Sau khi tìm hiểu và đánh giá sơ bộ hệ thống KSNB khách hàng, sẽ có đồn kiểm tốn đến thực hiện kiểm tốn chính thức. Nếu rủi ro kiểm sốt theo đánh giá ban đầu là thấp hoặc trung bình, đồn kiểm tốn sẽ thực hiện các thử nghiệm kiểm
soát và đánh giá lại rủi ro kiểm sốt xem có đúng như nhận định ban đầu hay
khơng, cịn nếu rủi ro kiểm sốt ban đầu là cao thì đồn chỉ tiến hành thủ tục phân tích và các thử nghiệm chi tiết.
Sau khi đơn vị đã cung cấp đủ các tài liệu theo yêu cầu của kiểm tốn viên, cơng việc trước tiên của trưởng đoàn là xem lại hồ sơ kiểm tốn cũ để nắm sơ lược về tình hình hoạt động tại cơng ty, các lưu ý của kỳ trước. Các điều lệ, quy chế và các văn bản quy định, hướng dẫn cơng tác tài chính kế tốn tại cơng ty khách hàng, nếu có thay đổi thì u cầu khách hàng cung cấp bổ sung, qua đó có cái nhìn tổng qt về hoạt động của công ty khách hàng.
Cách thức tìm hiểu và đánh giá hệ thống KSNB khách hàng ở bước này theo
phỏng vấn trưởng đồn kiểm tốn khi thực hiện kiểm tốn tại cơng ty cổ phần ABC
như sau:
- Phỏng vấn kế tốn các phần hành và những đối tượng có liên quan về quy trình ln chuyển của các chứng từ, có thể đặt câu hỏi dưới nhiều hình thức khác nhau sao cho người được hỏi hiểu ý của kiểm tốn viên. Các câu hỏi thường đặt ví dụ như: Anh (chị) cho biết quy trình luân chuyển các phiếu nhập kho tại công ty , đường đi của các phiếu chi như thế nào?, hay hóa đơn bán hàng sẽ qua những bộ phận nào trước khi đến phòng kế toán?, rồi ai là người chịu trách nhiệm phê duyệt các phiếu chi?…
- Đọc các quy chế tài chính, các quy định về chế độ lương, các thoả ước lao động tập thể, các quy định về chi phí xăng xe, bồi dưỡng, phụ cấp độc hại…, xem người nào có thẩm quyền phê duyệt chứng từ nào, phạm vi số tiền được phê duyệt là bao nhiêu.
- Qua đó, nắm được hệ thống KSNB trong doanh nghiệp, các cơ chế, thủ tục kiểm sốt, có những điểm yếu nào trong các quy định, quy chế đó khơng.
- Sau đó tiến hành kiểm tra tính hiện hữu của các thủ tục đó trên chứng từ, kiểm tra kỹ chứng từ của một tháng bất kỳ xem có tn thủ theo các thủ tục kiểm sốt mà đơn vị đã đặt ra hay khơng, chúng có được thực hiện khơng và đối chiếu với sổ sách có liên quan. Ngồi ra kiểm tốn viên sẽ tiến hành chọn mẫu để kiểm tra
chứng từ của các tháng cịn lại, các mẫu được chọn theo tính chất, nội dung của nghiệp vụ và dựa vào xét đoán của kiểm toán viên, dựa vào sự liên quan giữa các khoản mục.
Cụ thể các bước cơng việc của kiểm tốn viên được mơ tả như sau:
Công ty cổ phần đường ABC là khách hàng lâu năm của VACO. Sau cuộc trao đổi gặp mặt giữa đoàn kiểm tốn với phó giám đốc và kế tốn trưởng đơn vị, đề nghị đơn vị cung cấp đủ các hồ sơ tài liệu còn thiếu, bước tiếp theo của kiểm toán viên là đi vào đọc hồ sơ của đơn vị.
