. Đề nghị đơn vị khái qt về tình hình hoạt động của cơng ty và bộ máy tổ chức:
1. Trong năm có thay đổi gì về cơ cấu tổ chức hay khơng? - Khơng
2. Có thay đổi gì về vốn kinh doanh khơng? - Khơng
3. Có thay đổi giấy phép đăng ký kinh doanh khơng?
- Có, do mới thành lập thêm một chi nhánh vào cuối tháng 12. -> Kiểm toán viên yêu cầu khách hàng cung cấp giấy phép đăng ký kinh doanh mới để lưu vào Hồ sơ thường trực.
4. Có tất cả bao nhiêu chi nhánh, địa điểm của các chi nhánh, phân cấp hạch toán kế toán tại các chi nhánh như thế nào?
- Hiện tại cơng ty có tất cả 4 chi nhánh và một trung tâm thí nghiệm thực hiện chuyển sổ về cơng ty.
5. Phịng kế tốn có thay đổi gì về nhân sự khơng, số lượng nhân viên kế toán hiện tại là bao nhiêu?
- Có 7 người, cũng khơng thay đổi gì so với năm ngối, chỉ tuyển thêm 3 vị trí cho chi nhánh mới thành lập cuối tháng 12.
6. Có thay đổi gì về quy chế và các quy định so với năm ngối khơng? - Khơng
7. Hoạt động trong năm có lãi khơng?
- Có, nhưng do bù lỗ năm ngối nên khơng nhiều. 8. Chế độ chính sách tiền lương như thế nào? - Thực hiện quyết tốn theo tháng.
9. Cơng ty có ưu đãi gì về thuế khơng?
- Cơng ty đang hưởng chính sách ưu đãi về thuế thu thập doanh nghiệp sau khi cổ phần hóa từ vùng kinh tế khó khăn, mức thuế ưu đãi là 10%, giảm 50% trong 5 năm. Nhưng theo quy định mới, các chi nhánh thành lập sau 01/01/2009 không được áp dụng mức ưu đãi về thuế của công ty. Hiện công ty đang gửi công văn hỏi Cục thuế.
10. Khi nào công ty tiến hành họp Hội đồng quản trị? - Vào ngày 15 tháng 3 tới (tức 15/03/2016).
11. Việc kiểm kê tài sản, đánh giá sản phẩm dở dang đã được tiến hành chưa?
- Đã tiến hành kiểm kê tài sản.
12. Đã đối chiếu xác nhận công nợ, xác nhận ngân hàng đầy đủ chưa? - Rồi, nhưng có một số khoản cơng nợ đã gửi thư xác nhận nhưng chưa được trả lời, số tiền khơng lớn.
13. Có những khoản nợ tồn đọng không? - Không
14. Cơ quan thuế và các cơ quan Nhà nước khác, tập đồn có sự kiểm tra nào trong năm 2015 không?
Công ty đang áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung và sử dụng phần mềm kế toán MISA.
III. Nhờ đơn vị bổ sung những thay đổi IV. Cách thức thực hiện kiểm toán của VACO V. Thời gian kiểm toán dự kiến
VI. Kết thúc
2.2.2.2 Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát
Kết hợp với bảng câu hỏi tìm hiểu khách hàng, kiểm tốn viên cịn sử dụng các bảng câu hỏi sau để tìm hiểu về mơi trường kiểm sốt, nhận diện những rủi ro tiềm tàng trong hoạt động kinh doanh của khách hàng, qua: “Bảng câu hỏi đánh giá rủi ro tiềm tàng trên phương diện BCTC”, đánh giá sơ bộ hệ thống
KSNB của khách hàng sau quá trình tìm hiểu khách hàng: “Bảng đánh giá hệ thống KSNB khách hàng”, và kiểm toán viên sử dụng bảng: “Đánh giá hệ
thống KSNB đối với từng khoản mục” để tìm hiếu về hệ thống kế tốn và các
thủ tục kiểm soát tại đơn vị.
“Bảng câu hỏi đánh giá rủi ro tiềm tàng trên phương diện BCTC” đề cập đến
các vấn đề về:
- Quan điểm và tính chính trực của ban giám đốc - Sự chính xác và hợp lý của BCTC
- Hình thức và mơi trường kinh doanh - Các kết quả tài chính
- Bản chất của cuộc kiểm toán
- Những mối liên hệ kinh doanh và các bên hữu quan - Sai phạm cố ý
Kết quả thực tế khi đánh giá rủi ro tiềm tàng trên phương diện BCTC của công
ty cổ phần đường XYZ là: rủi ro tiềm tàng được đánh giá là thấp. (Xem phụ lục 3)
“Bảng đánh giá hệ thống KSNB khách hàng” bao gồm các nội dung:
- Q trình kiểm sốt, giám sát và điều hành
- Cam kết về việc thiết lập và duy trì một hệ thống thơng tin và kế tốn đáng tin cậy
- Phương pháp kiểm soát quản lý lãnh đạo
- Phương pháp phân công quyền hạn và trách nhiệm - Ảnh hưởng của hệ thống vi tính
- Hoạt động của Ban Giám đốc và nhóm kiểm tốn nội bộ.
Kết quả thực tế khi đánh giá giá hệ thống KSNB của công ty cổ phần đường
XYZ là: Hệ thống KSNB tốt, rủi ro kiểm toán thấp. (Xem phụ lục 4)
Sau khi đã hiểu biết về mơi trường kiểm sốt của khách hàng, kiểm tốn viên đi vào tìm hiểu về hệ thống thơng tin kế tốn và các thủ tục kiểm soát được thiết kế tại đơn vị, và tiến hành đánh giá rủi ro kiểm soát cho từng khoản mục trên BCTC (tiền mặt, phải thu, phải trả, hàng tồn kho, tài sản cố định, đầu tư xây dựng cơ bản dở dang, các khoản vay, doanh thu, chi phí), thể hiện qua bảng “Đánh giá hệ thống
KSNB đối với từng khoản mục”
Kết quả thực tế khi đánh giá giá hệ thống KSNB đối với từng khoản mục tại công ty cổ phần đường XYZ là:
“Qua phân tích như trên cũng như đánh giá chủ quan của kiểm toán viên: - Hệ thống kiểm soát nội bộ tốt, rủi ro kiểm sốt thấp.
- Trưởng đồn quyết định chọn mẫu theo phương pháp phi thống kê.” (Xem phụ lục 5)
Các bảng đánh giá trên thường được sử dụng đối với những khách hàng mới, và được lưu vào hồ sơ thường trực để phục vụ cho các lần kiểm toán sau. Tuy nhiên trên thực tế việc sử dụng các bảng được thiết kế sẵn trên không nhiều, chủ yếu đối với những khách hàng lớn, và những đánh giá đa số dựa vào cảm tính của kiểm tốn viên.