2.2.3.1 Nghiên cứu hệ thống KSNB của đơn vị
Đọc hồ sơ:
Quy chế quản lý tài chính
Quyết định về việc giao chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh vụ ép 08-09
Quy chế về việc phân cấp hoạt động tài chính kế tốn cho các đơn vị hạch toán phụ thuộc
Hồ sơ kiểm tra thuế
Định mức sử dụng nguyên vật liệu, nhiên liệu cho thiết bị thi cơng
Quy định về thanh tốn chi phí điện thoại, fax, photocopy, văn phòng phẩm
Quy chế tiền lương
Quy chế phân cấp quản lý tổ chức, quản lý cán bộ công nhân viên và tiền lương
Quy chế trả lương bộ máy quản lý và điều hành công ty Quy chế trả lương cán bộ quản lý
Quy định về trình tự lập, luân chuyển chứng từ kế toán Quy định quản lý công nợ (Số 25/QĐ-TCKT)
Quy định về việc quản lý, sử dụng Hóa đơn bán hàng (Số 26/QĐ-TCKT).
Ngoài ra, khi đọc hồ sơ làm việc năm ngoái, kiểm toán viên lưu ý đến một số khoản chi khoán xăng dầu cho cán bộ nhân viên đi cơng tác vùng mía đơn vị khơng có hóa đơn tài chính -> tiến hành kiểm tra các nghiệp vụ thanh tốn tạm ứng chi phí xăng xe xem năm nay đơn vị đã điều chỉnh theo đề nghị của kiểm toán viên trước hay chưa.
Phỏng vấn nhân viên có liên quan: Đối với những chu trình nghiệp vụ
nào khơng được nêu trong các quy chế, quy định của đơn vị thì kiểm tốn viên sẽ tiến hành phỏng vấn nhân viên phụ trách phần hành, hay loại nghiệp vụ đó, về việc phân công phân nhiệm các cá nhân thực hiện nghiệp vụ, người nào chịu trách nhiệm xét duyệt nghiệp vụ, chứng từ của nghiệp vụ đi qua những phòng ban bộ phận nào, các tính tốn của nghiệp vụ dựa trên căn cứ nào, có quy định nào hướng dẫn khơng…
2.2.3.2 Thiết kế thử nghiệm kiểm soát
Sau khi nắm được các thủ tục kiểm soát đối với các phần hành hay loại nghiệp tại đơn vị, kiểm toán viên nhận định những điểm mạnh, điểm yếu trong q trình kiểm sốt đó. Đối với những thủ tục kiểm sốt mà kiểm toán viên đánh giá là hữu hiệu, thì kiểm tốn viên sẽ tiến hành thử nghiệm kiểm soát, lựa chọn phương pháp kiểm tra tương ứng nhằm kiểm tra xem các thủ tục kiểm sốt đó có được thực hiện trên thực tế tại đơn vị hay khơng. Cịn đối với những chu trình nghiệp vụ kiểm tốn viên cho rằng chưa có thủ tục kiểm sốt hay thủ tục kiểm sốt cịn yếu kém thì sẽ tiến hành phân tích để nhận diện chỗ yếu trong chu trình và thực hiện kiểm tra chi tiết số dư và nghiệp vụ.
2.2.3.3 Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát
Các thử nghiệm kiểm soát được thực hiện đồng thời với các thử nghiệm chi tiết, vì cùng một thủ tục kiểm tốn có thể kiểm tra được hai mục tiêu: sự hiện hữu của thủ tục kiểm soát thể hiện trên chứng từ, và sự đúng đắn về số tiền, sự phát sinh của nghiệp vụ. Chẳng hạn như khi đối chiếu giữa phiếu nhập kho, hóa đơn mua
hàng với sổ sách, kiểm tốn viên vừa kiểm tra được việc đơn vị có thực hiện đúng ngun tắc phân cơng phân nhiệm, sự phê chuẩn có đúng theo quy định của đơn vị, chứng từ có đầy đủ các nội dung yêu cầu, vừa kiểm tra được việc phản ánh vào sổ sách có đầy đủ, đúng về số tiền và định khoản hay không. Khơng những vậy nó cịn tiết kiệm được thời gian của kiểm tốn viên, làm giảm chi phí kiểm tốn.
Sau đây là phần trích dẫn việc thực hiện các thử nghiệm kiểm soát từ các giấy tờ làm việc của kiểm toán viên, đối với một số khoản mục quan trọng và hay phát sinh tại công ty cổ phần đường XYZ:
Trước khi đi vào kiểm tra chứng từ, kiểm toán viên phỏng vấn nhân viên kế toán về việc lưu, sắp xếp chứng từ tại đơn vị để tiện cho việc tìm chứng từ được dễ dàng hơn.
Tiền mặt:
Thủ tục kiểm soát tại đơn vị:
- Phiếu chi phải có đầy đủ chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng, người lập và người nhận tiền.
- Phiếu chi phải đính kèm Hóa đơn tài chính có đóng dấu “Đã thanh tốn” và các chứng từ liên quan (giấy đề nghị thanh toán, giấy đi đường, giấy yêu cầu, phiếu nhập kho, báo giá, biên bản duyệt giá,…)
Thử nghiệm kiểm soát:
CƠNG TY TNHH KIỂM TỐN VACO
Tên khách hàng: Công ty cổ phần đường XYZ
Chủ đề: TK 111 Niên độ: Năm 2015
Người lập Ngày
Người kiểm tra Ngày
Phương pháp:
- Đối chiếu sổ chi tiết, sổ quỹ, biên bản kiểm kê quỹ với sổ cái - Kiểm tra chi tiết một số nghiệp vụ
1) Số dư trên sổ cái: 1.000.000 đồng -> khớp với biên bản kiểm kê
2) Kiểm tra chi tiết: kiểm tốn viên kiểm tra tồn bộ các phiếu chi trong tháng 6 và chọn mẫu một số phiếu chi tháng 8, tháng 12, phát hiện các sai sót sau:
Phiếu chi Nội dung TK đổi ừng Số tiền Chứng từ, hđ PC000145 Chi tiền ăn cơng nhân 627 150.000.000 Bảng kí nhận
tiền ăn trưa của công nhân
PC000385 Chi tiền trả tiền điện tháng 8
642 10.000.000 HĐ GTGT
Số 000003
Tạm ứng:
Thủ tục kiểm sốt:
- Trước khi đề nghị tạm ứng phải hồn chứng từ của lần tạm ứng trước.
- Các cá nhân, bộ phận có nhu cầu tạm ứng phải lập giấy đề nghị tạm ứng, ghi rõ mục đích sử dụng, thời gian hồn trả, trình lên phụ trách bộ phận ký và trình giám đốc, kế tốn trưởng ký duyệt.
- Khi hồn ứng, kế tốn thanh tốn kiểm tra chứng từ gốc, nếu phù hợp thì ký nhận và lập Giấy thanh tốn tạm ứng, trình kế tốn trưởng, giám đốc kiểm tra, ký duyệt
Thử nghiệm kiểm soát:
CƠNG TY TNHH KIỂM TỐN VACO
Tên khách hàng: Công ty cổ phần đường XYZ
Chủ đề: TK 141 Niên độ: Năm 2015
Người lập Ngày
Phương pháp:
- Đối chiếu sổ cái với xác nhận công nợ tạm ứng - Kiểm tra tổng hợp đối ứng, nghiệp vụ lạ
- Kiểm tra các nghiêp vụ đối ứng chi phí
Thực hiện:
1) Số dư trên sổ cái 259.000.000, khớp biên bản xác nhận công nợ tạm ứng. Đối chiếu sổ cái và bảng tổng hợp công nợ -> khớp.
2) Kiểm tra chi tiết: Người
tạm ứng
Nội dung TK đổi ứng
Số tiền Kiểm tra chứng từ, hđ Phạm Xuân Chiến KS Hạ Long Dream - Tài trợ tổ chức "Hội nghị triển khai công tác THTK năm 2014" 111 30.000.000 Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, HĐGTGT 000345 Lương Duy Long
T/tốn chi phí tiếp khách_d/án Ngân hàng Quốc dân 111 12.450.000 Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng HĐGTGT 000765 Nguyên vật liệu:
Thủ tục kiểm soát tại đơn vị:
- Phiếu nhập kho do phòng kế hoạch kinh doanh lập và phải có chữ ký của trưởng phịng, căn cứ vào các chứng từ liên quan: giấy đề nghị, bảng xét chọn nhà cung cấp, Hóa đơn mua hàng, hợp đồng kinh tế, biên bản kiểm nghiệm chất lượng.
- Phiếu xuất kho phải kèm giấy yêu cầu có chữ ký của Giám đốc, kế tốn trưởng, trưởng phòng kế hoạch kinh doanh. Phiếu xuất kho do phòng kế hoạch kinh doanh lập, và phải có chữ ký của trưởng phịng kinh doanh.
Kiểm tốn viên chọn một tháng bất kỳ để kiểm tra toàn bộ các chứng từ phát sinh trong tháng, và chọn mẫu chứng từ của các tháng còn lại theo nội dung của nghiệp vụ, ví dụ như: Nhập kho nhiên liệu, nhập kho văn phòng phẩm, nhập kho vật tư phục vụ sản xuất…
Thử nghiệm kiểm sốt:
CƠNG TY TNHH KIỂM TỐN VACO
Tên khách hàng: Công ty cổ phần đường XYZ
Chủ đề: TK 152 Niên độ: Năm 2015
Người lập Ngày
Người kiểm tra Ngày
Phương pháp:
- Đối chiếu biên bản kiểm kê, báo cáo nhập xuất tồn với sổ cái - Kiểm tra cách xác định đơn giá xuất kho nguyên vật liệu
- Kiểm tra tính nhất quán trong việc áp dụng phương pháp tính giá - Thủ tục cut-off
Thực hiện:
1) Số liệu trên sổ cái: 77.042.295.412 đồng -> khớp với biên bản kiểm kê, bảng tổng hợp nhập xuất tồn.
2) Kiểm tra phương pháp tính giá hàng xuất kho:
Đơn vi tính giá hàng NVL xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền, kiểm tra giá xuất kho -> đúng theo phương pháp bình quân gia quyền.
3) Kiểm tra tính nhất quán trong việc xác định đơn giá xuất kho NVL: được áp dụng nhất quán từ năm 2010 đến nay.
4) Kiểm tra chi tiết:
- PN35/01, PN 58/01, PN 60/01, PN 61/01 (Nhập kho nhiên liệu) -> Biên bản nghiệm thu khơng có chữ ký bộ phận sử dụng
- PN05/04 (Mua xăng dầu) -> Hóa đơn khơng mã số thuế - PN19/12 (Mua xà phòng) -> - như trên -
- PN 30/3, PN 28/6 (Mua văn phịng phẩm) -> Khơng có giấy u cầu
5) Thủ tục cut-off: kiểm tra các PN, PX trước và sau ngày 31/12/2015 (PN 28/12, PN 29/12, PX 70/12, PX 71/12 năm 2015 và PN, PX 01/01 – 05/01) -> ghi sổ đúng kỳ.
Tài sản cố định:
Thủ tục kiểm soát tại đơn vị
- Bộ chứng từ mua tài sản cố định theo quy định của đơn vị gồm:
Giấy đề nghị mua được phụ trách bộ phận phê duyệt trước khi trình ban giám đốc Tờ trình xin duyệt giá/ biên bản duyệt giá và các báo giá
Quyết định của công ty về việc tăng TSCĐ do mua sắm máy móc thiết bị Hợp đồng kinh tế đối với những TSCĐ giá trị lớn (trên 100 triệu đồng) Hóa đơn
Biên bản bàn giao thiết bị giữa hai bên Biên bản nghiệm thu
- Biên bản giao nhận TSCĐ do phịng kỹ thuật lập gồm 4 bản, có chữ ký đại diện bên giao, bên nhận, mỗi bên giữ 2 bản (một bản lưu, một bản chuyển tới phòng tài chính kế tốn). Nội dung kèm theo biên bản giao nhận gồm: hồ sơ tài sản, các giấy tờ đăng ký, kiểm định, đánh giá tình trạng kỹ thuật, phụ tùng kèm theo…
Thử nghiệm kiểm soát:
CƠNG TY TNHH KIỂM TỐN VACO
Tên khách hàng: Công ty cổ phần đường XYZ
Chủ đề: TK 211 Niên độ: Năm 2015
Người lập Ngày
Người kiểm tra Ngày
Phương pháp:
- Kiểm tra các hóa đơn mua TSCĐ và đối chiếu với các tài liệu liên quan. - Xem xét việc thanh lý, chuyển nhượng TSCĐ trong kỳ
- Kiểm tra phương pháp khấu hao TSCĐ và tính nhất quán.
- Kiểm tra tổng hợp đối ứng, nghiệp vụ đối ứng chi phí, nghiệp vụ bất thường.
Thực hiện:
1) Biên bản kiểm kê TSCĐ chưa được Hội đồng quản trị ký xác nhận theo quy định của đơn vị.
2) Kiểm tra chi tiết:
a/ Máy khoan cần K255 ngày Hóa đơn 16/01/2015 -> khơng có biên bản nghiệm thu, bàn giao.
b/ Máy tính xách tay Hóa đơn ngày 11/01/2015 -> khơng có biên bản bàn giao.
c/ Hóa đơn ngày 16/05/2015: Tăng TSCĐ (trạm bơm 1B) -> Hóa đơn thiếu chữ ký.
d/ Tăng TSCĐ (máy li tâm) chưa có biên bản nghiệm thu tổng thể nhưng đơn vị đã ghi tăng TSCĐ
3/ Kiểm tra tỉ lệ trích khấu hao:
Đơn vị trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng từ năm 2007 đến nay, phù hợp khung khấu hao theo thơng tư 45
Kiểm tra thời gian trích khấu hao của các TSCĐ tăng trong năm -> OK
Doanh thu:
Thủ tục kiểm soát tại đơn vị:
- Khi bán hàng sẽ xuất hóa đơn tài chính. Riêng chính sách bán đường thì trả tiền trước rồi mới xuất hàng.
- 11 đơn vị trực thuộc tự xác định kết quả kinh doanh, sau đó kết chuyển lãi về công ty qua TK 136 và 336. Riêng Nhà máy đường QP chỉ thực hiện đến giai đoạn tính giá thành thành phẩm, cịn giai đoạn tiêu thụ chuyển về cơng ty và ghi nhận doanh thu, giá vốn tại văn phịng cơng ty. Đối với 3 Nhà máy đường, việc quyết định giá bán và thi trường tiêu thụ đầu ra đều do công ty quản lý.
- Đơn đặt hàng do phòng kế hoạch kinh doanh tiếp nhận, trưởng phòng kinh doanh chịu trách nhiệm xét duyệt bán chịu căn cứ vào chính sách bán hàng của cơng ty.
- Hóa đơn được lập làm 3 liên và yêu cầu người mua ký đủ 3 liên, đơn giá trên hóa đơn theo bảng giá quy định đầu kỳ đối với từng loại hàng.
- Phịng TCKT đối chiếu Hóa đơn với Hợp đồng và bảng giá trước khi ghi sổ nghiệp vụ bán hàng.